Beleidsregel voor behandeling van aanvragen evenementenvergunning

In artikel 2:25 is het verbod opgenomen om een evenement te organiseren zonder vergunning van de burgemeester. Het tweede lid stelt dat als er sprake is van een klein evenement er geen vergunning is vereist. Daarbij is limitatief opgenomen aan welke criteria een evenement moet voldoen wil het aangemerkt worden als klein evenement. Ook zijn enkele acties opgesomd die de organisatoren van een dergelijk evenement moeten ondernemen: informeren direct omwonenden en het doen van een vroegtijdige melding.

Onder omwonenden wordt begrepen die omwonenden die mogelijkerwijs overlast zouden kunnen ondervinden van het plaatsvinden van het kleine evenement.

Tijdens het kleine evenement moet de organisator voldoen aan de overige criteria:

• -

  einde voor 23.00 uur (0.00 uur op een dag waarop een vrije dag volgt);

• -

  alleen achtergrondmuziek;

• -

  alleen kleine objecten (bijv. partytent);

• -

  niet op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats (geen verkeersmaatregel nodig), en;

• -

  het evenement mag geen belemmering vormen voor het verkeer en de hulpdiensten.

   

Het indienen van een aanvraag voor een evenementenvergunning wordt nogal eens kort op het plaatsvinden van het evenement in gediend. Soms zelfs zo kort dat administratieve verlening moeilijk of onmogelijk is. Om in ieder geval ervoor zorg te kunnen dragen dat een vergunningaanvraag goed wordt beoordeeld en er voldoende tijd beschikbaar is voor het vragen van eventuele adviezen, is een minimale termijn van vier weken nodig.

Voor grote (Categorie C) evenementen is het zelfs noodzakelijk dat er minimaal acht weken beschikbaar zijn tussen indienen aanvraag en plaatsvinden evenement. Veelal houden organisatoren van Categorie C evenementen zich al aan deze richtlijn. Organisatoren van nieuwe evenementen zijn in de regel niet bekend met de noodzaak van een tijdige aanvraag.

Er wordt al enige tijd gebruik gemaakt van een standaard aanvraagformulier. Met de deregulering is ook hiervoor een nieuw exemplaar in gebruik genomen.

De Categorie C en de nieuwe evenementen worden besproken in het evenementenoverleg. Wanneer daartoe de noodzaak bestaat worden ook de Categorie B evenementen hier besproken. Zo nodig worden de organisatoren uitgenodigd om bij het overleg aanwezig te zijn en eventuele vragen te beantwoorden of nadere toelichting op de plannen te geven. Wanneer dat noodzakelijk wordt geacht wordt een aanvraag gepubliceerd.

Voor vergunningen is een relatief standaard pakket normen en voorschriften beschikbaar. Toch worden voor veel evenementen specifieke normen en voorschriften opgenomen. Het wil voorkomen dat zich onvoorziene omstandigheden voordoen waardoor in het jaar volgend op het plaatsvinden, strengere normen en voorschriften opgelegd moeten worden. In de regel krijgt de organisator een herkansing om opnieuw een evenement te organiseren met de strengere normen en voorschriften. Wordt ook een tweede jaar daar niet aan voldaan dan moet bepaald worden of er alsnog strengere normen en voorschriften opgesteld moeten worden of dat een evenement niet nogmaals gehouden wordt.

Wanneer verschillende organisatoren op eenzelfde dag evenementen plannen, die elkaar en/of hulpverleningsdiensten kunnen hinderen of beperken, kunnen de evenementen niet tegelijkertijd plaatsvinden. Daarvoor zijn vijf criteria opgesteld om te kunnen bepalen welk evenement voorrang krijgt. Het betreft:

• -

  risico’s en (gegarandeerde) paraatheid van hulpverleningsdiensten bij calamiteiten;

• -

  mate van onderling overleg tussen de organisatoren;

• -

  de opgebouwde rechten, doordat een evenement al jaren plaatsvindt;

• -

  de positieve dan wel negatieve ervaringen in voorgaande jaren;

• -

  het tijdstip waarop de aanvragen zijn ontvangen.

   

Eindtijdstippen

Zou bij het bepalen van de eindtijdstippen de methodiek van de Wet milieubeheer worden gehanteerd, waarbij de nachtperiode ingaat om 23.00 uur, dan zou dit voor de evenementen betekenen dat ze om 23.00 uur moeten eindigen. Dit zou de reeds bestaande, vaak jarenlang bekende evenementen en de aantrekkelijkheid van toekomstige evenementen sterk beperken. Besloten is daarom bij de bestaande evenementen voorshands de oude eindtijdstippen te handhaven en voor nieuwe evenementen nieuwe eindtijdstippen te bepalen.

Bij het bepalen van de nieuwe eindtijdstippen is een relatie gelegd met de criteria:

• -

  slaapverstoring (periode na 23.00 uur);

• -

  of er een vrije dag volgt op het evenement;

• -

  draagvlak onder de bevolking/omwonenden.

Er is voor gekozen om van zondag tot en met donderdag een maximumeindtijd van 24.00 uur te hanteren met de mogelijkheid op dagen, waarop een vrije dag volgt, het eindtijdstip te verlengen naar 01.00 uur. Tot een vrije dag wordt gerekend een dag, die in het weekend valt of die valt in een vakantieperiode waarin een groot deel van de beroepsbevolking vrij heeft (bijvoorbeeld de noordelijke bouwvak).

Bij evenementen die een grote promotionele waarde voor Steenwijkerland of een groot draagvlak vanuit de bevolking hebben, kan het eindtijdstip van 01.00 uur ook op doordeweekse dagen overwogen worden.

Het toestaan van een later eindtijdstip bij bestaande evenementen betekent niet, dat hiervoor vaste rechten gelden. Veroorzaken deze evenementen overlast dan zal bij een volgende vergunningaanvraag een vroeger eindtijdstip overwogen worden.

Zoals eerder ook het geval was, wordt aansluiting gezocht bij de “hinderkwalificatietabel” uit de Nota Evenementen met een luidruchtig karakter van de Regionale Inspectie Milieuhygiëne Limburg.

Hierin worden overlastbegrippen als enige, veel, ernstige, zeer ernstige en onduldbare hinder beschreven als overschrijding van het referentieniveau binnen in de woning. Hierbij is gerelateerd aan “spraakverstaanbaarheid” en “slaapverstoring” in omliggende woningen. Deze rekenmethode betekent echter dat er inzicht moet zijn over de gevelisolatie van omliggende woningen en van de plaats waar het evenement wordt gehouden. In relatie tot de tijdelijkheid van een evenement betekent dit zeer veel werk.

Om aan bovengenoemd bezwaar tegemoet te komen wordt voor een meer praktische werkwijze gekozen. In plaats van normen voor in de woning wordt gebruik gemaakt van normen op de gevels van omliggende woningen.

Wordt de door de Inspectie gehanteerde binnennorm vertaald naar een gevelnorm dan mag de maximale gevelbelasting 75 dB(A) bedragen. Dit betekent dat in Steenwijkerland een aantal traditionele evenementen niet meer door kunnen gaan. Bijvoorbeeld Midweekfeesten op de Markt en Oosterpoort, Dicky Woodstockfestival en de Beachparty Blokzijl. Bij al deze evenementen wordt de 75 dB(A) op de gevels van woningen overschreden. Bij de Midweekfeesten locatie Markt zijn dit de omliggende bovenwoningen, op locatie Oosterpoort de dichtstbijzijnde woningen, bij het Dicky Woodstockfestival enkele dichtstbijzijnde woningen en in Blokzijl de woning vlak naast het evenemententerrein.

Het niet meer door kunnen gaan van deze evenementen roept een directe tegenstrijdigheid op met een gemeente met veel activiteiten in de dorpen en steden, zoals Steenwijkerland. Bovendien met name in de zomervakantieperiode een drukbezochte toeristen- en recreatiegemeente.

Het rigide toepassen van een dergelijke norm, waardoor het aantal evenementen sterk wordt beperkt is niet het doel. Doel is wel het zoveel mogelijk beperken van de overlast.

Voor bestaande, reeds jarenlang bekende evenementen met een groot maatschappelijk draagvlak (zoals de Midweekfeesten in de binnenstad van Steenwijk of in het profiel van de gemeente passende activiteiten) is een geluidsnorm van 85 dB(A) daarom acceptabel.