Organisatie | Epe |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2013 |
Citeertitel | Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2013 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Nieuwe regeling
artikel 14, lid 1 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-02-2013 | 23-11-2016 | Onbekend | 14-02-2013 Veluws Nieuws d.d. 12-03-2013 | 2013-05709 |
Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN
de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders dat via de Wet GBA is aangewezen als verantwoordelijke;
beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie;
informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan;
gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem;
applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het GBA-toepassings- systeem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;
privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het verzamelen en verwerken van gegevens en de informatievoorziening;
gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;
De manager van Publiekszaken is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan zijn ondergeschikte ambtenaren.
De medewerker ID-Eenheid Facilitaire Dienst is beveiligingsbeheerder. De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het Informatiebeveiligingsplan GBA. De beveiligingsbeheerder rapporteert periodiek (minimaal eens per jaar) aan het management team en het College van B&W.
1. De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:
d) het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring.
2. de teamleider ICT en DIV wijst medewerkers aan die zijn belast met het systeembeheer.
Hoofdstuk 2 HET INFORMATIEBEHEER
De informatiebeheerder voorziet in:
a) een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;
c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 11 bedoelde kwaliteitssteekproef;
d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet in is voorzien;
e) periodiek overleg tussen hem en de applicatiebeheerder en de privacybeheerder.
f) halfjaarlijks overleg tussen hem en de systeembeheerder.
g) richtlijnen voor de bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als de verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:
De informatiebeheerder beslist:
a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;
b) op incidentele verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens;
c) op overige verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie;
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;
b) de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet GBA en de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
c) de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd;
d) dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingsysteem en van de gevolgen van deze installatie;
e) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het beveiligingsplan GBA worden nageleefd.
Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER
1. De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
b) het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
c) de communicatie met de afnemers en andere houders van gemeentelijke basisadministraties over gegevensverwerking.
2. De gegevensbeheerder beslist binnen 5 dagen op het in behandeling nemen van een melding van een afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een (authentiek) gegeven en stelt de afnemer in kennis van deze beslissing.
De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten van ingezetenen onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
De systeembeheerder voorziet in:
a) de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;
c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
d) de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.
Hoofdstuk 5 HET APPLICATIEBEHEER
De applicatiebeheerder voorziet in:
a) een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt gedaan;
b) de communicatie bij storingen in hard- en software;
c) een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
d) de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualisering aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder en de informatiebeheerder in overleg met de informatiebeheerder;
e) de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
f) het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
g) de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
h) de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en tracht eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor een oplossing te zorgen;
i) de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
j) de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;
k) de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend;
l) de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
m) een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
c) de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de gemeentelijke basisregistratie;
d) het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
De applicatiebeheerder is bevoegd:
a) gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;
b) over het gebruik van de basisadministratie persoonsgegevens gedragsregels op te stellen.
De applicatiebeheerder beslist -na overleg met de informatiebeheerder en de systeembeheerder- over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
b) het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA en de Wet Bescherming Persoonsgegevens met betrekking tot de eenheid Publiekswinkel.
De privacybeheerder voorziet in:
a) de afhandeling van de verzoeken om inzage overeenkomstig artikel 79 van de wet (inzage);
b) de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1a ingediend worden en doet eventueel de privacytoets van art. 102 lid 2;
c) afhandeling verzoeken om inzage in verstrekkingen aan afnemers en derden.
De privacybeheerder is bevoegd:
a) op grond van het in artikel 23 genoemde toezicht, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;
b) ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.
Hoofdstuk 7 DE SPECIALISTISCHE WERKZAAMHEDEN GBA
De GBA specialist is verantwoordelijk voor:
a) het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
b) het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens.
Hoofdstuk 8 DE GEGEVENSVERWERKING
De gegevensverwerkers voorzien in:
a) het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, middels het Logisch Ontwerp, handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;
b) het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;
c) de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;
d) de behandeling van mutaties;
e) de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;
f) de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerk- berichten;
g) de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven;
h) de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen;
i) de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:
- wijziging van het naamgebruik;
- vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
j) de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:
- 1e inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
Hoofdstuk 9 HET BEVEILIGINGSBEHEER
de beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligings-maatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsplan GBA.
de beveiligingsbeheerder is bevoegd om het management van de eenheid Publiekswinkel adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en het Informatiebeveiligingsplan GBA.
de beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:
a) beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het Informatiebeveiligingsplan GBA worden nageleefd;
b) de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens tevens voor de in de gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen.
1. Deze regeling wordt aangehaald als “GBA beheerregeling 2013”
2. deze regeling en haar bijlagen liggen ter inzage bij de verantwoordelijke voor de gemeentelijke basisadministratie;
3. de regeling treedt in werking de dag volgend op de vaststelling van deze regeling;
4. met de inwerkingtreding van deze beheerregeling komt de “GBA beheerregeling 2010” te vervallen.
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 14 februari 2013
Bijlage 1 Aanwijzing van beheerfunctionarissen
Op grond van artikel 3, lid 1 van de GBA-beheerregeling zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als gegevensbeheerder is aangewezen de GBA-specialist van de eenheid Publiekswinkel.
Zijn/haar plaatsvervanger is allround medewerker
Als applicatiebeheerder GBA is aangewezen
- Plaatsvervanger mevr. F.M.O. Brack-Visser
Naast de gegevens beheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer:
Afnemen verklaringen artikel 36, lid 2
De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid 2 sub e, van de Wet GBA bedoelde verklaring wordt toegekend aan:
Op grond van artikel 3, lid 2 van de GBA-beheerregeling zijn de navolgende beheerfuntionarissen aangewezen
Als systeembeheerder is aangewezen
Gelezen de GBA-beheerregeling worden GBA-brondocumenten, als volgt gearchiveerd:
1. Alle documenten, waaraan GBA-gegevenselementen worden ontleend voor opname op persoonslijsten, behoudens akten van de burgerlijke stand berustend in de registers van de burgerlijke stand in Nederland, gearchiveerd, met inachtneming van het bepaalde hetgeen hieronder vermeld is.
2. De archivering van akten en andere brondocumenten vindt plaats op naam van de persoon in alfabetisch-lexicografische volgorde.
3. Het brondocumentenarchief wordt beheerd door de gegevensbeheerder.
4. Behoudens aan andere houders van basisadministraties, de Vreemdelingendienst en de geregistreerde zelf worden geen afschriften van de brondocumenten verstrekt, tenzij de verstrekking wordt geëist voor een strafrechtelijk onderzoek.
Mutaties op basis van brondocumenten
1. Kopieën van aangiften van verhuizingen, vertrek naar het buitenland en vestiging in de gemeente worden in een kast bij de eenheid Publiekswinkel opgeslagen en tenminste 5 dagen bewaard. De originelen worden gearchiveerd bij de eenheid DIV.
2. Akten van de burgerlijke stand worden opgeslagen in een kluis bij de eenheid Publiekswinkel en zijn altijd beschikbaar.
3. Andere brondocumenten die ten grondslag liggen aan de bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie worden gedateerd met de datum van inbreng en in een kast bij de eenheid Publiekswinkel opgeslagen en tenminste 5 dagen bewaard.
Onderzoeken naar woon- en/of briefadressen via de navolgende procedure verricht:
1. Bij ontvangst van een specifieke mededeling door een persoon dat een woonadres of briefadres van een ingeschrevene niet meer overeenkomt met de actuele situatie, wordt getracht deze mededeling schriftelijk bevestigd te krijgen. Als dit niet mogelijk is, volgt verslaglegging van de mededeling door de behandelend ambtenaar. Hierbij worden minimaal de navolgende gegevens vastgelegd: datum ontvangst mededeling, geslachtsnaam, voorna(a)m(en), geboortedatum, adres en telefoonnummer van degene die de mededeling doet. Indien de mededeling gedaan door middel van een terugmelding via het landelijke systeem van een instantie worden de gegevens van de melder vastgelegd.
2. In het verslag wordt voorts vastgelegd de datum waarop de ingeschrevene vermoedelijk het woonadres heeft verlaten of geen gebruik meer maakt van het briefadres, de geslachtsnaam, voorna(a)m(en) geboortedatum van desbetreffende ingeschrevene en aanwijzingen die kunnen leiden tot het achterhalen van het actuele woon- en/of briefadres. Na ontvangst van de schriftelijke mededeling of na afronding van de verslaglegging worden de adresgegevens, categorie 08, met ingang van het verzoek of melding in onderzoek gesteld.
3. Indien de mededeling genoemd onder ad 1 aanknopingspunten biedt met betrekking tot het nieuwe woonadres van de burger in kwestie, wordt deze burger op dit nieuwe adres aangeschreven.
4. Indien de mededeling genoemd onder ad 1 geen aanknopingspunten biedt om de burger in kwestie aan te schrijven, worden de volgende instanties/personen benaderd met de vraag of zij op de hoogte zijn van het nieuwe adres:
- eventuele achterblijvende bewoners;
- ouders of andere familieleden;
- terugmelding van een instantie b.v. Belastingdienst
5. Indien een tijdvak van twee maanden is verstreken na de in ad 3 genoemde openbare kennisgeving zal de procedure zoals vastgelegd in artikel 83, lid d van de wet GBA opgestart worden. Hiertoe wordt twee keer een brief verzonden naar het laatste adres waar betrokkene gewoond heeft. De eerste brief heeft betrekking op het voornemen over te gaan tot ambtshalve opneming van de vertrekgegevens, in de tweede brief wordt de desbetreffende burger op de hoogte gesteld van de beslissing over te gaan tot ambtshalve opneming van de adresgegevens.
6. Indien gedurende het afhandelen van de eerder beschreven procedure een aangifte van adreswijziging wordt ontvangen, zal het onderzoek worden beëindigd en de persoonslijst worden geactualiseerd.
7. De aan de ingeschreven burger verzonden brieven worden samen met het verslag van bevindingen en/of het onderzoeksverslag na afronding onderzoek gearchiveerd in het archief en gedurende 10 jaar worden opgeslagen in het archief van de gemeente Epe.