| Overheidsorganisatie | Hoogheemraadschap van Rijnland |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Controleverordening van het hoogheemraadschap van Rijnland |
| Citeertitel | Controleverordening van het hoogheemraadschap van Rijnland |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | financiën – belastingen |
Geen
Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 23-3-2005
Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Witte weekblad
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 24-03-2005 | 01-01-2009 | nieuwe regeling | 23-03-2005 Witte weekblad | 05.09768 |
De algemene vergadering van het hoogheemraadschap van Rijnland;
Gezien het voorstel van Dijkgraaf en Hoogheemraden d.d. 8 maart 2005;
Gelet op de artikelen 108 en 109 van de Waterschapswet;
Besluit:
vast te stellen de
Controleverordening van het hoogheemraadschap van Rijnland
Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:
de administratie:
het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, beheren en functioneren van het hoogheemraadschap en ten behoeve van de verantwoording die daar over moet worden afgelegd;
financiële administratie:
de financiële administratie is een onderdeel van de administratie en omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van de organisatie van het hoogheemraadschap, om te komen tot een goed inzicht in:
-de financieel-economische positie;
-het beheer van vermogenswaarden;
-de uitvoering van de begroting;
-het afwikkelen van vorderingen en schulden;
het beheer van vermogenswaarden:
alle beheerdaden die voortvloeien uit het door de algemene vergadering vastgestelde beleid en die gevolgen hebben voor de financiële middelen van het hoogheemraadschap;
administratieve organisatie:
De organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging.
Planning en Control:
Planning is het in plannen vastleggen wat:
-de doelstellingen zijn
-met welke omgevingsfactoren moet rekening worden gehouden
-welke instrumenten moeten worden ingezet om de doelstellingen te bereiken
-wat je met de doelstellingen wilt bereiken
Control heeft betrekking op de middelen die worden gebruikt om het plan uit te voeren: het gaat hier om het vergelijken van de actuele en geplande uitkomsten, hetgeen moet resulteren in verdere besluitvorming en acties.
rechtmatigheid:
het in overeenstemming zijn met de geldende wetten, verordeningen en interne richtlijnen;
doelmatigheid:
Het leveren van prestaties bij gegeven doelstellingen met inzet van zo weinig mogelijk middelen;
doeltreffendheid:
De effecten van het gevoerde beleid;
De controle op de administratie en op het beheer van de vermogenswaarden alsmede het onderzoek naar de jaarrekening van het hoogheemraadschap wordt opgedragen aan een door de Algemene Vergadering aangewezen registeraccountant.
De controle is gericht op:
de toetsing van de rechtmatigheid
de beoordeling van de opzet en de werking van het systeem dat de doelmatigheid moet waarborgen
de controle op het geldelijk beheer
De controle op de administratie en op het beheer van de vermogenswaarden geschiedt zo dikwijls de registeraccountant dit wenselijk oordeelt.
De registeraccountant heeft de bevoegdheid van alle bestuurders van het hoogheemraadschap en van alle bij het hoogheemraadschap werkzame ambtenaren de inlichtingen te vragen, die voor de uitvoering van zijn taak nodig zijn. Tevens heeft de registeraccountant ten behoeve van zijn werkzaamheden toegang tot alle ruimten van het hoogheemraadschap.
In het verslag dat naar aanleiding van het onderzoek naar de jaarrekening wordt opgemaakt, vermeldt de registeraccountant tevens zijn bevindingen over de vraag of de administratie en het beheer van de vermogenswaarden van het hoogheemraadschap voldoen aan de eisen van rechtmatigheid en doelmatigheid.
De registeraccountant zendt het verslag van de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden, alsmede het verslag van het onderzoek naar de jaarrekening aan dijkgraaf en hoogheemraden.
Alvorens de in het eerste lid bedoelde verslagen te behandelen vragen dijkgraaf en hoogheemraden de directeur financiën (onverminderd de verantwoordelijkheid van de secretaris-directeur) om de verslagen al dan niet na toevoeging van zijn commentaar voor gezien te tekenen.
Dijkgraaf en hoogheemraden zenden de verslagen daarna, met het daarbij door de directeur financiën gemaakte commentaar, aan de Algemene Vergadering.
Indien de directeur financiën commentaar aan de verslagen heeft toegevoegd, delen dijkgraaf en hoogheemraden deze in afschrift mede aan de registeraccountant.
De administratie en het beheer van vermogenswaarden worden zodanig ingericht, dat zij mede dienstbaar worden gemaakt aan de in deze verordening bedoelde controle.
Deze verordening treedt met ingang van 24 maart 2005 in werking.
Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening van het hoogheemraadschap Rijnland”.
Leiden, 23 maart 2005.
De Algemene vergadering voornoemd,
Bijlage 5
Toelichting op de controleverordening van het hoogheemraadschap Rijnland
Artikel 109 van de Waterschapswet hangt nauw samen met artikel 108 van de wet, waar wordt bepaald dat de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden zodanig moet worden opgezet, dat (mede) aan de eisen van controle wordt voldaan.
Het begrip controle kan in het algemeen worden omschreven met "het deskundig en kritisch toetsen van verschijnselen aan gestelde normen, waarbij beoordeeld wordt in hoeverre de getoetste verschijnselen aan deze normen voldoen".
De controle wordt uitgevoerd om de gecontroleerde en degene voor wie de toetsing van het gevoerde financieel beheer wordt uitgevoerd een waarborg te verschaffen dat de administratie en het beheer voldoen aan de gestelde normen. Bij overheidsorganisaties is controle op het financieel beheer extra belangrijk, omdat bij die organisaties het beschikbaar stellen van de geldmiddelen en de besteding daarvan in de tijd zijn gescheiden en omdat bij het beheer de belangen van anderen dan de beheerders (mede) zijn betrokken.
Het doel van de toetsing van de rechtmatigheid is het vaststellen of de administratieve verantwoording en het beheer van vermogenswaarden al dan niet juist zijn.
Zijn de geadministreerde handelingen verricht binnen het kader van de bevoegdheid van de handelende personen en overeenkomstig de voorschriften.
Stemmen de administratie en de administratieve verantwoording overeen met de werkelijkheid en is het beheer van vermogenswaarden ordelijk en controleerbaar vormgegeven.
Toetsing van de doelmatigheid slaat op de vraag of het dagelijks bestuur, binnen het kader van het door het algemeen bestuur vastgestelde beleid, een zo doelmatig mogelijk beheer heeft gevoerd. Om een zo doelmatig mogelijk beheer te kunnen voeren, zal het dagelijks bestuur een aantal organisatorische maatregelen nemen. Toetsing vindt vooral plaats door in (tussen)rapportages waarin de gerealiseerde prestaties en middeleninzet worden vergeleken met de in de begrote prestaties en middeleninzet.
De doelmatigheidsaspecten krijgen in de accountantscontrole gestalte door toe te zien op de maatregelen die het dagelijks bestuur heeft getroffen ter verzorging van een doelmatig beheer.
Externe controle wordt wel omschreven als: "het zelfstandig, onafhankelijk van de te controleren personen en organen, deskundig onderzoek naar de formele, de materiële en bedrijfseconomische juistheid van het financieel beheer".
Onder interne controle wordt verstaan de controle die, in opdracht en ten dienste van het dagelijks bestuur, door eigen functionarissen wordt uitgevoerd.
Een goede interne controle is nodig voor een goede uitoefening van de externe controle. Voor het overige aangaande interne controle verwijzen we hier naar hoofdstuk 3.4, waar de interne controle specifiek wordt besproken.
De controleverordening is met name gericht op de externe controle.
De externe controle heeft twee functies:
een certificerende functie
een adviserdende functie (natuurlijke adviesfunctie)
De certificerende functie (certificeren = officieel, op ambtseed verklaren) heeft betrekking op de oordeelsvorming over de getrouwheid van de verantwoording. Dit mondt uit in de accountantsverklaring, die aangeeft dat de informatie in de verantwoording (financiële administratie en jaarrekening) juist, volledig is overeenkomstig de van toepassing zijnde verslaggevingvoorschriften (CW 1992).
De accountantsverklaring is niet alleen binnen de organisatie van belang maar ook naar buiten toe. De certificerende functie van de externe controle is dan ook vooral van maatschappelijke aard.
De natuurlijke adviesfunctie van de externe controle betreft het verstrekken van adviezen naar aanleiding van geconstateerd onjuistheden, onvolkomenheden en ontwikkelingen in het financieel beheer. Met als doel het bijsturen en (waar nodig) verbeteren van het financieel beheer.
De inhoud en het doel van de externe controle brengt met zich mee dat dit door externe controleurs gebeurt.
De externe controleurs moeten aan bepaalde eisen van deskundigheid voldoen. In artikel 109 van de Waterschapswet wordt bepaald dat de externe controle bij waterschappen alleen door accountants, als bedoeld in artikel 2:393 van het Burgerlijk Wetboek, mag worden uitgevoerd. Hiermee wordt de deskundigheid van de externe controleur(s) gewaarborgd.
De externe controle richt zich op het vaststellen van:
de formele juistheid, dat wil zeggen de vraag of de verrichte beheerhandelingen zijn gedaan door bevoegden en overeenkomstig de gestelde regels;
de materiële juistheid, dat wil zeggen de vraag of de verantwoording in kas, (financiële) administratie en jaarrekening overeenstemt met de werkelijkheid en de vraag of het beheer van vermogenswaarden ordelijk en controleerbaar is georganiseerd;
de bedrijfseconomische juistheid, dat wil zeggen de vraag of het financieel beheer in overeenstemming is met de eis van doelmatigheid.
De onderhavige verordening geeft antwoord op de volgende vragen met betrekking tot de externe controle:
wat is onderworpen aan de externe controle?;
aan wie moet de externe controle worden opgedragen?;
welke rechten en verplichtingen hebben controleur en de gecontroleerde ten opzichte van elkaar?;
hoe en aan wie moet over de controle worden gerapporteerd?;
wat gebeurt er met de rapportages van de externe controles?
Naast de externe controle door de registeraccountant van het hoogheemraadschap staat de controle die gedeputeerde staten krachtens artikel 108, vierde lid, van de Waterschapswet kunnen uitoefenen.
Deze bevoegdheid geeft gedeputeerde staten de mogelijkheid om als daar aanleiding toe is zelf een onderzoek naar de financiële administratie en het financieel beheer van een waterschap in te stellen. Bijvoorbeeld bij het klaarblijkelijk falen van de externe controle of in het geval van vermoedens van fraude.
Het spreekt voor zich dat gedeputeerde staten slechts in uitzonderingsgevallen van deze bevoegdheid gebruik zullen maken.
Dit artikel komt tegemoet aan artikel 109, tweede lid, van de Waterschapswet, waarin wordt bepaald dat in de controleverordening van het hoogheemraadschap de registeraccountant moet worden aangewezen die wordt belast met de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden alsmede met het onderzoek van de jaarrekening.
Het expliciet in dit artikel noemen van de begrippen administratie en beheer van vermogenswaarden brengt met zich mee dat de externe controle zich dient uit te strekken tot alles wat ingevolge de "verordening met betrekking tot de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden" van het hoogheemraadschap is geregeld. De regels over de aard en de inhoud van de controle beperken zich tot die zaken die in ieder geval aan bod moeten komen. Voor het overige bepaald de externe deskundige op grond van deskundigheid en verantwoordelijkheid de zaken die in de controle aan de orde komen.
Gelet op de zelfstandigheid en de onafhankelijkheid van de functie van de registeraccountant dient deze zelf de frequentie van zijn controle te kunnen bepalen.
Een registeraccountant zal zijn onderzoek pas verantwoord kunnen uitvoeren, als hij de bevoegdheid krijgt om van alle functionarissen van het hoogheemraadschap en zijn bestuurders inlichtingen te verkrijgen.
De accountant moet toegang hebben tot alle informatie die hij voor zijn onderzoek nodig heeft.
Met dit artikel worden deze bevoegdheden geformaliseerd.
Het spreekt voor zich dat in bijzondere gevallen de registeraccountant overleg voert met de secretaris en/of de directeur financiën.
Deze bepaling komt overeen met de eis die artikel 109, tweede lid, van de Waterschapswet aan het verslag inzake het onderzoek van de jaarrekening wordt stelt. Verder wordt de inrichting van de verslagen aan de registeraccountant zelf overgelaten.
Dit artikel regelt de procedure die met betrekking tot de verslagen van de in deze verordening bedoelde controles dient te worden gevolgd.
Van groot belang is de regeling dat de gecontroleerde ambtenaar de gelegenheid krijgt om zijn visie op het verslag kenbaar te maken, zodat dit bij de behandeling door het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur kan worden betrokken (hoor en wederhoor).
Dit artikel benadrukt het feit dat externe controle niet goed mogelijk is zonder een goede inrichting, organisatie en een goed functioneren van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden.
Omgekeerd kunnen regels inzake de organisatie van de administratie en het beheer slechts doeltreffend zijn in samenhang met goede controleregels en een goede uitoefening van de controle.