Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen voor de gemeente Zoeterwoude

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  Ongewenste omgangsvormen: discriminatie zoals verboden bij de Grondwet, pesten, machtsmisbruik, intimidatie, ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard en alle andere omgangsvormen die door één der partijen als ongewenst wordt ervaren, waarbij tevens sprake is vanéén van de volgende punten:

  • ·

    onderwerping aan dergelijk gedrag wordt, hetzij expliciet hetzij impliciet, gehanteerd als voorwaarde voor de tewerkstelling vande ambtenaar;

  • ·

    onderwerping aan of afwijzing van dergelijk gedrag door de ambtenaar, wordt (mede) gebruikt als basis voor beslissingen die diens werkraken.

  • ·

    dergelijk gedrag heeft het doel de werkprestaties van de ambtenaar in onredelijke mate aan te tasten en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving te creëren, of heeft dit tot gevolg.

• b.

  Ambtenaar: degene die krachtens aanstelling of op arbeidsovereenkomst in dienst is of is geweest van de gemeente, alsmede degene die als stagiair(e), uitzendkracht of anderszins tijdelijk bij de gemeente werkzaam is of is geweest.

• c.

  Vertrouwenspersoon: Degene tot wie de ambtenaar, die wordt geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen, zich kan wenden voor advies en ondersteuning.

• d.

  Klachtencommissie: De commissie tot wie de ambtenaar die wordt geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen zich kan wendenmet een klacht en die deze klacht ter zake behandelt.

• e.

  Bemiddelaar: Degene die met goedkeuring van beide partijen door gesprekken met beide partijen probeert de ontstane problemen in het informele traject op te lossen. Als bemiddelaar zal de secretaris optreden.

Artikel 2 Het benoemen van de vertrouwenspersoon

Het college van Burgemeester & Wethouders benoemt een vertrouwenspersoon.

Artikel 3 Taken van de vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon heeft tot taak:

• a.

  de ambtenaar die wordt geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen bij te staan en van advies te dienen;

• b.

  zo nodig betrokkene door te verwijzen naar gespecialiseerde hulpverlenings-instanties;

• c.

  de betrokken ambtenaar ondersteuning te verlenen bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie;

• d.

  het mede verzorgen van voorlichting en publiciteit op het gebied van ongewenste omgangsvormen;

• e.

  al hetgeen te doen dat redelijkerwijze tot zijn of haar taak gerekend kan worden;

Artikel 4 Werkwijze van de vertrouwenspersoon

• 1.

  De vertrouwenspersoon is tot geheimhouding verplicht van de hem of haar vertrouwelijk ter kennis gebrachte informatie.

• 2.

  De vertrouwenspersoon wint niet zonder toestemming van de betrokken ambtenaar informatie bij derden in.

Artikel 5 Samenstelling van de klachtencommissie

• 1.

  Er is een klachtencommissie. Deze commissie bestaat uit twee leden:

  • a.

    een bedrijfsmaatschappelijk medewerker;

  • b.

    de bedrijfsarts;

• 2.

  Het college wijst een secretaris aan, die, voor wat betreft de werkzaamheden, uitsluitend verantwoording is verschuldigd aan de klachtencommissie.

• 3.

  Een lid van de klachtencommissie of secretaris van de commissie dient niet op enige wijze betrokken te zijn bij een zaak, waarop een klacht betrekking heeft.

Artikel 6 Taak van de klachtencommissie

• 1.

  De klachtencommissie stelt een onderzoek in naar de bij haar ingediende klacht over ongewenste omgangsvormen.

• 2.

  De klachtencommissie brengt van haar bevindingen schriftelijk rapport en advies uit aan het college.

• 3.

  De klachtencommissie brengt van haar bevindingen schriftelijk rapport en advies uit aan de portefeuillehouder p&o, indien de klacht betrekking heeft op de gemeentesecretaris.

Artikel 7 Informeel traject

• 1.

  de ongewenste omgangsvorm wordt bij de vertrouwenspersoon gemeld;

• 2.

  er vindt een intake gesprek plaats waarbij de klager/klaagster de mogelijkheid krijgt zijn/haar verhaal te vertellen, om zo duidelijkheid te krijgen omtrent de gebeurtenissen en de huidige situatie;

• 3.

  er vinden vervolggesprekken plaats waarbij wordt bekeken aan welke hulp de klager/klaagster behoefte heeft. Hierbij valt te denken aan:

  • ·

    psychologische begeleiding

  • ·

    doorverwijzing

  • ·

    advisering ten aanzien van het formele/informele traject

  • ·

    begeleiding/ondersteuning tijdens het formele/informele traject

De rol van de vertrouwenspersoon is altijd gericht op de begeleiding en ondersteuning van de klager/klaagster. Dit houdt in dat de vertrouwenspersoon bij voorbaat partijdig is. De vertrouwenspersoon zal hierdoor dus nooit als bemiddelaar tussen partijen kunnen optreden.

De vertrouwenspersoon kan de klager/klaagster stimuleren zelf een gesprek aan te gaan met de aangeklaagde. Mocht de klager/klaagster (daarna) behoefte hebben aan bemiddeling, zodat een einde kan worden gemaakt aan het gedrag, dan neemt de vertrouwenspersoon contact op met de bemiddelaar.

De bemiddelaar kan tijdens het informele traject de volgende stappen ondernemen:

• ·

  gesprek met de klager/klaagster

• ·

  gesprek met de aangeklaagde

Het belang van het gesprek met de klager/klaagster, al dan niet begeleid door de vertrouwenspersoon, is:

• ·

  duidelijkheid te krijgen wat de ervaren problemen zijn en wat er moet veranderen om weer tot normale werkverhoudingen te komen;

• ·

  duidelijkheid verkrijgen over wat wel en wat niet aan de aangeklaagde mag worden overgebracht

• ·

  vaststellen welke afspraken er met de aangeklaagde zullen worden gemaakt. Afspraken die door de klager/klaagster zelf zullen worden gecontroleerd.

De aangeklaagde wordt, voorafgaand aan het gesprek met de bemiddelaar, geïnformeerd over de “klachtenregeling ongewenste omgangsvormen voor de gemeente Zoeterwoude“.

Het belang van het gesprek met de aangeklaagde is:

• ·

  uitleg te geven over de fase waarin de procedure verkeert en wat de rol van partijen is ( de bemiddelaar is geen partij in deze kwestie)

• ·

  duidelijk maken dat de aangeklaagde niet verplicht is om met de bemiddelaar te praten en te wijzen op de mogelijke consequenties hiervan (mogelijk starten klachtenprocedure)

• ·

  duidelijk maken dat het om en serieuze melding gaat en wijzen op eventuele andere maatregelen (rechtspositionele maatregelen of overplaatsing)

De aangeklaagde dient, onafhankelijk van zijn reactie, discreet en onpartijdig behandeld te worden.

Houding bemiddelaar tegenover klager/klaagster en aangeklaagde:

• ·

  er wordt niet meer informatie gegeven dan de werkelijke gegevens die in het gesprek met de andere partij expliciet is afgesproken

• ·

  de bemiddelaar mag zich niet laten betrekken in de discussie

• ·

  tijdens de bemiddeling worden afspraken gemaakt, er worden geen ad-hoc oplossingen gecreëerd.

• ·

  De gemaakte afspraken worden vastgelegd en er wordt een termijn afgesproken waarbinnen verbetering van het gedrag zichtbaar moet zijn

• ·

  Aan het einde van de afgesproken termijn vindt er een evaluatie plaats, waarbij wordt nagegaan of het bemiddelingstraject zinvol is geweest of dat er (alsnog) gekozen moet worden voor een formele procedure.

Aan bemiddeling zijn de volgende voorwaarden verbonden:

• ·

  Klager/klaagster beslist zelf welke vervolgstappen ondernomen moeten worden

• ·

  contact tussen klager/klaagster en aangeklaagde gebeurt alleen met uitdrukkelijke toestemming van de klager/klaagster

• ·

  zowel klager/klaagster en aangeklaagde gaan akkoord met het bemiddelingstraject

• ·

  indien de aangeklaagde van mening is dat de klacht onterecht is, kan de bemiddelingsprocedure niet worden voortgezet en moet de formele klachtenregeling worden gevolgd.

Artikel 17 Formele traject:

• 1.

  Een klacht over ongewenste omgangsvormen wordt door de ambtenaar schriftelijk aan de klachtencommissie voorgelegd.

• 2.

  Anoniem ingediende klachten worden niet in behandeling genomen.

• 3.

  Een klacht over ongewenste omgangsvormen wordt niet in behandeling genomen indien meer dan één jaar is verstreken sinds het feit waarop de klacht betrekking heeft plaats had.

• 4.

  Een klacht kan te allen tijde door de ambtenaar worden ingetrokken.

De zitting van de klachtencommissie is niet openbaar.

• 1.

  De klachtencommissie neemt, door middel van hoor en wederhoor, afzonderlijk kennis van de opvattingen van zowel de klager/klaagster als de aangeklaagde.

• 2.

  De klachtencommissie ontvangt alle stukken die op de zaak betrekking hebben.

• 3.

  De klager/klaagster en de aangeklaagde kunnen zich door een raadsman of raadsvrouw laten bijstaan.

• 4.

  Indien dit voor het opstellen van haar advies noodzakelijk is, kan de commissie ook andere personen dan de klager/klaagster en de aangeklaagde horen. Voor zover het ambtenaren betreft, zijn zij verplicht te verschijnen. De commissie kan ook de situatie ter plaatse in ogenschouw nemen.

• 5.

  Voor het horen van derden moet vooraf overleg gepleegd worden met de klager/klaagster en de aangeklaagde.

• 1.

  Van het horen van alle betrokkenen worden verslagen opgesteld. Deze verslagen zijn vertrouwelijk.

• 2.

  Een verslag wordt niet vastgesteld dan nadat betrokkenen in de gelegenheid zijn geweest daarover hun zienswijze te geven.

• 3.

  Alle stukken die relevant zijn voor het opstellen van het advies van de commissie zijn voor de klager/klaagster en de aangeklaagde toegankelijk.

Afschriften van het uitgebrachte rapport en advies worden aan de klager/klaagster en de aangeklaagde gezonden.

Het college neemt op grond van het uitgebrachte rapport en advies binnen vier weken een beslissing en deelt de beslissing binnen twee weken mede aan de klager/klaagster en de aangeklaagde.

• 1.

  De klachtencommissie en al degenen die kennis dragen van informatie ter zake, zullen uiterste zorg besteden aan de vertrouwelijkheid van die gegevens.

• 2.

  Vermelding van namen en personen in de rapportage of anderszins geschiedt slechts als dit voor de zaak noodzakelijk is.

De klachtencommissie informeert het college jaarlijks over het aantal behandelde klachten, de aard hiervan en de ter zake door de commissie gegeven adviezen.

Deze regeling kan wordenaangehaald als de "Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen voor de gemeente Zoeterwoude".

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2001