| Organisatie | Schagen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Schagen 2013 |
| Citeertitel | Verordening ambtelijke bijstand en Fractieondersteuning Schagen 2013 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | ambtelijke bijstand en financiële bijdrage |
Geen
Gemeentewet, artikel 33
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2013 | 01-01-2013 | Nieuwe regeling | 29-01-2013 Schager Weekblad, 27 februari 2013 | 2013-20 |
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Fracties besteden de bijdrage voor hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. De financiële bijdrage is bestemd als tegemoetkoming in de kosten van het functioneren als fractie, zoals personele kosten fractieassistent, administratie en organisatiekosten, vergaderkosten, informatievoorziening, kosten verhoging kwaliteit fractiewerk, externe adviezen.
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt een voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Aldus besloten in de openbare vergadering van 29 januari 2013.
De raad van de gemeente Schagen,
de raadsgriffier, de voorzitter,
Mevrouw E. van der Voorde De heer G. Westerink
Toelichting op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
De verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Schagen 2013 vervangt de verordeningen van de voormalige gemeenten Harenkarspel, Schagen en Zijpe. Bij het opstellen van de nieuwe verordening is de modelverordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning van de VNG van 2010 leidend geweest.
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad nu beschikt over een griffier betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie.
Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor geheime documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.
Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.
Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de gemeentesecretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grotere fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.
Fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractievergoeding. Minimumvoorwaarde is dat de vergoeding wordt besteed aan raadswerkzaamheden. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, kan deze niet al te gedetailleerd worden voorgeschreven.
Praktijkervaringen elders hebben aangetoond dat het voor de fracties niet altijd eenvoudig is om te bepalen of de uitgaven rechtmatig zijn. In lid 1 van artikel 7 zijn daarom voorbeelden opgenomen van uitgaven die onder deze verordening vallen. In lid 2 van artikel 7 zijn doelen genoemd waarvoor de vergoeding niet gebruikt mag worden. Dit is gebaseerd op de adviezen die de heer Elzinga in dit verband aan de gemeente Amsterdam heeft uitgebracht en op de wijze waarop diverse gemeenten deze adviezen en hun praktijkervaringen hebben vertaald in hun gemeentelijke verordening.
Beoogd wordt te voorkomen dat met de fractievergoeding het inkomen van raadsleden en commissieleden wordt aangevuld, en dat partijactiviteiten, waaronder verkiezingscampagnes, worden gefinancierd. Daarmee wordt aangesloten bij artikel 99 van de Gemeentewet waarin bepaald wordt dat de raadsleden (en commissieleden) als zodanig geen andere vergoedingen ten laste van de gemeente mogen ontvangen, en bij de minimumvoorwaarde dat de fractievergoeding besteed wordt aan raadswerkzaamheden en niet bedoeld is om politieke partijen te subsidiëren.
Kosten voor informatievoorziening aan de burger, bijvoorbeeld via een website, informatiebulletin, politieke vergadering, vallen onder deze verordening voor zover deze kosten door of voor de fractie gemaakt worden. Wanneer dat samenvalt met de activiteiten van een politieke partij of politieke vereniging zal duidelijk gemaakt moeten worden dat de activiteit geheel of gedeeltelijk voor/door de fractie is georganiseerd en de besteding uit de fractievergoeding daarop gebaseerd moeten zijn.
Opleidingen voor individuele raads- en commissieleden zijn geregeld in de Verordening rechtspositie raads-en commissieleden. Opleidingen voor de fractie als geheel, gericht op versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol vallen weer wel onder deze verordening. Evenals vergaderingen, opleidingen, cursussen en seminars die tot doel hebben de kwaliteit van het fractiewerk te verhogen.
Opmerkelijk is wellicht dat, in tegenstelling tot de raadsleden, de fractieassistenten wel uit de fractievergoeding betaald mogen worden, mits het gaat om ondersteunend werk voor de fractie, anders dan het commissiewerk en werk voor de gemeenteraad. Er dient dan wel een contractuele positie te zijn geschapen op basis waarvan aannemelijk is te maken dat het gaat om fractieondersteuning en niet om een aanvulling op het commissiewerk.
De fractie assistent krijgt dan uit andere hoofde een vergoeding van de fractie voor activiteiten, en niet als commissielid als zodanig. Deze redenering gaat niet op voor raadsleden, omdat er in dat geval sprake zou zijn van personele samenval: het raadslid zou zichzelf gaan ondersteunen.
Kosten voor personele ondersteuning:
• salariskosten, sociale lasten, vakantiegeld, pensioenpremie, andere werkgeverslasten, noodzakelijke dotaties
aan personeelsvoorzieningen en vergoedingen (belast en onbelast);
Bureaukosten voor en gedeclareerd op naam van de fractie of fractiemedewerker :
• papier: briefpapier fracties, enveloppen, blanco kopieerpapier, enveloppen, faxpapier, kopieerkosten;
• postzegels, portokosten, brievenweger, adreslabels, verzekering i.v.m. verzending kantoorwaren;
• schrijfwaren: pennen, potloden, blocnotes, inktcartridges;
• overige kantoorwaren, zoals nietjes, paperclips, dossiermappen, archiefdozen, post-it, agenda’s.
(Stichtings)kosten van raadsfractie:
• registratiekosten Kamer van Koophandel;
• kosten uittreksels Kamer van Koophandel;
• kosten inhuur accountant ten behoeve van financiële verantwoording fractiebudget;
• kosten bank-en girorekening op naam van de fractie.
Communicatiekosten van de raadsfractie:
• vormgeving en onderhoud van een website;
• registratie domeinnaam van de website;
• kosten externe zaalhuur voor vergaderingen, themabijeenkomst of congressen georganiseerd door de
Kosten voor opleiding, training en vorming van de raadsfractie:
• excursies, werkbezoeken en heidagen;
• deelname aan cursussen, seminars, workshops en trainingen.
Tegen de achtergrond van het voorgaande kan nog volledigheidshalve worden opgemerkt dat de aanschaf van bijvoorbeeld laptops, beamers, printers, voicerecorders, handpalms voor individuele fractieleden niet uit de fractievergoeding kunnen worden bekostigd.
De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed, kan dit aan het eind van het jaar worden verrekend.
Het kan gebeuren dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderde verhoudingen in de raad. Dit artikel is zo geformuleerd dat het zowel kan dienen voor fracties die bij de verkiezingen blijken te verdwijnen dan wel na de verkiezingen opkomen, maar het kan ook dienen om de mutaties in aantal op te vangen van de zittende fracties.
Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel van de oorspronkelijke fractie juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.
De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden.
behorende bij de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2013 gemeente Schagen