| Overheidsorganisatie | Provincie Gelderland |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Uitvoeringsregeling Financiële verordening Gelderland 2012 |
| Citeertitel | Uitvoeringsregeling Financiële verordening Gelderland 2012 |
| Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | financiën, bestuurlijke organisatie |
Geen.
Financiële verordening Gelderland 2012, artt. 4 lid 1; 8 lid 9; 11 lid 8 en 13
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-01-2013 | 01-01-2012 | 12-06-2014 | Nieuwe regeling | 18-12-2012 Provinciaal Blad, 2013/1 | zaaknummer 2012-021741 |
GEDEPUTEERDE STATEN VAN GELDERLAND
Gelet op het bepaalde in artikel 4, eerste lid, artikel 8, negende lid, artikel 11, achtste lid, en artikel 13 van de Financiële verordening Gelderland 2012
BESLUITEN
Vast te stellen: de Uitvoeringsregeling Financiële verordening Gelderland 2012
1 De algemeen directeur zorgt voor de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van gelden binnen de provinciale organisatie en legt hierover verantwoording af aan Gedeputeerde Staten. Hij wordt hierin bijgestaan door de overige leden van de directie.
2 De algemeen directeur verschaft de concerncontroller alle informatie die deze voor de uitoefening van zijn functie nodig acht.
1 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma oefenen de in deze regeling genoemde bevoegdheden uit onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur.
2 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma zijn tegenover de algemeen directeur verantwoording verschuldigd over de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van budgetten behorende bij de onder hun verantwoordelijkheid vallende afdeling of prioritair programma en de rapportage hierover.
3 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma vragen advies aan de afdelingsmanager Financiën over voorstellen die leiden tot uitgaven waarmee in de begroting van hun afdeling of prioritair programma nog geen rekening is gehouden.
4 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma verstrekken alle informatie die de afdelingsmanager Financiën en de concerncontroller voor de uitoefening van hun functie nodig achten.
1 De afdelingsmanager Financiën is belast met de registratie van de besteding van budgetten en de rapportage hierover, waarin opgenomen analyses, aan de algemeen directeur.
2 De afdelingsmanager Financiën voorziet voorstellen aan Gedeputeerde Staten, met niet overeenkomstig de vastgestelde begroting financiële gevolgen, van een advies.
3 De afdelingsmanager Financiën is verantwoordelijk voor:
de administratieve verwerking van de financiële gegevens ten behoeve van het generen van informatie betreffende de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van budgetten;
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie.
1 De concerncontroller als bedoeld in artikel 13, eerste lid, van de Regeling ambtelijke organisatie Gelderland 2009 bewaakt dat een zodanig kader voor de besteding van gelden is geschapen, dat de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid hiervan wordt gewaarborgd.
2 De concerncontroller voert periodiek onderzoeken uit naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid met als doel het functioneren van de organisatie te beoordelen.
3 De concerncontroller brengt schriftelijk verslag uit aan de algemeen directeur van de in het tweede lid bedoelde onderzoeksresultaten.
4 Indien de rechtmatigheid, doelmatigheid of doeltreffendheid van de besteding van gelden in het geding is, richt de concerncontroller zich rechtstreeks tot Gedeputeerde Staten.
1 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma zijn verantwoordelijk voor een zodanige inrichting van de administratieve organisatie van hun afdeling of prioritair programma, dat de tijdigheid, juistheid, volledigheid en de relevantie van de informatievoorziening betreffende de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van de budgetten is gewaarborgd.
2 Voor de uitvoering van het eerste lid wordt het beheer van de besteding van budgetten vastgelegd in een beschrijving van de administratieve organisatie.
3 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma zorgen voor het beheer, onderhoud en de bekendmaking van de beschrijving van de administratieve organisatie. Zij volgen daarbij de door de algemeen directeur vast te stellen richtlijnen.
4 In de beschrijving van de administratieve organisatie wordt ten aanzien van de financieel administratieve verwerking en de financieringsfunctie vastgelegd dat de beschikkende, uitvoerende, administrerende en controlerende taken door functionarissen afkomstig uit verschillende organisatieonderdelen worden uitgevoerd.
5 Betalingen worden niet uitgevoerd voordat de verschuldigdheid daarvan is vastgesteld door een of meer andere provinciale ambtenaren dan degene die belast is met het doen van betalingen.
1 De afdelingsmanager Financiën voert in opdracht van de algemeen directeur de budgetcyclus uit.
2 De afdelingsmanager Financiën stelt de jaarlijks aan de afdelingsmanagers en managers prioritair programma te sturen brief met informatie over de opzet en de procedure van voorbereiding van de budgetcyclus vast. Hij stuurt een kopie van deze brief aan de algemeen directeur.
3 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma bieden de gevraagde informatie aan binnen de door de algemeen directeur gestelde termijn en overeenkomstig de hiervoor door hem te geven richtlijnen.
Belangrijke afwijkingen tussen begrote en gerealiseerde dan wel realiseerbare inkomsten en uitgaven worden, zodra deze blijken, door de afdelingsmanagers en de managers prioritair programma aan de algemeen directeur gemeld.
De door de afdelingsmanagers en de managers prioritair programma ten behoeve van de jaarrekening en het jaarverslag aan te leveren verslagen behandelen de geleverde prestaties en de bestede budgetten in relatie tot de afspraken over de te leveren prestaties en de beschikbaar gestelde budgetten en een analyse van verschillen daartussen.
1 Is het doel of de omvang van een reserve of voorziening niet meer in overeenstemming met de eerdere besluitvorming daarover, dan meldt de afdelingsmanager of de manager prioritair programma, die deze reserve of voorziening beheert, dit bij de afdelingsmanager Financiën. Hij voegt daarbij een voorstel voor de te treffen maatregelen om doel en omvang weer op elkaar af te stemmen. De afdelingsmanager Financiën zorgt er voor dat het bestuur over het voorstel zo spoedig mogelijk een besluit neemt.
2 Voorzieningen, ingesteld om de inkomsten en de uitgaven van het onderhoud van kapitaalgoederen te egaliseren, sluiten aan bij het bij het betreffende kapitaalgoed behorende onderhoudsplan en het daarin opgenomen en vastgestelde kwaliteitsniveau.
1 De algemeen directeur is budgethouder van het programma Mens en Middelen en van de reserve algemene bedrijfsvoering.
2 De algemeen directeur kan het budgethouderschap voor delen van het programma Mens en Middelen opdragen aan afdelingsmanagers of managers prioritair programma.
3 Dreigt de stand van de reserve algemene bedrijfsvoering negatief te worden, dan informeert de algemeen directeur zonder uitstel Gedeputeerde Staten en legt hun een plan voor om het tekort te voorkomen.
4 De concerncontroller bewaakt de uitvoering van het in het derde lid bedoelde plan.
1 Onverminderd het bepaalde over het programma Mens en Middelen en de reserve algemene bedrijfsvoering bedoeld in artikel 10, eerste lid, wijst de algemeen directeur voor elk begrotingsproduct, investeringskrediet, elke reserve, elke voorziening en elke balanspost een budgethouder aan.
2 De budgethouder is belast met het:
opdracht geven tot het doen van betalingen;
opstellen van begrotingsramingen;
tijdig signaleren van dreigende overschrijdingen;
rapporteren over het beheer van het budget;
rapporteren over de bereikte resultaten.
3 De algemeen directeur draagt zorg voor inrichting en het actueel houden van een budgethoudersregister, waarin is opgenomen:
omschrijving van het product;
de omvang van het budget;
functie van de budgethouder;
naam van de budgethouder;
paraaf van de budgethouder;
goedkeuringslimiet per handeling in euro.
4 Het budgethoudersregister wordt voor ieder begrotingsjaar door de algemeen directeur vastgesteld.
5 De afdelingsmanager Financiën is belast met het beheer van het budgethoudersregister.
6 De afdelingsmanager en de manager prioritair programma kunnen op productniveau schuiven met toegewezen budgetten, mits geen inbreuk wordt gemaakt op in de begroting vastgestelde doelen en op specifieke besluiten over besteding van budgetten door Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten.
7 Onder verantwoordelijkheid van de afdelingsmanager Financiën kunnen technische budgetmutaties, waarover al besluitvorming door Gedeputeerde Staten of Provinciale Staten heeft plaatsgevonden, worden doorgevoerd.
1 De afdelingsmanager Financiën is verantwoordelijk voor het voeren van de financiële administratie van de vaste activa.
2 De afdelingsmanager Financiën zorgt voor het correct laten opnemen van de meerjarige investeringsbedragen in de begroting.
3 Gedurende de periode dat een project nog in uitvoering is, wordt, om voor het uitvoeren financiële middelen beschikbaar te houden, het restant van het krediet naar het volgende jaar overgeboekt.
1 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma informeren de afdelingsmanager Financiën schriftelijk over een nieuw activum of de aanpassing hiervan en verstrekken, voor zover van toepassing, hierbij de volgende documenten of informatie:
het besluit van Provinciale Staten dat hieraan ten grondslag ligt;
de omschrijving van het activum;
het aantal jaren waarin het activum wordt afgeschreven;
planontwikkelings- en uitvoeringslijst en de melding gereed werk.
2 De afdelingsmanager Financiën informeert de afdelingsmanagers en de managers prioritair programma schriftelijk over een nieuw activum of de aanpassing hiervan. Zij verstrekken, voor zover van toepassing, hierbij de volgende informatie:
het rentepercentage;
de codering van de investeringsuitgave;
de codering van de rentebijschrijving op het activum;
de codering van de kapitaallasten voor de exploitatie;
de codering van de balanspost.
3 De afdelingsmanagers en de managers prioritair programma informeren de afdelingsmanager Financiën schriftelijk over de voorgenomen vervreemding dan wel vervreemding van een activum.
1 Activa worden annuïtair afgeschreven.
2 De basis voor afschrijving van activa is de historische kostprijs.
3 De afschrijving begint als tot en met 30 juni meer dan de helft van het begrote bedrag voor het nieuwe activum is uitgegeven.
4 Is nog niet het gehele begrote bedrag uitgegeven, dan wordt afgeschreven op basis van het totaal begrote bedrag, of, indien geen betalingen voor het activum meer volgen, op basis van de werkelijke kosten.
5 Bij de vaststelling van het bedrag bedoeld in het derde lid wordt geen rekening gehouden met bedragen die op een later tijdstip nog in de periode tot en met 30 juni worden geboekt.
6 In afwijking van het derde lid begint de afschrijvingstermijn voor investeringen in wegen, waterwegen, civiele kunstwerken, groen en kunstwerken op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin het werk gereed is verklaard.
7 De afdelingsmanager of manager prioritair programma stelt bij oplevering van het activum het definitieve bedrag van de investering vast.
8 Opgeleverde activa worden afgeschreven op basis van de werkelijke uitgaven.
9 Na oplevering van het activum worden de afschrijvingsbedragen voor de resterende looptijd gecorrigeerd op basis van de werkelijke uitgaven.
10 Na de correctie als bedoeld in het negende lid wordt het investeringsbedrag niet meer gemuteerd.
1 Voor de jaarlijkse rentetoerekening wordt het berekende omslagpercentage gehanteerd.
2 Bij onderhanden werk vindt de renteberekening plaats over de boekwaarde per 1 januari van het lopende jaar, vermeerderd met de uitgaven tot en met 30 juni van het lopende jaar, die per 1 juli worden vastgesteld, ongeacht of op een later tijdstip nog in de periode tot en met 30 juni wordt geboekt.
3 Voor zover het betreft activa waarop al wordt afgeschreven, wordt rente berekend over de boekwaarde per 1 januari van het lopende jaar.
4 Tijdens de uitvoering van langlopende projecten, waarvan de lasten eerst op termijn in de begroting worden opgenomen, wordt rente bijgeschreven op het geïnvesteerde bedrag.
1 De afdelingsmanager Financiën berekent de kapitaallasten van een investering voor de begroting en verstrekt deze aan de afdelingsmanagers en de managers prioritair programma voor het opnemen in de begroting.
2 De afdelingsmanager Financiën berekent de kapitaallasten van een investering voor de jaarrekening en zorgt voor boeking. Hij informeert de afdelingsmanagers en de managers prioritair programma hierover.
De provincie voert een defensief en risicomijdend financieringsbeleid. Zij onthoudt zich van bankachtige activiteiten, waaronder mede wordt begrepen het aantrekken en gelijktijdig uitzetten van gelden met als doel het genereren van inkomsten.
1 Gelden worden uitsluitend opgenomen op basis van de geldende liquiditeitsprognose.
2 Bij het opnemen van gelden zijn de volgende instrumenten toegestaan:
onderhandse geldleningen;
Medium Term Notes;
obligaties;
internationale financieringsprogramma’s.
Het strategisch beleggingsplan wordt betrokken bij het operationele toezicht op de uitvoering in het lopende jaar.
1 De Uitvoeringsregeling Financiële verordening Gelderland 2009 wordt ingetrokken.
2 Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Provinciaal Blad waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2012.
3 Deze regeling wordt aangehaald als: Uitvoeringsregeling Financiële verordening Gelderland 2012.
Gedeputeerde Staten van Gelderland