Organisatie | Achtkarspelen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van orde van B&W |
Citeertitel | Reglement van orde van B&W |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-02-2013 | Onbekend | 14-02-2013 Onbekend | Onbekend |
Het college van burgemeester en wethouders van Achtkarspelen;
gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;
"REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN ACHTKARSPELEN"
Artikel 5 Besluiten in een collegevergadering
Er is een openbare en een niet-openbare besluitenlijst. Daarnaast houdt de secretaris een aparte besluitenlijst bij met besluiten over stukken met een vertrouwelijk karakter. Deze wordt centraal (vertrouwelijk) gearchiveerd. Indien geheimhouding is opgelegd wordt indien nodig een afzonderlijke besluitenlijst van de als geheim gekwalificeerde voorstellen of andere stukken gemaakt, die door de burgemeester wordt gearchiveerd tot de geheimhouding is opgeheven.
In dit artikel wordt een onderwerp geregeld, dat aan de orde zal zijn in de eerste vergadering van het college na de raadsvergadering, waarin de wethouders zijn benoemd. Ten overvloede wordt er op gewezen, dat het college als geheel verantwoordelijkheid draagt voor de opgedragen taken ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruik maken van de mogelijkheid, die in artikel 168 van de Gemeentewet wordt geboden ten aanzien van mandatering aan individuele leden van het college.
Met betrekking tot dag, tijdstip en plaats van de vergadering is gekozen voor een algemene flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken van de gangbare situatie.
Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt, dat de burgemeester, als voorzitter van het college, maar ook twee leden van het college er voor kunnen zorgen, dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid betekent overigens niet, dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg.
Verder regelt dit artikel het deelnemen aan de beraadslaging door de gemeentesecretaris en anderen. Dit kunnen derden/deskundigen zijn, maar ook ambtenaren. Uiteraard zijn de bepalingen van het reglement in dat geval ook op betrokkenen van toepassing.
Ingevolge artikel 54 van de Gemeentewet is de hoofdregel dat met gesloten deuren wordt vergaderd. Het college kan daar echter zelf van afwijken. In dit artikel wordt dit dan ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten.
Ten aanzien van het vergaderquorum is artikel 56 Gemeentewet van toepassing.
In deze artikelen heeft de secretaris een plaats gekregen vanwege zijn taakomschrijving, zoals vermeld in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet.
Indiening van de stukken gebeurt bij de secretaris, die aan de hand van kwaliteit, compleetheid en gevolgde procedure bepaalt of de stukken op de agenda worden geplaatst. Indiening dient in de regel de woensdag voor de vergadering plaats te vinden, zodat er voldoende tijd is voor beoordeling, eventuele bijstelling en agendering.
In artikel 3, vierde lid is bepaald dat vertrouwelijke stukken niet op de agenda worden geplaatst. Het kan daarbij gaan om stukken die onder de uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur vallen, waarbij gedacht kan worden aan privacy gevoelige besluiten. De opsteller van een stuk kan aangeven of een stuk naar zijn mening vertrouwelijk is, maar de uiteindelijke beoordeling van de vraag of een stuk vertrouwelijk is berust bij de secretaris
In artikel 5, derde lid, is aangegeven dat er een openbare besluitenlijst is en een niet-openbare besluitenlijst. De openbare besluitenlijst wordt intern en extern verspreid. De niet-openbare besluitenlijst wordt slechts intern verspreid. Daarnaast houdt de secretaris een aparte besluitenlijst bij met besluiten over stukken met een vertrouwelijk karakter en een aparte besluitenlijst over geheime stukken. Deze besluitenlijsten worden niet verspreid.
In artikel 5, zesde lid, is aangegeven dat de openbare besluitenlijst en de achterliggende stukken zo spoedig mogelijk op de gebruikelijke wijze openbaar wordt gemaakt. Dit gebeurt in de regel op de eerste donderdag na de collegevergadering waarin de besluiten zijn genomen. Zowel de besluitenlijst als de achterliggende openbare stukken (collegeadviezen, raadsvoorstellen en bijlagen) worden actief openbaar gemaakt door middel van publicatie op de website van de gemeente. De pers wordt per e-mail geïnformeerd. Stukken die informatie bevatten die niet openbaar is (uitzonderingsgronden Wob) worden niet gepubliceerd of de niet openbare informatie wordt verwijderd voor openbaarmaking.
Kennisneming van de stukken door de collegeleden gebeurt door roulatie van de stukken. De collegeleden geven door een paraaf aan of zij bespreking in de vergadering nodig vinden. Met inachtneming van artikel 6, eerste lid vindt in principe geen bespreking meer plaats in de vergadering van stukken die voor akkoord zijn geparafeerd.
Indien een collegevoorstel vóór het in artikel 3, tweede lid, bedoelde tijdstip is aangeleverd en door minimaal twee collegeleden voor ‘conform’ wordt geparafeerd en geen van de collegeleden uiterlijk de daaropvolgende zondag om 24.00 uur heeft aangegeven dat bespreking in een vergadering gewenst is, komt het parafenbesluit tot stand. De datum van het besluit is dan de datum van de betreffende zondag.
Indien een collegevoorstel na het in artikel 3, tweede lid, bedoelde tijdstip is aangeleverd, maar vóór de eerstvolgende vergadering door alle collegeleden voor ‘conform’ wordt geparafeerd, komt het parafenbesluit tot stand. De datum van het besluit is dan de datum waarop de laatste paraaf is gezet.
Indien een collegevoorstel na het in artikel 3, tweede lid, bedoelde tijdstip is aangeleverd en niet vóór de eerstvolgende vergadering door alle collegeleden voor ‘conform’ wordt geparafeerd, komt er (nog) geen parafenbesluit tot stand. Een parafenbesluit kan dan nog wel een week later tot stand komen, indien het collegevoorstel dan door minimaal twee collegeleden voor ‘conform’ wordt geparafeerd en geen van de collegeleden uiterlijk de betreffende zondag om 24.00 uur heeft aangegeven dat bespreking in een vergadering gewenst is. De datum van het besluit is dan de datum van de betreffende zondag.
Het bepaalde in artikel 6, eerste lid, regelt dat (in bijvoorbeeld een vakantieperiode) parafenbesluiten kunnen worden genomen als een collegevoorstel door minimaal twee collegeleden voor ‘conform’ wordt geparafeerd en geen van de collegeleden aangeeft dat bespreking in een vergadering gewenst is. Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de besluitvorming stokt wanneer niet het volledige college in staat is tijdig een oordeel over een voorstel te geven.
Een collegelid kan niet meer dan één paraaf op een besluit zetten, ook niet wanneer hij een ander collegelid vervangt (wanneer bijvoorbeeld een wethouder ook fungeert als locoburgemeester kan hij niet in beide rollen paraferen). Om aan het quorum te kunnen voldoen moet er dan ook sprake van de parafen van twee verschillende collegeleden.
Op grond van artikel 60 van de Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college kennisgeving aan de raad moet worden gedaan.
Omdat de openbare besluitenlijst openbaar wordt gemaakt dient de indeling van de verslaglegging daar op afgestemd te zijn.
Gelet op het feit, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd, is in dit artikel het strikt noodzakelijke over stemmingen opgenomen. De regeling komt er op neer, dat in principe alleen wordt gestemd als één van de leden dat wenst. In dat geval vindt mondelinge stemming plaats.
Dit artikel is opgenomen om onvoorziene omstandigheden het hoofd te bieden.