CVDR271347_1Archiefverordening Rijnland 2005nlregelingHoogheemraadschap van Rijnland2018-02-13Hoogheemraadschap van RijnlandWitte Weekblad, 2005-03-23Archiefverordening Rijnland 2005Archiefwet 1995, 37algemeen bestuurbestuur en recht2005-01-19De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2005-03-242005-01-012015-10-01nieuwe regeling05.02251bestuur – waterschappenGeenVerordening over de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de waterschapsorganen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Datum ondertekening inwerkingtredingsbesluit: 19-1-2005Bron bekendmaking inwerkingtredingsbesluit: Witte weekblad, 2005-03-23AanhefAanhefDe Algemene Vergadering van het hoogheemraadschap van Rijnland;Gezien het voorstel van de voorbereidingscommissie d.d. 24 december 2004;Gelet op de Archiefwet 1995; Besluit:vast te stellen de Archiefverordening Rijland 2005HoofdstukIAlgemene bepalingenArtikel1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

Rijnland: het hoogheemraadschap van Rijnland, overheidsorgaan als bedoeld in artikel 1, onder b van de wet;

Algemene Vergadering: het algemeen bestuur, bedoeld in artikel 8 van het Reglement voor het hoogheemraadschap van Rijnland;

het college: het college van dijkgraaf en hoogheemraden van Rijnland;

de wet: de Archiefwet 1995;

archiefbescheiden: de in artikel 1, onder c, van de wet bedoelde bescheiden van Rijnland;

de archiefbewaarplaats: de door de Algemene Vergadering overeenkomstig artikel 36 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

de archivaris: de overeenkomstig artikel 37 van de wet benoemde waterschapsarchivaris;

beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van het hoogheemraadschap, die nog niet naar de archiefbewaar­plaats zijn overgebracht;

beheerseenheid: een door dijkgraaf en hoogheemraden als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel;

informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden ver­vaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.

HoofdstukIIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaatsArtikel2De in artikel 36 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt bij Rijnland, Archimedesweg 1, 2333 CM Leiden.HoofdstukIIIDe zorg van het college voor de archiefbescheidenArtikel3Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel4Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerders.Artikel5Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van Rijnland.Artikel61. Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.Artikel7Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van Rijnland voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.Artikel8Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van Rijnland die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.Artikel9Het college doet jaarlijks aan de Algemene Vergadering verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 35 van de wet.HoofdstukIVHet beheer van de archiefbewaarplaatsArtikel10In opdracht van het college is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.Artikel11De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale waterschapsgeschiedenis van belang kan worden geacht.Artikel12Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt gegevens, afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.Artikel13De archivaris brengt de kosten voor het verstrekken van gegevens, afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen van of uit de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen aan de verzoeker in rekening volgens een door de algemene vergadering bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.HoofdstukVToezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel14De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.Artikel15De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 37, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel161. De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.Artikel17De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.Artikel18De beheerders doen aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

HoofdstukVISlotbepalingenArtikel191. Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2005 en vervangt de Archiefverordeningen van:

het waterschap Groot-Haarlemmermeer, vastgesteld d.d. 22 november 1996;

het waterschap De Oude Rijnstromen, vastgesteld d.d. 19 februari 2001, nr. 2001/00050;

het waterschap Wilck & Wiericke, vastge­steld d.d. 21 januari 1999, nr. 990050;

het hoogheemraadschap van Rijnland, vastgesteld d.d. 20 september 1972, gewijzigd bij besluit d.d. 23 februari 1977, nr. V/2493.

2. Deze verordening kan worden aangehaald als “Archiefverordening Rijnland 2005”.Leiden, 19 januari 2005