| Organisatie | Utrechtse Heuvelrug |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling Integriteit |
| Citeertitel | Gedragscode voor integer handelen door bestuurders en ambtenaren |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
CAR/UWO
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-09-2011 | art. eerste volledige publicatie op www.overheid.nl | 30-08-2011 Interne nieuwsbrief, 01-09-2011 | Onbekend |
Voor alle ambtenaren als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid, sub a, van de Car/Uwo is de in de bijlage bij dit artikel opgenomen gedragscode van toepassing.
Gedragscode voor integer handelen door bestuurders en ambtenaren
In 1992 sprak de toenmalige minister van Binnenlandse Zaken, wijlen mevrouw Ien Dales, tijdens het jaarcongres van de VNG de inmiddels historisch geworden woorden over integriteit. Zij zei ondermeer: “Aantasting van de integriteit van de overheid betekent niet minder dan dat de overheid het vertrouwen van de burger verliest. En zonder dat vertrouwen van de burger kan de democratie niet. Dan is er geen democratie meer”. Haar toespraak heeft velen geraakt en aan het denken gezet.Het heeft ertoe bijgedragen dat integriteit op de agenda van de overheden werd gezet. De recentelijke affaire rond bouwfraude heeft het onderwerp integriteit opnieuw onder de aandacht gebracht van vele overheidsinstellingen. De richtlijnen die zijn verwoord in deze gedragscode zijn met opzet niet overal even concreet. Het gaat bij integriteit om houding en gedrag. Dat laat zich niet vangen in het vastleggen van het aantal kopieën dat voor privé-gebruik gemaakt mag worden. Sleutelwoorden bij integriteit zijn: eerlijk, betrouwbaar, onomkoopbaar. Deze kunnen alleen gedijen in een open cultuur, waarin zaken bespreekbaar en controleerbaar zijn. “Zolang ik er maar met een collega over durf te praten, zit ik goed”, is één van de checkpunten voor jezelf. Zodra je aarzelt om zaken openlijk te bespreken, moet je je ernstig afvragen of jouw integriteit in het geding is.Het blijkt dat de meningen weinig verschillen over zaken die ‘gewoon moeten kunnen’ en zaken die ‘absoluut niet kunnen’. Maar daartussen zit een grijs gebied. Over hoe te handelen in gevallen die het grijze gebied betreffen, verschillen de meningen wel. Deze gedragscode biedt enige richtlijnen voor dat grijze gebied. De gedragscode geldt in de eerste plaats voor ambtenaren van de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Voor de bestuurders bestaat er een eigen gedragscode. Ook tijdelijke krachten en stagiaires moeten zich aan de gedragscode voor ambtenaren regels houden, uiteraard voor zover van toepassing. Ieder is zelf verantwoordelijk voor de naleving van de gedragscode.
Werken bij de gemeente Utrechtse Heuvelrug betekent werken bij de overheid. In veel gevallen verschilt het werken bij een overheidsinstantie niet veel van het werken bij welk ander bedrijf dan ook. We hebben het dan over zaken als: de tijd van de baas, de informatie van de baas en de spullen van de baas. Werktijd is tijd van de werkgever. Die betaalt jou voor de functie die je vervult. Het heeft alles met waarden en normen te maken – dus met integriteit – om met die werktijd (de ‘tijd van de baas’) zorgvuldig om te gaan en de regels in acht te nemen die op dit terrein gelden. Het omgaan met informatie is eveneens een item dat in elk bedrijf speelt. Vanuit je werk heb je kennis van een grote hoeveelheid informatie waarop niet altijd het stempel ‘vertrouwelijk’ staat, maar waar je wel vertrouwelijk mee moet omgaan. In de Ambtenarenwet wordt het in artikel 125a, lid 3 specifiek verwoord: ‘De ambtenaar is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem in verband met zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt’. Maar, ook al zou dat niet in de wet vastliggen, dan nog is het een kwestie van mentaliteit om met bepaalde informatie vertrouwelijk om te gaan. Aan het gebruik van gemeentelijke materialen is een apart hoofdstukje gewijd.Naast de zaken die in elk bedrijf gelden, zijn er ook zaken die wel meer specifiek ‘des overheids’ zijn. Te denken valt aan de omgang tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie, het imago van de gemeente en bijvoorbeeld nevenfuncties en belangenverstrengeling. Deze onderdelen komen in de gedragscode nadrukkelijk aan de orde. Wat voor het werken bij de gemeente – en dus voor de ambtenaren – geldt, is in grote lijnen uiteraard ook van toepassing op de bestuurders (burgemeester, wethouders en raadsleden). Ook zij moeten vertrouwelijk met bepaalde informatie omgaan en ook voor hen gelden dezelfde regels over het gebruik van gemeentelijke materialen. Overigens bestaat er voor de bestuurders nog een aparte, eigen gedragscode.
‘Het bestuur bestuurt en de ambtenaar bereidt voor en voert uit’. Dit lijkt een heel duidelijk onderscheid. Echter, in de uitoefening van beide functies heeft men elkaar nodig en betreedt men soms het terrein van de ander. In verreweg de meeste gevallen worden zaken in goed overleg geregeld, maar soms ontstaan er moeilijkheden. De ambtenaar vindt dat de bestuurder zijn advies ‘om zeep helpt’; de bestuurder vindt op zijn beurt dat de ambtenaar de regels te strak hanteert. Vervolgens neemt het college een besluit waarmee de ambtenaar niet uit de voeten kan. Hoe kun je hier goed mee omgaan? Dat heeft alles te maken met respect voor elkaars functie en positie. Van de ambtenaar wordt verwacht dat hij een objectief en deskundig advies opstelt. Over een advies dat geen routinewerk is, voert hij overleg met de portefeuillehouder, voordat het naar B&W gaat. In dat overleg gaat het over de strategie, de inhoud en de te volgen procedure. Het getuigt van respect en professionaliteit van bestuurder en ambtenaar wanneer er uiteindelijk een voorstel tot stand komt dat recht doet aan de verantwoordelijkheid van beiden. Dat wil niet zeggen dat bestuurder en ambtenaar het op voorhand eens moeten worden. Het is heel goed denkbaar dat er een ambtelijk advies komt, waarover de portefeuillehouder en overige collegeleden een andere visie hebben. Het gevolg is dat het college een afwijkend besluit neemt. Betreft het een zaak waarover de raad een besluit moet nemen, dan is het niet meer dan logisch dat het raadsvoorstel wordt aangepast of in een enkel geval zelfs grotendeels herschreven. Het raadsvoorstel is immers vanaf dat moment een voorstel van het college van B & W aan de raad en niet meer van de ambtenaar.Raadsleden nemen als bestuurder een andere positie in dan de leden van het dagelijks bestuur (B&W). Voor hen spelen de verhoudingen binnen de fractie en de partij en met het college van B&W en het ambtelijk apparaat. Allemaal relaties waar integriteit een rol kan spelen. Ook worden raadsleden regelmatig door burgers aangesproken en een enkele keer gevraagd ‘iets te regelen’. Ook van raadsleden wordt verwacht dat zij zich als bestuurder professioneel opstellen en de nodige zorgvuldigheid in acht nemen.
Vrijwel iedereen die bij de gemeente werkt – of hij nu bestuurder is of ambtenaar – ervaart dat er anders naar hem wordt gekeken dan naar iemand die niet bij de gemeente werkt. Maar of je je daar wat van moet aantrekken, daar kun je verschillend over denken. De één vindt dat je als bestuurder of ambtenaar alle schijn van mogelijk niet-integer zijn moet vermijden. De ander vindt het belangrijk dat hij zelf weet dat hij integer handelt. Als een buitenstaander daar anders over denkt, is dat voor zijn rekening. Hoe je er ook over denkt, je moet je altijd realiseren dat je – ook buiten werktijd – wordt gezien als iemand ‘van de gemeente’. In dit verband is het belangrijk dat zowel bestuurders als ambtenaren een grondhouding aannemen, waarbij ze elkaar in hun functioneren naar buiten toe zoveel mogelijk ‘verdedigen’. Ook al zijn ze het op dat moment niet helemaal met elkaar eens. Ook van invloed op het imago van de gemeente is de manier waarop wij als organisatie communiceren met de wereld om ons heen. Utrechtse Heuvelrug hecht veel waarde aan een open en transparante organisatie, want op die manier is die controleerbaar. Om dat zoveel mogelijk te bevorderen doen we veel aan openbaarheid. Zo worden de openbare B&W-besluitenlijsten op de website gepubliceerd, vinden er persbijeenkomsten plaats en wordt op de gemeentepagina in het huis-aan-huisblad en op de website wekelijks naast de verplichte bekendmakingen zoveel mogelijk overige informatie over de gemeente verstrekt. Daarnaast mag de burger ook best weten wat voor beleid de gemeente voert op het gebied van integriteit. De gedragscode en de tekst van de ambtseed zijn daarom ook op de website van de gemeente geplaatst.Een laatste onderwerp dat van invloed is op het imago van de gemeente is de manier waarop medewerkers zich kleden. Zeker in publieksfuncties is het belangrijk om er representatief uit te zien. Hoewel er voldoende ruimte is voor persoonlijke voorkeuren/kledingstijlen kan het niet zo zijn dat bepaalde kleding de aandacht afleidt van de functie of afbreuk doet aan het vertrouwen van de burger in de gemeente.
Als algemene regel voor het aannemen en aanbieden van relatiegeschenken geldt dat elke schijn van omkoping moet worden vermeden. Het aannemen van geld is ten strengste verboden. Daarnaast zijn relatiegeschenken ongepast zolang er onderhandelingen lopen, of zolang de gemeente met de aanbieder (of ontvanger) is verwikkeld in een bezwaar- of beroepsprocedure. Maar, is een bepaald project naar tevredenheid afgerond en wil men daar uiting aan geven met een etentje of iets dergelijks, dan is daar in principe geen bezwaar tegen. Ook het in ontvangst nemen of aanbieden van geschenken om de plezierige contacten te ondersteunen (geschenken met een ‘symbool’-functie) horen tot het normale omgangsverkeer. Voorwaarden: zolang het beperkt gebeurt en niet buitensporig is. De algemene regel is dat geschenken (vooraf) worden gemeld en besproken. We hebben het hier niet over zaken met een waarde van minder dan € 20,-, maar wel over relatiegeschenken, een (studie)reis, een uitstapje of iets dergelijks. Collegeleden melden dit in de B&W-vergadering, MT-leden in het MT, afdelingshoofden in het sectoroverleg en medewerkers in het werkoverleg. Op die manier oordelen anderen mee of men op het aanbod kan ingaan. Voor kerstpakketten van derden geldt specifiek dat deze moeten worden ingeleverd bij het afdelingshoofd. Bij de kerstbijeenkomst worden deze onder de aanwezigen verloot. Relatiegeschenken die thuis op je privé-adres worden aangeboden, worden geweigerd en direct teruggestuurd naar de afzender.In het kader van integriteit is het eveneens van belang afspraken te maken over de manier waarop de gemeente zich naar buiten toe presenteert. Immers, van een betrouwbare overheid mag worden verwacht dat zij consistent is in haar gedrag en met gelijke maten meet. Gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft besloten in beperkte mate relatiegeschenken te verstrekken. Je moet dan denken aan kaartenset, paraplus, pennen etc.
Het is toegestaan om voor privé-doeleinden een enkele keer een kopietje te maken. Wil je gebruik maken van de faciliteiten van de gemeente voor een privé-aangelegenheid, overleg dit dan met je leidinggevende. Je kunt dan eventueel afspraken maken over de kosten en het tijdstip dat je de faciliteiten gebruikt.Hetzelfde geldt ook bij andere zaken, zoals het voeren van privé-telefoongesprekken. Een enkel en kort privé-telefoontje onder het werk mag natuurlijk best wel. Maar het regelmatig voeren van uitgebreide telefoongesprekken kan en mag beslist niet! Voor het gebruik van e-mail en internet beschikt de gemeente over een protocol. Iedereen wordt aangeraden om dit door te nemen.Andere materialen/gereedschappen van de gemeente en dienstauto’s mogen in geen enkel geval voor privé-doeleinden worden gebruikt.Het bestellen van materialen voor privé-doeleinden via de gemeente is niet toegestaan. Het meenemen van verbruiksgoederen, zoals kantoorartikelen, koffiebekertjes, melk en suiker, behoort tot de categorie ‘wat absoluut niet kan’. Dat is gewoon diefstal.
In artikel 15:1e van de CAR/UWO staat dat je verplicht bent opgave te doen aan B&W van de nevenwerkzaamheden die je verricht of van plan bent te gaan verrichten, die de belangen van de dienst, voor zover deze in verband staan met je functie, kunnen raken. Het maakt daarbij niet uit of je voor die nevenwerkzaamheden wordt betaald. Als je nieuw in dienst komt bij de gemeente krijg je als onderdeel van het informatiepakket naast de gedragscode integriteit ook het formulier om eventuele nevenfuncties aan te geven. De gemeente zal bovendien een keer in de drie jaar een algemene ronde houden waarbij iedereen weer in de gelegenheid wordt gesteld om zijn of haar nevenfunctie te melden. Medewerkers zijn daarnaast verplicht om eventuele tussentijdse relevante wijzigingen per ommegaande te melden. In alle gevallen wordt je melding geregistreerd in het personeelsregistratiesysteem en het desbetreffende persoonsdossier. Volgens artikel 15:1e van de CAR/UWO is het verboden nevenwerkzaamheden te verrichten waardoor een goede functievervulling bij de gemeente in het gedrang komt. Bovendien is het sinds 1 januari 2007 verplicht om van bepaalde door het college aangewezen functies (waaronder de gemeentesecretaris en de sectordirecteuren) de nevenfuncties openbaar te maken (zie bijlage 1.)Welke nevenfuncties moet je opgeven? Dit hangt onder meer af van de functie die je bij de gemeente hebt. Ben jij degene die bij de gemeente de subsidies verstrekt aan verenigingen en ben je daarnaast penningmeester van een vereniging in de gemeente, dan is het duidelijk dat deze twee functies elkaar raken. Daarvan doe je dus in ieder geval opgave. Het MT besluit vervolgens of je deze werkzaamheden kan blijven vervullen (eventueel onder een aantal voorwaarden) of niet. Is het wat lastiger te beoordelen, bespreek het dan met je leidinggevende of met je P&O Adviseur.Belangenverstrengeling kan ook in een ander geval om de hoek komen kijken. Als je een verzoek krijgt van een organisatie waarbij je nauw betrokken bent of van een inwoner die je heel goed kent (buurman, familie, goede kennis), behandel dat dan in elk geval niet alleen of laat het helemaal over aan een ander. Al is het alleen maar om de schijn te vermijden dat je het wel ‘even zult kunnen regelen’.
Er zijn ook een aantal functies binnen de organisatie waarbij het zondermeer verplicht is om aan te geven of je nevenfuncties bekleedt en/of om te melden of er sprake is van financieel belang zoals in artikel 15:1f Car-Uwo staat. Bij het aantrekken van nieuw personeel voor deze functies maakt het aanvragen van een verklaring omtrent het gedrag deel uit van de benoemingsprocedure. In bijlage 1. van deze notitie tref je een lijst aan van functies waarvoor je toestemming moet vragen aan het MT of je eventuele nevenfuncties mag blijven vervullen en waarvoor je moet melden of er sprake is van financieel belang. Bij een nieuwe aanstelling op één van deze functies is het bovendien verplicht om een verklaring omtrent het gedrag te overhandigen.
Wanneer je te maken krijgt met een integriteitprobleem waarbij het lastig is om er met iemand uit je directe omgeving over te praten, dan kun je terecht bij een P&O Adviseur die in dat geval als vertrouwenspersoon functioneert. Deze zal je altijd eerst vertellen wat je van P&O mag verwachten. Je kunt dan alsnog beslissen of je het gesprek wilt voortzetten. Eventueel kan P&O je ook in contact brengen met externe vertrouwenspersonen, bij de Arbodienst.
Met ‘klokkenluiden’ wordt bedoeld dat je “aan buitenstaanders informatie verschaft over feiten en omstandigheden, waarvan je uitsluitend uit hoofde van je functie kennis draagt, met het doel om disfunctioneren of misstanden binnen de gemeente aan de orde te stellen”. Met buitenstaanders bedoelen we in dit verband iedereen, die geen deel uitmaakt van onze eigen bestuurlijke en ambtelijke organisatie.In de rijksnota ‘Integriteit in het openbaar bestuur’ zijn protocollen neergelegd voor de rijksoverheid. Daarin wordt gesteld dat misstanden of vermoedens daarvan altijd intern aan de orde moeten worden gesteld. Volgens die nota pleeg je plichtverzuim als je zonder dwingende reden dergelijke zaken niet intern aan de orde stelt, maar het direct aan de grote klok hangt. In onze organisatie geldt dezelfde regel. Dus: wanneer je iets signaleert dat volgens jou niet door de beugel kan, kaart je dat eerst intern aan. Dat doe je bij diegene die iets aan de ongewenste situatie kan veranderen, of de misstand op een hoger niveau aan de orde kan stellen. Daarbij kan je denken aan je afdelingshoofd, je sectorhoofd of de gemeentesecretaris. Vind je daarvoor geen gehoor, dan kun je gebruik maken van de Klokkenluidersregeling (artikel 15:2 Car/Uwo).
In de Gemeentewet zijn diverse regels te vinden waaraan bestuurders en ambtenaren zich moeten houden. Voor ambtenaren gelden daarnaast ook de artikelen uit de Ambtenarenwet en de CAR/UWO. Ook staan in het wetboek van Strafrecht artikelen die van toepassing zijn. We geven hierna een opsomming van een aantal belangrijke artikelen dat specifiek met integriteit voor ambtenaren te maken heeft. Voor ambtenaren zijn met name artikel 125a van de Ambtenarenwet (gedragsregels ambtenaren) en hoofdstuk 15 (overige rechten en verplichtingen) uit de CAR/UWO van belang. Dit laatste artikel handelt over verplichtingen, persoonlijk gebruik van goederen of diensten, aannemen van geschenken en gelden, nevenwerkzaamheden en aanneming en levering ten behoeve van de openbare dienst. Met het gestelde in deze gedragscode over het gebruik van gemeentelijke materialen hebben B&W hun bevoegdheid om toestemming te verlenen gemandateerd aan de desbetreffende manager. Het betreft hier uitsluitend om artikel 15:1b CAR/UWO.En met hetgeen in deze gedragscode wordt gezegd over het aannemen en aanbieden van geschenken geven B&W hun grenzen aan van wat geoorloofd is. Het gaat hier om artikel 15:1:c CAR/UWO.Tot slot is er nog het wetboek van Strafrecht dat in een aantal artikelen voor ‘de ambtenaar of een ander met enige openbare dienst’ strafbare feiten opsomt. Genoemd worden artikel 359 (verduistering van geld), artikel 360 (vervalsing boeken), artikel 361 (verduistering bewijsstukken), artikel 362 en 363 (omkoping), artikel 365 (dwang met misbruik gezag) en artikel 366 (knevelarij).
In het eerste hoofdstuk is al aangegeven, dat iedereen zelf verantwoordelijk is voor de naleving van de gedragscode. Bij gesignaleerde overtredingen is er met name een rol weggelegd voor bestuur en management om handhavend op te treden. De sancties zijn voor bestuurders en ambtenaren vastgelegd in wettelijke regelingen en voor ambtenaren bovendien in de gemeentelijke arbeidsvoorwaardenregeling.
Een onderwerp als integriteit verdient bij voortduring aandacht. Alleen op die manier gaat het leven en verwerft het een eigen en vanzelfsprekende plaats binnen het bestuurlijk en ambtelijk handelen. Er zijn vele momenten om integriteit op de agenda te plaatsen. Het begint bij de indiensttreding van nieuw personeel. Op basis van artikel 15:1a van de CAR/UWO moet de ambtenaar de zogenaamde ‘ambtseed’ afleggen. De tekst die daarvoor als basis dient tref je aan in de bijlage 2. van deze notitie. Ook tijdelijke krachten en stagiaires zijn verplicht deze ‘ambtseed’ of ‘integriteitsverklaring’ te ondertekenen.Verder komt integriteit aan bod bij de introductie van nieuwe medewerkers, tijdelijke krachten en stagiaires, in functioneringsgesprekken, werkoverleg, B&W-vergaderingen, fractievergaderingen, maar ook bijvoorbeeld tijdens meer informele bijeenkomsten. De gemeente heeft bijvoorbeeld een workshop ontwikkeld waarbij verschillende integriteitsdilemma’s en de keuzemogelijkheden met het personeel worden besproken. Aangezien een gedragscode alleen nut heeft wanneer deze aansluit bij de normen en waarden van een organisatie, wordt deze eenmaal per bestuursperiode onder de loep genomen. Normen en waarden hebben nu eenmaal de neiging te veranderen en een levende en lerende organisatie verandert mee.
Er zijn een aantal functies binnen de organisatie waarbij het zonder meer verplicht is om aan te geven of je nevenfuncties bekleedt en/of om te melden of er sprake is van financieel belang zoals in artikel 15:1f CAR/UWO staat. Bij het aantrekken van nieuw personeel voor deze functies maakt het aanvragen van een verklaring omtrent het gedrag deel uit van de benoemingsprocedure. Hieronder tref je een lijst aan van functies waarvoor je toestemming moet vragen aan het MT of je eventuele nevenfuncties mag blijven vervullen en waarvoor je moet melden of er sprake is van financieel belang. Bij een nieuwe aanstelling op één van deze functies is het bovendien verplicht om een verklaring omtrent het gedrag te overhandigen.Voor invulling van de volgende functies is één of meerdere van de volgende zaken verplicht: