CVDR267869_1Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Olst-WijhenlregelingOlst-Wijhe2017-05-02Olst-WijheHuis-aan-Huis, 04-07-2012Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Olst-WijheWet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;Wet bescherming persoonsgegevenscollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2012-06-19De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-07-052014-01-06Nieuwe regeling12.013933GeenGeen
Beheerregelinggemeentelijke Basisregistratie
Personen
Burgemeester en wethouders van de gemeente Olst-Wijhe,Gelet op deWet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;Wet bescherming persoonsgegevensBesluiten:Vast te stellen de navolgende beheerregeling gemeentelijke basisregistratie
personen gemeente Olst-Wijhe:
Deze regeling verstaat onder:
de wet:de Wet gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);besluit:het Besluit gemeentelijke basisadministratie
persoonsgegevensverantwoordelijke:het college van burgemeester en wethouders dat
via de wet is aangewezen als
verantwoordelijke;basisadministratie:de geautomatiseerde verwerking van
persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente
Olst-Wijhe als bedoeld in artikel 2 van de
wet;basisregistratie personen:de basisadministratie aangevuld met de
geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens
over personen die niet behoren tot de bevolking
van de gemeente Olst-Wijhe;ingeschrevene:degene ten aanzien van wie een persoonslijst
als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA, in de
basisadministratie is opgenomen;GBA-V:de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in
artikel 66a van het besluit;autorisatiebesluit:een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste
lid, van de wet betreffende de systematische
verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of
uit de basisadministraties van andere
gemeenten;beheerder:de functionaris die namens de
verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg
voor de basisregistratie personen en het beheer
van het autorisatiebesluit;Informatiebeheer:het geheel van activiteiten gericht op
beleidsvoorbereiding ter zake de basisregistratie
personen, de ontwikkeling van
kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures,
verstrekking- en privacyprocedures, evenals de
coördinatie bij de uitvoering van deze
procedures;beveiligingsbeheer:het geheel van activiteiten gericht op het
toezicht op de naleving van de maatregelen en
procedures die voortkomen uit het
Informatiebeveiligingsplan;gegevensbeheer:het geheel van activiteiten gericht op de
inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het
gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de
informatievoorziening;systeembeheer:het geheel van activiteiten gericht op het
onderhouden van de technische aspecten van het
toepassingsysteem;functioneel beheer:het geheel van activiteiten gericht op het
ondersteunen van het GBA-toepassings- systeem en
de waarborging van continuïteit aan de
gebruikerszijde van de informatievoorziening;privacybeheer:het geheel van activiteiten gericht op de
bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij
het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens
in de basisregistratie personen en de
informatievoorziening daaruit;gegevensverwerking:het ontlenen van gegevens aan documenten en
deze op een voorgeschreven wijze middels het
daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een
gegevensbestand;
De Eenheidsmanager Publieke Dienstverlening is beheerder van de
basisregistratie personen en van het autorisatiebesluit en in
die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij
kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel
of gedeeltelijk mandateren aan een of meer ondergeschikte
ambtenaren.
De heer H.M. Dieperink (BMC) is beveiligingsbeheerder. De
beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op
de naleving van de maatregelen en procedures die voortvloeien
uit het Informatiebeveiligingsplan.
De beveiligingsbeheerder rapporteert periodiek (minimaal eens
per jaar) aan het managementteam en het College van
B&W.
De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden
belast met: a) gegevensbeheer; b) functioneel beheer; c) gegevensverwerking;d) het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen
van de in artikel 36, lid2, onder sub e, van de wet bedoelde
verklaring.
Het college van Burgemeester en wethouders wijst medewerkers aan
die zijn belast met het systeembeheer en het
beveiligingsbeheer.
De informatiebeheerder voorziet in:a) een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en
wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens
inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en
beheerprocedures;c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien
uit de in artikel 12 bedoelde kwaliteitssteekproef;d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door
of bij de wet in is voorzien;e) periodiek overleg tussen hem en de op basis van de
beheerregeling aangewezen beheerders;f) richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie
personen.De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en
wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze
basisregistratie te weten:a) persoonsinformatievoorziening;b) beveiliging;c) privacy;
gegevenskwaliteit;
personeelsaangelegenheden.
De informatiebeheerder beslist:a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het
GBA-toepassingssysteem;b) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot
rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de
GBA-V;c) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot
het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie
personen;d) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot het
systematisch verkrijgen van gegevens;e) over het toekennen van autorisaties met betrekking tot het
bepaalde in dit artikel, onder b, c en d.
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd; b) de behandeling en afhandeling van verzoeken om
gegevensverstrekking als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens
de bepalingen uit de wet, de Verordening basisregistratie
personen en Wet bescherming persoonsgegevens;c) de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten
aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van
de basisregistratie personen worden nageleefd;d) dat alle in artikel 3, lid 1 genoemde functionarissen,
alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie
van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingsysteem
en van de gevolgen van deze installatie;e) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het
Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
De informatiebeheerder, of een op grond van artikel 3, lid 1
aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk
overleg betreffende onderwerpen die het beheer van de
basisregistratie personen aangaan.
De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die
opgenomen zijn of worden in de basisadministratie;
het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige
regelgeving op het gebied van de basisadministratie;
de communicatie met de afnemers en andere houders van
basisadministraties over gegevensverwerking;
het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking
tot de basisadministratie;
het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het
actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de
basisadministratie.
De gegevensbeheerder beslist binnen 5 werkdagen op het in
behandeling nemen van een melding van een afnemer die gerede
twijfel heeft over de juistheid van een in de basisadministratie
opgenomen (authentiek) gegeven en stelt de afnemer in kennis van
deze beslissing.
De gegevensbeheerder voorziet in:
de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel
81, 82 en 83 van de wet;
controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de
basisregistratie personen.
De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de functioneel
beheerder, vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de
gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en
bijhouding van gegevens in de basisadministratie.Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van
persoonslijsten in de basisadministratie onderworpen aan een audit door
een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
aangewezen auditinstelling.De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en
de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht
op het welslagen van de eerder vermelde audit.De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde
overleg.De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van
het toepassingssysteem.De systeembeheerder voorziet in:a) de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe
uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte
waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het
toepassingssysteem;d) de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen
daarover intern en met derden is overeengekomen. De systeembeheerder is bevoegd:a) direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het
toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het
geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de
informatiebeheerder;b) aanwijzingen te geven over:
beheer toepassingssystemen;
beheer van bestanden;
reconstructiemaatregelen.
De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde
overleg.De functioneel beheerder voorziet in:a) een planning van periodieke gegevensverstrekkingen die op basis van
het autorisatiebesluit wordt gedaan;b) de communicatie bij storingen in hard- en software;c) een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;d) de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de
gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de functioneel beheerder en de
informatiebeheerder op grond van een besluit van de
informatiebeheerder;e) de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig
artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;f) het testen en evalueren van nieuwe versies van het
toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe
apparatuur;g) de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of
gewijzigde versies van het toepassingssysteem;h) de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die
bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;i) een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of
een derde, voor de onder h genoemde problemen en klachten;j) de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met
betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het
toepassingssysteem;k) de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg
met de systeembeheerder;l) de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de
basisregistratie personen worden ontleend;m) de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;n) een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het
toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor:a) de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;c) de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die
plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de
systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door
het college van burgemeester en wethouders vastgestelde
procedurebeschrijving voor de basisregistratie personen;d) het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen;e) het beheer van de gebruikersdocumentatie.De beheerder is bevoegd:a) gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten
die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen
te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;b) over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te
stellen.De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor de gehele of
gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de
procedure uitwijk.De functioneel beheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit
het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.De functioneel beheerder neemt deel aan:a) het overleg genoemd in artikel 4, onder e;b) het externe gebruikersoverleg.De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:a) de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel
6, onder b, c en d van deze beheerregeling;b) het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften
die voortvloeien uit de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens.De privacybeheerder voorziet in:a) de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie
personen overeenkomstig artikel 79 van de wet respectievelijk artikel 35
van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage);b) de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van
artikel 102 lid 1 van de wet ingediend worden en de eventuele
privacytoets als bedoeld in artikel 102 lid 2 van de wet; c) de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van
de Wet bescherming persoonsgegevens;d) de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming
persoonsgegevens;e) de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de
basisadministratie aan afnemers en derden.De privacybeheerder is bevoegd:a) op grond van het in artikel 24, sub b genoemde toezicht, alle
gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;b) ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten
die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de
persoonlijke levenssfeer in het geding is.De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die
voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de wet en daarbij
behorende regelingen,de Wet bescherming persoonsgegevens voor
zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.De gegevensverwerkers voorzien in:a) het verwerken van de gegevens in de basisadministratie overeenkomstig
de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven
systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding
uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de functioneel beheerder
geautoriseerd;b) het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;c) de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens
zijn verwerkt;d) de behandeling van mutaties; e) de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke
gegevensverstrekking;f) de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende
netwerk- berichten;g) de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan
worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet en ziet erop toe
dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of
krachtens de Wet geen ontleningstatus is gegeven;h) de dagelijkse controle van de in de basisadministratie aangebrachte
actualiseringen;i) de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking
van:
wijziging van het naamgebruik;
vervolginschrijving voor zover het betreft een
binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die
leidt tot opname in de basisadministratie;
j) de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene
ingeval van een:
1e inschrijving in de basisadministratie;
een vervolginschrijving uit het buitenland.
De gegevensverwerkers:
beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de
wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel
24 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;
beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die
zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een
afnemer;
stellen afnemers in kennis van de beslissing ingevolge sub b van
dit artikel.
De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op
naleving van de beveiligings-maatregelen en –procedures zoals uitgewerkt
in het Informatiebeveiligingsplan.De beveiligingsbeheerder is bevoegd om het management van de vakgroep
Burgerzaken adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften,
die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan.De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:a) beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het
Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd; b)de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden
nageleefd.De beveiligingsbeheerder adviseert rechtstreeks aan het college van
burgemeester en wethouders over beveiligingsaspecten die uit het
Informatiebeveiligingsplan voortvloeien.De beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag over de
activiteiten inzake het Beveiligingsbeheer.De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de basisregistratie
personen als bedoeld artikel 1 van de Verordening Basisregistratie
Personen evenals voor de daarin genoemde aangehaakte gegevens.Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is
bekend gemaakt.De Beheerregeling GBA zoals vastgesteld door het college van
burgemeester en wethouders van de gemeente Olst-Wijhe op 25 mei 2010
wordt hiermee ingetrokken.Deze regeling wordt aangehaald als Beheerregeling gemeentelijke
basisregistratie personen gemeenteOlst-Wijhe.Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en
wethouders van 19 juni 2012.Op grond van artikel 2, lid 1 van de Beheerregeling
basisregistratie personen heeft de eenheidsmanager Dienstverlening
de taken van informatiebeheerder en privacybeheerder
gemandateerd.InformatiebeheerAls informatiebeheerder is aangewezen Sanneke Halfwerk, coördinator
KlantcontactcentrumHaar plaatsvervanger is Lia Lubbers , senior medewerker
Burgerzaken.PrivacybeheerAls privacybeheerder is aangewezen Sanneke Halfwerk, coördinator
KlantcontactcentrumHaar plaatsvervanger is Lia Lubbers, senior medewerker Burgerzaken.GegevensbeheerAls gegevensbeheerder is aangewezen Lia Lubbers, senior medewerker
BurgerzakenHaar plaatsvervanger is Erna Flierman, senior medewerker
Burgerzaken.Functioneel beheerAls functioneel beheerder is aangewezen Gerda Overkempe-van Riele,
senior medewerker Burgerzaken.Haar plaatsvervanger is Erna Flierman, senior medewerker
Burgerzaken.Naast de gegevensbeheerder zijn tevens belast met het
berichtenverkeer:
GegevensverwerkingAls gegevensverwerkers worden alle medewerkers van de vakgroep
Burgerzaken en het Klantcontactcentrum aangewezen.Afnemen verklaringen artikel 36, lid 2 van de wet.De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders
afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde
verklaring wordt toegekend aan:
Gerda Overkempe-van Riele
Lia Lubbers
Erna Flierman
Op grond van artikel 3, lid 2 van de Beheerregeling
basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen
aangewezen:SysteembeheerAls eindverantwoordelijk systeembeheerder is aangewezen de teammanager
ICT-beheer van de DOWR I-werkorganisatie, de heer P. Zweers.Als zijn plaatsvervanger is aangewezen de heer D. Jansen,
wijzigingscoördinator.Als systeembeheerdervoor de AS-400 is aangewezen: de dienstdoende
systeembeheerder van de gemeente Staphorst, zoals aangegeven in de thans
geldende SLA.Als zijn plaatsvervanger is aangewezen: de dienstdoende plaatsvervanger
systeembeheerder van de gemeente Staphorst, zoals aangegeven in de thans
geldende SLA.Olst-Wijhe, 19 juni 2012De Eenheidsmanager Publieke Dienstverlening, de heer H. de Jong.Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen Artikel 2 Artikel 3 Hoofdstuk 2 HET INFORMATIEBEHEER Artikel 4 Artikel 5 Artikel 6 Artikel 7 Artikel 8 Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER Artikel 9 Artikel 10 Artikel 11 Artikel 12 Artikel 13 Hoofdstuk 4 HET SYSTEEMBEHEER Artikel 14 Artikel 15 Artikel 16 Artikel 17 Hoofdstuk 5 HET FUNCTIONEEL BEHEER Artikel 18 Artikel 19 Artikel 20 Artikel 21 Artikel 22 Artikel 23 Hoofdstuk 6 HET PRIVACYBEHEER Artikel 24 Artikel 25 Artikel 26 Artikel 27 Hoofdstuk 7 DE GEGEVENSVERWERKING Artikel 28 Artikel 29 Hoofdstuk 8 HET BEVEILIGINGSBEHEER Artikel 30 Artikel 31 Artikel 32 Artikel 33 Artikel 34 Hoofdstuk 9 SLOTBEPALINGEN Artikel 35 Artikel 36 Artikel 37 Bijlage 1: Aanwijzing van beheerfunctionarissen