CVDR265366_1de Verordening op de vertrouwenscommissienlregelingLingewaard2013-03-06LingewaardHet gemeentenieuwsVerordening op de vertrouwenscommissiede Gemeentewet, de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995gemeenteraadbestuur en recht2012-09-20De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-11-152019-12-28nieuwe regeling78/2012Geende Verordening op de vertrouwenscommissieBesluit raad1.TaakDe commissie heeft tot taak:
de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester
voor te bereiden;
een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester.
2.Samenstelling commissie1.De commissieleden worden door de raad benoemd. De omvang van de
commissie bedraagt maximaal één raadslid per in de raad
vertegenwoordigde fractie.2.Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en
plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie
deze uit haar midden; in principe zal de voorzitter van de commissie
het raadslid zijn dat tevens plaatsvervangend raadsvoorzitter
is.3.De commissie kent geen plaatsvervangende leden.3.Ambtelijke ondersteuning1.De raadsgriffier is secretaris van de commissie.2.De secretaris kan zich laten bijstaan en vervangen door een of meer
door hem aan te wijzen medewerkers van de raadsgriffie.3.De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan
en is tevens adviseur van de commissie.4.De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen
stemrecht in, de commissie.4.Adviseur1.De gemeenteraad kan een of meer wethouders en/of de
gemeentesecretaris aan de commissie toevoegen als adviseur in
verband met de vervulling van de in artikel 1 onder a genoemde
taken.2.De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de
commissie.3.Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de
commissie.5.Geheimhouding1.De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de
commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.2.De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de
benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht,
die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de
Gemeentewet.3.De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij
functioneringsgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met
toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over
de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of
het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop
toe dat hieraan wordt voldaan.4.De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden,
die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen,
behoudens het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede
lid, en 11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie
omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering
of in het gesprek wordt verstrekt.5.De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede
lid, en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot
de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer
van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling
van plaats en tijdstip van de gesprekken.6.De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de
Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het
derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.7.De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van
kracht.8.Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de
(plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de
adviseur.6.Vergaderingen1.De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 2
leden dit noodzakelijk achten.2.De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De
voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur
tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een
adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het
gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.3.De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van
het aantal leden aanwezig is.4.De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij
meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem
heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen
bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de
volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of
staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen
bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het
verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het
gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot
uitdrukking gebracht.7.Contactpersoon bij de benoemings- en
herbenoemingsprocedure1.De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.2.Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van
‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten
stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van
de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.3.Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding
van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de
ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend
en vanaf het privéadres of een postbus van de secretaris
verzonden.8.Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure1.De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich
slechts door tussenkomst van de Commissaris van de Koningin de door
haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk
overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.2.De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit
voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen
met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten
wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de
gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de
gesprekken is gewaarborgd.9.Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken1.Een commissie houdt minimaal eens per jaar een functioneringsgesprek
met de burgemeester.2.Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe
kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een
functioneringsgesprek met de burgemeester.3.In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt
tevens een 100-dagengesprek plaats.4.De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij
informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de
agenda voor het functioneringsgesprek vast. De commissie en de
burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid,
voor zover van toepassing, het verslag van het vorige
functioneringsgesprek in te zien.5.Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de
burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp
van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de
burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken
van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester
toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de
afspraken uit het vorige functioneringsgesprek.6.Drie van de functioneringsgesprekken worden gevoerd in ieder geval
vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de Commissaris
van de Koningin met de burgemeester heeft.7.In het laatste functioneringsgesprek voor de start van de
herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst
een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan
niet op obstakels zal stuiten.10.Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure1.De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij
zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester.
Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester,
de gemeenteraad en de Commissaris van de Koningin.2.Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en
Commissaris van de Koningin te zenden, bespreekt de commissie dit
met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat
niet openbaar wordt gemaakt.3.Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in de
vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de
commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de
gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de
burgemeester.11.Verslag1.De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de
voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming
verslag uit aan de gemeenteraad en de Commissaris van de Koningin
door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en
vertrouwelijke verslag bevat tenminste:
een weergave van de wijze waarop de commissie haar
werkzaamheden heeft verricht;
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de
commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van
bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten
op de aanbeveling gemotiveerd;
aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de
commissie; en heeft in ieder geval de volgende bijlagen:
bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee
personen;
bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de
burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de
conceptaanbeveling.
2.Van het functioneringsgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet
openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder
geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.3.Een afschrift van het verslag van het functioneringsgesprek wordt
toegezonden aan de burgemeester en de Commissaris van de
Koningin.12.Onvoorziene gevallenIn alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet
voorziet, beslist de commissie.13.Ontbinding van de commissieDe commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die
waarop:
bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad
bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is
voorzien;
bij een functioneringsgesprek: het verslag van het
functioneringsgesprek is vastgesteld;
bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad
bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door
een Koninklijk besluit is gevolgd.
14.Archivering1.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip
bedoeld in artikel 13 alle archiefbescheiden onverwijld in een
verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht
naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de
gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.2.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het
eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als
bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In
deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van
artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde
beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75
jaar.3.De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de
benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige
bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden
onmiddellijk worden vernietigd.4.De raadsgriffier draagt bij functioneringsgesprekken zorg voor een
afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het
afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de
burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier
vernietigd.15.Aanhalingstitel en inwerkingtreding
Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening op de
vertrouwenscommissie
Deze verordening treedt met onmiddellijke ingang in
werking.
Aldus vastgesteld in zijn openbare vergadering van 20 september 2012.De raad voornoemd,de griffier, de voorzitter,w.g. Th.G.L. Greep w.g. H.H. de VriesBijlageToelichting op de Verordening op de vertrouwenscommissie, die de
aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de commissie, die
functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en op de raadscommissie, die
de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt.InleidingDe uitwerking van deze verordening voor Lingewaard is nagenoeg conform het model
opgesteld door het ministerie van BZK. De modelverordening is tot stand gekomen
door gebruikmaking van verordeningen die in de praktijk al zijn gebruikt.De verordening regelt de werkzaamheden van de vertrouwenscommissie, die de
aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, van de
raadscommissies, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en van
de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester
voorbereidt. De drie genoemde onderwerpen horen bij elkaar. Dat wordt in deze
verordening tot uitdrukking gebracht. Er kan ook worden gekozen voor het regelen
van de drie onderwerpen in afzonderlijke verordeningen.Artikel 1. TaakDe taak van de commissie spreekt voor zich:
de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te
bereiden;
een functioneringsgesprek te houden met de burgemeester.
Artikel 2. Samenstelling commissieSamenstellingDe gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke
fractie in de commissie is vertegenwoordigd. Veelal is de samenstelling van de
commissie die functioneringsgesprekken met de burgemeester voert anders,
beperkter, van aard dan die van de commissie die de aanbeveling tot benoeming of
herbenoeming van de burgemeester voorbereidt. Dit, om bij
functioneringsgesprekken het ‘tribunaaleffect’ te vermijden. Het
‘tribunaaleffect’ kan bij grotere commissies overigens ook iets worden
gemitigeerd door woordvoerders aan te wijzen. De verordening geeft daarom de
mogelijkheid om de samenstelling van de commissie van taak tot taak – benoeming,
functioneringsgesprek en herbenoeming – te laten variëren. De commissie wordt op
grond van artikel 13 na afronding van haar taak ontbonden. Er hoeft dus niet
steeds een nieuwe verordening te worden vastgesteld; alleen wordt bij elke
nieuwe taak een nieuwe commissie ingesteld. Indien de voorkeur uitgaat naar een
vaste commissie, die de functioneringsgesprekken met de burgemeester voert, kan
de verordening daarop worden aangepast.De bepaling in het eerste lid is afwijkend van de voorgestelde modelbepaling. De
gekozen formulering sluit aan bij de formulering van de verordening op de
vertrouwenscommissie die in 2006 werd vastgesteld . Hiermee wordt tot
uitdrukking gebracht dat de maximale omvang van de commissie gelijk is aan het
aantal fracties in de gemeenteraad. RaadslidmaatschapDe commissie bestaat uit raadsleden. Dit brengt mee dat het lidmaatschap van de
commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap. Bij tijdelijke
beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging
wegens ziekte, kan het commissielidmaatschap herleven zodra het
raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie inmiddels
blijvend is vervangen door een ander raadslid.Gelet op de praktijk in Lingewaard is de voorzitter van de commissie in principe
een raadslid dat tevens plaatsvervangend raadsvoorzitter is.Geen plaatsvervangende ledenDeze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een ‘duiventil’
wordt. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel
blijvende vervanging plaatsvinden.Artikel 3. Ambtelijke ondersteuningPlaatsvervanging commissiesecretarisIn de modelverordening wordt uitgegaan van een eventuele toevoeging van de
gemeentesecretaris als plaatsvervangend secretaris van de commissie, waar het
gaat over de benoeming en herbenoeming. Dit wordt in het kader van de duale
verhoudingen onjuist geacht. De plaatsvervanging dient geregeld te worden binnen
de raadsgriffie; aangezien de raadsgriffier een plaatsvervanger heeft is dat
degene die ook in dit geval voor hem in de plaats treedt. Daarnaast is in de
praktijk gebleken dat het bijstaan van de griffier door de griffiemedewerkster
tijdens de sollicitatiegesprekken van de vertrouwenscommissie van groot belang
is. Dat is de reden om dezelfde ondersteuningsbepaling in het tweede lid van dit
artikel op te nemen als in de eerdere verordening op de vertrouwenscommissie
(ingesteld in 2006). Conform deze laatstgenoemde verordening is ook in deze
verordening de adviseurstaak van de raadsgriffier vastgelegd.Artikel 4. AdviseurBij functioneringsgesprekken ligt het niet voor de hand een of meer wethouders
als adviseur aan de commissie toe te voegen. Dat is er de reden van om een
mogelijk adviseurschap te beperken tot benoemings- en herbenoemingsprocedures.
Verder is er in afwijking van de modelverordening voor gekozen om het mogelijk
te maken dat, evenals in de eerdere verordening uit 2006 (zie toelichting onder
artikel 3), ook de gemeentesecretaris als adviseur aan de commissie kan worden
toegevoegd. Artikel 5. GeheimhoudingWettelijke geheimhoudingsplichtStrikt genomen is het overbodig om een geheimhoudingsplicht in een verordening
op te nemen en daarop bij de start van elke vergadering uitdrukkelijk te laten
wijzen, als die rechtstreeks voortvloeit uit de (in dit geval: Gemeente)wet. Dat
dit toch gebeurt, is omdat de praktijk uitwijst dat de geheimhoudingsplicht niet
vaak genoeg kan worden benadrukt.Artikel 6. VergaderingenBij de formulering in het eerste lid 1 is er voor gekozen om tot uitdrukking te
brengen dat de commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 2
leden dit noodzakelijk achten. Dit aantal is gelijk aan andere bepalingen in
Lingewaard (b.v. de Wabo-/Wro-afspraken) om stukken in de raad te kunnen
bespreken.Artikel 7. Contactpersoon bij de benoemings- en
herbenoemingsprocedureContactpersoonHet eerste lid van deze bepaling doet vanzelfsprekend niets af aan de
geheimhoudingsplicht. De geheimhouding dient zeer strikt in acht te worden
genomen. Sommige raadsgriffiers kiezen ervoor niets per post en per e-mail te
versturen, maar alles te laten lopen via terinzagelegging en, in het algemeen,
zo min mogelijk op papier te zetten. In het derde lid van artikel 7 is na
'privéadres' ingevoegd 'of een postbus', aangezien bij de benoemingsprocedure
van de burgemeester in 2006/2007 de griffier de beschikking had over een eigen
postbus.Artikel 8. Bijzondere bepalingen over de
benoemingsprocedureGeen opmerkingenArtikel 9. Bijzondere bepalingen over
functioneringsgesprekkenFunctioneringsgesprekkenHet belang van functioneringsgesprekken staat buiten kijf. De houding waarin
dergelijke gesprekken niet nodig worden bevonden, is vrijwel verdwenen. Elke
nieuwe burgemeester krijgt bij het gesprek met de minister van BZK dan ook de
brochure Functioneringsgesprekken uitgereikt. Het burgemeestersambt ontwikkelt
zich steeds meer tot een politieke functie en de burgemeester ligt steeds vaker
onder vuur. Aanbevelingen tot niet-herbenoeming brengen grote bestuurlijke en
persoonlijke schade mee die koste wat kost moet worden voorkomen. Dit pleit voor
het creëren van een cultuur waarin regelmatige onderlinge reflectie op het
functioneren van burgemeester en gemeenteraad uitmondt in formele
functionerings-gesprekken. Mocht na een aantal jaren blijken dat de samenwerking
ondanks pogingen daartoe toch niet naar wens functioneert dan kan tijdig worden
gesproken over de toekomst en kan de Commissaris van de Koningin tijdig worden
ingeseind.FrequentieEen keer per twee jaar met elkaar overleggen over het wederzijds functioneren is
te weinig als er problemen zijn en – zo wordt wel eens ervaren – te veel als het
goed gaat. Dit laatste blijkt in de praktijk niet juist te zijn. In goede tijden
wordt door een regelmatig reflectiemoment een manier van communiceren ontwikkeld
waarop in mindere tijden kan worden teruggegrepen. En ook als het goed gaat, mag
daar natuurlijk bij stil worden gestaan.Het advies is functioneringsgesprekken daarom periodiek, in elk geval jaarlijks,
te laten plaatsvinden, maar het absolute minimum is tweejaarlijks. Waarom wordt
er in deze verordening dan toch gesproken over tweejaarlijks? De ervaring leert
dat hoe frequenter en formeler de procedurevoorschriften zijn, des te meer aan
de raadsgriffier wordt overgelaten. Om de belasting daarom laag te houden, is
gekozen voor een uitgebreide gesprekkenronde om het jaar. In het tussenliggende
jaar kan als alles goed loopt elkaar kort de spiegel worden voorgehouden. Als
het slecht loopt, kan jaarlijks een functioneringsgesprek plaatsvinden.In Gelderland heeft de Commissaris van de Koningin aangegeven dat hij opteert
voor een cyclus van één keer per jaar.Voorbereiding en informatiebronnenEen functioneringsgesprek wordt gestart op initiatief van de raadsgriffier. De
raadsgriffier vormt een spilfunctie in het proces. Aan het functioneringsgesprek
zijn geen vormvereisten verbonden. Het kan plaatsvinden met een delegatie uit de
gemeenteraad, mits daarin coalitie en oppositie zijn vertegenwoordigd. Een goed
functioneringsgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. De burgemeester
opereert niet in een vacuüm. De gesprekken kunnen bijvoorbeeld worden voorbereid
in, en de resultaten daaruit teruggekoppeld via, het presidium. In de
verordening is voor de terugkoppeling gekozen via terinzagelegging voor de hele
gemeenteraad. In de voorbereiding kan worden gesproken met een of meer leden van
het college, een samenwerkingspartner op het gebied van OOV, de
gemeentesecretaris en de raadsgriffier. Van al deze gesprekken worden verslagen
opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het gesprek. Het verdient
aanbeveling de kring van geraadpleegden niet groter te maken dan hier
aangegeven.Zachte heelmeestersHet is van belang in en buiten het gesprek kritiek te organiseren en ook
daadwerkelijk te geven. Zelfs als dat niet in de traditie ligt. De praktijk
leert dat te laat – of niet – gegeven kritiek tot grote problemen kan leiden in
de onderlinge samenwerking en – uiteindelijk – bij de herbenoemingsprocedure.
Het is de taak van de raadsgriffier om hem bekende kritiek op het functioneren
van de burgemeester en/of de gemeenteraad zichtbaar en bespreekbaar te
maken.De Commissaris van de KoninginHet is te adviseren om bij serieuze kritiek op het functioneren dit vroegtijdig
met de commissaris van de Koningin te bespreken. Uw raadsgriffier die een goed
contact onderhoud met het kabinet van de Commissaris van de Koningin kan hierin
een adviserende of intermediaire rol vervullen.Artikel 10. Bijzondere bepalingen over de
herbenoemingsprocedureProblematische herbenoemingMocht een door de burgemeester gewenste herbenoeming op obstakels stuiten,
raadpleeg dan tijdig de kabinetchef van de Commissaris van de Koningin. Deze
heeft ervaring met de juridische mogelijkheden en onmogelijkheden in een
dergelijke situatie en legt zo nodig contact met het ministerie van BZK. De
praktijk leert dat de bestuurlijke schade, die een aanbeveling tot
niet-herbenoeming voor alle betrokkenen met zich meebrengt, vaak kan worden
beperkt.Ook hier kan uw raadsgriffier, net zoals bij de toelichting op het vorige
artikel is omschreven, een rol spelen.Artikel 11. VerslagVoorbeeldopbouw van het verslag van bevindingenOp verzoek volgt hier een voorbeeld van de mogelijke opbouw van het verslag van
bevindingen. Het is van belang er zorg voor te dragen dat het verslag voldoende
onderbouwing bevat van de visie van de commissie, nu de gemeenteraad op basis
van het verslag van bevindingen besluit over de aanbeveling. Zie ook de
toelichting bij de paragrafen V en XI van de circulaire onder 'De verhouding
gemeenteraad-vertrouwenscommissie', respectievelijk 'De verhouding gemeenteraad
tot de raadscommissie, die de aanbeveling voorbereidt'.Bij benoeming
Proces: In een inleiding wordt vermeld hoe de vacature is ontstaan. Er
wordt informatie gegeven over de samenstelling van de
vertrouwenscommissie en (belangrijke eisen uit) de profielschets en hoe
die te lezen is in het licht van het in de profielschetsvergadering
verhandelde. Na informatie over de openstelling van de vacature en
procedurele informatie over de ontvangst van de selectie van kandidaten
van de commissaris van de Koningin kan het onderdeel Proces worden
afgesloten met procedurele informatie over de opzet van de
selectiegesprekken en eventuele assessments. Dit hoofdstuk bevat dus
uitsluitend procedurele informatie.
Bevindingen: In het verslag wordt chronologisch de inhoud en het verloop
van alle beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt.
De bevindingen met betrekking tot de afzonderlijke kandidaten kunnen
desgewenst geanonimiseerd worden gepresenteerd. De kandidaten worden dan
bijvoorbeeld aangeduid door letters. De namen van de kandidaten die op
de conceptaanbeveling staan, worden vanzelfsprekend wel genoemd. Zij
worden uitgebreider besproken. Afgesloten wordt met een advies over
welke twee kandidaten in welke volgorde op de aanbeveling zouden moeten
staan. Deze conclusie wordt onderbouwd en aangegeven wordt of de
commissie unaniem is in dit voorstel. Indien kandidaten zich gedurende
de procedure terugtrekken, wordt de reden daarvan vermeld in het
verslag.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de
commissie.
Bij herbenoemingSommige herbenoemingsprocedures lopen vlekkeloos. Soms gaat het moeilijker. Als
stelregel geldt dat het hele verloop van de procedure zowel procedureel als
inhoudelijk in het verslag van bevindingen zijn weerslag krijgt. De opbouw van
het verslag van bevindingen kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
Proces: Na een inleiding volgt procedurele informatie over de
samenstelling van de raadscommissie, die de aanbeveling heeft voorbereid
en over de functioneringsgesprekken (frequentie, gesprekspartners) die
gedurende de ambtstermijn met de burgemeester zijn gehouden.
Dan volgt chronologisch inhoudelijke informatie over de werkzaamheden
van de commissie en over de inhoud van de met informanten en de
burgemeester gevoerde gesprekken. Ook de aard en inhoud van eventuele
tussentijdse contacten met de Commissaris van de Koningin wordt
vermeld.
Bevindingen: In het verslag wordt kort de inhoud en het verloop van alle
beraadslagingen in, en gesprekken door, de commissie verwerkt.
Bevindingen met betrekking tot het functioneren van de burgemeester
kunnen bijvoorbeeld worden geordend naar criteria uit de profielschets
en afspraken uit functioneringsgesprekken. Afgesloten wordt met een
conclusie.
Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en secretaris van de
commissie.
Verslag bij functioneringsgesprekkenHet verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de
aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld
van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs. Wel is van
belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte
afspraken, zodat de overige raadsleden bij inzage, de commissie die het volgende
functioneringsgesprek voert en de Commissaris van de Koningin zich een goed
beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de sfeer te schetsen,
waarin het gesprek plaatsvond.Artikel 12. Onvoorziene gevallenIn alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet,
beslist de commissie zelf.Artikel 13. Ontbinding van de commissieGeen opmerkingenArtikel 14. ArchiveringDigitale bestanden in de benoemings- en
herbenoemingsprocedureDe Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 maken geen onderscheid naar de
vorm van bescheiden en zijn dus zowel op papieren als op digitale bescheiden van
toepassing. Ingeval er sprake is van digitale bestanden en bij de door de
gemeente aangewezen archiefbewaarplaats de mogelijkheid bestaat tot digitale
opslag dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd en moet op
overeenkomstige wijze de geheimhouding van de betrokken bescheiden worden
gegarandeerd.Artikel 15. Aanhalingstitel en
inwerkingtredingIn afwijking van de modelverordening is ook de aanhalingstitel van de
verordening hier opgenomen.