CVDR26452_1Gewijzigde verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractie-assistenten.nlregelingHeerlen2016-07-12HeerlenWeekblad parkstadVerordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractie-assistenten 2010Gemeentewet, Rechtspositiebesluit raads- en commissieledengemeenteraadbestuur en recht2010-03-10De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2010-03-252010-03-112010-04-13Nieuwe regeling (tevens intrekking verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en fractie-assistenten)2010/8133Het regelen faciliteiten voor raadsleden en fractie-assistenten.Geen
“VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND, FRACTIEONDERSTEUNING EN
FRACTIE-ASSISTENTEN 2010. “
1:Ambtelijke bijstand1verzoek om informatie of bijstand1.Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:
feitelijke informatie van geringe omvang;
inzage in of afschrift van documenten die openbaar
zijn;
bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen
en moties of andere bijstand.
2.De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b,
wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op
verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.3.Indien een ambtenaar van oordeel is dat het verzoek geen
betrekking heeft op informatie als bedoeld in het eerste lid,
onderdeel a of b, legt hij dit voor aan de Algemeen Directeur.
De Algemeen Directeur beslist daarna op het verzoek.4.De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt
verleend door de griffier of een medewerker van de griffie.
Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een
medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de
Algemeen Directeur verzoeken, één of meer ambtenaren aan te
wijzen, de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk te
verlenen.2weigeren van bijstand1.De Griffier wijst een verzoek om bijstand af indien:
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de
bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de
raad;
dit het belang van de gemeente kan schaden;
het bijstand, bedoeld in artikel 1, eerste lid,
onderdeel c, betreft en de bedrijfsvoering dit niet
toelaat.
2.De Algemeen Directeur kan op dezelfde gronden een verzoek om
ambtelijke bijstand weigeren.3.Indien een verzoek om bijstand wordt geweigerd, kan de griffier
of het betrokken raadslid dat besluit voorleggen aan de
burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk of de
weigering terecht is.3ongenoegzame bijstand1.Indien een raadslid niet tevreden is over verleende bijstand,
doet hij zijn beklag bij de griffier.2.Indien dit niet leidt tot een voor alle betrokkenen bevredigende
oplossing, wordt dit voorgelegd aan de burgemeester. De
burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.4register ambtelijke bijstand1.De Algemeen Directeur houdt een register van de verleende
ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid,
onderdeel c bij, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere
ambtelijke organisatie wordt opgenomen:
welk raadslid om bijstand heeft verzocht;
over welk onderwerp om bijstand is verzocht;
welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;
hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft
gekost;
de reden waarom een verzoek is geweigerd.
2.Het register is openbaar.2:Fractieondersteuning5fractievergoeding1.De fracties, zoals bedoeld in artikel 5, eerste lid van het
Reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage
als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de
fractie.2.Deze bijdrage bestaat uit een bedrag van € 800 per raadszetel,
met een maximum van drie raadszetels.3.Het bedrag genoemd in het tweede lid wordt jaarlijks in januari
geïndexeerd, overeenkomstig de consumentenprijsindex van de
maand september van het voorafgaande jaar.6besteding fractievergoeding1.Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende,
kaderstellende en controlerende rol te versterken.2.De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en
overige regelingen;
betalingen aan politieke partijen, met politieke
partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen
anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of
goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis
van een gespecificeerde, reële declaratie;
giften;
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit
vergoedingen die de leden ingevolge het
rechtspositiebesluit raads- en commissieleden
toekomen;
opleidingen voor raads- en commissieleden.
7betaling fractievergoeding1.De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van
een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar
verstrekt.2.In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot
verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de
verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin
de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt
wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat
jaar.3.Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een
kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding
van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van
een verslag. Niet uitgegeven middelen worden daarbij
terugbetaald aan de gemeente.4.Een fractie kan tegenover de griffier verklaren afstand te doen
van het recht op een fractievergoeding.3:fractieassistenten8fractie-assistent1.Een fractie-assistent wordt door de fractievoorzitter
schriftelijk voor benoeming door de raad aangemeld bij de
voorzitter van de raad.2.Een fractie-assistent verleent advies en verricht werkzaamheden
ten behoeve van de fractie in de gemeenteraad waaraan hij
verbonden is.9benoemingseisen1.Een fractie-assistent moet voldoen aan de vereisten die gelden
voor het raadslidmaatschap.2.Hij dient voor te komen op de kandidatenlijst van de
laatstgehouden gemeenteraadsverkiezingen van die politieke
groepering waarvoor hij het fractie-assistentschap gaat
vervullen.3.Per fractie kunnen maximaal drie fractie-assistenten worden
aangemeld bij de voorzitter.4.Bij de aanmelding worden bijgevoegd:
een schriftelijke verklaring van de fractie-assistent
waarin deze verklaart de geheimhouding als bedoeld in
artikel 25 juncto artikel 86 Gemeentewet in acht te
nemen;
een uittreksel uit het bevolkingsregister;
indien van toepassing een lijst met de nevenfuncties van
de aangemelde persoon of personen als bedoeld in
paragraaf 5.
10benoemingsduur1.De raad benoemt op voorstel van de voorzitter een
fractie-assistent voor een periode gelijk aan de zittingsduur
van de raad.2.De raad weigert de benoeming tot fractie-assistent indien niet
voldaan wordt aan het bepaalde in artikel 9.3.De raad kan op voorstel van de voorzitter een benoeming tot
fractie-assistent intrekken en daarmee de faciliteiten in deze
verordening beëindigen dan wel weigeren in het geval dat:
de fractie-assistent de werkzaamheden als
fractie-assistent beëindigt;
de fractie het fractie-assistentschap opzegt;
niet meer voldaan wordt aan het bepaalde in artikel
9;
zich naar het oordeel van de raad andere dan de onder a
t/m c genoemde zwaarwichtige omstandigheden
voordoen.
11vergoedingDe fractie-assistent ontvangt geen vergoeding ten laste van de
gemeentekas.12kennisname raadsstukken1.De fractie-assistent heeft toegang tot de leeskamer van de raad
en heeft inzage in de stukken die in deze kamer ter lezing
liggen.2.De raadsvoorstellen worden gelijktijdig met de verzending aan de
raadsleden aan de fractie-assistent gezonden.13plaatsvervanging in commissies1.Een lid van een commissie als bedoeld in de verordening op de
raadscommissies kan een fractie-assistent aanwijzen als zijn
plaatsvervanger in de betreffende commissie, met inachtneming
van de bepalingen in deze verordening.2.Van deze aanwijzing wordt schriftelijk melding gemaakt aan de
voorzitter van de betreffende commissie.3.Indien kenbaar is gemaakt, dat de vervanging een structureel
karakter draagt, zal de toezending van agenda en vergaderstukken
in het vervolg plaatsvinden aan de aangewezen
fractie-assistent.4FACILITEITEN14Computer en internetverbinding
Op aanvraag stelt het college het raadslid of
fractieassistent ten laste van de gemeente voor de
uitoefening van het raadslidmaatschap resp.
fractieassistentschap een computer, bijbehorende apparatuur
en software in bruikleen ter beschikking.
Indien geen computer, bijbehorende apparatuur en software
ter beschikking is gesteld, verleent het college een
raadslid of fractieassistent op aanvraag voor de uitoefening
van het raadslidmaatschap resp. fractieassistentschap een
tegemoetkoming voor aanschaf van een computer, bijbehorende
apparatuur en software. De tegemoetkoming bedraagt
maximaal
€ 900,00 inclusief BTW.
Het raadslid of fractieassistent ondertekent voor de
bruikleen en voor de vergoeding als bedoeld in lid 2 een
overeenkomst met de gemeente.
Het college stelt de modellen van de overeenkomsten
vast.
15cursussen en congressen1.Een verzoek tot een bijdrage in de kosten van een cursus of een
congres wordt door de fractievoorzitter schriftelijk bij de
Griffier ingediend.2.De Griffier honoreert dit verzoek indien deelname voor de
uitoefening van het ambt van belang is.3.De kosten worden op declaratiebasis vergoed tot 90%, mits de
betreffende factuur is voorzien van een handtekening van de
fractievoorzitter.4.De bijdrage bedraagt per fractielid maximaal € 600,-- incl. BTW
met een maximum van € 2.500,-- incl. BTW per fractie per
kalenderjaar.5Integriteit van fractieassistenten16belangenverstrengeling1.Een fractieassistent doet opgave van zijn financiële belangen in
ondernemingen en organisaties waarmee de gemeente zakelijke
betrekkingen onderhoudt.2.Onder financiële belangen wordt niet verstaan het aandelenbezit
van beursgenoteerde ondernemingen.3.Een fractieassistent neemt geen zaken, geld of diensten aan die
zijn onafhankelijke positie kunnen beïnvloeden.4.Op uitnodigingen voor reizen, werkbezoeken en dergelijke wordt
altijd besloten in een openbare commissie of
raadsvergadering.17nevenfuncties1.Een fractieassistent vervult geen nevenfuncties waarbij
strijdigheid is of kan zijn met het belang van de gemeente.2.Een fractieassistent maakt bij de griffier melding van al zijn
nevenfuncties waarbij tevens wordt aangegeven of de functie wel
of niet bezoldigd is.3.De griffier houdt hiervan een register bij.18informatie1.Een fractieassistent gaat zorgvuldig en correct om met
informatie waarover hij uit hoofde van zijn
fractieassistentschap beschikt.2.Een fractieassistent verstrekt geen informatie die hem uit
hoofde van zijn functie ter kennis is gekomen, tenzij het
openbare karakter daarvan klaarblijkelijk is.3.Een fractieassistent maakt niet ten eigen bate of ten bate van
zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van
het fractieassistentschap verkregen informatie.6Slotbepaling19inwerkingtreden
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag,
volgend op de dag van publicatie en werkt terug tot 11 maart
2010.
Aan alle raadsleden en fractieassistenten wordt bij het van
kracht worden van deze verordening c.q. bij hun aantreden
een exemplaar hiervan verstrekt.
Met het van kracht worden van deze verordening vervalt de
verordening ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en
fractie-assistenten vastgesteld op 14 maart 2006,
laatstelijk gewijzigd op 5 juli 2006.
Aldus besloten tijdens de vergadering van de raad der gemeente
Heerlen van 10 maart 2010.
Griffier, voorzitter,
Algemene toelichtingDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet, dat
ingrijpend is gewijzigd bij het van kracht worden van de Wet dualisering
gemeentebestuur. Dat artikel legt namelijk expliciet vast dat de raad en
individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke
groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking
van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.Tevens geeft deze verordening uitvoering aan het rapport Korsten/Notten en het
daarop gebaseerde besluit van de raad op 5 juli 2005, tot het treffen van
allerlei verbeteringen en veranderingen zoals het onderbrengen in één
verordening van onderwerpen als ambtelijke bijstand, fractieondersteuning en
faciliteiten. Bij het vaststellen van de integriteitscodes voor de burgemeester, raadsleden en
bestuurders is besloten om de integriteitscode voor de fractieassistenten niet
apart te formuleren, maar onderdeel te laten uitmaken van de regeling voor
fractieassistenten zelf. Vanuit de VNG is slechts een modelverordening beschikbaar voor ambtelijke
bijstand en fractieondersteuning. Deze is slechts gedeeltelijk overgenomen,
omdat de bepalingen voor ambtelijke bijstand onvoldoende duaal zijn, en de
bepalingen voor fractieondersteuning onnodig complex zijn. De afwijkingen worden
in de artikelsgewijze toelichting verklaard.Voor de fractieassistenten is geen modelverordening beschikbaar. Daarvoor is
aansluiting gezocht bij de bestaande regeling die gestroomlijnd is. Voor de
integriteitscode voor fractieassistenten is aansluiting gezocht bij de
integriteitscode voor raadsleden. De gegevens inzake financiële belangen en
nevenfuncties zijn niet openbaar ingevolge het bepaalde in artikel 10 Wet
Openbaarheid van Bestuur, gelet op het privacy-aspect. Dit in tegenstelling tot
raadsleden waarbij sprake is van een actieve openbaarmaking. Ook blijft het
mogelijk dat fractieassistenten in de uitoefening van een bedrijf aan de
gemeente leveren.Kenmerkend aan deze verordening is de centrale rol van de griffier als instituut
dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden. Hij is het
eerste aanspreekpunt en de schakel naar zowel het college als de ambtelijke
organisatie. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal
de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen.
De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als
bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De
Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een
dergelijke rol van de burgemeester.Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen
behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke
organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie,
beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van
amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook
nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de
reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend
en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd.
Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat
individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad,
recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle
raadsleden een beroep worden gedaan. In de verordening is geen bepaling
opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen
ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk
geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke
organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.Artikelgewijze toelichtingArtikel 1 De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het
verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het
verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van
openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het
verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke
organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis
die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld
openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare
documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de
Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het reglement van orde voor de
raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de
raadscommissies.Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan
van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het
college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de
ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen
zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de Algemeen
Directeur de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De
ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een
verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de
verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen
in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op
toe dat er voortgang blijft in het proces.In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen
tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren
gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie
bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet
griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de
griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de Algemeen Directeur
weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het
eerste lid, onderdeel a en b betreft.Artikel 2 Dit artikel is niet VNG conform. Het bevat evenwel dezelfde bepalingen als de
artikelen 2 en 3 uit de modelverordening. Bovendien is het artikel dwingender
geformuleerd met een duidelijke rol voor de griffier.Beoordeling of één van de in lid 1 genoemde weigeringsgronden zich voordoet
vindt in eerste instantie plaats door de griffier die het verzoek van het
raadslid ontvangt. De Algemeen Directeur die de inzet van de ambtelijke
organisatie eveneens moet beoordelen, kan een verzoek van de griffier op
dezelfde gronden afwijzen. De burgemeester beschikt in geval van onenigheid.
Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester
verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).Artikel 3Dit artikel is niet VNG conform. Klachten van raadsleden richten zich (i.t.t. de
modelverordening) alleen tot de griffier. Die is verantwoordelijk voor de
verdere afhandeling. Wordt geen bevredigende oplossing gevonden dan beslist de
burgemeester.Artikel 4Dit artikel is niet VNG conform. Het vervangt de artikelen 5 t/m 7 uit de
modelverordening. In tegenstelling tot de modelverordening wordt de ambtelijke
bijstand niet vooraf gequantificeerd, maar wordt per geval beoordeeld wat nodig
en haalbaar is. In de praktijk blijkt dat goed te werken. Wel wordt bijgehouden
aan wie de meer uitgebreide bijstand is verleend als bedoeld in artikel 1, lid 1
sub c.Artikel 5De fractievergoeding was eerder geregeld in de “Verordening op de
fractieassistenten” en ook bedoeld als “… tegemoetkoming in de kosten, verband
houdend met de ondersteuning door fractie-assistenten.” Die koppeling is nu niet
langer aanwezig. Gevolgd wordt de modelverordening, en toegespitst op de hier
geldende systematiek en hoogte van bedragen.Artikel 6Dit artikel is conform het model. Artikel 7Het VNG model kent de methodiek van een vast bedrag per fractie en daar boven op
een bedrag per fractielid. Omdat daarin verder rekening wordt gehouden met hoge
bedragen, is een uitgebreide en complexe regeling opgenomen met betrekking tot
tussentijdse verandering van fractie-grootte, afsplitsingen, het vormen van
reserves voor volgende jaren, en jaarlijkse verantwoording middels een verslag
met accountantscontrole. De Heerlense vergoedingen en systematiek zijn van dien aard dat volstaan kan
worden met die elementen uit het model die daarvoor volstaan. Tevens is
opgenomen dat ongebruikt geld wordt terugbetaald bij het afleggen van
verantwoording over de uitgaven, of dat van het recht op een fractievergoeding
kan worden afgezien.Artikelen 8 tm 13Deze zijn inhoudelijk gelijk aan de verordening op de fractieassistenten uit
1994, maar dan uiteraard vertaald naar het huidige duale stelsel. In de oude
verordening verliep de benoeming nog via initiatief en voorstel van het college.
De daarin geregelde fractievergoeding is nu opgenomen in artikel 5.Artikel 14(gereserveerd)Artikel 15Een raadslid of fractieassistent die een cursus volgt die voor de uitoefenen van
de werkzaamheden als raadslid of fractieassistent noodzakelijk is, krijgt de
kosten vergoed tot maximaal 90%.De fractievoorzitter dient een gemotiveerd verzoek voor een vergoeding in bij de
griffier. Artikel 16 en 17In tegenstelling tot raadsleden worden belangen en nevenfuncties van
fractieassistenten niet actief openbaar gemaakt. Wordt door derden om informatie
verzocht, dan wordt dat verzoek getoetst aan de weigeringsgronden als genoemd in
artikel 10 Wet openbaarheid van bestuur. Privacygevoelige zaken zijn derhalve
niet openbaar. Nevenfuncties mogen uiteraard niet strijdig zijn met het gemeentelijk belang,
maar zijn zeker mogelijk. Om inzicht te hebben in het gevaar op
belangenverstrengeling dient aangegeven te worden of de nevenfunctie bezoldigd
is.In tegenstelling tot raadsleden is het fractieassistenten wél toegestaan om in
de uitoefening van een beroep of bedrijf voor de gemeente te werken.Artikel 18Beoogt is dat een fractieassistent op dezelfde prudente wijze met verkregen
informatie omgaat als dat een raadslid dat moet doen. Informatie mag dus niet
voor privédoeleinden worden gebruikt, noch om een voordeel ten opzichte van
derden te bewerken. Ook dient de fractieassistent zich steeds bewust te zijn van
zaken als privacy, bestuurlijke gevoeligheden en gemeentelijke belangen. Indien het college stukken aan de raad stuurt onder oplegging van geheimhouding,
worden deze slechts ter kennis van de raadsleden gebracht. De doorgaans gevolgde
procedure is dat zij deze stukken kunnen inzien in aanwezigheid van de griffier.
Aan de behandeling in een commissie, ook als deze een besloten karakter draagt,
dienen daarom bij een geheim verklaard onderwerp de raadsleden zelf deel te
nemen onder uitsluiting van de fractieassistenten.Artikel 19Bij het inwerkingtreden van deze verordening vervallen enkele oudere
verordeningen die hetzelfde regelen. De tekst van deze verordening wordt
bovendien bij hun benoeming uitgereikt aan alle raadsleden en
fractieassistenten.griffier, voorzitter,