Organisatie | Tilburg |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Financiële beheersverordening gemeente Tilburg 2007 |
Citeertitel | Financiële beheersverordening gemeente Tilburg 2007 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen.
Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2012 | 01-01-2012 | intrekking | 19-03-2012 Gemeenteblad, 2012, 08 | 2012/ 012 | |
24-07-2009 | 01-01-2012 | art. 14 | 13-07-2009 Gemeenteblad, 2009, 23 | 2009/236 | |
01-01-2008 | nieuwe regeling | 30-10-2007 Gemeenteblad, 2007, 39 | 2007/327 |
In deze verordening wordt verstaan onder:
Hoofdstuk II Begroting en Verantwoording
Jaarlijks wordt door het college de Programmabegroting aangeboden aan de gemeenteraad., De Programmabegroting is het contract tussen raad en college. De Jaarstukken jaar t-1 vormen de basis voor de Programmabegroting jaar t+1. Daarbij worden tevens betrokken de wensen en verlangens welke geuit zijn bij de behandeling/vaststelling van deze Jaarstukken door de raad. Immers dan wordt op integrale wijze verantwoording afgelegd aan de raad over de bereikte resultaten van het afgelopen jaar. De begroting gaat vergezeld van de meerjarenraming.
Het college draagt zorg voor de periodieke interne toetsing – minimaal eens in de vier jaar – van alle vitale processen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de rechtmatigheid van de beheershandelingen, vastgelegd in interne controleprogramma’s per dienst.
Artikel 6. Budgetbewaking en tussentijdse rapportage
Het college rapporteert tussentijds driemaal per jaar over de realisatie van de begroting aan de raad via de voortgangsberichten. en sluit de periodieke verantwoording af met de jaarrekening. De tussentijdse rapportages bestaan uit voorjaars-, najaars- en eindejaarsbericht. Het financieel voorjaarsbericht wordt door het college vastgesteld en ter kennisneming aan de raad gestuurd. In het eindejaarsbericht kunnen beleidsvoorstellen worden opgenomen, die samenhangen met de uitkomsten van het voorgaande jaar. Deze voorstellen dienen alleen betrekking te hebben op het lopende jaar.
Gelet op het gewijzigde karakter van het financieel voorjaarsbericht (geen vaststelling meer door de raad) wordt de melding van afwijkingen strikt beperkt tot herijkingen (en dus onomstreden), al dan niet gekoppeld aan vastgestelde interne normeringen. Bij twijfel of discussie daarover worden afwijkingen niet in het financieel voorjaarsbericht opgenomen, maar betrokken bij de samenstelling van het najaarsbericht.
De jaarstukken bestaan uit de jaarrekening en het jaarverslag, Dit is de verantwoording van het college van (de doelmatigheid van) het financieel beleid en beheer, op hoofdlijnen de beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten die in het verslagjaar zijn gerealiseerd, alsmede de middelen die daarvoor zijn ingezet, mede in relatie tot de voornemens uit de begroting.
Artikel 9. Reserves en Voorzieningen
Het college geeft jaarlijks bij de programmabegroting een overzicht van de reserves en voorzieningen. De bijbehorende bestedingsplannen worden opgenomen in de programmabegroting voor zover dit relevant is in het kader van de keuzemogelijkheden (door de raad). In de uitvoeringsbegrotingen worden alle (vastgestelde) bestedingsplannen opgenomen.
In de rapportages behorende bij de budgetcyclus (met uitzondering van de voortgangsberichten) wordt een overzicht opgenomen van het weerstandsvermogen in relatie tot de risicomatrix; de definiëring van het weerstandsvermogen is vastgelegd in de nota “Het Weerstandsvermogen van de gemeente Tilburg”; ook wordt in de rapportages de omvang van de genormeerde algemene reserves aangepast aan de geactualiseerde gegevens;
Artikel 11. Invordering en Debiteurenbeheer
Het college neemt voor de inning van openstaande vorderingen de richtlijnen in acht die zijn vastgelegd in de nota “Debiteurenbeheer en Invorderingsbeleid”.
Hoofdstuk IV Paragrafen in begroting en jaarstukken
1.Het college geeft bij de begroting, voortgangsberichten en jaarstukken inzicht in de belangrijkste risico´s van materieel belang op concernniveau en een weergave van alle risico´s in een risicomatrix; de risicomatrix geeft inzicht in de omvang van het risico en de kans dat een bepaald risico zich daadwerkelijk voordoet; in de voortgangsberichten wordt tevens de ontwikkeling van het risico ten opzichte van de laatste rapportage opgenomen;
De risicomatrix wordt gekoppeld aan het aanwezige weerstandsvermogen zoals dat door de raad is gedefinieerd in de nota “Het Weerstandsvermogen van de gemeente Tilburg” en men geeft aan een inschatting in hoeverre schaden en verliezen als gevolg van de risico´s van materieel belang met het weerstandsvermogen kunnen worden opgevangen;
In het onderdeel bedrijfsvoering van de begroting wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven; in het onderdeel bedrijfsvoering bij de jaarstukken wordt gerapporteerd over de bij de begroting bepaalde onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering en over nieuwe ontwikkelingen.
In de begroting en de jaarstukken wordt in de paragraaf verbonden partijen ingegaan op nieuwe participaties, het beëindigen van bestaande participaties, het wijzigen van bestaande belangen en het aanwezig zijn van problemen bij bestaande participaties. Van elk van de verbonden partijen wordt bij de begroting en jaarstukken een opgave verstrekt van:
• het eigen en vreemd vermogen en het resultaat, voor zover bekend;
• het financieel belang en de zeggenschap.
In de paragraaf grondbeleid wordt aandacht geschonken aan de geraamde meerjarige resultaten van de grondexploitatie en belangrijke beleidsmatige ontwikkelingen op het gebied van gemeentelijke grondverwervingen, de grondprijzen, de manier van samenwerking met martkpartijen e.d. Tevens worden de belangrijkste wettelijke ontwikkelingen op het terrein van de grondexploitatie geschetst.
De Vastgoedmonitor wordt bestuurlijk afgewikkeld binnen de reguliere budgetcyclus. De raad wordt tussentijds (via de berichten) conform bestaand beleid, geïnformeerd over afwijkingen op majeure projecten en overige belangrijke afwijkingen (kwaliteit/resultaat of financieel).
Artikel 2 bevat een aantal bepalingen over de inrichting van de begroting waarin de kaderstellende functie van de raad tot uiting komt. De raad legt op basis van dit artikel een belangrijk deel van de infrastructuur van de begroting vast, evenals de kengetallen waarop de raad wil sturen en controleren.
Om op verantwoorde wijze de kaders te kunnen uitzetten voor het volgende begrotingsjaar dient eerst een integrale verantwoording over de bereikte resultaten over het afgelopen jaar plaats te vinden.
Deze integrale verantwoording van het college aan de raad vindt plaats bij de behandeling van de Jaarstukken waarin het college verantwoording aflegt over de uitvoering van de begroting: welke projecten en activiteiten zijn uitgevoerd en welke maatschappelijke effecten zijn gerealiseerd, mede in relatie tot de voornemens in de begroting. Voor de samenstelling van de nieuwe programmabegroting wordt dan zoveel mogelijk rekening gehouden met de reacties en bevindingen uit de raadsbehandeling van de Jaarstukken. In het “Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995” was de indeling van de begroting in functies verplicht voorgeschreven. In het “Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten” is dat niet meer zo. De gemeente bepaalt nu zelf het aantal en de inhoud van de programma´s van de begroting en kan daardoor de begrotingsopzet aanpassen aan de eigen politiek-bestuurlijke
wensen. Omdat er een politiek-bestuurlijke keuze ten grondslag ligt aan de indeling van de programma´s stelt de raad de indeling vast. Meestal zal die vaststelling voor enkele jaren gelden, bijvoorbeeld voor een gehele raadsperiode.
Indien daartoe aanleiding is, kan de raad de indeling wijzigen.
De raad stelt de programmabegroting vast. Ter uitvoering van de begroting stelt het college - zoals geregeld in het Besluit begroting en verantwoording - een productenraming op. Het college is vrij in het aantal producten en de indeling daarvan. De productenraming is in de systematiek van het besluit geen onderdeel van de begroting. De raad kan van oordeel zijn dat hij bij de programmabegroting en verantwoording een overzicht wil hebben van welke producten er bij de programma´s horen. Dit wordt geregeld in het eerste lid.
Artikel 4. Uitvoering begroting
In artikel 4 legt de raad het college een aantal verplichtingen op die voor een goede uitvoering van de begroting noodzakelijk zijn. In het eerste lid wordt bepaald dat het college de rechtmatigheid, de doeltreffendheid en de doelmatigheid van de uitvoering moet waarborgen. Lid 2 stelt eisen voor de
onderwerpen die van belang zijn voor de opstelling van de programmaraming. In het duale stelsel geeft de raad geen nadere uitvoeringsregels om aan de prestatie-eis te voldoen. Het vaststellen van deze uitvoeringsregels is de bevoegdheid van het college.
De raad legt in dit artikel enkele basiscondities vast voor de interne controle. Daarmee verkrijgt de raad de zekerheid dat het college aan de verplichting genoemd in met name artikel 4, eerste lid, zal kunnen voldoen. Als uitvloeisel van de verplichting van het college om behalve voor een rechtmatige uitvoering van de begroting zorg te dragen voor een doelmatige en doeltreffende uitvoering, dienen de diensten ook aandacht te besteden aan de controle van niet-financiële gegevens in de administraties (betrekking hebbend op de omvang van de activiteiten, prestaties, maatschappelijke effecten, etc.). Deze controle dient ter borging van de betrouwbaarheid van deze gegevens, die immers de basis vormen voor beleidsprocessen, waaronder de beoordeling van de doelmatigheid en doeltreffendheid. In de praktijk houdt dit de ambitie in dat de komende jaren de huidige sterk op het (financiële) rechtmatigheidsaspect gerichte interne controleprogramma’s uitgebreid of aangevuld worden met maatregelen ter verbetering van de betrouwbaarheid van niet-financiële gegevens welke mede nodig zijn voor onderzoeken zoals bedoeld in de “Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Tilburg 2003” en de aanvulling daarop (zie hierna).
Dit zal plaatsvinden binnen de financiële en personele mogelijkheden die hiervoor beschikbaar worden gesteld. Waar dit inhoudelijk aan de orde is, zullen deze maatregelen via de interne controleprogramma’s in de toekomst ter toetsing worden voorgelegd aan de accountant.
Artikel 6. Budgetbewaking en tussentijdse rapportage
Artikel 6 formaliseert een belangrijk onderdeel van de planning en control van de raad. De raad geeft namelijk aan de aard van de informatie die het college standaard dient te verstrekken evenals de reguliere frequentie. Op basis van deze informatie kan de raad de uitvoering van de begroting volgen en besluiten of bijsturing nodig is.
Artikel 6 regelt wanneer de raad tussentijds over de stand van zaken in het lopende begrotingsjaar moet worden geïnformeerd.
In het derde lid geeft de raad aan waarover hij in elk geval in de tussen-rapportages wil worden geïnformeerd.
De raad autoriseert het college met het vaststellen van de begroting op hoofdlijnen het door het college uit te voeren beleid. Hiermee worden alle afzonderlijke verplichtingen die in de programma´s besloten liggen in materiële zin oftewel financieel geaccordeerd. Bij de uitvoering van de begroting geldt voor het college de informatieplicht uit het vierde lid artikel 169 Gemeentewet. Bij het
aangaan van verplichtingen of het uitoefenen van bevoegdheden door het college met ingrijpende gevolgen voor de gemeente moet het college eerst het gevoelen van de raad inwinnen.
Artikel 7 is het sluitstuk van de begrotingscyclus, de verantwoording over de begrotingsuitvoering door het college, cq. de controle van de raad daarop. De Jaarstukken zijn ingedeeld overeenkomstig de in het BBV voorgeschreven indeling, waaraan wordt toegevoegd een verslag zoals bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet.
Artikel 8. De financiële positie
De raad geeft in dit artikel enkele belangrijke uitgangspunten aan die het college voor de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen moet volgen.
Tevens wordt hier expliciet vastgelegd hoe de raad bij het vaststellen van de financiële positie, de investeringskredieten autoriseert. De autorisatie van deze kredieten zou anders als gevolg van het door gemeenten gehanteerde lasten en batenstelsel buiten de boot vallen. Investeringen van gemeenten worden voornamelijk geactiveerd en drukken zodoende in het jaar van aanschaf niet op de onder de programma´s verantwoorde lasten.
Artikel 9. Reserves en voorzieningen
Een belangrijk beleidsmatig aspect betreft de omvang van het eigen vermogen van een gemeente. Het eigen vermogen van een gemeente bestaat uit de algemene reserves en bestemmingsreserves. Hoe groot moet het eigen vermogen zijn om risico’s op te vangen en gaan we een investering financieren door belastingverhoging of door het interen op het eigen vermogen, zijn financieel beleidsmatige vragen die thuishoren bij de raad. Artikel 9 bepaalt, dat het college een nota over de reserves en voorzieningen aanbiedt ter behandeling en vaststelling door de raad. In deze nota kan de raad het kader vaststellen voor de omvang van de reserves . Kaders stellen voor voorzieningen is veelal niet aan de orde, omdat voorzieningen een verplichtend karakter kennen. Wel is het inzichtelijk in de nota in te gaan op de voorzieningen.
Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa
Artikel 10 stelt de regels voor de waardering en afschrijving van de vaste activa. De vaste activa worden verplicht ingedeeld in immateriële vaste activa, materiele vaste activa en financiële vaste activa. De immateriële vaste activa worden verdeeld in de kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief en de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en het saldo van agio en disagio. De materiele vaste activa worden onderverdeeld in materiele vaste activa
met economisch nut en materiele vaste activa met alleen maatschappelijk nut.
Artikel 11. Invordering en debiteurenbeheer
Artikel 11 geeft de regels voor het innen van openstaande vorderingen
Artikel 12. Grondslagen kostentoerekening
In artikel 12 is de grondslag voor de bepaling van heffingen en tarieven neergelegd. De grondslag voor de hoogte van heffingen en tarieven is namelijk politieke besluitvorming door de raad op basis van de geraamde hoeveelheden en de geraamde kostprijzen. Kostprijzen laten zich op vele manieren berekenen. In dit artikel worden uitgangspunten voor de bepaling van de kostprijzen gegeven.
Op grond van lid 3 moeten ook worden meegenomen de kosten compensabele BTW voor rioolrechten, reinigingsrechten en afvalstoffenheffing. De begroting en jaarstukken zijn exclusief de compensabele BTW. Voor dit soort heffingen is echter in de wet bepaald dat ze wel meegenomen mogen worden in de kostprijs-berekening, omdat de gemeente deze kosten wel heeft, ook al wordt de BTW gecompenseerd.
Artikel 13. Financieringsfunctie
De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de operationele kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 het expliciete voorschrift dat de verordening een onderdeel over de financieringsfunctie heeft. Het artikel draagt het college op een
financieringsstatuut (treasurystatuut) op te stellen dat met name protocollen bevat voor de dagelijkse uitvoering. Onderwerpen die in zo’n besluit aan de orde komen zullen met name betreffen het derivatenbeheer (indien van toepassing), het kasbeheer, het risicobeheer, de financiering en de administratieve organisatie.
Onder het risicobeheer vallen het renterisicobeheer, het kredietrisicobeheer, het koersrisicobeheer, het interne liquiditeitsbeheer en het valutarisicobeheer (indien van toepassing). In ons statuut, door de raad vastgesteld, zijn de kaders vastgelegd en tevens de termijnen waarbinnen actualisering dient plaats te vinden.
In dit artikel worden de verplicht voorgeschreven paragrafen nader uitgewerkt. Per onderdeel is aangegeven bij welk product waarover en in welke vorm moet worden gerapporteerd.
Artikel 15. De financiële administratie
In artikel 15 worden de kaders gegeven voor de inrichting van administraties van de gemeente. In hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens moeten worden vastgelegd en aan welke eisen de vastgelegde gegevens moeten voldoen. Deze verordening regelt niet – inherent aan het dualisme – de regels en activiteiten die daarvoor in de uitvoering nodig zijn. Dat is een taak van het college. Deze zal deze zaken wel in een besluit moeten vastleggen voor de aansturing van de ambtelijke organisatie. Bij algemene maatregel van bestuur stelt het Rijk eisen aan de verantwoordingsinformatie van gemeenten. In het Besluit begroting en verantwoording zijn onder andere waarderingsgrondslagen, balansindeling en verplicht op te leveren financiële gegevens vastgelegd. Vanuit de financiële administratie moeten gegevens worden aangeleverd voor de financiële verantwoordingsinformatie aan de raad, maar ook aan gedeputeerde staten, in hun rol als toezichthouder, het rijk, de Europese Unie etc.
Artikel 16. De financiële organisatie
In dit artikel worden uitgangspunten voor de inrichting van de financiële organisatie gegeven, waaraan het college bij het stellen van regels voor de ambtelijke organisatie invulling moet geven. De uitgangspunten vormen kaders voor het college, waaraan hij zich moet houden. De door het college te stellen regels worden in besluiten vastgelegd.
De interne regels (protocollen) voor de aanbesteding en inkoop van werken, diensten en goederen en voor subsidieverstrekking en steunverlening dienen tevens om te waarborgen dat gehandeld wordt in overeenstemming met de weten regelgeving ter zake, waaronder die van de Europese Unie.
Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van het oude artikel 212 Gemeentewet opgestelde verordening.
In dit artikel wordt de naam gegeven, waarmee men in de gemeentelijke stukken naar deze verordening kan verwijzen.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 13 oktober 2007