Organisatieregeling gemeente Zoeterwoude 2006

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  afdeling: de organisatorische eenheid die is ontstaan na toewijzing van een samenhangend takenpakket;

• b.

  afdelingshoofd: de ambtenaar, benoemd door burgemeester en wethouders, die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de algemene en dagelijkse leiding van een afdeling;

• c.

  secretaris: algemeen directeur van de ambtelijke organisatie, belast met de algehele eindverantwoordelijkheid voor het management, waaronder de kwaliteit en de kwantiteit van de verrichte werkzaamheden. Daarnaast eerste adviseur van het college en eindverantwoordelijk voor de advisering;

• d.

  adjunct-secretaris: adjunct-directeur; vormt samen met de secretaris de directie; eerste loco-secretaris (= plv. secretaris).

• e.

  MT: het overlegorgaan van alle afdelingshoofden en de directie;

• f.

  directie: het overlegorgaan, bestaande uit secretaris en adjunct-secretaris. Waar in deze regeling functies aan de orde zijn, is gekozen voor de mannelijke vorm. Op die plaatsen kan ook de vrouwelijke vorm gelezen worden.

Artikel 2 Inrichting van de ambtelijke organisatie

• 1.

  De ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit 5 afdelingen:

  • a.

    de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling, die werkzaamheden verricht op het gebied van de ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, milieu, monumenten, bouw- en woningtoezicht, economische zaken, recreatie en toerisme, gronduitgifte en –verwerving en gebouwenbeheer;

  • b.

    de afdeling Ruimtelijk Beheer, die werkzaamheden uitvoert op het gebied van verkeer en vervoer, ontwerp en aanleg van nieuwe werken (o.a. wegen, bruggen, rioleringen, groenvoorzieningen), ontwerp en aanleg reconstructiewerken, uitvoeren van saneringen, het beheer van het openbaar groen (incl. speelplaatsen), riolering, kadaster, openbare verlichting, sportvelden, watergangen, kunstwerken, de inzameling en afvoer van huishoudelijke afvalstoffen;

  • c.

    de afdeling Samenleving, die werkzaamheden verricht op het gebied van interne en externe communicatie, burgerlijke stand, gemeentelijke basisadministratie (GBA), verkiezingen, rijbewijzen en reisdocumenten, sociaal-cultureel werk, onderwijs en educatie, jeugd- en jongerenwerk, kunst en cultuur, kinderopvang/peuterspeelzaalwerk, ouderenbeleid, gehandicaptenbeleid, volksgezondheid, sport, zwembad, emancipatie, mediabeleid, Wet werk en bijstand, inburgering nieuwkomers, voorzieningen voor gehandicapten, werkgelegenheidsbeleid, minimabeleid, sociale activering, schuldhulpverlening en minderhedenbeleid;

  • d.

    de afdeling Financiën/ICT, die werkzaamheden verricht op het gebied van het financieel beleid, begroting en jaarrekening, belastingen, WOZ, verzekeringen, betalingsverkeer ,inning en invordering, planning en control, informatievoorziening en automatisering en systeembeheer;

  • e.

    de afdeling Bestuurs- en Managementondersteuning, die werkzaamheden verricht op het gebied van, bestuursondersteuning, openbare orde en veiligheid, politieaangelegenheden, brandweeraangelegenheden, preventie en bestrijden van rampen, juridische zaken, juridische control, (behandelen van) bezwaarschriften, gemeenschappelijke regelingen, internationale contacten, personeel- en organisatie, inkoop, facilitaire dienstverlening, markt, archief/registratuur en documentaire informatievoorziening, regiocoördinatie;

• 2.

  Het college kan, op voorstel van de gemeentesecretaris, nieuwe afdelingen formeren.

Artikel 3 Inrichting van afdelingen.

• 1.

  De gemeentesecretaris regelt, op voorstel van het afdelingshoofd, de structuur van elke afdeling;

• 2.

  Bij in gebreke blijven van een afdelingshoofd regelt de gemeentesecretaris de structuur, als bedoeld in het eerste lid.

Artikel 4 Taakafbakening tussen afdelingen

• 1.

  De directie stelt, het MT gehoord, met inachtneming van artikel 2 een nadere taakafbakening tussen de afdelingen vast.

• 2.

  De gemeentesecretaris kan, gehoord de betrokken afdelingshoofden, onderdelen van het takenpakket van een afdeling aan een andere afdeling toewijzen.

Artikel 5 Verhouding tot burgemeester en wethouders

• 1.

  De secretaris draagt met inachtneming van de richtlijnen van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  Hij adviseert burgemeester en wethouders bij het nemen van besluiten.

• 3.

  Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

• 4.

  Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het college van burgemeester en wethouders met inachtneming van het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

• 5.

  Hij waakt ervoor dat besluiten van burgemeester en wethouders met voldoende voortvarendheid worden uitgevoerd.

• 6.

  De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders.

• 7.

  Hij draagt er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen. Hij neemt eventuele richtlijnen van het college in acht.

• 8.

  De secretaris is voor (de leden van) het college richting organisatie het eerste aanspreekpunt.

• 9.

  Hij is verantwoordelijk voor de administratieve organisatie en de ondersteuning van de afdelingen bij het verbeteren en up-to-date brengen van de werkprocessen.

Artikel 6 Verhouding tot de ambtelijke organisatie

• 1.

  Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris algemeen directeur van de ambtelijke organisatie. Zijn speciale zorg betreft de coördinatie, de beleidsplanning en het beleid op het gebied van de organisatie; Hij is eindverantwoordelijk voor de ambtelijke advisering aan het college.

• 2.

  Hij geeft in het bijzonder leiding aan de hoofden van de afdelingen Samenleving, Financiën/ICT en Bestuurs- en Managementondersteuning,.

• 3.

  Ter bevordering van de coördinatie kan hij aanwijzingen geven.

• 4.

  Hij kan aanwijzingen geven over vorm en inrichting van adviezen aan het college.

• 5.

  Hij draagt zorg voor een goede interne informatievoorziening; hij treft in overleg met het MT hiervoor de nodige maatregelen.

• 6.

  Hij heeft het recht bij afdelingshoofden inlichtingen in te winnen die naar zijn mening voor de bevordering van de coördinatie van belang zijn.

• 7.

  Hij stelt in overleg met het MT procedures vast voor de behandeling van alle zaken die aan de ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen.

• 8.

  In overleg met het MT legt hij het systeem van voortgangssignalering vast.

• 9.

  Hij toetst of de aan het college gezonden ambtelijke stukken volledig, van voldoende kwaliteit en beslissingsrijp zijn.

• 10.

  Over de voortgang van de werkzaamheden voert hij periodiek overleg met de afdelingshoofden.

• 11.

  Hij kan afdelingsoverleg bijwonen.

Artikel 7 Verticale en horizontale coördinatie

De secretaris bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de afdelingshoofden anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.

Artikel 8 De adjunct-gemeentesecretaris

• 1.

  De adjunct-gemeentesecretaris is adjunct-directeur en als zodanig medeverantwoordelijk voor de kwaliteit van de bedrijfsvoering binnen de organisatie.

• 2.

  Hij is verantwoording verschuldigd aan de gemeentesecretaris als algemeen directeur.

• 3.

  Hij geeft in het bijzonder leiding aan het projectbureau en aan de hoofden van de afdelingen Ruimtelijke Ontwikkeling en Ruimtelijk Beheer.

• 4.

  Hij draagt mede zorg voor en schept condities voor een optimale informatie-uitwisseling (communicatie) met de hoofden van de afdelingen.

• 5.

  Hij vormt samen met de gemeentesecretaris de directie.

• 6.

  Hij levert een substantiële bijdrage aan het organisatieontwikkelingsproces, in het bijzonder aan het ontwikkelen en implementeren van het projectmatig werken binnen een cultuur waarin planning, tijdige voortgangsrapportages en verantwoording essentiële en succesvolle onderdelen van de bedrijfsvoering zijn.

• 7.

  Hij is mede verantwoordelijk voor de administratieve organisatie en de ondersteuning van de afdelingen bij het verbeteren en up-to-date brengen van de werkprocessen.

• 8.

  De adjunct-gemeentesecretaris is eerste loco-gemeentesecretaris (= plv. gemeentesecretaris).

Artikel 9 Leiding en dagelijks beheer

• 1.

  Het hoofd van de afdeling heeft de leiding over de onder hem ressorterende afdeling.

• 2.

  Het hoofd is verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de afdeling, zowel voor de voorbereiding als voor de uitvoering. Verantwoordelijkheid voor de beleidsadvisering aan het gemeentebestuur via de directie berust bij de afdelingshoofden.

• 3.

  Het hoofd heeft binnen de afdeling de zorg voor een goede taakverdeling tussen de medewerkers. Basis voor deze taakverdeling is de functiebeschrijving zoals die door burgemeester en wethouders is vastgesteld.

• 4.

  Het afdelingshoofd heeft de zorg voor een goed functionerend werkoverleg c.q. afdelingsoverleg.

• 5.

  Het afdelingshoofd heeft de zorg voor het personeel van de afdeling en is de eerst aangewezene voor de juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting, de bewaking van de voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten. Verder is hij de eerst aangewezene om de medewerkers te stimuleren, te instrueren en zonodig te corrigeren alsmede om met de medewerkers van de afdeling gesprekken te voeren over klachten, problemen, beoordelingen en andere aangelegenheden. Hij is tevens de eerste beoordelaar van zijn personeel. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels voor het houden van personeelsbeoordelingen. Tevens draagt hij zorg voor het jaarlijks houden van functioneringsgesprekken.

• 6.

  Hij neemt deel aan alle gesprekken met sollicitanten naar functies binnen de afdeling.

• 7.

  Het afdelingshoofd houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het werkterrein van de afdeling en draagt er zorg voor en ziet erop toe dat zijn medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven volgen.

Artikel 10 Advisering

• 1.

  Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor aangestelde ambtenaar. Wanneer het afdelingshoofd en de medewerker van mening verschillen over een bepaalde zaak, is de visie van het afdelingshoofd bepalend. De visie van de medewerker komt in het advies tot uiting.

• 2.

  Het afdelingshoofd draagt zorg voor een zodanige advisering dat deskundige inbreng integraal is verzekerd en dat elk advies (zo mogelijk met alternatieven en voorkeur) volledig wordt voorgelegd aan het college.

• 3.

  Indien een zaak het taakgebied van meer afdelingen raakt of er coördinatiebehoeften of -mogelijkheden bestaan, overlegt hij met die andere afdeling. Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Zo dit absoluut niet mogelijk is, legt het hoofd van de primair verantwoordelijke afdeling de zaak aan de directie voor ter bespreking in het MT.

• 4.

  Het afdelingshoofd beoordeelt of de door de afdeling uitgebrachte adviezen passen in het door het gemeentebestuur vastgelegde kader van doelstellingen en plannen.

Artikel 11 Vervanging

Het afdelingshoofd wordt, bij afwezigheid, voor de dagelijkse werkzaamheden– met inachtneming van de mandaatregeling - vervangen door een door de secretaris aangewezen vervanger uit de desbetreffende afdeling. Is deze vervanging niet geregeld of is ook de vervanger afwezig, dan neemt de secretaris c.q. de adjunct-secretaris het afdelingshoofd waar.

Naast de adjunct-gemeentesecretaris kunnen burgemeester en wethouders meerdere loco-secretarissen aanwijzen.

Artikel 12 De directie

• 1.

  De directie is het topmanagement van de organisatie;

• 2.

  De directie bestaat uit de secretaris als algemeen directeur van de ambtelijke organisatie en de adjunct-secretaris;

• 3.

  De directie komt als regel wekelijks bijeen;

Artikel 13 MT

• 1.

  Ter bewaking van de eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de gemeentesecretaris regelmatig overleg met het MT.

• 2.

  Dit overleg bestaat uit de afdelingshoofden, de gemeentesecretaris en de adjunct-gemeentesecretaris. Afhankelijk van de te bespreken onderwerpen kunnen anderen op verzoek van de voorzitter aan het overleg deelnemen.

• 3.

  Het MT heeft tot taak:

  • -

    de coördinatie van en advisering over het personeels- en organisatiebeleid;

  • -

    de onderlinge afstemming van de managementstijlen;

  • -

    de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

  • -

    de zorg voor planning, prioriteitenstelling en voortgang van de werkzaamheden;

  • -

    de informatie-uitwisseling van algemene (gemeenschappelijke) zaken;

  • -

    de zorg voor de beleidsintegratie/de eenheid van beleid binnen de organisatie;

  • -

    de bespreking en coördinatie van vergaderingen van het college;

  • -

    de totstandkoming van een mensgerichte en taakgerichte organisatiecultuur;

  • -

    het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen;

  • -

    overige zaken, die voor meerdere afdelingen van belang zijn.

• 4.

  De vergaderingen van het MT vinden in principe één keer per twee weken plaats.

• 5.

  De gemeentesecretaris stelt de agenda samen en zit de vergaderingen voor. Op verzoek van een afdelingshoofd kunnen agendapunten worden ingebracht.

• 6.

  Het overleg is richtinggevend voor de koers van de afdelingen.

• 7.

  De secretaris draagt zorg voor het maken van een beknopt verslag, dat aan alle leden van het MT wordt toegezonden. De afdelingshoofden dragen zorg voor overdracht van het besprokene naar de afdelingen.

• 8.

  De leden worden, zo nodig, vervangen door een in overleg met de voorzitter aan te wijzen medewerker. De vervanger van de gemeentesecretaris/voorzitter is de adjunct-secretaris.

• 9.

  De leden van het MT zijn - naast hun individuele verantwoordelijkheid als afdelingshoofd, adjunct-gemeentesecretaris en gemeentesecretaris - medeverantwoordelijk voor:

  • -

    het management van de totale ambtelijke organisatie;

  • -

    het ontwikkelen en vasthouden van een mensgerichte en taakgerichte organisatiecultuur;

  • -

    de organisatieontwikkeling;

  • -

    een goede communicatie tussen college/directie en de medewerkers binnen de afdelingen;

  • -

    het eenduidig uitvoeren van het personeelsbeleid;

  • -

    strategieontwikkeling;

  • -

    de inhoud van afdelingsoverstijgende adviezen.

Artikel 14 Terugkoppeling uit collegevergadering

Wekelijks geeft de gemeentesecretaris, direct na de collegevergadering een terugkoppeling naar het MT over de belangrijkste in de collegevergadering besproken zaken en genomen besluiten.

Artikel 15 Overleg tussen afdelingen

Ter bespreking van de onderlinge raakvlakken tussen taakvelden kan er, indien gewenst of noodzakelijk, een structureel overleg tussen afdelingen worden ingesteld.

Artikel 16 Werkoverleg/afdelingsoverleg

• 1.

  Ter bewaking van de eenheid in advisering door de afdeling en ter bevordering van de onderlinge coördinatie wordt werkoverleg/afdelingsoverleg gehouden.

• 2.

  Het werkoverleg/afdelingsoverleg heeft tot taak:

  • -

    doorkoppeling van thema's die zijn besproken in het MT en in de vergaderingen van het college en de raad;

  • -

    (terug)rapportage vanuit het portefeuillehoudersoverleg;

  • -

    planning en coördinatie van de werkzaamheden van de afdeling;

  • -

    de voortgang van de werkzaamheden van de afdeling;

  • -

    het bespreken en aanpakken van nieuwe zaken;

  • -

    het bespreken van personeelsbeleid;

  • -

    overige zaken.

• 3.

  Aan het overleg nemen in beginsel alle medewerkers deel. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het afdelingshoofd om te besluiten met delen van de afdeling overleg te voeren.

• 4.

  Het afdelingsoverleg vindt minimaal éénmaal per kwartaal plaats. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het hoofd van de afdeling om te besluiten meer of minder frequent te overleggen.

• 5.

  Het afdelingshoofd draagt zorg voor de agendering van stukken. Op verzoek kunnen medewerkers van de afdeling agendapunten inbrengen.

• 6.

  Van het overleg wordt een beknopt verslag gemaakt. De medewerkers van de afdeling, de deelnemers aan het MT en OR krijgen een afschrift van het verslag.

Artikel 17 Portefeuillehoudersoverleg

• 1.

  Het afdelingshoofd voert regelmatig overleg met de portefeuillehouder over:

  • -

    het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een besluit in aanmerking komen;

  • -

    de voortgang en planning van diverse zaken van de afdeling/portefeuille;

  • -

    bespreking van politiek-bestuurlijk gevoelige zaken;

  • -

    het bespreken van nieuwe zaken voor de afdeling/portefeuille.

• 2.

  Het overleg vindt in de regel één maal per twee weken plaats. Van het overleg wordt info/actielijst opgesteld.

Artikel 18 Overleg College – MT

Periodiek vindt er overleg plaats tussen College en MT over één of meerdere thema’s betreffende het strategisch beleid van de gemeente, de organisatieontwikkeling en/of de verbetering van de positionering van de gemeente in de samenleving

Voor aangelegenheden waarvoor burgemeester en wethouders een kader wenselijk achten bij het ontwikkelen van beleid geven zij een bestuursopdracht. Ook opdrachten van de raad worden via burgemeester en wethouders in de vorm van een bestuursopdracht aan de gemeentesecretaris gegeven. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast voor de inhoud van een bestuursopdracht.

• 1.

  Burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester, kunnen voor bepaalde categorieën zaken de gemeentesecretaris, de adjunct-secretaris of een afdelingshoofd de bevoegdheid geven namens hem of in hun plaats beslissingen te nemen of stukken te ondertekenen, met de mogelijkheid om de mandaten door te mandateren naar medewerkers.

• 2.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor een tijdige actualisering van de mandaat- en delegatiebesluiten.

• 3.

  De afdelingshoofden adviseren over het actueel houden van mandaat- en delegatiebesluiten.

Artikel 21 Hoofd financiën/ICT

Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur (secretaris) draagt het hoofd financiën/ICT (gemeentecontroller) de zorg voor:

• a.

  het opstellen van de gemeentebegroting, het middelenbeheer en het opstellen en bewaken van de afdelingsplannen;

• b.

  het opstellen van de tussenrapportages, de jaarrekening en het jaarverslag;

• c.

  het in stand houden en het juiste gebruik van het gemeentelijk rekeningschema en de gemeentelijke productenlijst;

• d.

  de tijdigheid, de volledigheid, de juistheid en de toereikendheid van de onder zijn verantwoordelijkheid gevoerde administraties en verstrekte informatie;

• e.

  het opzetten en in stand houden van de administratieve organisatie en het planning en control systeem van de gemeente. Hij legt de administratieve organisatie en het planning en control systeem vast in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen;

• f.

  de bewaking van de financiële planning van de gemeentelijke begrotingscyclus en de aansluiting daarvan op de beleidsplanning, de afdelingsplannen en het door de raad vastgestelde beleid;

• g.

  de voorbereiding en de uitvoering van de periodieke onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur;

• h.

  de voorbereiding en de begeleiding van de accountantscontrole van de gemeenterekening. Hij treedt hierbij op in nauw overleg met de griffier. Hij draagt eveneens de zorg voor de facilitering van de accountant bij de voorbereiding en uitvoering van de accountantscontrole;

• i.

  de bewaking van de financiële rechtmatigheid. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het (doen) uitvoeren van audits;

• j.

  het toetsen van beleidsvoornemens en voorstellen aan het college op bedrijfseconomische aspecten.

• k.

  het heffen van gemeentelijke belastingen ( is heffingsambtenaar, zoals bedoeld in artikel 231, tweede lid, onderdeel b en c van de gemeentewet)

Artikel 22 Juridische rechtmatigheid

• 1.

  Het afdelingshoofd bestuurs- en managementondersteuning treedt op als juridisch controller en draagt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur (secretaris) de zorg voor:

  • a.

    het toetsen van voorstellen aan het college en overeenkomsten van de gemeente met derden op juridische rechtmatigheid;

  • b.

    het gevraagd en ongevraagd geven van juridisch advies aan de algemeen directeur en de afdelingen;

  • c.

    het opstellen van richtlijnen voor de afdelingen voor het toetsen van voorstellen aan het college en het toetsen van de door de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid;

  • d.

    het toezicht op een juiste toepassing door de gemeentelijke ambtenaren van de afdelingen van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving;

  • e.

    de behandeling van beroepschriften en de behandeling van en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften;

  • f.

    het vertegenwoordigen van de gemeente in gerechtelijke procedures;

  • g.

    het onderhouden van contacten met advocaten en notarissen; voorzover deze taken niet door het college aan andere ambtenaren in de organisatie zijn opgedragen.

• 2.

  De juridisch controller deelt een afdelingshoofd zijn bevindingen mee over de naleving van gemeentelijke, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de afdeling van het desbetreffende afdelingshoofd.

• 3.

  Indien daar aanleiding toe bestaat, doet de juridische controller aan de algemeen directeur (secretaris) verslag van zijn bevindingen.

Artikel 23 Juridische rechtmatigheid bij afdelingen

Een afdelingshoofd draagt onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur (secretaris) de zorg voor:

• a.

  de implementatie en een juiste toepassing van gemeentelijke-, nationale- en Europese wet- en regelgeving door de onder zijn afdeling vallende ambtenaren, waarbij de door het college goedgekeurde richtlijnen van de juridisch controller worden nageleefd;

• b.

  de toetsing van voorstellen van zijn afdeling aan het college en de toetsing van de door zijn afdeling voor de gemeente te verrichten rechtshandelingen op juridische rechtmatigheid.

Artikel 24 Citeerwijze

Deze regeling kan worden aangehaald als de ‘Organisatieregeling gemeente Zoeterwoude 2006’

Artikel 25 Overige bepalingen

In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet, wordt voorzien door burgemeester en wethouders

na advies van de gemeentesecretaris.

Artikel 26 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 oktober 2006.