2. VERTROUWENSPERSOON
Artikel 2 Het benoemen van de vertrouwenspersoon
Het college van Burgemeester & Wethouders benoemt een vertrouwenspersoon.
Artikel 3 Taken van de vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon heeft tot taak:
- a.
de ambtenaar die wordt geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen bij te staan en van advies te dienen;
- b.
zo nodig betrokkene door te verwijzen naar gespecialiseerde hulpverlenings-instanties;
- c.
de betrokken ambtenaar ondersteuning te verlenen bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie;
- d.
het mede verzorgen van voorlichting en publiciteit op het gebied van ongewenste omgangsvormen;
- e.
al hetgeen te doen dat redelijkerwijze tot zijn of haar taak gerekend kan worden;
Artikel 4 Werkwijze van de vertrouwenspersoon
- 1.
De vertrouwenspersoon is tot geheimhouding verplicht van de hem of haar vertrouwelijk ter kennis gebrachte informatie.
- 2.
De vertrouwenspersoon wint niet zonder toestemming van de betrokken ambtenaar informatie bij derden in.
4. KLACHTENPROCEDURE
Bij de behandeling van een klacht zijn twee trajecten te onderscheiden:
- -
Informele traject:
Opvang en begeleiding (vertrouwenspersoon)
Bemiddeling (interne/externe bemiddelaar)
- -
Formele traject:
Klachtencommissie
Artikel 7 Informeel traject
- 1.
de ongewenste omgangsvorm wordt bij de vertrouwenspersoon gemeld;
- 2.
er vindt een intake gesprek plaats waarbij de klager/klaagster de mogelijkheid krijgt zijn/haar verhaal te vertellen, om zo duidelijkheid te krijgen omtrent de gebeurtenissen en de huidige situatie;
- 3.
er vinden vervolggesprekken plaats waarbij wordt bekeken aan welke hulp de klager/klaagster behoefte heeft. Hierbij valt te denken aan:
- ·
psychologische begeleiding
- ·
- ·
advisering ten aanzien van het formele/informele traject
- ·
begeleiding/ondersteuning tijdens het formele/informele traject
Artikel 8
De rol van de vertrouwenspersoon is altijd gericht op de begeleiding en ondersteuning van de klager/klaagster. Dit houdt in dat de vertrouwenspersoon bij voorbaat partijdig is. De vertrouwenspersoon zal hierdoor dus nooit als bemiddelaar tussen partijen kunnen optreden.
Artikel 9
De vertrouwenspersoon kan de klager/klaagster stimuleren zelf een gesprek aan te gaan met de aangeklaagde. Mocht de klager/klaagster (daarna) behoefte hebben aan bemiddeling, zodat een einde kan worden gemaakt aan het gedrag, dan neemt de vertrouwenspersoon contact op met de bemiddelaar.
Artikel 10
De bemiddelaar kan tijdens het informele traject de volgende stappen ondernemen:
- ·
gesprek met de klager/klaagster
- ·
gesprek met de aangeklaagde
Artikel 11
Het belang van het gesprek met de klager/klaagster, al dan niet begeleid door de vertrouwenspersoon, is:
- ·
duidelijkheid te krijgen wat de ervaren problemen zijn en wat er moet veranderen om weer tot normale werkverhoudingen te komen;
- ·
duidelijkheid verkrijgen over wat wel en wat niet aan de aangeklaagde mag worden overgebracht
- ·
vaststellen welke afspraken er met de aangeklaagde zullen worden gemaakt. Afspraken die door de klager/klaagster zelf zullen worden gecontroleerd.
Artikel 12
De aangeklaagde wordt, voorafgaand aan het gesprek met de bemiddelaar, geïnformeerd over de “klachtenregeling ongewenste omgangsvormen voor de gemeente Zoeterwoude“.
Artikel 13
Het belang van het gesprek met de aangeklaagde is:
- ·
uitleg te geven over de fase waarin de procedure verkeert en wat de rol van partijen is ( de bemiddelaar is geen partij in deze kwestie)
- ·
duidelijk maken dat de aangeklaagde niet verplicht is om met de bemiddelaar te praten en te wijzen op de mogelijke consequenties hiervan (mogelijk starten klachtenprocedure)
- ·
duidelijk maken dat het om en serieuze melding gaat en wijzen op eventuele andere maatregelen (rechtspositionele maatregelen of overplaatsing)
Artikel 14
De aangeklaagde dient, onafhankelijk van zijn reactie, discreet en onpartijdig behandeld te worden.
Artikel 15
Houding bemiddelaar tegenover klager/klaagster en aangeklaagde:
- ·
er wordt niet meer informatie gegeven dan de werkelijke gegevens die in het gesprek met de andere partij expliciet is afgesproken
- ·
de bemiddelaar mag zich niet laten betrekken in de discussie
- ·
tijdens de bemiddeling worden afspraken gemaakt, er worden geen ad-hoc oplossingen gecreëerd.
- ·
De gemaakte afspraken worden vastgelegd en er wordt een termijn afgesproken waarbinnen verbetering van het gedrag zichtbaar moet zijn
- ·
Aan het einde van de afgesproken termijn vindt er een evaluatie plaats, waarbij wordt nagegaan of het bemiddelingstraject zinvol is geweest of dat er (alsnog) gekozen moet worden voor een formele procedure.
Artikel 16
Aan bemiddeling zijn de volgende voorwaarden verbonden:
- ·
Klager/klaagster beslist zelf welke vervolgstappen ondernomen moeten worden
- ·
contact tussen klager/klaagster en aangeklaagde gebeurt alleen met uitdrukkelijke toestemming van de klager/klaagster
- ·
zowel klager/klaagster en aangeklaagde gaan akkoord met het bemiddelingstraject
- ·
indien de aangeklaagde van mening is dat de klacht onterecht is, kan de bemiddelingsprocedure niet worden voortgezet en moet de formele klachtenregeling worden gevolgd.
Artikel 17 Formele traject:
- 1.
Een klacht over ongewenste omgangsvormen wordt door de ambtenaar schriftelijk aan de klachtencommissie voorgelegd.
- 2.
Anoniem ingediende klachten worden niet in behandeling genomen.
- 3.
Een klacht over ongewenste omgangsvormen wordt niet in behandeling genomen indien meer dan één jaar is verstreken sinds het feit waarop de klacht betrekking heeft plaats had.
- 4.
Een klacht kan te allen tijde door de ambtenaar worden ingetrokken.
Artikel 18
De zitting van de klachtencommissie is niet openbaar.
Artikel 19
- 1.
De klachtencommissie neemt, door middel van hoor en wederhoor, afzonderlijk kennis van de opvattingen van zowel de klager/klaagster als de aangeklaagde.
- 2.
De klachtencommissie ontvangt alle stukken die op de zaak betrekking hebben.
- 3.
De klager/klaagster en de aangeklaagde kunnen zich door een raadsman of raadsvrouw laten bijstaan.
- 4.
Indien dit voor het opstellen van haar advies noodzakelijk is, kan de commissie ook andere personen dan de klager/klaagster en de aangeklaagde horen. Voor zover het ambtenaren betreft, zijn zij verplicht te verschijnen. De commissie kan ook de situatie ter plaatse in ogenschouw nemen.
- 5.
Voor het horen van derden moet vooraf overleg gepleegd worden met de klager/klaagster en de aangeklaagde.
Artikel 20
- 1.
Van het horen van alle betrokkenen worden verslagen opgesteld. Deze verslagen zijn vertrouwelijk.
- 2.
Een verslag wordt niet vastgesteld dan nadat betrokkenen in de gelegenheid zijn geweest daarover hun zienswijze te geven.
- 3.
Alle stukken die relevant zijn voor het opstellen van het advies van de commissie zijn voor de klager/klaagster en de aangeklaagde toegankelijk.
Artikel 21
Afschriften van het uitgebrachte rapport en advies worden aan de klager/klaagster en de aangeklaagde gezonden.
Artikel 22
Het college neemt op grond van het uitgebrachte rapport en advies binnen vier weken een beslissing en deelt de beslissing binnen twee weken mede aan de klager/klaagster en de aangeklaagde.
Artikel 23
- 1.
De klachtencommissie en al degenen die kennis dragen van informatie ter zake, zullen uiterste zorg besteden aan de vertrouwelijkheid van die gegevens.
- 2.
Vermelding van namen en personen in de rapportage of anderszins geschiedt slechts als dit voor de zaak noodzakelijk is.
Artikel 24
De klachtencommissie informeert het college jaarlijks over het aantal behandelde klachten, de aard hiervan en de ter zake door de commissie gegeven adviezen.