Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Hulst

Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Hulst

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Hulst
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Hulst
Citeertitel	GBA privacyreglement gemeente Hulst
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp	Bevolking & Burgerlijke Stand

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

n.v.t.

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
08-04-2010		01-01-2013	Nieuwe regeling	09-03-2010 Zeeuwsch Vlaams Advertentieblad, 31-03-2010	AV/10. 0178

Tekst van de regeling

Intitulé

PRIVACYREGLEMENT GBA

Burgemeester en wethouders van de gemeente Hulst

gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

besluiten:

Het Reglement voor de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Hulst vast te stellen

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

a.
wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
b.
verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d 18 maart 2004;
c.
Besluit: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens
d.
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;
e.
basisadministratie: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente als bedoeld in artikel 2 van de wet;
f.
GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het Besluit;
g.
beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
h.
bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het geheel of een gedeelte van het geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens wordt gevoerd;
i.
ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;
j.
binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;
k.
authentiek gegeven: een in de basisadministratie opgenomen gegeven dat op grond van artikel 3a van de wet als authentiek wordt aangemerkt.

Artikel 2 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

- 1.
  Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is het afdelingshoofd Publiekszaken.
- 2.
  De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:
- a.
  (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;
- b.
  (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;
- c.
  verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie;

Artikel 3 Authentieke gegevens

Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.

Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

1.
Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben:
a.
de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van het taakveld Burgerzaken;
b.
voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in Bijlage 1 bij dit reglement vermelde binnengemeentelijke afnemers.
2.
De in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
3.
Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in Bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.

Artikel 6 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

1.
Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 3 beheerders van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.
2.
De betreffende gegevens kunnen in een convenant worden vastgelegd.

Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in Bijlage 4 bij deze verordening aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 9 Terugmeldplicht

1.
Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, gemeentelijke basisadministraties persoonsgegevens van andere gemeenten of de GBA-V, doet hiervan mededeling aan de beheerder.
2.
De beheerder regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan;
3.
De beheerder regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een melding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het Besluit.
4.
In bijlage 5 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangegeven wordt welke gegevens het betreft.

Artikel 10 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde Informatiebeveiligingsplan.

Artikel 11 Slotbepaling

1.
Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement gemeente Hulst”.
2.
Het reglement ligt ter inzage in de Gemeentewinkel, Grote Markt 24 te Hulst.

Hulst, 9 maart 2010

Burgemeester en wethouders van de gemeente Hulst,

de secretaris, de burgemeester,

BIJLAGE 1

Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid

De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Hulst hebben rechtstreekse toegang tot de basisadministratie:

Organisatieonderdeel	Wettelijk kader	Gegevensset
Afdeling Publiekszaken;	Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk wetboek, Nationaliteitswetgeving, Wet op de lijkbezorging, Wet justitiële documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen. Toekennen van onderscheidingen en huwelijksjubilarissen. Wet 29/09/1815 Instelling van de Orde van de Nederlandse Leeuw Wet 29/9/1815 instelling van de Orde van Oranje-Nassau en het Besluit van 10 mei 1995, nadere regels Orde van de Nederlandse Leeuw. Verordening lijkbezorgingsrechten.	Alle gegevens op PL en verwijsgegevens
Afdeling Financiën	Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening, Gemeentelijke legesverordening,	Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.
Afdeling Vergunningen, Afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling, Afdeling Gemeentewerken, Afdeling Openbare Ruimte	Wet milieubeheer, Wet verontreiniging Oppervlaktewater, Woningwet, BW, Drank- en Horecawet, Wet op de Lijkbezorging, Wet op de Kansspelen, Winkeltijdenweg, Gemeentelijke legesverordening, Wet Milieubeheer, Gemeentelijke afvalstoffenverordening	Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.
Afdeling Samenleving	Artikel 19 van de Leerplichtwet en artikel 3 van de Leerplichtregeling 1995. WWB, Bureau Opvang Nieuwkomers, Art 2 Wet voorzieningen gehandicapten en Verordening voorziening gehandicapten gemeente Hulst, Wet BOPZ, Tijdelijk besluit regionale meld- en coördinatiefunctie voortijdige schoolverlaters	Adres, naamsgegevens, oudergegevens. Huwelijksgegevens, kindgegevens, naamsgegevens, oudergegevens, overlijdensgegevens, persoonsgegevens, gerelateerden, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, reisdocumentgegevens en verblijfstitel.

De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.

BIJLAGE 2

Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA

Organisatieonderdeel	Waarvoor	Gegevensset
Afdeling Financiën, Taakveld Belastingen/WOZ.	Uitvoering afvalstoffenheffing	Alle mutatiesoorten (binnengemeentelijke verhuizingen, geboorten, immi-graties, actualisering verblijfplaats, vertrekken, emigraties, huwelijken, partnerschapsregistraties, ontbindingen, overlijdens enz.)
Stafafdeling- Bestuursondersteuning	Huwelijksjubilea	Van inwoners waarvan het huwelijk nog voortduurt en voldoet aan één van de volgende jubilea: 50 jaar, 60 jaar, 65 jaar, 70 jaar, 75 jaar en 80 jaar de volgende gegevens: Categorie 1: Voornamen, voorvoegsels, geslachtsnaam, geslacht, geboortedatum Categorie 5: Voornamen, voorvoegsels, geslachtsnaam, huwelijksdatum en huwelijksplaats Categorie 8: Straatnaam, huisnummer, huisletter, huisnummertoevoeging, aanduiding bij huisnummer, postcode en gemeentedeel
Stafafdeling-Bestuursondersteuning	100-Jarigen	Van inwoners die in het lopende jaar 100 jaar of ouder worden de volgende gegevens: Categorie 1: Voornamen, voorvoegsels, geslachtsnaam, geslacht, geboortedatum, naamgebruik, burgerlijke staat Categorie 8: Straatnaam, huisnummer, huisletter, huisnummertoevoeging, aanduiding bij huisnummer, postcode en gemeentedeel
Stafafdeling-Bestuursondersteuning	Gedecoreerden	Van inwoners die een afnemersindicatie hebben van de Kanselarij der Nederlandse Orden (300101) de volgende gegevens: Categorie 1: Voorletters, voorvoegsels, geslachtsnaam, naamgebruik Categorie 8: Straatnaam, huisnummer, huisletter, huisnummertoevoeging, aanduiding bij huisnummer, postcode en gemeentedeel
Stafafdeling-Bestuursondersteuning	Uitnodiging nieuwe inwoners	Van inwoners die gedurende het jaar in de gemeente zijn komen wonen (uitnodiging nieuwe bewoners Hulst) de volgende gegevens: Categorie 1: Voorletters, voorvoegsels, geslachtsnaam, naamgebruik Categorie 8: Straatnaam, huisnummer, huisletter, huisnummertoevoeging, aanduiding bij huisnummer, postcode en gemeentedeel

BIJLAGE 3

Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, gegevens worden verstrekt.

Registratie	Waarvoor	Gegevensset
Key2DataDistributie (key2DDS)	Het in verband brengen van de volgende gegevensverwerkingen: Sociale uitkeringen Voorzieningen Maatschappelijke Ondersteuning Gemeentebelastingen Begraafplaatsadministratie Geo-informatie/Vergunningen Bouwregistratie Documentaire Informatievoorziening	Alle mutatiegegevens
	Personeels Informatiesysteem
	Financieel Informatiesysteem Leerlingadministratie

BIJLAGE 4

Lijst van vrije derden waaraan gegevens worden verstrekt.

Wie	Waarvoor	Welke categorie	Welke gegevens	Geheimhouding	Leges	Basis
Bibliotheek (geen onderdeel van de gemeente)	Voor de bijhouding van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Buitenlandse EU-overheden	Ter uitvoering van de opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Buitenlandse niet EU-overheden (met passend beschermingsniveau Art. 76 WBP) www.cbpweb.nl	Ter uitvoering van de opgedragen taken en er moet sprake zijn van een Nederlsnds publiek belang! Advies: toestemming burger vragen.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA Art. 76 WBP
Buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande	Ter uitvoering van de opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Crematoria, begraafplaatsen (niet-gemeentelijke)	Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Culturele organisaties	Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Fondsverwervende organisaties	Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Instellingen/organisaties ten behoeve van: -Maatschappelijke dienstverlening -Algemene/geestelijke gezondheidszorg -Kinderopvang -Jeugdwelzijnswerk -Ouderenzorg -Gehandicaptenzorg -Werkvoorziening	Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Juridisch loket (Indien de vraag komt van een advocaat van het Juridisch loket t.b.v. een gerechtelijke procedure = verplichte berde)	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Kerken (niet zijnde de SILA)	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Kredietbank (privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)	Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Inburgeringsbureaus (niet gemeentelijk)	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Migrantenorganisaties	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Natuurlijke personen	Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Onderwijsinstellingen (zie onderstaande tekst bij ‘Scholen’)	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Ouderenorganisaties	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Patiëntenverenigingen	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Pensioenfondsen	Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Plaatselijke afdelingen van politieke partijen	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Reclassering/verslaafden-zorg	Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Sportorganisaties en -verenigingen	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Thuiszorgorganisaties	Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Vakorganisaties	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel	Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Vrouwenorganisaties	Voor het bijhouden van de ledenadministratie	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Woningbouwverenigin-gen/woningcorporaties	Ten behoeve van de bijhouding van de huurdersadministratie en de woningtoewijzing	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA
Ziekenhuizen	Voor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen ivm die zorg	Vrije derde	Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA	Mogelijk	Ja	Art. 100 Wet GBA

Bijlage 5

Lijst van binnengemeentelijke afnemers, die zijn aangewezen tevens mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.

Organisatieonderdeel	Gegevens

Toelichting op het Privacyreglement GBA van de gemeent

Toelichting op het Privacyreglement GBA van de gemeente Hulst

Met ingang van 1 april 2007 is de wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) op een aantal punten gewijzigd. Afnemers worden verplicht de in het Besluit GBA aangewezen authentieke persoonsgegevens te gebruiken bij hun beslissingen en bij gerede twijfel omtrent de juistheid van deze gegevens dit aan de gemeente terug te melden.

Voor de binnengemeentelijke verstrekking van GBA-gegevens dient een verordening aanwezig te zijn. Deze verordening bevat ook een voorziening voor de verstrekking aan zogenaamde vrije derden als bedoeld in artikel 100 van de wet GBA.

Er is op 18 maart 2004 een nieuwe Verordening vastgesteld waarin de gemeenteraad het college van burgemeester en wethouders aanwijst om in een apart reglement deze zaken te regelen. De bepalingen in deze Verordening worden in onderstaand Privacyreglement uitgewerkt.