Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant;
gelet op hoofdstuk 9 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio
Midden- en West-Brabant, artikel 212 van de Gemeentewet, artikel 18 en 19
van de Organisatieverordening Veiligheidsregio Midden- en west-Brabant,
artikel 20 van de Financiële Verordening Veiligheidsregio Midden- en
West-Brabant alsmede titel 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht;
B E S L U I T :
Vast te stellen de volgende:
Regeling budgetbeheer Veiligheidsregio Midden- en
West-Brabant
In de regeling budgetbeheer worden de takenverantwoordelijkheden en
bevoegdheden met betrekking tot uitvoering van de begroting vastgelegd.
De grondslag(en) waarop deze regeling is gebaseerd zijn:
- 1
De Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Midden- en
West-Brabant, hfdst 9
- 2
Gemeentewet met name art 212
- 3
De Organisatieverordening Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant
met name art 18 en 19
- 4
Financiële verordening Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant; met
name art. 20
Uitoefening van bevoegdheden vindt slechts plaats voor zover dit past binnen
de taken en verantwoordelijkheden die in de Organisatieverordening
Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant of andere relevante regelingen aan
de gemandateerde en/of zijn organisatieonderdeel zijn toegewezen.
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- ·
Diensthoofd: Hoofd van een van de
organisatieonderdelen van de VRMWB.
- ·
Budgethouder: Het Diensthoofd is budgethouder en
daarmee verantwoordelijk voor de te leveren producten en diensten en
de efficiënte en effectieve besteding van het hiervoor toegekende
budget in de beleidsbegroting voor zijn/haar dienstonderdeel. Tevens
kan hij/zij een deel van zijn/haar taken en bevoegdheden
doormandateren aan een budgetbeheerder.
- ·
Budgetbeheerder: Een functionaris die door een
budgethouder is gemandateerd de taken behorende bij het aan de
budgethouder toegewezen budget uit te voeren rekening houdende met
de daarvoor nader vastgelegde regelingen c.q. beperkingen.
- ·
Budgethouderregister: Document
waarin gegevens zijn vastgelegd met betrekking tot de mandatering
van budgetten aan budgethouders en budgetbeheerders.
- ·
Budget: is een hoeveelheid financiële middelen,
te besteden in een bepaalde periode, gekoppeld aan een taakstelling
op basis van de productenraming. Een budget komt tot uitdrukking in
een bedrag voor baten en/of lasten
- ·
Exploitatiebudget: een hoeveelheid financiële
middelen voor het uitvoeren van jaarlijks terugkerende taken. Een
exploitatiebudget wordt jaarlijks in de begroting opgenomen.
- ·
Investeringsbudget: Een hoeveelheid financiële
middelen voor het doen van éénmalige uitgaven, waarvan het nut zich
uitstrekt over meerdere jaren (= investering). De aan de investering
verbonden lasten worden toegerekend aan de periode waarin de
investering nut heeft.
- ·
Verplichtingen: De financiële verplichtingen die
voortvloeien uit het besluit tot aangaan van overeenkomsten met
betrekking tot levering van goederen, diensten of werken.
Artikel 2. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheid Budgethouders
2.1Algemeen
In de mandaatbesluiten is opgenomen dat de diensthoofden op het gebied van
financiën en planning en control moeten handelen overeenkomstige relevante
kaders, richtlijnen, verordeningen, besluiten, regelingen, hoe dan ook
genaamd die binnen de Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant zijn
vastgesteld.
2.2Taken en verantwoordelijkheden budgethouders
- .
De budgethouder is verantwoordelijk voor de te leveren producten
endiensten voor zijn/haar dienstonderdeel binnen de Veiligheidsregio
MWB en de efficiënte en effectieve besteding van het hiervoor
toegekende budget.
- ·
De budgethouder legt verantwoording af over de voortgang in de
realisatie van beleidsvoornemens en het verloop van de budgetten en
de kredieten aan de Algemeen Directeur en het Algemeen Bestuur. Deze
verantwoording geschiedt in de vorm van een tussentijdse rapportage
(marap en burap) en een eindrapportage (jaarrekening).
- ·
De budgethouder heeft de verantwoordelijkheid de Algemeen Directeur
te consulteren wanneer de financiële gevolgen van een aan te gaan
contract, overeenkomst of opdracht tot externe dienstverlening
afwijken van de begroting of het meerjarenperspectief.
- ·
De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van
alle relevante gegevens aan de afdeling P&C voor het kunnen
opstellen van de rapportages.
- ·
De budgethouder voorkomt budgetoverschrijdingen door tijdige en
passende maatregelen te nemen.
- ·
De budgethouder volgt het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de
Veiligheidsregio MWB om inkopen rechtmatig tot stand te laten
komen.
- ·
De budgethouder draagt binnen het dienstonderdeel zorg voor een
adequate organisatie van processen en activiteiten die nodig zijn
voor de realisatie van de doelstellingen binnen de daarvoor
beschikbaar gestelde middelen.
- ·
De budgethouder stelt zich op de hoogte van de interne en externe
regelgeving en voert de taken uit binnen die kaders.
2.3 Bevoegdheid van de budgethouders
- ·
De budgethouder heeft de beschikking over het toegekende budget voor
de desbetreffende periode (beleidsbegroting). Indien toereikend
budget aanwezig is en voor zover gemandateerd is de budgethouder
bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten inzake leveringen,
diensten en werken ten behoeve van zijn dienst binnen de
Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant en het doen van uitgaven.
De verplichtingen die daaruit voortvloeien dienen rechtstreeks
verband te houden met de aan het budget gekoppelde taken.
- ·
De budgethouder heeft de bevoegdheid ondermandaat te verlenen in de
lijn.
Artikel 3. Budgethouderregister
Jaarlijks (bij het opstellen van de beheersbegroting) wordt een
budgethouderregister per dienstonderdeel opgesteld. In dit register zijn de
gegevens vastgelegd met betrekking tot de toedeling van budgetten aan
budgethouders en budgetbeheerders. Het budgethouderregister wordt jaarlijks
vastgesteld door de Algemeen Directeur. Tussentijdse wijzigingen worden in
het register verwerkt door middel van wijzigingsopdrachten geaccordeerd door
het diensthoofd en manager bedrijfsvoering.
Een overzicht van de budgetten met budgethouders en budgetbeheerders met
daarbij de maximale bedragen is vastgelegd in het register en verwerkt in
het financieel systeem. Hiermee wordt de workflow ten aanzien van het
goedkeuringsproces vastgelegd. Het register is in de bijlage opgenomen.
De gegevens die worden opgenomen zijn:
- ·
De budgetten met bijbehorende budgethouder of budgetbeheerder. De
aanwijzing als budgethouder of -beheerder vindt plaats op basis van
de functie of takenpakket en is derhalve niet persoonsgebonden. In
het register zijn aan een functie de juiste personen gekoppeld.
- ·
Maximale bedragen waarvoor de budgethouders en budgetbeheerders
verplichtingen mogen aangaan (zie onderstaande tabel). Indien een
verplichting wordt aangegaan boven een bepaald bedrag dient een
hogere budgetbeheerder of budgethouder bij te tekenen.
Richtlijnen maximale bedragen waarvoor verplichtingen (niet zijnde
investeringen) mogen worden aangegaan:
| Minimaal bedrag | Maximaal bedrag |
Directie Algemeen directeur | ≥ 250.000 | |
Strategisch management Diensthoofden en plaatsvervangers
diensthoofden | ≥ 25.000 | ≤ € 250.000 |
Tactisch management Afdelingshoofden BV
en
programmamanagers,
clustermanagers | ≥ 15.000 | ≤ € 25.000 |
Operationeel management Bureauhoofden
BV, Hoofden
brandweer, projectleiders
BDUR/projecten | ≥ 0 | ≤ € 15.000 |
Bestellers* | | < € 1.000 |
*Bestellers
Bestellers zijn medewerkers die geen budgetbeheerder zijn, maar wel kleine
bestellingen mogen doen in het kader van flexibiliteit en werkbaarheid. Het
maximale bedrag waar een bestelling voor mag worden verricht is € 1.000 per
opdracht. Voorwaarde is dat gewerkt wordt met digitale bestelbonnen De
budgetbeheerder controleert en keurt achteraf goed bij ontvangst van
factuur. Bestellers worden aangewezen door budgethouders of budgetbeheerders
en worden opgenomen in het register. Bij hogere bedragen gaat de bestelling
vooraf naar een budgetbeheerder.
Artikel 4. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheid Budgetbeheerders
4.1 Taken en verantwoordelijkheid budgetbeheerder
- ·
De budgetbeheerder is verantwoordelijk voor de te leveren producten
en diensten van zijn/haar afdeling of project binnen de
Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant en de efficiënte en
effectieve besteding van het hiervoor toegekende budget.
- ·
De budgetbeheerder legt periodiek verantwoording af over de
voortgang in de realisatie van beleidsvoornemens en het verloop van
de budgetten aan zijn/haar meerdere.
- ·
De budgetbeheerder stelt zich op de hoogte van de interne- en
externe regelgeving en voert de taken uit binnen die kaders.
- ·
De budgetbeheerder volgt vastgestelde processen, indien van
toepassing o.a.:
- o
- o
- o
Het inkopen/ bestellen proces
- o
De digitale verplichtingen
- o
De kaders en richtlijnen van de planning- en controlcyclus.
- o
- o
Inkomende middelen (subsidies)
- ·
De budgetbeheerder voorkomt budgetoverschrijdingen door tijdige en
passende maatregelen te nemen.
- ·
Om de inkopen rechtmatig tot stand te laten komen dient het inkoop
en aanbestedingsbeleid gevolgd te worden.
- ·
De budgetbeheerder verstrekt tijdig informatie aan de hogere
budgetbeheerder of budgethouder over gesignaleerde c.q. te
verwachten afwijkingen van het toegekende budget; informatie over te
ontvangen inkomsten (bijvoorbeeld subsidies en specifieke
uitkeringen) en meldt elke dreigende/gerealiseerde
budgetoverschrijding direct na bekendwording aan zijn meerdere. Dit
betreft zowel over- en onderschrijding van het budget als een
afwijking in de realisatie van de doelstellingen;
- ·
De budgetbeheerder verstrekt juiste, tijdige en volledige informatie
ten behoeve van de instrumenten in de planning- en controlcyclus aan
zijn/haar meerdere; dit betekent dat de budgetbeheerder zowel
financiële als beleidsmatige informatie verstrekt ten behoeve van de
planning, de uitvoering, de tussentijdse rapportage en de
verantwoording (P&C-cyclus);
- ·
De budgetbeheerder verstrekt tijdig informatie over aangegane
verplichtingen ten laste van het toegekende budget, ten behoeve van
de registratie in de verplichtingenadministratie; de budgetbeheerder
is verantwoordelijk dat de lasten en baten op de juiste wijze
gecodeerd worden aangeleverd bij de afdeling Financiën.
- ·
De budgetbeheerder geeft tijdig opdracht met behulp van de juiste
formulieren om opbrengsten te innen (leges, huren, pachten
e.d.).
4.2 Bevoegdheid van de budgetbeheerder
- ·
De budgetbeheerder heeft de beschikking over het toegekende budget.
Indien toereikend budget aanwezig is en voor zover gemandateerd is
de budgetbeheerder bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten inzake
leveringen, diensten en werken ten behoeve van zijn dienst binnen de
Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant. Daarnaast moet de
verplichting rechtstreeks verband houden met de aan het budget
gekoppelde taken.
- ·
De budgetbeheerder mag geen contractuele verplichtingen aangaan voor
langere duur dan het betreffende begrotingsjaar (maximaal 12
maanden), behalve na goedkeuring van de budgethouder indien de
jaarlijkse verplichting groter is dan 15.000 euro.
- ·
De budgetbeheerder is bevoegd binnen het toegekende budget voor een
product te schuiven met kostensoorten (= kostensubstitutie binnen
overige exploitatielasten). Aan deze bevoegdheid zijn de volgende
voorwaardenverbonden:
- -
de aan het budget verbonden doelstelling wordt gerealiseerd;
- -
incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele
uitgaven
- -
budgetverschuivingen worden op initiatief van de budgetbeheerder
vastgelegd in een administratieve begrotingswijziging.
Artikel 5. Budgetverschuivingen
De budgethouder heeft geen bevoegdheid tot:
- ·
het verschuiven van budgetten van loon- en kapitaallasten, behalve
na goedkeuring van de Algemeen Directeur.
- ·
het verschuiven van exploitatiebudgetten tussen producten en
programma´s, behalve na goedkeuring van respectievelijk Algemeen
Directeur en Algemeen Bestuur.
- ·
het verschuiven van budgetten van subsidies en reserveringen,
behalve na goedkeuring van respectievelijk Algemeen Directeur en
Algemeen Bestuur.
Artikel 6. Overhevelen van het budget
- ·
Een exploitatiebudget kan niet worden overgeheveld naar het volgende
jaar tenzij de Algemeen Directeur en het Algemeen Bestuur daar expliciet
toestemming voor verleent. Budgetoverschotten en tekorten vallen in het
rekeningsaldo van het betreffende jaar.
- ·
Het restant van een investeringsbudget kan maximaal twee jaar
overgeheveld worden naar het volgende jaar. De budgetbeheerder geeft aan
het einde van het jaar aan of het investeringsbudget overgeheveld dient
te worden c.q. kan worden afgesloten.
Artikel 7. Investeringen
- ·
Jaarlijks wordt het meerjareninvesteringsplan vastgesteld door het
Algemeen Bestuur.
- ·
Alle investeringen worden door middel van de vastgestelde procedure voor
investeringsaanvragen ingediend bij het diensthoofd.
- ·
Na goedkeuring van het diensthoofd kan worden overgegaan tot
aanschaf/uitvoering.
- ·
Om de aanschaf rechtmatig tot stand te laten komen dient het
aanbestedingsproces/ inkoopproces gevolgd te worden.
Artikel 8. Vervanging
Bij afwezigheid van het diensthoofd (de budgethouder) tekent zijn
plaatsvervanger, die daartoe door hem is aangewezen.
Bij afwezigheid van een budgetbeheerder, tekent altijd de hogere
budgetbeheerder of budgethouder zoals opgenomen in het register.
Artikel 9. Functiescheiding
De functie van budgethouder en budgetbeheerder is onverenigbaar met de
functie van medewerkers financieel beheer en/of treasury.
Namens het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Midden- en
West-Brabant,,
de voorzitter, dhr. mr. P.G.A. Noordanus
de secretaris dhr. N. van Mourik