| Organisatie | Nijkerk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening 2006 |
| Citeertitel | Archiefverordening 2006 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling is vervangen door de Archiefverordening 2017.
Deze regeling vervangt de Archiefverordening 2000.
1.Besluit Archief- en Informatiebeheer.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-05-2006 | 08-03-2006 | 25-04-2017 | nieuwe regeling | 27-04-2006 De Stad Nijkerk, 3-5-2006 | rvs. 2006-018/1 |
Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Het college rapporteert jaarlijks in de productrealisatie en/of de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag over de uitvoering van artikel 30 van de wet.
De Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
De verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
In de verordening is zijn de gevolgen verwerkt van de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten voortaan bij het college. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer.
De nieuwe archiefverordening verordening is gebaseerd op het in januari 2006 gepubliceerde model voor gemeenten zonder eigen archivaris, opgesteld door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs. Het model is aangepast met inachtneming van de aanwijzingen voor de decentrale regelgeving, o.a. door af te zien van een hoofdstukindeling. Hoofdstuk III van de modelverordening is niet overgenomen. Dit hoofdstuk regelt het toezicht van de gemeentesecretaris op het beheer van archiefbescheiden in organisaties die uit meer dan één beheerseenheid bestaan. De organisatie van de gemeente Nijkerk wordt voor de toepassing van de Archiefwet gezien als één beheerseenheid, bestaande uit ambtelijke organisatie en griffie.
De modelverordening heeft de volgende titel: Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoewel dit exact aangeeft wat de verordening beoogt wordt hier gekozen voor de meer hanteerbare naam Archiefverordening 2006.
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van Artikel 6 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten de opstellers van de modelverordening dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening.
Voor de gewenste verslaglegging is, in afwijking van de modelverordening, niet gekozen voor een afzonderlijk op te stellen verslag. De verantwoording kan worden opgenomen in de betreffende onderdelen van de jaarstukken.
De nieuwe verordening treedt in werking na de bekendmaking en werkt terug tot 8 maart 2006, de datum waarop de wijziging van de Archiefwet in werking treedt. De oude verordening vervalt op dat moment. Een en ander heeft geen gevolgen voor de rechtskracht van de besluiten die op basis van de oude verordening tot stand zijn gekomen. Artikel LXXIII, eerste lid, van de Wet dualisering gemeentelijke medebewindsbevoegdheden (Stbl. 2005, 530) bevat namelijk de volgende algemene overgangsbepaling: Deze wet heeft geen gevolgen voor de rechtskracht van vóór het tijdstip van inwerkingtreding van deze wet genomen beslissingen, ten aanzien waarvan na dat tijdstip een ander bestuursorgaan bevoegd is. Het raadsbesluit tot aanwijzing van de archiefbewaarplaats, bijvoorbeeld, hoeft niet opnieuw, nu door het college, te worden vastgesteld. Het betreffende raadsbesluit geldt met ingang van 8 maart 2006 als collegebesluit tot aanwijzing van de archiefbewaarplaats.