Organisatie | Epe |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie 2013 |
Citeertitel | Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie 2013 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Nieuwe regeling
Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2011
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
02-03-2013 | 06-01-2014 | Onbekend | 01-03-2013 Veluws Nieuws d.d. 12-03-2013 | 2013-07093 |
Het college van burgemeester en wethouders
Overwegende dat de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2011 vastgesteld bij besluit van de raad d.d. 20 januari 2011, het college opdraagt de verordening nader uit te werken;
gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2011;
1. Vast te stellen het volgende
Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie 2013.
2 In te trekken het Reglement gemeentelijke basisadministratie 2011.
a) de wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);
b) verordening GBA: de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
c) bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;
d) basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;
e) aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet GBA;
f) verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders Epe;
g) beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen functionaris of dienst plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie personen;
h) ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA, in de basisadministratie van de gemeente Epe is opgenomen;
i) geregistreerde: degene die geen ingeschrevene is en over wie gegevens zijn opgenomen in de basisadministratie van de gemeente;
j) afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;
k) binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een organisatieonderdeel is van de gemeente Epe;
l) derde: elke andere persoon of instelling of rechtspersoondan een afnemer en de ingeschrevene;
m) GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het Besluit GBA.
n) authentiek gegeven; een in de basisadministratie opgenomen gegeven dat bij wettelijkvoorschrift al authentiek wordt aangemerkt;
o) protocollering: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de gemeentelijke basisadministratie aan een afnemer of derde;
p) telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100, lid 2 van de wet.
q) reglement: reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Epe.
a) Met inachtneming van het bepaalde in de artikel 5, 6 en 7, regelt de verantwoordelijke de toegang tot de GBA dan wel de verstrekking uit de GBA voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.
b) In Bijlage I van het reglement worden de in het eerste lid bedoelde afnemers aangewezen.
Artikel 3 Beheer van de basisadministratie gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA)
Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder g.
a) de beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan;
b) (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;
c) (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;
d) Verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelde, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie (bijlage II).
Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registratie
a) Op grond van artikel 96, lid van de wet GBA, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de verantwoordelijken van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.
b) De betreffende gegevens zijn in bijlage III van dit reglement vastgelegd.
c) De persoonsgegevens worden uit de GBA direct aangeleverd aan de basisregistratiesysteem (BRS). Deze gegevens worden ten dienste van de binnengemeentelijkeafnemer aangeboden voor het uitoefenen van hun (wettelijke c.q. publiekrechterlijke) taken.
a) informatie te leveren aan de (gegevens)beheerder en aan de beheerder GBA aangewezen medewerkers werkzaam bij de eenheid Publiekswinkel ten behoeve van de vervulling van hun taken;
b) binnengemeentelijke afnemers, genoemd in bijlage, te voorzien van persoonsgegevens, voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de vervulling van hun taken van die afnemers, zoals opgenomen in bijlage
c) de derden, genoemd in bijlage IV, te voorzien van persoonsgegevens, in die gevallen bedoelt in dit reglement. In de bijlage genoemde gegevens worden op verzoek verstrekt ten behoeve van natuurlijke personen moet vooraf uitdrukkelijk toestemming zijn verkregen van de ingeschreven;
d) een ingeschrevene over hem betreffende gegevens te informeren.
Artikel 6 Rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens
Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben:
a) de (persoonsgegevens) beheerder;
b) de door de beheerder aangewezen medewerkers werkzaam bij de eenheid Publiekswinkel;
c) de tijdelijke (uitzend) krachten en stagiaires werkzaam bij de eenheid Publiekswinkel,
d) voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet in de bijlage bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden; zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.
Artikel 7 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens worden verstrekt
Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet GBA worden aan de in de bijlage II genoemde binnengemeentelijke afnemers, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens genoemd in de bijlage aangegeven gegevens verstrekt ten behoeve van de eveneens in genoemde bijlage aangegeven doeleinden of worden de gegevens systematisch verstrekt voor de daarbij genoemde doeleinden.
Artikel 8 Vrije derden en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Met inachtneming van artikel 100, tweede lid, van de wet GBA kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet GBA, aan de in bijlage IV bij dit reglement aangegeven vrije derden gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Artikel 9 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet GBA worden telefonisch geen inlichtingen verstrekt.
Als er collega’s van andere gemeente bellen en het verzoek is terecht, dan wordt er teruggebeld op het algemene nummer van de betreffende gemeente. Dan wordt gevraagd naar de vragende collega en de gegevens worden dan telefonisch verstrekt.
Verder worden er gegevens verstrekt aan aangewezen medewerkers van de Politie. Zij zijn met name genoemd op een lijst. Deze lijst wordt bewaard in een map bij de balie van de Publiekswinkel.
Artikel 10 Authentieke gegevens
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 6, 7, en 8, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.
a) Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
b) gemeentelijke basisadministraties persoonsgegevens van andere gemeenten of de GBA-V, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke;
c) de verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet GBA en de artikelen 62 en 63 van het besluit GBA.
Artikel 12 Categorieën van personen van wie gegevens zijn opgenomen en de opgenomen gegevens
a) van de ingeschrevene de aangehaakte gegevens als genoemd in de GBA beheerregeling;
b) van de geregistreerde de persoonslijst, als bedoeld in artikel 1 van de wet GBA en de genoemde aangehaakte gegevens.
Artikel 13 Wijze van verkrijging aangehaakte gegevens
Aangehaakte gegevens in de basisadministratie worden verkregen uit de basisadministratie op aangifte van de burger of middels verzoek tot plaatsing van een afnemersindicatie van de binnengemeentelijke afnemers.
Artikel 14 Rechtstreekse toegang tot aangehaakte gegevens in de basisadministratie
a) Op de rechtstreekse toegang tot aangehaakte gegevens in de basisadministratie is artikel 6, onder a en b van overeenkomstige toepassing;
b) rechtstreekse toegang tot aangehaakte gegevens in de basisadministratie hebben de binnengemeentelijke afnemers, genoemd in van de GBA beheerregeling voor wat betreft de in deze bijlage V genoemde aangehaakte gegevens.
Artikel 15 Verstrekkingen en de gegevens die worden verstrekt
Aan afnemers en derden kunnen op hun verzoek de in bijlage IV genoemde aangehaakte gegevens worden verstrekt voor zover die gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taak en de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene of geregistreerde daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Artikel 16 Verwijdering van gegevens
Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen 4 weken.
De beheerder houdt van het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 11 gedurende het jaar volgend op de verstrekking een protocol bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt.
Artikel 18 Recht op inzage en kennisneming van verstrekking
a) Verzoeken ten aanzien van aangehaakte gegevens als bedoeld in de artikelen 29 en 32 Wet persoonsregistraties worden ingediend bij de beheerder;
b) de beheerder beslist namens de verantwoordelijke over de in het eerste lid genoemde verzoeken;
c) de beheerder kan van de verzoeker verlangen dat deze zich in persoon bij hem vervoegt, ter vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
Verzoeken om verbetering, aanvulling of verwijdering van aangehaakte gegevens, als bedoeld in artikel 36, lid 1 Wet bescherming persoonsgegevens worden ingediend bij de verantwoordelijke.
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het krachtens artikel 10 van de verordening vastgestelde beveiligingsplan.
Artikel 22 Protocollering/verstrekking gegevens aan de burger
De privacyprocedures zoals beschreven in de Wet GBA, artikel 103 en 110, gelden ook voor gebruik door de binnengemeentelijke afnemers. Via andere geautomatiseerde toepassingen worden de verstrekkingen aan de binnengemeentelijke afnemers bijgehouden en kunnen herleid worden.
Een burger kan niet rechtstreeks om inzage vragen bij de beheerder van andere geautomatiseerde toepassingen. Indien een burger inzage wil in de gegevens die in het afgelopen jaar vanuit andere geautomatiseerde toepassingen over hem verstrekt zijn aan interne afnemers, moet hij het bij de eenheid Publiekswinkel opvragen van de gemeente van inschrijving.
1. Dit reglement wordt aangehaald als “Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie 2013”.
2. het reglement ligt bij de verantwoordelijke ter inzage.
3. het reglement treedt in werking de dag volgend op de vaststelling van deze regeling.
Burgemeester en wethouders van Epe,
Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid.
De medewerkers van de volgende eenheden van de gemeente Epe hebben rechtstreeks toegang tot gemeentelijke basisadministratie personen:
De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte inzage.
Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar gegevens aan worden verstrekt uit de GBA:
De wijzen van verstrekking kunnen zijn:
1. spontane verstrekking per mutatiesoort;
Lijst van vrije derden, waaraan ingevolge artikel 100, lid 2 van de wet GBA gegevens ad hoc (schriftelijk) kunnen worden verstrekt zijn: