Organisatie | Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland |
---|---|
Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
Officiële naam regeling | Financiële verordening Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2011 |
Citeertitel | ''Financiële verordening Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2011'' |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp | Geen. |
Geen.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2012 | 01-01-2011 | 01-01-2019 | Onbekend | 14-12-2011 Website Holland Rijnland en Gemeentelijke pagina's deelnemende gemeenten | Geen. |
In deze verordening wordt verstaan onder:
iedere organisatorische eenheid binnen de organisatie van het samenwerkingsorgaan HollandRijnland met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het dagelijks bestuur.
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten be- hoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organi- satie van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Het algemeen bestuur stelt bij aanvang van een nieuwe bestuursperiode een programma- indeling voor de komende algemeen bestuursperiode vast.
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven enwordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de ra- ming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.
Artikel 4. Kaders ontwerp-begroting
1.Het dagelijks bestuur biedt voor 1 april aan het algemeen bestuur een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerp-begroting voor
het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming
2.Het algemeen bestuur stelt de in het eerste lid genoemde nota voor 15 april vast.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen
Bij de begrotingsbehandeling geeft het algemeen bestuur aan van welke nieuwe inves- teringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.
Indien het dagelijks bestuur voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskre- diet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het dagelijks bestuur in de eerst- volgende algemeen bestuursvergadering aan het algemeen bestuur gemeld. Het dagelijks bestuur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investe- ringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.
Artikel 7. Waardering & afschrijving vaste activa
De afschrijving van de niet genoemde soorten investeringen wordt afgestemd op de verwach- te economische levensduur.
Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij besluit van het algemeen bestuur wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door het al- gemeen bestuur aan te geven tijdsduur.
Artikel 8. Kostprijsberekening
Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening wordennaast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland verleende diensten.
Artikel 9. Financieringsfunctie
In het door het algemeen bestuur vastgestelde Treasurystatuut zijn regels en richtlijnen op- genomen met betrekking tot de financieringsfunctie.
Het dagelijks bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toet- sing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de be- heershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel.
Artikel 12. Financiële organisatie
Het dagelijks bestuur zorgt voor en legt vast:
a.een eenduidige indeling van de organisatie van het samenwerkingsorgaan HollandRijnland en een eenduidig toewijzing van de taken aan de afdelingen;
Artikel 13 Intrekking oude regeling
De Financiële verordening samenwerkingsorgaan Holland Rijnland vastgesteld door het Alge- meen Bestuur op 20 december 2006, wordt gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van 14 december2011
de secretaris, de voorzitter,
R.van Netten H.J.J. Lenferink
Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet Fido, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Overige begrippen uit de verordening worden in artikel 1 van de verordening gedefinieerd.
Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De inde- ling van de programma’s worden bij aanvang van iedere algemeen bestuursperiode door hetalgemeen bestuur vastgesteld. Het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat het dagelijks bestuurde producten/projecten aan de programma’s toewijst.
Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen hij voor taken en activitei- ten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan het algemeen be- stuur op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de begroting. Het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (vierde lid artikel 189 Gemeentewet).
Het algemeen bestuur kan kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt. Hij kan er voor kiezen een budget voor een samenstel van activiteiten beschikbaar te stellen. In de korte versie is deze keuze vertaald naar het beschikbaar stellen van budgetten per programma.Het algemeen bestuur kan er ook voor kiezen de budgetten per activiteit vast te stellen.
Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken
In dit artikel zijn in aanvulling op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting. Zo wordt in het eerste lid het dagelijks bestuur opgedragen de productenraming bijde begroting te voegen. En zo wordt ook bepaalt de productrealisatie bij het jaarverslag te voegen. Dit zijn geen standaard verplichting in het BBV. Wel moet men opletten dat de pro-
ductrealisatie inderdaad bij het jaarverslag voegt en niet bij de jaarrekening. Anders gaat deze onderdeel uitmaken van de accountantscontrole, hetgeen niet de bedoeling van de wet
De verordening heeft een artikel over de kaders voor het opstellen van de ontwerpbegroting en de meerjarenraming. Hierin staan een aantal uitgangspunten die het dagelijks bestuur bij het opstellen van deze stukken in acht moet nemen.Dit in aanvulling op de bepalingen van de artikelen 189 en 193 Gemeentewet, het BBV en het achterliggende document bij het BBV uitgangspuntengemodificeerdstelselvanbatenenlastenprovinciesengemeenten(in dit document staan in aanvulling op het BBV de basisregels
voor het opstellen van de ontwerp-begroting en de meerjarenraming).
Het eerste lid van het artikel bepaalt dat het algemeen bestuur vooraf aan het opstellen van de begroting een nota vaststelt waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn vastgelegd. De kaders geven richting aan het dagelijks bestuur voor het opstellen van de ontwerp-begroting en de meerjarenraming.
Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten
Artikel 5 bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten.In de korte versie vindt autorisatie van de baten en lasten plaats op programmaniveau (lid 1). Voor begrotingswijzigingen doet het dagelijks bestuur gedurende het jaar voorstellen aan het algemeen bestuur (lid 3).Naast lopende uitgaven doet het samenwerkingsorgaan investeringen. Ook uitgaven voor investeringen moeten worden geautoriseerd. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is in beide voorbeelden gekozen deze bij begrotingsbehandeling mee te nemen (lid 2). Wel kan het algemeen bestuur bij de begrotingsbehandeling aangegeven welke investerings- kredieten hij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan het algemeen bestuur de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoude- lijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft welop de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar het algemeen bestuur autoriseert de uitgaaf nog niet. Het dagelijks bestuur is nog niet bevoegd verplichtingen voor de investeringaan te gaan.
Artikel 6. Tussentijdse rapportage
Een belangrijk onderdeel van de planning en controlcyclus voor het algemeen bestuur zijn de tussenrapportages.Op basis van tussenrapportages wordt het algemeen bestuur geïnformeerd over de uitputtingvan budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Het vierde lid bevat bepalingen over de minimale inhoud van de rapportage. Het vijfde lid bepaalt over welke afwijkingen ten opzichte van de begroting het dagelijks bestuur zich in de rapportage moet verantwoorden.
Artikel 7. Waardering & afschrijving vaste activa
In het tweede lid van artikel 212 Gemeentewet is onder letter a de uitdrukkelijke bepaling opgenomen dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 6 van beide voorbeelden invulling gegeven. In het
korte voorbeeld zijn de methoden en afschrijvingstermijnen direct in de verordening opgeno- men. Voor de materiële vaste activa (met economisch nut) zijn daarbij de maximale afschrij- vingstermijnen als kader opgenomen.Hiervan kan naar beneden worden afgeweken. Reden hiervoor is dat de economische levens- duur van bijvoorbeeld nieuwe riolering langer is dan die van oude riolering. Door het opnemenvan de maximale afschrijvingstermijn kan voor oude riolering een korte afschrijvingstermijn worden toegepast zonder hiervoor in de verordening een aparte bepaling op te nemen.Het BBV laat een aanzienlijke beleidsvrijheid aan gemeenten voor het zelf vaststellen van de eigen afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen. Natuurlijk geldt hierbij wel het cri-
terium dat gemeenten de afschrijvingsmethodiek en afschrijvingstermijn van een actief met economisch nut moeten afstemmen op de verwachte economische levensduur. Indien dit wordt nagelaten, wordt het getrouwe beeld van de jaarrekening namelijk aangetast.
Artikel 8. Kostprijsberekening
Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, letter b dat de verordening in ieder geval bevat de grondslagen voor de berekening van de door het algemeen bestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor prijzen en heffingen in rekening worden gebracht. In artikel 8 van de verordening staan de kaders voor de bepaling van de kostprijzen van de gemeentelijke diensten.
Lid 1 van het artikel bepaalt dat de kostprijs bestaat uit de directe kosten en de indirecte kos- ten die direct met de dienst samenhangen.Het tweede lid bepaalt dat onder de indirecte kosten ook worden verstaan bijdragen aanvoorzieningen en de compensabele BTW. Hiermee wordt invulling gegeven aan de mogelijk- heid die artikel 229b Gemeentewet biedt.
De kaders in het artikel vormen de basis waarbinnen het dagelijks bestuur haar systematiekvan kostentoerekening kan vormgeven en de kostenverdeelsleutels voor de toerekening van indirecte kosten kan vaststellen.
Artikel 9. Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat.
Onder artikel 10 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelij- ke administratie.Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.
De accountant toetst jaarlijks van de gemeenterekening of deze een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslagliggen rechtmatig zijn verlopen. Artikel 11 draagt het dagelijks bestuur op maatregelen te
treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole het samenwerkingsor- gaan zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.
Artikel 12. Financiële organisatie
Artikel 12 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Volgens het eerste lid letter a van artikel 160 Gemeentewet is het dagelijks bestuur bevoegd regels vast te stellen over deambtelijke organisatie van de gemeente. Het dagelijks bestuur wordt onder letter a, b, c en d
van het artikel uit de verordening opgedragen bepaalde van deze regels die de financiële or- ganisatie betreffen, vast te leggen in besluiten.
De regels bedoeld onder de letters a en b kan het dagelijks bestuur gezamenlijk vastleggen ineen organisatiebesluit. Hierin kunnen ook de regels voor de inrichting van de organisatie van de financieringsfunctie worden opgenomen, zoals wordt bedoeld onder letter d. Een andere mogelijkheid voor het dagelijks bestuur is de regels voor de organisatie van de financierings- functie in een apart treasurystatuut vast te leggen. De verordening laat deze mogelijkheid open. Onder letter f wordt het dagelijks bestuur opgedragen ook de kostenverdeelsleutels voor het toerekenen van kosten aan de producten vast te leggen.
De verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 Gemeentewet inge- stelde verordening. Het artikel bepaalt dat de verordening van toepassing is op alle stukkenvan het genoemde begrotingsjaar en latere jaren. De jaarstukken van het vorig begrotings-
jaar moeten nog voldoen aan de bepalingen uit de oude verordening.
Artikel 15 geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening moet worden verwezen.