Controleverordening gemeente Assen 2013

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Assen
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Controleverordening gemeente Assen 2013
Citeertitel	Controleverordening gemeente Assen 2013
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp	bedrijfsvoering

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Gemeentewet, artikel 213
Besluit accountantscontrole gemeenten

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

NVT

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
15-03-2013			Nieuwe regeling	28-02-2013 Berichten van de Brink, 14 maart 2013	Onbekend

Tekst van de regeling

Intitulé

Controleverordening gemeente Assen 2013

voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Assen.

ARTIKEL 1 BEGRIPSBEPALINGEN.

Deze verordening verstaat onder:

a.accountant :	een door de raad benoemde: · registeraccountant of · accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of · organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
b.accountantscontrole :	de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van: · het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; · het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; · het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 186 Gemeentewet; · de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen;
c.rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:	het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;
d.deelverantwoording:	een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

ARTIKEL 2 ACCOUNTANTSCOMMISSIE

1.
De raad heeft een accountantscommissie die bestaat uit 4 leden, inclusief een voorzitter.
2.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
3.
De Accountantscommissie heeft een reglement.

ARTIKEL 3 OPDRACHTVERLENING ACCOUNTANTSCONTROLE.

1.
De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van drie jaar met een mogelijkheid van verlenging van ten hoogste tweemaal één jaar.
2.
De accountantscommissie bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.
3.
De accountantscommissie stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast waarbij tenminste de volgende eisen zijn opgenomen:
- a.
  een goedkeuringstolerantie van 1% van de totale jaarlasten voor onrechtmatigheden, als genoemd in artikel 2 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;
- b.
  een goedkeuringstolerantie van 3% van de totale jaarlasten voor onzekerheden, als genoemd in artikel 2 van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;
- c.
  de rapporteringstolerantie is € 250.000,00;
- d.
  jaarlijks enkele onderwerpen te benoemen door de raad waaraan de accountant in het kader van de (interim)controle specifieke aandacht besteed.
4.
In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

ARTIKEL 4 INFORMATIEVERSTREKKING DOOR COLLEGE.

1.
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
2.
Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.
3.
Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen vóór uiterlijk 1 juni aan de raad.
4.
Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

ARTIKEL 5 INRICHTING ACCOUNTANTSCONTROLE.

1.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
2.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
3.
Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en de accountantscommissie, het college en de ambtelijke organisatie.

ARTIKEL 6 TOEGANG TOT INFORMATIE.

1.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
2.
De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
3.
Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

ARTIKEL 7 OVERIGE CONTROLES EN OPDRACHTEN.

1.
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
2.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
3.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

ARTIKEL 8 RAPPORTERING.

1.
De schriftelijke verslaglegging over de uitkomsten van de verrichte werkzaamheden vindt als volgt plaats:
- a.
  rapportage over de jaarrekening (inclusief de af te geven verklaringen), uit te brengen aan de gemeenteraad;
- b.
  managementletter naar aanleiding van de interim-controle, uit te brengen aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur; de managementletter zal binnen twee maanden na uitbrengen met commentaar van het algemeen managementteam via het college ook ter informatie aan de raad worden toegezonden.
- c.
  structurele en incidentele verklaringen, uit te brengen aan de verantwoordelijke directeur.
2.
Als de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
3.
De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden vóór verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van de raad.

ARTIKEL 9 SLOTBEPALINGEN

1.
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking.
2.
De Controleverordening gemeente Assen, vastgesteld 20 november 2003, wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 28 februari 2013

Assen

, voorzitter

, secretaris

TOELICHTING.

Artikel 2

Bij raadsbesluit van 16 oktober heeft de raad bepaalt welke samenstelling en taken de accountantscommissie heeft, te weten:

a.
periodiek overleg met de accountant en portefeuillehouder financiën;
b.
onderlinge afstemming onderzoeks-en controleactiviteiten;
c.
onderzoek van de jaarrekening;
d.
periodieke evaluatie van de financiele verordening, de controleverordening en de verordeningen doelmatigheid en doeltreffendheid;
e.
benoeming nieuwe accountant en verlenging van het contract met de huidige accountant.

Over de samenstelling van de accountantscommissie heeft de raad als volgt besloten:

Twee raadsleden vanuit collegepartijen en twee leden uit niet-collegepartijen. Voor wat betreft het onderzoek naar de jaarrekening kan de commissie ad hoc uitgebreid worden met leden van overige nog niet in de commissie vertegenwoordigde fracties.