Organisatie | Olst-Wijhe |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Olst-Wijhe |
Citeertitel | Beheerregeling gemeentelijke basisregistratie personen gemeente Olst-Wijhe |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-07-2012 | 06-01-2014 | Nieuwe regeling | 19-06-2012 Huis-aan-Huis, 04-07-2012 | 12.013933 |
De Eenheidsmanager Publieke Dienstverlening is beheerder van de basisregistratie personen en van het autorisatiebesluit en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer ondergeschikte ambtenaren.
De informatiebeheerder voorziet in:
a) een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 12 bedoelde kwaliteitssteekproef;
d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;
e) periodiek overleg tussen hem en de op basis van de beheerregeling aangewezen beheerders;
f) richtlijnen voor de bijhouding van de basisregistratie personen.
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
a) persoonsinformatievoorziening;
De informatiebeheerder beslist:
a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;
b) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V;
c) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de basisregistratie personen;
d) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot het systematisch verkrijgen van gegevens;
e) over het toekennen van autorisaties met betrekking tot het bepaalde in dit artikel, onder b, c en d.
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
b) de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening basisregistratie personen en Wet bescherming persoonsgegevens;
c) de bij of krachtens de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, evenals de beveiliging van de basisregistratie personen worden nageleefd;
d) dat alle in artikel 3, lid 1 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;
e) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.
De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de functioneel beheerder, vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de basisadministratie.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de basisadministratie onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.
De systeembeheerder voorziet in:
a) de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;
c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
d) de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
De systeembeheerder is bevoegd:
a) direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;
b) aanwijzingen te geven over:
De functioneel beheerder voorziet in:
a) een planning van periodieke gegevensverstrekkingen die op basis van het autorisatiebesluit wordt gedaan;
b) de communicatie bij storingen in hard- en software;
c) een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
d) de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de functioneel beheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;
e) de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
f) het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
g) de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
h) de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;
i) een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder h genoemde problemen en klachten;
j) de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
k) de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;
l) de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend;
m) de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
n) een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.
De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor:
a) de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
c) de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisregistratie personen;
d) het beheer van de tabellen van de basisregistratie personen;
a) gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
b) over het gebruik van de basisregistratie personen gedragsregels op te stellen.
De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 6, onder b, c en d van deze beheerregeling;
b) het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens.
De privacybeheerder voorziet in:
a) de afhandeling van de verzoeken om inzage in de basisregistratie personen overeenkomstig artikel 79 van de wet respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage);
b) de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1 van de wet ingediend worden en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 102 lid 2 van de wet;
c) de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
d) de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;
e) de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de basisadministratie aan afnemers en derden.
De privacybeheerder is bevoegd:
a) op grond van het in artikel 24, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;
b) ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de basisregistratie personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.
De gegevensverwerkers voorzien in:
a) het verwerken van de gegevens in de basisadministratie overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de functioneel beheerder geautoriseerd;
b) het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;
c) de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;
d) de behandeling van mutaties;
e) de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;
f) de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten;
g) de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet geen ontleningstatus is gegeven;
h) de dagelijkse controle van de in de basisadministratie aangebrachte actualiseringen;
i) de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:
j) de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een:
De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligings-maatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan.
De beveiligingsbeheerder is bevoegd om het management van de vakgroep Burgerzaken adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan.
De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:
a) beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd;
b)de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de basisregistratie personen als bedoeld artikel 1 van de Verordening Basisregistratie Personen evenals voor de daarin genoemde aangehaakte gegevens.
Op grond van artikel 2, lid 1 van de Beheerregeling basisregistratie personen heeft de eenheidsmanager Dienstverlening de taken van informatiebeheerder en privacybeheerder gemandateerd.
Als informatiebeheerder is aangewezen Sanneke Halfwerk, coördinator Klantcontactcentrum
Haar plaatsvervanger is Lia Lubbers , senior medewerker Burgerzaken.
Als privacybeheerder is aangewezen Sanneke Halfwerk, coördinator Klantcontactcentrum
Haar plaatsvervanger is Lia Lubbers, senior medewerker Burgerzaken.
Als gegevensbeheerder is aangewezen Lia Lubbers, senior medewerker Burgerzaken
Haar plaatsvervanger is Erna Flierman, senior medewerker Burgerzaken.
Als functioneel beheerder is aangewezen Gerda Overkempe-van Riele, senior medewerker Burgerzaken.
Haar plaatsvervanger is Erna Flierman, senior medewerker Burgerzaken.
Naast de gegevensbeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer:
Als gegevensverwerkers worden alle medewerkers van de vakgroep Burgerzaken en het Klantcontactcentrum aangewezen.
Afnemen verklaringen artikel 36, lid 2 van de wet.
De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde verklaring wordt toegekend aan:
Op grond van artikel 3, lid 2 van de Beheerregeling basisregistratie personen zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als eindverantwoordelijk systeembeheerder is aangewezen de teammanager ICT-beheer van de DOWR I-werkorganisatie, de heer P. Zweers.
Als zijn plaatsvervanger is aangewezen de heer D. Jansen, wijzigingscoördinator.
Als systeembeheerdervoor de AS-400 is aangewezen: de dienstdoende systeembeheerder van de gemeente Staphorst, zoals aangegeven in de thans geldende SLA.
Als zijn plaatsvervanger is aangewezen: de dienstdoende plaatsvervanger systeembeheerder van de gemeente Staphorst, zoals aangegeven in de thans geldende SLA.
De Eenheidsmanager Publieke Dienstverlening, de heer H. de Jong.