| Organisatie | Haaren |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Haaren 2010 |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Haaren 2010 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Leidraad inkoop en aanbestedingen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 24-06-2010 | 28-03-2014 | Nieuwe regeling | 15-06-2010 De Leije, 23 juni 2010 | B&W-voorstel 15 juni 2010 |
3.1 Algemene werking EU-beginselen 5
3.2 Europese regelgeving en Nationale en relevante regelgeving 6
3.3 Overige relevante wetgeving 7
4.Kaders van de gemeente Haaren 8
4.6 Duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord ondernemen 9
4.9 Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Haaren 11
5.1 Fasen in het inkoopproces 12
5.2 Organisatie inkoopfunctie 13
5.4 Leidraad inkoop en aanbestedingen gemeente Haaren 14
De inkoopfunctie van de gemeente Haaren dient aan wettelijke voorschriften te voldoen.
De gemeente Haaren is zich bewust van de positie die zij heeft ten opzichte van haar burgers en het bedrijfsleven en wil haar uitgaven door een verdergaand inkoopbeleid sturen en vastleggen. Hiervoor dienen wij te beschikken over een passend inkoopbeleid dat voortvloeit uit het algemene beleid van de gemeente Haaren.
Het inkoopbeleid legt vast waar inkoop aan moet voldoen om het algemene doel van de gemeente te ondersteunen.
Dit inkoopbeleid actualiseert het huidige inkoopbeleid 2005. Het is belangrijk dat dit gedragen wordt door de hele organisatie. In dit inkoopbeleid is het doel opgenomen om maatschappelijk verantwoord inkopen en duurzaamheid als integraal onderdeel mee te nemen binnen de inkoopfunctie en te komen tot professionalisering van de inkoop van de gemeente Haaren.
De doelstelling van de gemeente Haaren met betrekking tot inkopen luidt:
Het hebben van een actueel, integraal inkoopbeleid is belangrijk want:
"Het, nu en in de toekomst, op professionele en zorgvuldige wijze inkopen van werken, leveringen en diensten voor de gemeente Haaren, waarbij de gemeente zich naar buiten profileert als een zakelijke, betrouwbare en integer partner."
Zorgvuldig staat daarbij voor: bewust, integer, doelmatig, duurzaam, rechtmatig, transparant, objectief en non-discriminatoir.
3.1 Algemene werking EU-beginselen
Het EG-verdrag heeft als belangrijkste doelstelling de totstandkoming van een gemeenschappelijke markt tussen de lidstaten van de EU. Een gemeenschappelijke markt waarin vrij verkeer van personen, goederen, diensten en kapitaal onbelemmerd, dus vrij kan plaatsvinden. Ingevolge dit verdrag is de gemeente gehouden haar opdrachten op transparante, objectieve en non-discriminerende wijze voor alle partijen toegankelijk te maken. Dit geldt ook voor aanbestedingen waarop de Europese richtlijn niet van toepassing is (bijv. omdat de aanbesteding onder het drempelbedrag zit). Het Europese Hof van Justitie heeft dit bij herhaling bevestigd. Het transparantiebeginsel, dat niet specifiek in het EG-verdrag genoemd wordt, kan worden afgeleid uit het beginsel van non-discriminatie. Volgens het Hof houdt de verplichting tot transparantie in dat aan iedere potentiële inschrijver een passende mate van openbaarheid dient te worden gegarandeerd. De precieze omvang en vereiste vorm van transparantie hangt af van het voorwerp van de opdracht (waar gaat het om/wat is het/wat is de waarde) en de mate waarin de belangstelling van alleen regionale, of nationale, of ook Europese inschrijvers gewekt kan zijn. Afhankelijk daarvan kan de gemeente kiezen voor bijvoorbeeld publicatie van een aankondiging in dagbladen, of gespecialiseerde bladen, of op de eigen website.. Hoewel in principe alle opdrachten onder de werking van EG-verdrag vallen is het uit praktische oogpunt gewenst lokaal een drempel te hanteren. Over het algemeen kan gesteld worden dat inkopen waarvoor in het lokale beleid een enkelvoudig onderhandse procedure is voorgeschreven een gering grensoverschrijdend belang hebben. Om die reden wordt de publicatieplicht niet van toepassing verklaard op die opdrachten.
Er is specifieke wet- en regelgeving op het terrein van inkopen en aanbesteden door overheden, zowel op Europees als op nationaal niveau. Daarnaast is er nog een aantal wetten dat niet specifiek op inkoop en aanbestedingen is gericht, maar waarmee wel rekening gehouden moet worden. Door de Gemeente Haaren wordt de van toepassing zijnde Europese en nationale wet- en regelgeving nageleefd.
Specifieke Europese regelgeving:
Specifieke Nationale wet- en regelgeving:
Overige relevante regelgeving:
3.2 Europese regelgeving en Nationale relevante regelgeving
De Europese regelgeving is een uitwerking van de volgende drie beginselen.
Bij de keuze van de aanbestedingsprocedure moeten deze in acht worden genomen.
Er mogen geen discriminerende factoren aanwezig zijn bij een aanbesteding waardoor de een meer kansen krijgt dan de ander. Iedereen moet op objectieve wijze behandeld worden en iedereen moet dezelfde informatie krijgen.
TransparantieVooraf moet met een voor iedereen leesbare beschrijving duidelijk zijn wat er verwacht wordt. Beslissingen moeten duidelijk worden gemotiveerd.
Proportionaliteit Technische specificaties, uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectie- en gunningcriteria moeten relevant zijn en in verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht.
De Europese Richtlijn 2004/18/EG bevat voorschriften betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. Wanneer de waarde van de te geven opdrachten een tweejaarlijks vast te stellen drempelbedrag te boven gaat, dient er altijd aanbesteed te worden volgens het gestelde in de Europese richtlijn. De Europese Unie publiceert regelmatig richtlijnen. Het doel van deze richtlijnen is het openstellen van overheidsopdrachten voor bedrijven gevestigd in de Europese Unie (EU) ongeacht nationaliteit. Een ander doel van de Europese Richtlijnen is het gelijkschakelen van de wetgeving van de afzonderlijke lidstaten van EU.
De Richtlijnen zijn bindend en de Nationale wetgeving dient er op aangepast te zijn. De lidstaten van de Europese Unie zijn zelf verantwoordelijk voor een goede implementatie van deze richtlijnen in hun eigen wetten.
Het Nederlandse Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO) voor werken, leveringen en diensten is de nationale wetgeving, gebaseerd op de Europese richtlijn (2004/18/EG).
Verwacht wordt dat in 2010 de nieuwe Aanbestedingswet van kracht wordt, een raamwet waarbinnen ook het BAO komt te vallen. In aanvulling op deze wet zullen diverse Algemene Maatregelen van Bestuur van kracht worden (AMvB). Wellicht zal dit effect hebben op dit inkoopbeleid, de wijzigingen die van kracht worden zullen dan in dit beleid worden aangepast. Bij opdrachten voor leveringen, diensten en werken boven de drempel moet het BAO gevolgd worden.
Voor (niet-Europese) aanbesteding van werken kan het actuele Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2005) gevolgd worden, dit reglement voldoet aan de nationale en Europese Regelgeving. Ook is een keuze mogelijk tussen UAR en UAV. De lokale overheid kan hiervoor kiezen.
3.3 Overige relevante wetgeving
Hierin worden o.a. de bevoegdheden geregeld van het college van Burgemeester en Wethouders voor het aangaan van privaatrechterlijke rechtshandelingen, zoals het sluiten van overeenkomsten voor de levering van goederen, het verrichten van diensten en het uitvoeren van werken.
Voor bepalingen over contractenrecht, aannemingsrecht, opdrachtverlening.
Algemene Wet bestuursrecht (Awb)
Op het handelen van bestuursorganen, ook op het privaatrechtelijk handelen van de gemeente zijn geschreven en ongeschreven algemene beginselen van behoorlijk bestuur van toepassing.
Geschreven beginselen zijn opgenomen in het Awb. Het betreft o.a. het zorgvuldigheids-, motiveringsbeginsel, het beginsel van evenwichtige belangenafweging. Ongeschreven beginselen van behoorlijk bestuur zijn onder meer het gelijkheids- en vertrouwensbeginsel. Met al deze beginselen dient de gemeente rekening te houden bij aanbestedingen.
Wet openbaarheid van bestuur (WOB)
De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) regelt het recht op informatie van de overheid. De overheid verschaft op allerlei manieren uit eigen beweging informatie over beleid en uitvoering, bijvoorbeeld via internet, door het uitgeven van persberichten, het verspreiden van folders of brochures, het doen van mededelingen in de Staatscourant, of het uitzenden van een Postbus 51-spotje.
In navolging van de Europese aanbestedingsrichtlijn bevat het BAO een aantal bepalingen over openbaarmaking of geheimhouding van informatie. Artikel 6 bevat een algemene bepaling; de artikelen 29 lid 6 en 56 lid 16 bevatten een expliciet verbod tot openbaarmaking.
De artikelen 35 en 36 bevatten verplichtingen tot het openbaar maken betreffende het opstellen van aankondigingen.
Artikel 41 bevat een verplichting tot informeren van gegadigden en inschrijvers omtrent o.a. gunning van een overheidsopdracht of het niet voldoen aan de technische specificaties.
Wat betekent dit voor de Wet openbaarheid van bestuur. In beginsel kan uit de regelgeving en jurisprudentie worden afgeleid dat een Wob-verzoek niet kan slagen aangezien de Europese Aanbestedingrichtlijnen zelf een regeling over openbaarmaking van stukken bevatten. De bijzondere regeling gaat dan voor op de Wob. Dit standpunt is echter middels een uitspraak van de Raad van State enigszins genuanceerd. Onder omstandigheden geldt openbaarmaking op grond van Wob.
Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (Bibob)
Wet van 1 juni 2003, houdende regels inzake de bevordering van integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur met betrekking tot beschikkingen of overheidsopdrachten.
4.Kaders van de gemeente Haaren
Bij integer handelen gaat het er primair om de belangen van de organisatie en in het verlengde daarvan die van de burgers en de bedrijven te waarborgen.
De gemeente Haaren verwacht integer handelen van haar medewerkers/vertegenwoordigers, volgens de gedragscodes bestuurlijke en ambtelijke integriteit.
Ook van leveranciers en potentiële leveranciers verwacht zij integer handelen.
Indien er reële vermoedens bestaan dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijvers, zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, dient contact te worden opgenomen met de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMA).
In geval van twijfel omtrent de integriteit van een (potentiële) leverancier of een van de onderaannemers dient afgewogen te worden of advies gevraagd zal worden bij bureau BIBOB.
De gemeente Haaren kan een lijst aanleggen met ondernemingen waarvan gebleken is dat zij niet voldoen aan het integriteitsbeginsel, Het college kan hieraan sancties aan verbinden
De gemeentelijke accountant moet een oordeel geven over de rechtmatigheid van de posten in de gemeentelijke jaarrekening. Aan deze posten liggen o.a. financiële beheershandelingen, zoals inkoop en aanbestedingen (inclusief Europese aanbestedingen) ten grondslag.
Een goedkeurende verklaring dekt dus de rechtmatigheid van de aanbestedingen volgens de Europese richtlijnen en het vastgestelde beleid van de gemeente Haaren.
Om de accountant in staat te stellen de controle uit te voeren dient de gemeente bewijsmiddelen van rechtmatig aanbesteden inzichtelijk te maken en te bewaren.
Doelmatigheid behelst het zo efficiënt mogelijk omgaan met schaarse overheidsmiddelen.
Per geval dient te worden afgewogen wat de optimale verhouding is tussen ingezette middelen en een zo groot mogelijk beoogd effect, uiteraard met inachtneming van de rechtmatigheidsregels.
Bijvoorbeeld het realiseren van een gunstige prijs/kwaliteitsverhouding, beperking van administratieve lasten zoals vermindering van het aantal facturen e.d.
In de inrichting van het inkoopproces, de inkoopfunctie en de ondersteunende systemen wordt hiermee rekening gehouden. Medewerkers worden hierin ondersteund door individueel advies, informatie, opleiding en training.
Met (potentiële) leveranciers wordt op zodanige objectieve wijze gecommuniceerd dat zij zowel in de marktverkenning fase als tijdens het doen van leveringen of het uitvoeren van diensten en werken, systematisch beoordeeld kunnen worden.
De gemeente heeft het doel om leveranciersmanagement toe te passen. Als voorbereiding hierop zal begonnen worden met dossiervorming (documentatie en archivering) voor het beschikbaar houden van de diverse bevindingen, naast alle andere –al bestaande- relevante informatie.
Binnen de wettelijke beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bestaat de mogelijkheid de regionale economie te stimuleren. De mogelijkheden die de wet biedt om de lokale economie te stimuleren worden toegepast.
Binnen het leveranciersmanagement zullen initiatieven ontwikkeld worden om binnen de mogelijkheden van de wet en regelgeving maximaal de lokale leveranciers bij de opdrachten van de gemeente Haaren te betrekken. Lokale/regionale ondernemers dienen te allen tijden aan alle gestelde selectie- en kwaliteitseisen te voldoen.
4.6Duurzaamheid en Maatschappelijk Verantwoord ondernemen
De gemeente Haaren streeft ernaar om maatschappelijk verantwoord inkopen te integreren in al haar inkoophandelingen. Haaren streeft ernaar om het beleid, uitgezet door het Ministerie, wat inhoudt dat wij in 2010 50% duurzaam moeten aanbesteden, te realiseren.
Ook van haar leveranciers (en hun producten) maar ook van de eigen organisatie, neemt de gemeente stelling ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Maatschappelijk verantwoord inkopen wordt bijvoorbeeld bereikt door in te kopen bij leveranciers die maatschappelijk verantwoord ondernemen of door producten te kopen die voorzien zijn van een relevant keurmerk voor zover de aanbestedingswetgeving dit toelaat. Er zal, waar mogelijk en haalbaar, in aanbestedingen gebruikt gemaakt worden van de “Senternovem Criteria sets”. Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) is een actief doel van bedrijven en organisaties om niet alleen winst te maken en te blijven voortbestaan, maar hierbij een zo positief mogelijke invloed op de maatschappij te hebben; zowel op de korte als op de lange termijn. Dit betekent het zoeken naar evenwicht tussen financieel-economische resultaten, sociale belangen en het milieu. Door de sociale belangen erbij te betrekken omvat MVO meer dan het veel gebruikte begrip duurzaamheid c.q. duurzaam ondernemen.
Maatschappelijk Verantwoord ondernemen is een proces waarmee de organisatie/het bedrijf verantwoordelijkheid neemt voor haar handelen omtrent: -mensenrechten -arbeidsomstandighede -milieu -consumenten bescherming -gezondheid en bestrijding van corruptie.
Contracten voortkomend uit inkoopactiviteiten dienen systematisch gecheckt, beoordeeld en geëvalueerd te worden, om zo de effectiviteit van de contracten te verbeteren (het nakomen van verplichtingen te kunnen controleren).
Bestaande contracten worden opgenomen in de contractenbank. Van hieruit zullen zij pro-actief gevolgd worden om tijdige beëindiging, verlenging of aanpassing te realiseren en naleving te controleren.
De gemeente Haaren participeert in de gezamenlijke regeling van de WSD te Boxtel en heeft hiermee zitting in het algemeen bestuur.
Het is van financieel/economisch belang van de gemeente Haaren dat de WSD voldoende werk heeft om de personen die aangewezen zijn op de sociale werkvoorziening aan het werk te houden.
Werkvoorzieningschap de Dommel is een gemeenschappelijke regeling waarin 11 gemeenten participeren op het terrein van de Wet sociale werkvoorziening en de Wet werk en bijstand (Wwb), voor wat betreft gesubsidieerd werk.
Uitgangspunt in Europese en nationale wetgeving is dat overheidsdiensten werken en diensten aanbesteden als daar bepaalde bedragen mee zijn gemoeid. Uitzondering hierop is artikel 17 van het Besluit aanbestedingsregels overheidsorganen (Bao) waarin het alleenrecht wordt beschreven. Een uitsluitend recht kan verleend worden als er aan vijf voorwaarden wordt voldaan:
WSD is zelf een aanbestedende dienst. WSD voldoet aan alle voorwaarden om als publiekrechtelijke instelling als bedoeld in art. 1 sub q. Bao te worden gekwalificeerd. WSD is verplicht haar eigen opdrachten aan te besteden als deze binnen het toepassingsbereik van het Bao vallen.
In de relatie tussen WSD en de in haar deelnemende gemeenten kan zowel een succesvol beroep worden gedaan op art. 17 Bao als op de uitzondering voor “inbesteding”.
Voor een beroep op art. 17 is momenteel nog onvoldoende sprake van de vestiging van een alleenrecht. Dit vereist nadere besluitvorming.
Op dit moment voldoet de WSD aan de voorwaarden voor inbesteding. Echter, als WSD haar relatie met de gemeenten zo sterk mogelijk zou willen maken, verdient het aanbeveling dat de gemeenten d.m.v. aanwijzingsbesluiten alsnog een uitsluitend recht verlenen.
De beide uitzonderingsgronden kunnen en mogen cumulatief worden toegepast.
De gemeente Haaren besteedt uitsluitend werk, diensten aan bij WSD Boxtel tegen marktconforme tarieven.
Een besluit voor een alleenrecht moet per geval zorgvuldig worden genomen en bekengemaakt.
4.9 Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Haaren
De gemeente zal inkoopvoorwaarden opstellen en deponeren. Uitgangspunt is dat (in de offerteaanvraag of in het programma van eisen) de Inkoopvoorwaarden van de gemeente Haaren op de opdracht van toepassing worden verklaard. Dit schept duidelijkheid en draagt bij tot transparantie in het inkoopproces. De algemene leverings- of verkoopvoorwaarden van de leverancier worden in principe van de hand gewezen. Indien dit in voorkomende gevallen niet mogelijk of gewenst is, zijn:
Afwijken van de algemene inkoopvoorwaarden kan alleen na goedkeuring en schriftelijke vastlegging van het desbetreffende afdelingshoofd.
Bij gezamenlijke aanbestedingen met andere gemeenten kunnen andere vastgestelde algemene inkoopvoorwaarden van toepassing worden verklaard.
De gemeente Haaren werkt, met behoud van de eigen zelfstandigheid, samen met 20 omliggende gemeenten om gezamenlijke inkoopprojecten te realiseren. Doel van de inkoopsamenwerking is het realiseren van grote besparingen en efficiency, zonder geweld te doen aan de gewenste kwaliteit.
Samenwerking op het gebied van inkoop, gaat om het bundelen van activiteiten en het delen van kennis, hulpmiddelen en/of volume. Door gezamenlijk in te kopen en aan te besteden met andere gemeenten zijn (schaal)voordelen te behalen die individueel niet of nauwelijks te bereiken zijn.
De titel van het beleid voert de begrippen ‘inkoop’ en ‘aanbesteden’. Deze twee begrippen staan niet los van elkaar, maar zijn aan elkaar gerelateerd. Zoals uit het onderstaande zal blijken is aanbesteden een vorm van inkopen. Verder komt in dit hoofdstuk het inkoopproces, de inkoopfunctie en de relatie tussen beide aan de orde.
Defintie inkopen: alle handelingen waar een externe factuur tegenover staat. Inkoop heeft betrekking op het inschakelen van derden. Het kan daarbij gaan zowel om de levering van goederen (koop, huur, lease, etc.) als om het verrichten van diensten of om de uitvoering van werken.
Definitie aanbesteden: de uitnodiging aan twee of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht.
De wijze waarop een inkoop wordt uitgevoerd loopt conform het inkoopproces. Het inkoopproces bestaat uit een zevental fasen. De eerste vier fasen behoren tot de tactische inkoop. De fasen vijf tot en met zeven behoren tot de operationele inkoop. De tactische inkoop houdt zich bezig met alle activiteiten tot en met de totstandkoming van een contract of overeenkomst. De operationele inkoop gaat uit van een bestaand contract of overeenkomst. In de onderstaande tabel staan de fasen uit het inkoopproces weergegeven.
Bij elke fase horen een aantal activiteiten. Deze kunnen als volgt worden aangegeven
Naast de vaststelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zal de inkoopfunctie en de inkooporganisatie verder vorm gegeven worden.
Voor wat betreft de organisatorische invulling zijn er in de theorie drie basismodellen te onderscheiden:
De gemeente Haaren heeft een gecoördineerde inkooporganisatie. Dit gecoördineerde inkoopmodel tracht zoveel mogelijk de voordelen van de beide andere inkoopmodellen te combineren.
Kenmerkend voor het gecoördineerde inkoopmodel is dat de verantwoordelijkheid decentraal in de organisatie ligt (budgethouder, terwijl gebruik gemaakt wordt van de centraal aanwezige inkoopinformatie en –kennis (inkoopconsulent). Deze werkwijze sluit aan bij het bij de gemeente gehanteerde uitgangspunt van integraal management.
De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de inkoopadviseur zijn als volgt te omschrijven:
Op basis van bovenstaande taken en verantwoordelijkheden wordt de inkoopconsulent betrokken zowel bij de totale kaderstelling en rapportage van de inkoop als bij ieder openbaar en Europees aanbestedingstraject en zonodig bij een meervoudig onderhands aanbestedingstraject. Bij deze inkooptrajecten wordt de inkoopconsulent vanaf de opstart van het traject betrokken. In bijlage 1 is terug te vinden wanneer dit het geval is.
5.4 Leidraad inkoop en aanbestedingen gemeente Haaren
Professionele inkoop houdt ook pro-actieve inkoop in, wat impliceert dat de nadruk wordt gelegd op de tactische inkoopfasen van het inkoopproces. Zo wordt de hoogste graad van efficiency en effectiviteit waaronder besparingsmogelijkheden, bereikt.
Voor de uitwerking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is een leidraad inkoop en aanbestedingen gemeente Haaren opgesteld. Deze leidraad bevat onder meer:
Voor wat betreft de aanbestedingsvormen en –procedures dient een onderscheid
gemaakt te worden tussen de aanbestedingen boven Europese drempelbedragen (waarvoor Europese regelgeving van toepassing is en aanbestedingen onder deze drempelbedragen (i.c. nationaal) en waarvoor eigen beleid van toepassing is. In dit hoofdstuk komen de verschillende vormen van aanbesteden aan de orde en worden ook kort de voor- en nadelen toegelicht.
Hier is eigenlijk geen sprake van een aanbesteding! Eén leverancier wordt gevraagd een aanbieding te doen (één op één). Er is geen sprake van concurrentie tussen leveranciers. Deze methodiek wordt ook wel ‘gunning uit de hand’ of ‘één op één benadering‘ genoemd.
Deze vorm wordt toegepast bij kleine opdrachten, waar een aanbestedingsproces naar verhouding te veel kosten met zich meebrengt.
Een vorm van aanbesteden waarvoor een beperkt aantal natuurlijke dan wel rechtspersonen (door de aanbestedende dienst aan te wijzen) tot inschrijving of tot onderhandeling wordt uitgenodigd. Door concurrentie in te voeren wordt beoogd een betere prijskwaliteit verhouding te bereiken. Het aantal minimaal te vragen offertes bij meervoudig onderhandse aanbesteding is binnen de gemeente Haaren gekoppeld aan drempelbedragen (zie drempelbedragen).
Aanbestedingsprocedure die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij iedere leverancier een offerte kan uitbrengen. De bekendmaking vindt plaats op de website www.aanbestedingskalender.nl en op de site van de gemeente.
Bij een openbare aanbesteding is er de keuze voor een aanbesteding zonder of met voorselectie. Indien gekozen wordt voor een openbare aanbesteding met voorselectie dienen de leveranciers zich eerst te kwalificeren om een uitnodiging te mogen ontvangen om een offerte uit te brengen.
Deze procedure kent de volgende vormen: met of zonder voorselectie.
Europees aanbesteden is een vorm van openbaar aanbesteden. De gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers. De verschillende Europese aanbestedingsprocedures vallen in een van de belangrijkste twee categorieën:
Openbare en Europese aanbestedingen worden op de website van de gemeente Haaren geplaatst.
Zorgvuldig omgaan met belastinggelden vereist naast rechtmatigheid ook doelmatigheid. Het hanteren van arbeidsintensieve procedures voor relatief kleine uitgaven is niet doelmatig. Dit geldt voor de gemeente, maar ook voor marktpartijen.
De raming/ totale contractwaarde van een opdracht, exclusief BTW, bepaalt de procedure die gehanteerd dient te worden. Daarom zijn in dit beleid “drempelbedragen” vastgesteld waarbinnen bepaalde aanbestedingsprocedures dienen te worden gehanteerd. Ook onder de Europese drempelbedragen dienen aanbestedingsprocedures gevolgd te worden.
De drempelbedragen zijn bepaald als een afgeleide van de Europese Drempelbedragen waarbinnen bepaalde aanbestedingsprocedures dienen te worden gehanteerd.
Deze zijn vastgesteld in het overzicht van bijlage 1.
De Europese drempelbedragen zullen 2 jaarlijks worden aangepast aan de Europese richtlijn.
6.6Selectie- en gunningscriteria
Ingediende aanbiedingen worden getoetst aan de aangegeven selectiecriteria; zij hebben betrekking op de kwaliteit van de aanbieder en niet op de aanbieding.
Ingediende aanbiedingen worden getoetst aan in de aankondiging aangegeven gunningcriteria; zij hebben betrekking op de kwaliteit van de aanbieding en niet op de aanbieder.
Er zijn twee gunningcriteria mogelijk:
Voorbeelden van gunningcriteria zijn: kwaliteit, prijs, technische waarde, esthetische en functionele kenmerken, milieutechnische eigenschappen, gebruikskosten, rentabiliteit, klantenservice en technische bijstand, leveringstermijn en uitvoeringstermijn. De aanbestedende dienst moet de wegingsfactor aangeven waarmee ieder gekozen criterium wordt gewogen.
Dagelijkse praktijk maakt het soms noodzakelijk om af te kunnen wijken van het beleid.
Dat moet dan gemotiveerd en bewust gebeuren met inachtneming van de wettelijke regelgeving.
Afwijking op het inkoopbeleid is alleen mogelijk door dat gemotiveerd aan het college van B&W te adviseren. Het college van B&W besluit in dergelijke gevallen duidelijk gemotiveerd of er wel of niet van het inkoopbeleid mag worden afgeweken.
Indien de raming de Europese drempelbedragen overschrijdt is afwijken van het beleid nooit mogelijk.
Afwijkingen worden ook besproken met de inkoopconsultant. Deze houdt een overzicht bij van de beslissingen, ten aanzien van afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Gemeente Haaren, genomen door het College van B&W. Het College informeert hierover 1 x per jaar de Raad.
Bijlage 1: Drempelbedragen inkoop gemeente Haaren
Voor Inkoop en Aanbesteden zijn drempelbedragen vastgesteld. De Europese drempelbedragen zijn bindend en worden tweejaarlijks door de Europese Unie vastgesteld.
Voor de bepaling van de bedragen behorende bij de diverse te hanteren nationale procedures dient de gemeente een eigen beleid te voeren. Onderstaand de bedragen zoals in de gemeente worden gehanteerd met ingang van de vaststellingsdatum van dit beleid. Voor wat betreft de definitie van de termen Werken, Leveringen en Diensten wordt verwezen naar bijlage 1.
Minimaal 3 offertes en onderbouwing keuze van de geselecteerde partijen | ||||
Meervoudig onderhands Minimaal 5 offertes en onderbouwing keuze van de geselecteerde partijen | ||||
Drempelbedragen: gemeentelijk aanbestedingsbeleid in euro, excl. BTW.
Bepalend voor de te volgen procedure is de totale contractwaarde en niet de uitgaven per jaar. De Europese drempelbedragen zijn wettelijk vastgelegd. De overige drempelbedragen en procedures zijn van toepassing voor de gemeente.
Beslissingsbevoegdheid aanbestedingsprocedures
De beslissingsbevoegdheid is opgenomen in het mandaatregister van de gemeente Haaren.
Goedkeuring aanbestedingsprocedure en selectie- en gunningscriteria (voor de publicatie) | ||
Goedkeuring aanbestedingsprocedure en selectie- en gunningscriteria (voor de publicatie) | ||