| Organisatie | Waterschap Rivierenland |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Regeling van de organisatie van het financieel beheer van Waterschap Rivierenland |
| Citeertitel | Regeling van de organisatie van het financieel beheer van Waterschap Rivierenland |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | bestuur – waterschappen |
1) Advertentie in diverse huis-aan-huis-bladen in het hele gebied van het waterschap in week 25, 2005, oa in Zakengids, 23-06-2005.
2) Beleidsregels treden de dag na bekendmaking in werking. Deze beleidsregels werken echter terug tot 01-01-2005.
3) Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 6-1-2005
4) Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Zakengids, 23-06-2005
Onbekend.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 24-06-2005 | 01-01-2005 | 01-01-2010 | nieuwe regeling | 06-01-2005 Zakengids, 23-06-2005 | 2004-18244 |
Krachtens artikel 2 van de verordening op de organisatie van het financieel beheer, hierna te noemen verordening, dient het College van Dijkgraaf en Heemraden (hierna te noemen het CDH) een nadere regeling vast te stellen met betrekking tot de organisatie van het financieel beheer. De bedoelde regeling dient te bevatten:
Hoofdstuk A Beschrijving functies financieel beheer/functiescheiding
1. De functies van het financieel beheer
In de verordening op het financieel beheer van Waterschap Rivierenland (WSRL) is bepaald dat de verantwoordelijkheid voor de administratieve, bewarende en de adviserende functie is ondergebracht bij de financiële ambtenaren De directeur middelen blijft echter eindverantwoordelijk voor de uitvoering ervan.
In artikel 4 van de verordening op de organisatie van het financieel beheer is de verantwoordelijkheid voor de beoordeling van de opzet, de toetsing van de werking, en de rapportage over de administratieve organisatie toegekend aan de concerncontroller.
De beherende functie, ook wel beschikkingsfunctie wordt genoemd, heeft betrekking op het beschikken over de geldmiddelen van het waterschap. Hier gaat het dus om het namens het waterschap geven van opdrachten die tot bestedingen zullen leiden en om het aangaan van verplichtingen binnen het kader van de vastgestelde begroting. Krachtens de Waterschapswet behoort het beschikken over begrotingsbedragen tot de bevoegdheden van het CDH. Uit doelmatigheidsoogpunt zal het CDH deze bevoegdheid mandateren aan functionarissen in het ambtelijk apparaat, de budgethouders. Opgemerkt wordt dat bij mandateren het CDH bestuurlijk verantwoordelijk blijft voor die taak binnen de vastgestelde begroting. Hierbij is het van groot belang dat precies wordt vastgelegd welke functionarissen tot welke bedragen bevoegd zijn tot het aangaan van welke verplichtingen namens het waterschap. De hiermee samenhangende regelingen betreffen: de regeling budgethouderschap en aanwijzing budgethouders; de regeling aangaan verplichtingen en de regeling budgetbeheer en compensatie. Deze regelingen maken onderdeel uit van de meeromvattende regeling van de teken- en beschikkingsbevoegdheid (zie C).
1.2. De administratieve functie
De administratieve of registrerende functie heeft betrekking op de boekhoudkundige verwerking en verslaggeving van de financiële administratie en de daarmee verband houdende administratieve organisatie. De uitvoering is opgedragen aan de afdeling financiën, het cluster financieel beheer, van de directie middelen.
De bewarende functie van het financieel beheer heeft betrekking op het beheer van de liquide middelen, de bank- en girotegoeden en de waardepapieren van het waterschap. De uitvoering van de bewarende functie is ondergebracht bij het cluster financieel beheer. De kassierfunctie wordt uitgevoerd door de medewerkers financiële administratie. Als vervangers zijn aangewezen de medewerkers financieel beheer. De verantwoordelijkheid van de bewarende functie berust bij het hoofd van de afdeling financiën.
De controlerende functie van het financieel beheer heeft betrekking op de interne en externe controle op het financieel beheer van het waterschap.
Onder interne controle wordt verstaan de controle welke in opdracht en ten dienste van het CDH door eigen functionarissen van het waterschap geschiedt om de verantwoording voor het financieel beheer en de administratieve verwerking daarvan overeenkomstig de doelstelling en regels te kunnen dragen. Het doel van de interne controle is het verkrijgen van zekerheid over de rechtmatigheid en doelmatigheid van handelingen en werkzaamheden.
Binnen het waterschap is de afdeling Controlling belast de controle op de naleving van interne procedures en het uitvoeren van specifieke controles op risicopunten. De concerncontroller rapporteert rechtstreeks aan de secretarisdirecteur van het waterschap.
Het begrip "externe controle" wordt wel omschreven als: "het zelfstandig, onafhankelijk van de te controleren personen en organen, deskundig onderzoek naar de formele, de materiële en bedrijfseconomische juistheid van het financieel beheer". De externe controle heeft twee functies, namelijk een signalerende en certificerende functie.
Naast de controle met betrekking tot de jaarrekening oefent de registeraccountant vaak nog andere werkzaamheden binnen het waterschap uit. Deze worden vaak niet in opdracht van de bestuursorganen uitgevoerd, maar in opdracht van het directieteam. De verslagen die het resultaat van deze werkzaamheden zijn (bijvoorbeeld de managementletter) worden uitgebracht aan het directieteam en vervolgens ter kennisname aangeboden aan het CDH. Voor de wijze waarop dit gebeurt, wordt verwezen naar de Controleverordening.
1.5. De financiële beleids- en beheerfunctie
Deze functie omvat de advisering betreffende het algemeen financieel beleid en beheer van het waterschap. Het hoofd van de afdeling financiën is verantwoordelijk voor deze functie.
De onder verantwoordelijkheid van het hoofd van de afdeling financiën uit te voeren taken betreffen onder meer het doen van voorstellen aan het CDH met betrekking tot:
Daarnaast is het hoofd van de afdeling financiën belast met de advisering omtrent de financiële aspecten van beleidsvoorstellen die aan het CDH worden voorgelegd. Hiertoe dient het hoofd van de afdeling financiën in een vroegtijdig stadium betrokken te worden bij de voorbereiding van die voorstellen die invloed hebben op de financiële huishouding van het waterschap. Om deze taak op verantwoorde wijze te kunnen uitvoeren, zal het hoofd afdeling financiën door de gehele organisatie beschouwd moeten worden als de spil op het gebied van financiën van het waterschap. Bij de voorbereiding van beleidsvoorstellen dient het hoofd afdeling financiën nauw betrokken te worden zodat er tijdig inzicht ontstaat in de financiële consequenties van dergelijke voorstellen. Deze werkwijze draagt bij tot de gewenste integrale besluitvorming.
De advisering omtrent financiële aspecten van beleidsvoorstellen is door het hoofd afdeling financiën opgedragen aan de cluster financieel beleid. De functionarissen van dit cluster zijn nauw betrokken bij de totstandkoming van beleidsvoorstellen van de verschillende directies.
Vanuit zijn functie blijft het hoofd van de afdeling financiën echter verantwoordelijk voor de financiële aspecten.
De verantwoordelijkheid over het uitvoeren van risicoanalyses, inzake de taakuitoefening van het waterschap, en het doen van voorstellen hieromtrent ter eventuele verzekering berust bij de concerncontroller.
De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het bepalen van het beleid ten aanzien van het uitvoeren en beheersen van de activiteiten met betrekking tot het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico´s.
De verantwoordelijkheid voor het afsluiten van feitelijke financieringstransacties is op grond van artikel 9 van het Treasurystatuut ondergebracht bij de directeur middelen. De directeur middelen wijst voor de uitvoering een met de treasuryfunctie belaste functionaris aan, zijnde het hoofd van de afdeling financiën, die de uitvoering op zijn beurt kan opdragen aan de coördinator financieel beleid.
1.6. De bedrijfseconomische functie
De bedrijfseconomische functie omvat onder meer het maken van bedrijfseconomische analyses over de financiële huishouding van het waterschap. Ook het vergelijken van de gegevens met andere waterschappen en het analyseren van verschillen welke mogelijkerwijs leiden tot aanbevelingen ten behoeve van het eigen waterschap worden hiermee bedoeld. De uitvoering van de bedrijfseconomische functie is ondergebracht bij de afdeling controlling en bij het cluster financieel beleid.
De afdeling controlling is in dit kader verantwoordelijk voor de bedrijfs- c.q. begrotingsvergelijking en de daarbij behorende analyses.
Het cluster financieel beleid is verantwoordelijk voor de bedrijfseconomische analyses, die primair gericht zijn op de interne bedrijfseconomische gang van zaken.
De prognosefunctie van het financieel beheer heeft betrekking op de financiële planning op de middellange termijn. Deze functie omvat onder meer het opstellen van de meerjarenraming, die voortvloeit uit de diverse afdelingsplannen van het waterschap. Verder omvat de functie onder meer de financierings- en liquiditeitenplanning en het geven van inzicht in de tariefontwikkeling. De uitvoering van de prognosefunctie is ondergebracht bij het cluster financieel beleid. De verantwoordelijkheid over de uitvoering berust bij het hoofd van de afdeling financiën.
Het begrip functiescheiding houdt in dat er, bij het verdelen van de taken over personen, op gelet moet worden dat er geen verantwoordelijkheden en werkzaamheden in één functie (= persoon of taak) verenigd worden die in strijd met elkaar (kunnen) zijn.
In de Waterschapswet wordt bepaald dat de functies van secretarisdirecteur en directeur middelen niet in één persoon verenigd mogen worden. De achtergrond van deze bepaling is dat de secretarisdirecteur als dé beleidsadviseur van het bestuur invloed kan uitoefenen op de beherende functie van het financieel beheer. Uit het oogpunt van een juiste functiescheiding kan deze functie niet worden verenigd met de functies administratie en bewaring. Aan deze bepaling in de Waterschapswet is binnen het waterschap voldaan.
Verder is van belang de scheiding tussen de beherende functie, de administratieve functie en de bewarende functie. Zoals reeds eerder in artikel 1.1 aangegeven zal de beherende functie bij de diverse functionarissen (budgethouders) worden ondergebracht. De verantwoordelijkheid voor de administratieve functie is conform de verordening (art. 4.3) toegekend aan het hoofd financiën. De uitvoering van de werkzaamheden is opgedragen aan diverse medewerkers van de afdeling financiën, cluster financieel beheer. De bewarende functie is ondergebracht in de kassierfunctie, voor welke functie een werkprocedure is opgesteld.
De controle van de betaalopdrachten verdient speciale aandacht. In het kader van functiescheiding wordt de voorbereiding van de betaalopdrachten verricht door het cluster financieel beheer. De eerste accordering van de betaalopdracht vindt plaats door de coördinator financieel beheer. Als vervanger wordt aangewezen de senior medewerker financieel beheer. Voor de tweede controle verdient het aanbeveling deze door een aparte functionaris te laten verrichten. Deze functie wordt effectueringambtenaar genoemd en wordt uitgevoerd door het hoofd van de afdeling financiën. Als eerste vervanger wordt aangewezen de coördinator financieel beleid. Als tweede vervanger wordt aangewezen een financieel consulent.
De werkzaamheden van de kassier mogen niet gecombineerd worden met die van de effectueringambtenaar.
In de vorige paragraaf werden tevens de financiële beleids- en beheerfunctie, de bedrijfseconomische functie en de prognosefunctie onderscheiden. Deze functies hangen nauw met elkaar samen. Allen hebben een adviserend karakter. Bezien vanuit de interne controle is er geen bezwaar tegen indien deze drie functies in één persoon worden verenigd.
In de praktijk worden de adviserende functies veelal, onder verantwoordelijkheid van het hoofd afdeling financiën, uitgeoefend door het cluster financieel beleid. Strikt genomen is er dan wel sprake van functievermenging. Het hoofd afdeling financiën is immers ook belast met de uitvoering van de administratieve functie en wordt als zodanig met de financiële gevolgen van zijn eigen adviezen geconfronteerd. Zolang de scheiding tussen de beherende, bewarende en de administratieve functie gehandhaafd blijft is deze functievermenging echter minder bezwaarlijk.
Daarnaast is van belang dat een groot deel van de adviserende functie betrekking heeft op het beoordelen van voorstellen van derden.
Hoofdstuk B Procedurebeschrijvingen betreffende de onderdelen van het financieel beheer
Een procedure geeft aan welke stappen achtereenvolgens door welke personen op welke wijze doorlopen (moeten) worden om een bepaald resultaat te bereiken. Door middel van een procedure wordt de onderlinge afstemming van personen en afdelingen tevoren vastgelegd, zodat er geen tijdvergende coördinatie noodzakelijk is: iedere betrokken medewerker kent zijn specifieke werkzaamheden, bevoegdheden, verplichtingen en dergelijke. Daarmee bevordert een actueel en doelmatig stelsel van procedures de efficiëntie in de administratieve sector, maar ook in de overige onderdelen van de organisatie.
Procedures worden vastgelegd in zogenaamde procedurebeschrijvingen; een beschrijving van de gekozen feitelijke gang van zaken met betrekking tot een bepaalde activiteit. De procedures van Waterschap Rivierenland zijn/worden, onder coördinatie van de afdeling controlling, beschreven en vastgelegd.
Bij het ontwerp van procedures dient rekening te worden gehouden met de eisen van rechtmatigheid, doelmatigheid en controle. Een belangrijke maatregel hiervoor is de toepassing van functiescheiding.
De procedures van het financieel beheer moeten zodanig ontworpen worden dat daarin het principe van functiescheiding zoveel mogelijk wordt toegepast.
De afdeling controlling coördineert de beschrijving van de processen van Waterschap Rivierenland. De procesbeschrijving is geen statisch geheel maar een proces, waarin continu voorstellen voor procesverbeteringen kunnen worden doorgevoerd.
Met betrekking tot het financieel beheer zijn de volgende (hoofd)processen te onderkennen:
Bovengenoemde processen zijn c.q. worden beschreven en vastgelegd.. Deze processen vormen een onderdeel van de regeling van de organisatie van het financieel beheer.
Ter toetsing van de rechtmatigheid en doelmatigheid van de vastgestelde processen zal overleg plaatsvinden met de externe accountant van het waterschap.
Hoofdstuk C Regeling van de teken- en beschikkingsbevoegdheden
Na de vaststelling van de begroting door het algemeen bestuur en na aanvang van het begrotingsjaar kan de uitvoering van het met de begroting vastgestelde beleid beginnen. In de Waterschapswet is de bevoegdheid tot het uitvoeren van het in de begroting vastgestelde beleid aan het CDH toegekend.
De uitvoering van het beleid wordt door het CDH opgedragen aan het ambtelijk apparaat. De algemene voorwaarden, waaronder dit plaatsvindt, worden vastgelegd in de regeling budgethouderschap en aanwijzing budgethouders. Daarnaast wordt in de regeling aangaan verplichtingen, de regeling budgetbeheer en compensatie en de regeling rapportages vastgelegd welke aanvullende spelregels daarbij van toepassing zijn. Bedoelde regelingen maken integraal onderdeel uit van de regeling van de organisatie van het financieel beheer van Waterschap Rivierenland en zijn nader uitgewerkt in de bijlagen.
De huidige begroting van het waterschap is opgebouwd in de vorm van een productbegroting. Per product zijn doelstellingen voor het begrotingsjaar opgenomen. Hierbij worden:
De medewerker die de bevoegdheid krijgt om binnen het budget namens het waterschap verplichtingen aan te gaan wordt de budgethouder genoemd.
Binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde begroting zijn twee niveaus te onderkennen. Het hoogste niveau betreft de begroting naar beleidsproducten. Het CDH is verantwoordelijk voor de uitwerking van het beleid en het ambtelijk apparaat voor de uitvoering ervan. De uitvoering van de begroting naar beleidsproducten ligt vast in beheerproducten.
Onder één en hetzelfde product kunnen zowel exploitatiebudgetten als de kapitaallasten van investeringskredieten zijn opgenomen. Hierbij kan het probleem ontstaan dat degene die als budgethouder is aangewezen voor de exploitatiebegroting niet belast is met de realisering van de investering. Om de toewijzing van de verantwoordelijkheid met betrekking tot de investeringen duidelijk vast te leggen wordt in het voorstel tot het voteren van een krediet de budgethouder expliciet aangewezen. Hiermee heeft de budgethouder (inzake kredieten ook wel projectleider genoemd) de bevoegdheid en verantwoordelijkheid gekregen om een vastgesteld krediet te beheren en onder bepaalde voorwaarden verplichtingen aan te gaan.
De budgethouders voor zowel de exploitatie als de investeringen worden door het CDH benoemd. Hierbij is de productenstructuur gehanteerd zoals opgenomen in de door het algemeen bestuur vastgestelde begroting. Tevens wordt jaarlijks de handtekeningen- en parafenlijst van de budgethouders en de projectleiders geactualiseerd.
Ook zal een handtekening en parafenlijst worden opgesteld voor de projectleiders van investeringen die budgetrecht hebben. Voor deze laatste categorie budgethouders is geen aparte jaarlijkse besluitvorming nodig. Deze investeringsbudgethouders worden afzonderlijk bij het goedkeuren van een krediet aangewezen. Op de afdeling Financiën is een lijst beschikbaar van deze kredietbudgethouders.
Bevoegdheden en verplichtingen budgethouders
De aan de budgethouders toe te kennen bevoegdheden hebben betrekking op de aanwending en inzet van het budget, voor zover door de budgethouder beïnvloedbaar is, het aangaan van verplichtingen en de mogelijkheden tot compensatie tussen budgetten. In het algemeen geldt dat een budgethouder slechts een verplichting aan mag gaan, indien daarvoor een toereikend budget beschikbaar is. Tevens verplicht de budgethouder zich tot realisering van het product/project binnen het daarvoor vastgestelde budget.
Hoofdstuk D Voorschriften inzake de periodieke verslaglegging/ afleggen verantwoording.
Hoewel het CDH de uitvoering van de beleidsbegroting heeft opgedragen aan het ambtelijk apparaat, blijft het CDH hiervoor integraal verantwoordelijk. Om de verantwoordelijkheid te kunnen dragen moet het ambtelijk apparaat verantwoording afleggen aan het CDH over de wijze waarop zij uitvoering heeft gegeven aan deze opdracht. Door regelmatig te rapporteren aan het CDH wordt deze laatste in staat gesteld om zonodig bij te sturen.
De frequentie en wijze van rapportage wordt geregeld in de Planning en Controlcyclus.
Hoofdstuk E E. Beveiliging van programma- en gegevensbestanden
De beveiliging in het kader van de automatisering omvat een breed terrein van maatregelen die genomen kunnen worden om de risico’s, welke verbonden zijn aan het gebruik van geautomatiseerde informatiesystemen, tot een aanvaardbaar niveau te beperken. Deze beveiliging kan naar twee verschillende aspecten worden ingedeeld, namelijk
de fysieke beveiliging van apparatuur, programmatuur en gegevensbestanden (zoals vastgelegd in procedure 9) en de beveiliging van het onbevoegd gebruik/kennisnemen van gegevens. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de afdeling Informatievoorziening en Automatisering.
De regeling budgethouderschap en aanwijzing budgethouders
Een budget is een gedeelte van de begroting waarvan de uitvoering in het kader van mandatering wordt overgedragen aan een medewerker van het waterschap.
Ten aanzien van het budget wordt onderscheid gemaakt in het exploitatiebudget en het krediet.
Uitgaande van de definitie van een exploitatiebudget kan de opbouw van een budget van een organisatie er als volgt uit zien:
Deze is als bijlage weergegeven onder de naam: figuur 1.
De medewerker van het waterschap die de bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft gekregen om een vastgesteld budget / krediet te beheren en onder bepaalde voorwaarden verplichtingen aan mag gaan.
Bij toewijzing van een budget worden alle factoren die betrekking hebben op het product en voor zover ze kunnen worden beïnvloed door de budgethouder, als één geheel aan de budgethouder opgedragen. Deze factoren zijn: beheer van personeel (inzet van mensuren), beheer van financiën en beheer van technische middelen en de aan het product ten grondslag liggende prestaties.
Artikel 2. Budgethouderschap CDH.
De eindverantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheden door de budgethouder ligt bij het CDH. Het CDH geeft voorschriften inzake de wijze waarop verplichtingen worden aangegaan, de wijze van compenseren en de wijze van rapporteren.
Artikel 3 Aanwijzing budgethouders.
Opzichterbudgethouder. Opzichters
Daarnaast gelden de volgende aanvullende afspraken:
Jaarlijks wordt het overzicht van de budgethouders van afdelinggebonden budgetten en van productgebonden budgetten geactualiseerd.
Budgethouders investeringsprojecten
De budgethouder die bij kredietverlening door opdracht de bevoegdheid en verantwoordelijkheid heeft gekregen om een vastgesteld krediet te beheren en onder bepaalde voorwaarden verplichtingen mag aangaan.
Artikel 4. Bevoegdheden budgethouders.
Ter uitvoering van het budgethouderschap komen de in deze regeling genoemde budgethouders de volgende bevoegdheden toe:
Het in naam van het CDH nemen van besluiten tot het aangaan van verplichtingen tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming van werken, voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van het in deze regeling omschreven budgethouderschap, onder de voorwaarden zoals vastgelegd in de “Regeling aangaan verplichtingen”;
Bij afwezigheid van de budgethouder worden zijn, bij mandaat verleende, bevoegdheden uitgeoefend door de naasthogere budgethouder.
Artikel 5. Eigen verantwoordelijkheid budgethouder.
Om de budgethouder ten volle te kunnen aanspreken op zijn eigen verantwoordelijkheid voor het toegekende budget, zal het CDH of een hogere budgethouder zich onthouden van het aangaan van verplichtingen zonder tussenkomst van of tijdige informatieverstrekking aan de betrokken (lagere) budgethouder.
Artikel 6. Verplichtingen budgethouder.
Ter uitoefening van het budgethouderschap hebben de budgethouders de volgende verplichtingen:
De budgethouder kan met andere organisatorische eenheden binnen het waterschap afspraken maken waarin wordt bepaald, welke diensten, uitgedrukt in kwantiteiten (aantallen uren), tegen welke kwaliteit worden geleverd. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt overlegt de budgethouder met de naasthogere budgethouder;
Artikel 8. Rapporteren door budgethouder.
Zoals eerder, onder D (pag 7), vermeld dragen de budgethouders zorg voor het tijdig uitbrengen van een juiste en volledige verantwoording aan de naast hogere budgethouder. De directiebudgethouders rapporteren aan het CDH. Zij doen dit overeenkomstig de in de “Planning en Controlcyclus” vastgelegde wijze.
Artikel 9. Wijziging van het budgethouderschap.
Het budgethouderschap ven een investeringsproject kan na instemming van de opdrachtgever (het afdelingshoofd) en de directiebudgethouder gewijzigd worden. Wanneer het budgethouderschap van een investeringsproject wijzigt, moet het cluster financieel beheer hier schriftelijk van op de hoogte worden gesteld. In de, bij dit document behorende, bijlagen is een formulier opgenomen waarmee de wijziging kan worden doorgegeven.
Voor wijziging van het budgethouderschap in de exploitatiesfeer is voorafgaande instemming van het CDH vereist.
Artikel 10.Beëindiging van het budgethouderschap.
De opdracht tot uitoefening van het budgethouderschap, alsmede het daarbij toegekende financieel mandaat, kunnen door de secretarisdirecteur, na overleg met de naast hogere budgethouder, worden beëindigd. Beëindiging vindt plaats indien er zwaarwegende redenen aanwezig zijn. Bijvoorbeeld indien op enig moment blijkt dat er onvoldoende waarborgen bestaan dat de uitoefening van het budgethouderschap voldoende bekwaam en zorgvuldig wordt, of in de toekomst zal worden uitgevoerd.
Bij beëindiging van het budgethouderschap, zal de naast hogere budgethouder het budgethouderschap tijdelijk waarnemen, totdat het directieteam, op voorstel van de directeur, weer nieuwe budgethouder heeft aangewezen.
Regeling aangaan verplichtingen
In deze regeling ligt vast welk orgaan of medewerkers rechtshandelingen binnen aangegeven grenzen mogen verrichten. Het gaat dan met name om de autorisatie van zowel uitgaven en inkomsten.
Het door de budgethouders, in naam van het CDH, nemen van besluiten tot het aangaan van verplichtingen, met betrekking tot levering van diensten en werken, vindt schriftelijk plaats. Mondelinge opdrachten worden alsnog schriftelijk bevestigd. Bij de opdrachtbevestiging, dient het productnummer, het kostenplaatsnummer en het rekeningnummer waarop de kosten moeten worden geboekt te worden aangegeven. Een afschrift van de aangegane verplichting wordt ter vastlegging verzonden aan het cluster financieel beheer.
Verplichtingen mogen alleen dan worden aangegaan als er een toereikend budget/kredietsaldo aanwezig is.
De spelregels ten aanzien van het aanbesteden, meerwerk alsmede eindoplevering zijn opgenomen in het inkoop- en aanbestedingenbeleid van Waterschap Rivierenland. Hierbij wordt uitdrukkelijk opgemerkt dat de uitgangspunten zoals vastgelegd in het aanbestedingsbeleid ook van toepassing zijn voor exploitatiebudgetten.
Gunning aan de laagste aanbieder of het aangaan van een verplichting binnen het exploitatiebudget of investeringskrediet is tot een bedrag van € 75.000 incl. BTW toegestaan aan de budgethouder ((onder)afdelingshoofd of investeringsbudgethouder). Daarboven is toestemming van de betreffende directiebudgethouder vereist.
Coördinatoren / opzichters krijgen, mits het afdelingshoofd dit verantwoord acht, de bevoegdheid om verplichtingen aan te gaan en facturen af te tekenen voor bedragen tot en met € 50.000.
Een budgethouder mag een contract/verplichting voor bestaand beleid voor maximaal 3 jaren aangaan tot een bedrag van € 75.000 incl. BTW per jaar.
Voor contracten voortvloeiend uit bestaand beleid voor een langere periode dan 3 jaar en voor bedragen boven de € 75.000 incl. BTW is voorafgaande instemming van de directiebudgethouder vereist.
Voor contracten voor meerdere jaren die betrekking hebben op nieuw beleid is voorafgaande instemming van het AB vereist.
Regeling budgetbeheer en compensatie
Algemene regels voor budgetbeheer
De budgethouder heeft de volgende algemene verantwoordelijkheden:
1. Hij zorgt voor een adequate organisatie van de activiteiten van zijn organisatie-eenheid, passend binnen het beschikbaar gestelde budget.
2. Hij is verantwoordelijk voor alle onder zijn budget vallende kosten- en opbrengstsoorten;
3. Hij voorkomt budgetoverschrijdingen door tijdige en passende maatregelen te nemen.
4. Ten aanzien van het budgetbeheer wordt onderscheid gemaakt in directe (beheerproductgebonden) kosten en indirecte (afdelingsgebonden) kosten:
Algemene regels voor budgetcompensatie
De budgethouder kan een (verwachte) overschrijding op de financiële middelen van het ene budget compenseren met een onderschrijding op de financiële middelen van een ander budget onder de volgende algemene voorwaarden:
1. Met het budget waaraan de compensatie wordt onttrokken, moet het product reeds zijn gerealiseerd, of kan met de dan nog resterende financiële middelen gerealiseerd worden.
2. Opbrengsten die niet zijn begroot, worden niet gesaldeerd met de kosten. Dat wil zeggen dat niet begrote opbrengsten niet kunnen leiden tot verhoging van het kostenbudget.
Dit geldt ook voor hoger dan begrote opbrengsten. Als uitzondering op de voorgaande regel geldt dat als voor een niet begrote opbrengst extra kosten worden gemaakt, deze extra kosten worden aangemerkt als een toegestane budgetoverschrijding. Voorwaarde is dan wel dat de opbrengsten hoger zijn dan de extra kosten.
3. Tussen opbrengsten en kosten vindt geen budgetcompensatie plaats. Dit is wel mogelijk tussen verschillende opbrengstsoorten. Hiervoor gelden dezelfde spelregels als voor compensatie tussen verschillende kostensoorten.
4. Compensatie is alleen toegestaan ter uitvoering van het bestaande beleid. Compensatie ten behoeve van beleidsintensivering en nieuw beleid is niet toegestaan.
5. Voor budgetcompensatie tussen kapitaallasten (kostensoort 40000-40999) en overige kosten alsmede tussen personeelskosten (kostensoort 41000-41299) en overige kosten is vooraf instemming van het directieteam vereist.
6. Bij een voorstel tot compensatie van een (verwachte) budgetoverschrijding wordt advies ingewonnen van het cluster financieel beleid.
7. Voorstellen voor budgetcompensatie worden administratief verwerkt door de afdeling financiën.
Artikel 3 Budgetcompensatie tussen afdelingen van verschillende directies
Als budgetcompensatie binnen afdelingsbudgetten van één directie niet mogelijk is, doet de directiebudgethouder voorstellen om de verwachte budgetoverschrijding te compenseren met andere afdelingsbudgetten van een andere directie. Hierover bestaat uiteraard overeenstemming tussen de betreffende directiebudgethouders.
Artikel 4 Budgetcompensatie voor investeringen.
Budgetcompensatie tussen investeringskredieten is niet toegestaan.
Werkzaamheden die wel in de oorspronkelijke offerte en het bestek zijn opgenomen, maar waarvan de hoeveelheden afwijken en de kosten gedekt kunnen worden binnen het beschikbare investeringskrediet, behoeven geen voorafgaande besluitvorming van het CDH, mits de prestatie geleverd wordt.
Indien er op een investeringskrediet een overschrijding plaatsvindt, dient deze overschrijding:
In beide gevallen zal bij de melding een voorstel gedaan moeten worden voor de dekking van de extra kapitaallasten.
Eventuele noodzakelijke verhogingen van het uitvoeringskrediet dienen door de budgethouder onderbouwd te worden aangevraagd het algemeen bestuur.
Artikel 5 Vastleggen van de compensatie.
De budgethouder die gebruik maakt van de mogelijkheden van compensatieregeling, is verplicht de wijze van compenseren vast te leggen op een daarvoor ontwikkeld compensatieformulier en te voorzien van een motivering. Indien bij de compensatie meerdere budgethouders zijn betrokken, dienen alle betrokken budgethouders voor akkoord te tekenen. Indien geen overeenstemming wordt bereikt dient overlegd te worden met de naast hogere budgethouder. In de bijlagen zijn het compensatieformulier en het zoekschema voor compensatiemogelijkheden opgenomen.
Artikel 6 Af- en overschrijving tussen kosten/opbrengstsoorten
Het algemeen bestuur van Waterschap Rivierenland machtigt jaarlijks bij de vaststelling van de begroting het CDH tot het doen van af- en overschrijvingen van begrotingsbedragen tot een maximaal bedrag per taak. Indien de budgetcompensatie dit bedrag per taak overschrijdt, is derhalve toestemming van het algemeen bestuur vereist.
Artikel 8 Verhoging of verlaging van het begrotingstotaal.
Als verwachte, niet toegestane budgetoverschrijdingen niet door compensatie (af- en overschrijving) of beschikken over onvoorzien kunnen worden gedekt, is een besluit tot wijziging van de begroting noodzakelijk. Zo’n besluit leidt tot verhoging of verlaging van het begrotingstotaal en kan in verband met het budgetrecht alleen door het algemeen bestuur worden genomen.