Organisatie | Lansingerland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening tot vaststelling van de instructie voor de griffier van de gemeente Lansingerland 2013 |
Citeertitel | Verordening tot vaststelling van de instructie voor de griffier van de gemeente Lansingerland 2013 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Gemeentewet, art. 107a, tweede lid
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
28-02-2013 | Nieuwe regeling | 21-02-2013 | BR1300014 / T13.01401 |
De griffier draagt er, in samenwerking met de secretaris/algemeen directeur, zorg voor dat de raad en zijn leden, de duo-raadsleden, de commissies en hun leden en de fracties van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld bij de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Lansingerland.
De griffier draagt er zorg voor dat de raad en zijn leden, de duo-raadsleden, de commissies en hun leden en de fracties desgevraagd bijstand ontvangen bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris één of meer ambtenaren te doen aanwijzen om de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk te verlenen.
Toelichting op de instructie voor de griffier
Artikel 1 Algemene ondersteuning
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is een doelmatige (op beheersing gerichte) en een doeltreffende (op resultaat gerichte) ondersteuning van de raad. De griffier is het aanspreekpunt voor alle vragen naar ambtelijke ondersteuning van de raad en de individuele raadsleden. De ondersteunende taak houdt ook in dat de griffie toezicht houdt op de waarborging van de diverse rechten van de raad.
Artikel 2 Begeleiding duaal functioneren van de raad
Dit artikel geeft de taken weer van de griffier om de raad bij zijn kerntaken in het duale stelsel te begeleiden. De griffier heeft de opdracht het duale stelsel met de raad en ten behoeve van de raad verder in te kleuren. Hiertoe zijn voor de griffier vier A's van belang. De griffier is in de eerste plaats uw Adviseur en - in overdrachtelijke zin - soms een beetje uw "Ambassadeur" (om uw positie toe te lichten), uw "Advocaat" (om uw positie te bepleiten) en uw "Accountant" (om uw positie te staven). Zo volgt de griffier namens de raad en via de secretaris de invulling die wordt gegeven aan de gestelde beleidskaders, teneinde de raad tijdig van informatie te kunnen voorzien. Samenvattend ligt in de samenwerkingsdriehoek griffier – secretaris – burgemeester een groot belang, waarbij in het handelen van de griffier de belangen van de raad bovenaan staan.
Indien de raad een jaaragenda vaststelt dan ligt het in de rede dat de griffier ook daarbij ondersteuning biedt. Ook kan in plaats van jaaragenda gesproken worden over lange-termijn-agenda, raadsprogramma of een soortgelijke term.
Indien de raad een enquêtecommissie instelt, zal deze behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Deze wordt vanuit de griffie gegeven. De enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier is de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier voorkomt dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Artikel 4 Secretariaten raad, presidium en raadscommissies
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier. In zijn functie van voorzitter van het college en van zelfstandig bestuursorgaan van de gemeente wordt hij net als voorheen bijgestaan door de gemeentesecretaris. De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, verzorgt de besluitenlijst of eventueel een verslag en verricht alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel gedraagt zich tijdens raads- en commissievergaderingen naar de aanwijzingen van de griffier.
De griffier, dan wel het door hem aangewezen griffiepersoneel, ondersteunt de voorzitters van de raadscommissies en is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies.
De raadsagenda wordt vastgesteld door de raad en wordt voorbereid door het presidium. Het presidium bestaat uit door de raad aangewezen leden. Dit kunnen b.v. de fractievoorzitters zijn en/of de voorzitters van de commissies alsmede de griffier. Deze taak van het presidium is het bepalen van de procedure voor de behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen alsmede zaken van procedurele en huishoudelijke aard aangaande de raad en zijn commissies. De griffier neemt de ambtelijke voorbereiding en uitvoering ter hand. De administratieve ondersteuning wordt verleend door de interne organisatie.
Indien de raad een jaaragenda of lange-termijn-agenda vaststelt, biedt de griffier daarbijondersteuning.
Het presidium bestaat uit alle fractievoorzitters en de burgemeester en de plaatsvervangende raadsvoorzitter. In het presidium kunnen naast procedurele aangelegenheden ook belangrijke inhoudelijke zaken aan de orde komen. De taak van de griffier omvat de inhoudelijke, procesmatige en secretariële ondersteuning van het presidium.
Dit artikel regelt de organisatie van de griffie, waarbij rekening is gehouden met de mogelijkheid dat medewerkers van binnen of buiten de ambtelijke organisatie aan de griffie worden toegevoegd, bijvoorbeeld voor korte tijd of voor een specifieke taak. Indien medewerkers vanuit de organisatie worden toegevoegd, dan zullen zij in ieder geval bij de uitvoering van de werkzaamheden voor de griffie, bijvoorbeeld als bode in overeenstemming met de aanwijzingen van de griffier moeten handelen. Dit laat onverlet dat het college in deze situatie de bodes kan aanspreken indien zij hun taken niet naar behoren uitvoeren Tevens zijn er bepalingen opgenomen om het ordelijk functioneren van de griffie en griffier te kunnen bespreken en beoordelen.
Artikel 7 Verhindering en vervanging
Dit artikel regelt de vervanging van de griffier. In het duale stelsel kan dit niet worden gedaan door de secretaris of door een ambtenaar die ad-hoc wordt aangewezen op het moment dat vervanging nodig is. De raad zal de 1e en 2e loco griffier van tevoren moeten benoemen.