Start-, functionerings- en beoordelingsgesprekken

Artikel 25:1:1:1  Begripsomschrijvingen

Voor de toepassing van dit hoofdstuk wordt verstaan onder:

• a

  functioneel leidinggevende: de functioneel leidinggevende van de ambtenaar^*;

• b

  hiërarchisch leidinggevende: de hiërarchisch leidinggevende van de ambtenaar;

• c

  beoordelingsautoriteit: de hiërarchisch leidinggevende van de hiërarchisch leidinggevende van de ambtenaar;

• d

  bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders;

• e

  adviseur: de daartoe aangewezen adviseur P&O;

• f

  informant: de functionaris die inlichtingen van feitelijke aard over de functievervulling verstrekt;

• g

  functie: het geheel van werkzaamheden dat door de ambtenaar is te verrichten blijkens een daartoe door of namens het bestuursorgaan vastgestelde functiebeschrijving;

• h

  startgesprek: het gesprek tussen de ambtenaar en de hiërarchisch leidinggevende waarin concrete resultaatafspraken worden gemaakt over de werkzaamheden van de ambtenaar;

• i

  functioneringsgesprek: het gesprek op basis van gelijkwaardigheid, tussen de ambtenaar en de hiërarchisch leidinggevende, dat is gericht op het verkrijgen van inzicht in het huidige functioneren van de ambtenaar in relatie tot de opgedragen taken en de in het startgesprek gemaakte afspraken;

• j

  beoordelingsgesprek: het gesprek tussen de ambtenaar en de hiërarchisch leidinggevende op basis van de conceptbeoordeling dat gericht is op het verkrijgen van een oordeel over de wijze waarop de ambtenaar zijn functie gedurende het beoordelingstijdvak heeft vervuld met inbegrip van zijn gedragingen tijdens de uitoefening van zijn functie;

• k

  beoordelen: het vastleggen van een formeel oordeel over het functioneren van de ambtenaar;

• l

  beoordelingstijdvak: tijd direct voorafgaand aan het tijdstip van de beoordeling met een minimum van 6 en een maximum van 18 kalendermaanden;

• m

  criteria: aspecten van de functievervulling waarop wordt beoordeeld.

Artikel 25:1:2:1  Het startgesprek

Met de ambtenaar wordt een startgesprek gevoerd:

• a

  ieder jaar in de maand december of januari;

• b

  indien de ambtenaar gedurende het jaar in dienst treedt binnen één maand na indiensttreding;

• c

  indien zijn functie of takenpakket wijzigt binnen één maand na de wijziging.

De hiërarchisch leidinggevende stelt samen met de ambtenaar minimaal twee weken van tevoren een datum vast waarop het startgesprek zal worden gehouden. De ambtenaar wordt in de gelegenheid gesteld ook zelf bespreekpunten op te voeren. Informanten kunnen worden geraadpleegd en worden bij naam genoemd.

De hiërarchisch leidinggevende kan de functioneel leidinggevende betrekken in het voeren van het startgesprek met de ambtenaar. De functioneel leidinggevende treedt in ieder geval op als informant.

In het startgesprek worden afspraken gemaakt over de te behalen resultaten, eventuele aanpassing van taken en afspraken, de ontwikkeling van de ambtenaar en de in te zetten middelen, bijvoorbeeld opleidingen.

De afspraken worden vastgelegd op het verslagformulier startgesprek. De hiërarchisch leidinggevende en de ambtenaar spreken samen af wie het verslagformulier invult. Het verslagformulier wordt ondertekend door de ambtenaar en de hiërarchisch leidinggevende. De ambtenaar, de hiërarchisch leidinggevende en de adviseur ontvangen een afschrift van het verslag. Het getekende formulier wordt door de adviseur gearchiveerd.

Artikel 25:1:3:1  Het functioneringsgesprek

Tenminste éénmaal per jaar vindt een functioneringsgesprek plaats tussen de ambtenaar en de hiërarchisch leidinggevende. Waar dit formeel is vastgesteld kan de hiërarchisch leidinggevende het voeren van het functioneringsgesprek overlaten aan de functioneel leidinggevende.

De hiërarchisch leidinggevende stelt samen met de ambtenaar minimaal twee weken van tevoren een datum vast waarop het functioneringsgesprek zal worden gehouden. De ambtenaar wordt in de gelegenheid gesteld ook zelf bespreekpunten op te voeren.

De hiërarchisch leidinggevende raadpleegt de functioneel leidinggevende ter voorbereiding van het functioneringsgesprek. Informanten kunnen geraadpleegd worden.

Onderwerp van het gesprek is het huidige en toekomstige functioneren van de ambtenaar en de hiërarchisch leidinggevende, alsmede de ontwikkeling van de ambtenaar. Het bepaalde in Hoofdstuk 17 Opleiding en ontwikkeling is van toepassing. Gemaakte ontwikkelings- en opleidingsafspraken worden via het verslag van het functioneringsgesprek ook in een persoonlijk ontwikkelingsplan vastgelegd.

Conclusies en afspraken worden vastgelegd in een door de hiërarchisch leidinggevende of ambtenaar op te stellen verslag. Dit verslag wordt ondertekend door de ambtenaar en de hiërarchisch leidinggevende. De ambtenaar, de hiërarchisch leidinggevende, de functioneel leidinggevende en de adviseur ontvangen een afschrift van het verslag. Het getekende verslag wordt door de adviseur gearchiveerd.

Artikel 25:1:4:1  Tijdstip van beoordeling

Een beoordeling over de ambtenaar wordt opgemaakt:

• a

  minimaal 1 keer per 12 maanden. Wanneer de omstandigheden dat vragen kan deze termijn eenmalig worden verlengd tot 18 maanden;

• b

  bij het nemen van rechtspositionele besluiten die om een beoordeling vragen buiten het reguliere tijdstip van beoordeling als:

  • -

    benoeming van tijdelijke in vaste dienst

  • -

    bevordering c.q. inschaling op bepaald functie-/salarisniveau

• c

  indien de ambtenaar en/of de hiërarchisch leidinggevende dit wenst.

Artikel 25:1:4:2 Conceptbeoordeling

De hiërarchisch leidinggevende maakt een schriftelijke conceptbeoordeling op van de wijze waarop de ambtenaar zijn functie gedurende het beoordelingstijdvak heeft vervuld.

Het beoordelingstijdvak strekt zich niet uit over een periode waarover reeds een beoordeling is opgemaakt.

Het opstellen van de conceptbeoordeling vindt plaats met inachtneming van de door of namens het bestuursorgaan voor de functievervulling vastgestelde eisen en de in het startgesprek gemaakte afspraken.

De hiërarchisch leidinggevende raadpleegt bij het opstellen van de conceptbeoordeling de functioneel leidinggevende, de beoordelingsautoriteit en de adviseur. Al dan niet op verzoek van de ambtenaar kan de hiërarchisch leidinggevende ook een informant raadplegen.

Bij het opstellen van de conceptbeoordeling wordt gebruik gemaakt van een door het bestuursorgaan vastgesteld beoordelingsformulier.

De hiërarchisch leidinggevende reikt een afschrift van de conceptbeoordeling uit aan de ambtenaar.

Artikel 25:1:4:3  Beoordelingsgesprek

Twee weken na de uitreiking van de conceptbeoordeling aan de ambtenaar vindt het beoordelingsgesprek plaats.

Op verzoek van de ambtenaar of de hiërarchisch leidinggevende is de adviseur, de functioneel leidinggevende of een informant bij het gesprek aanwezig.

Het beoordelingsgesprek vindt plaats aan de hand van de conceptbeoordeling. Per criterium wordt aangegeven welke redenen tot de conceptbeoordeling hebben geleid. De ambtenaar is bevoegd zijn mening over de conceptbeoordeling aan de hiërarchisch leidinggevende kenbaar te maken. Daarvan wordt door de hiërarchisch leidinggevende aantekening gemaakt op het beoordelingsformulier.

Artikel 25:1:4:4  Beoordeling

Binnen één week na het beoordelingsgesprek stelt de hiërarchisch leidinggevende met inachtneming van het besprokene tijdens het beoordelingsgesprek de beoordeling op.

Het bestuursorgaan stelt de beoordeling vast. Het bestuursorgaan mandateert deze bevoegdheid aan de beoordelingsautoriteit.

De ambtenaar ondertekent de beoordeling voor gezien.

De ambtenaar, de hiërarchisch leidinggevende en de adviseur ontvangen zo spoedig mogelijk een afschrift van de vastgestelde beoordeling. De beoordeling wordt direct na vaststelling door de adviseur gearchiveerd in het personeelsdossier.

Artikel 25:1:5:1 Vertrouwelijkheid gegevens

Het verslag van het startgesprek, het functioneringsgesprek, het beoordelingsformulier en alle daarbij behorende bescheiden zijn strikt vertrouwelijk.

Inzage in de stukken, bedoeld in het eerste lid, is slechts toegestaan aan de ambtenaar, de hiërarchisch leidinggevende, de functioneel leidinggevende, de directeur, de gemeentesecretaris en de adviseur.

Artikel 25:1:6:1 Hardheidsclausule

In die gevallen waarin dit hoofdstuk niet of niet in redelijkheid voorziet beslist de gemeentesecretaris.