CVDR27102_2Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2010nlregelingMidden-Delfland2018-03-06Midden-DelflandGemeenteblad, 2010, 026Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2010Gemeentewet, art. 33 lid 3gemeenteraadbestuur en recht2010-12-07De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2010-12-212010-12-07Art. 72010-11-06dRegeling vervangt de Verordening op de ambtelijke bijstand 2005 en de Verordening vergoedingen raadsfracties 2005Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2010De raad van de gemeente Midden-Delfland;Gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 20 april 2010, nr. 2010-05-04c;Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;BESLUIT:vast te stellen de volgende verordening: Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2010Paragraaf1.Ambtelijke bijstandArtikel1.Verzoek om informatie1.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

feitelijke informatie;

inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

2.De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier met tussenkomst van de secretaris door een ambtenaar gegeven.3.Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris neemt het besluit.4.De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.Artikel2.Verlenen van ambtelijke bijstand1.Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:

het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

dit het belang van de gemeente kan schaden;

gereserveerd (relatie met artikel 5)

2.De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.3.Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.4.De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.5.Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.Artikel3.Weigering verzoek ambtelijke bijstandIndien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.Artikel4.Geschil over ambtelijke bijstand1.Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan aan de secretaris;2.Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.Artikel5.Hoeveelheid ambtelijke bijstandGereserveerdParagraaf2.FractieondersteuningArtikel6.Recht op financiële vergoeding1.De fracties als bedoeld in artikel 8 van het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie;2.Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 500,-- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 0,-- per raadszetel.3.Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van het tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.Artikel7.Besteding financiële vergoeding1.Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken;2.De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

giften;

uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

algemene opleidingen voor raads- en commissieleden, tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

Artikel8.Voorschot bijdrage fractieondersteuningDe bijdrage voor fractieondersteuning wordt in vier evenredige delen per 1^e dag van het kwartaal verstrekt aan de fracties, als bedoeld in artikel 6, lid 1.Paragraaf3.SlotbepalingenArtikel9.Intrekking oude verordeningen1.De verordening op de ambtelijke bijstand 2005, zoals vastgesteld op 29 maart 2005 wordt ingetrokken.2.De Verordening vergoedingen raadsfracties, zoals vastgesteld op 22 november 2005 wordt ingetrokken.Artikel10.InwerkingtredingDeze verordening treedt met onmiddellijke ingang in werking.Artikel11.CiteertitelDeze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2010.Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 27 april 2010.De Griffier, de voorzitter,A. de Vos, A.J. RodenburgToelichting bij de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2010AlgemeenDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is in 2002 door de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij of zij is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.Gezien de duale verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand heldere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moeten worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend ambtenaar.De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. Artikel 103 Gemeentewet laat dit scherp zien. Vóór de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In de duale verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.Deze (model)verordening heeft in de afgelopen jaren zijn waarde bewezen. In jurisprudentie wordt er regelmatig naar verwezen en de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gaf aan dat de (model)verordening prima voldoet. Toch is in de geactualiseerde versie een aantal bepalingen gewijzigd en heeft een zekere “fine-tuning” plaatsgevonden. Waar het kon zijn artikelen samengevoegd en zinsconstructies aangepast. Dat leidt tot een overzichtelijker geheel. Ook hebben de diverse artikelen, conform de Aanwijzingen voor de decentrale regelgeving, nu opschriften gekregen.Artikelgewijze toelichtingArtikel 1De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van toepassing. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college en de Verordening op de raadscommissies.Er is voor gekozen de griffier te benoemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering hun beslag hebben gekregen, leiden ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijkerwijs tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder het gezag van het college vallen en dus niet onder de noemer “griffiemedewerkers”. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.Artikel 2Artikel 6 van de oude verordening zijn vanwege de helderheid nu toegevoegd aan artikel 2, vierde en vijfde lid. Het betreft hier immers regels omtrent hetzelfde onderwerp dat reeds geregeld is in artikel 2.In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.Het vijfde lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het vijfde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.Artikel 3Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).Artikel 4Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.Artikel 5In de modelverordening staat vermeld:“Elk raadslid heeft per jaar recht op … uur ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c.”Dit artikel biedt de mogelijkheid om aan ieder raadslid een vaste hoeveelheid uren of keren recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen. Hiermee wordt een extra garantie geboden dat dit recht ook geëffectueerd kan worden. Het biedt de ambtelijke organisatie bovendien de mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden. Deze begrenzing geldt niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a en b. Deze bijstand kan onbeperkt geboden worden.De praktijk in de gemeente Midden-Delfland leert dat de ambtelijke bijstand (nog) niet behoeft te worden ingekaderd door een uren-regime toe te passen. Derhalve is geen aanleiding voor een dergelijk artikel.Artikel 6Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning kan bestaan uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.In de gemeente Midden-Delfland is alleen sprake van een vaste bijdrage.Het kan gebeuren dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderde verhoudingen in de raad. Het derde lid van dit artikel is zo geformuleerd dat het zowel kan dienen voor fracties die bij de verkiezingen blijken te verdwijnen dan wel na de verkiezingen opkomen, maar het kan ook dienen om de mutaties in aantal op te vangen van de zittende fracties.Artikel 7Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning wordt de fracties grotendeels de vrijheid gelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten.Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.Artikel 8De bijdrage wordt per 1^e dag van het kwartaal te beschikking gesteld aan de fracties. Deze regel geeft de mogelijkheid om nieuwe fracties, die tussentijds ontstaan, ook een vergoeding te verstrekken.Artikelen 9, 10 en 11Deze artikelen behoeven geen toelichting.