CVDR26069_1Treasurystatuut Gemeente Tubbergen 2009nlregelingTubbergen2018-02-13TubbergenGemeenteblad 2009, 27Treasurystatuut Gemeente Tubbergen 2009Gemeentewet, artikel 212Financiële Verordening van de gemeente Tubbergen, artikel 17Wet financiering decentrale overhedenRegeling uitzettingen en derivaten decentrale overhedenUitvoeringsregeling financiering decentrale overhedengemeenteraadfinanciën en economie2009-12-07De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2009-12-302009-12-072014-03-01Nieuwe regelingI09.8894financiële organisatieGeenTreasurystatuut gemeente Tubbergen 2009De raad van de gemeente Tubbergen;Gelet op het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 26 november 2009 ; nr. I09.8894gelet op het bepaalde in artikel 212 van de Gemeentewet, artikel 17 van de Financiële Verordening van de gemeente Tubbergen; de Wet financiering decentrale overheden, Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden en de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden;b e s l u i t :vast te stellen het onderstaande Treasurystatuut gemeente Tubbergen 2009.TreasurystatuutArtikel1(Begrippenkader)In dit statuut wordt verstaan onder:- DerivatenFinanciële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren;- FinancieringHet aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen;- GeldstromenbeheerAl die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer);- Intern liquiditeitsrisicoDe risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeiten-planning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen;- KasgeldlimietEen bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar;- KoersrisicoHet risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen;- KredietrisicoDe risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit;- LiquiditeitenbeheerHet aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar;- LiquiditeitenplanningEen gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid;- Medium term noteVerhandelbare schuldbekentenis als onderdeel van een obligatielening, uitgegeven door een overheid of bedrijf;- RatingDe inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier;- RenterisicoHet gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen;- RenterisiconormEen bij de aanvang van het jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden;- Rentetypische looptijdHet tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding;- SaldobeheerHet beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen;- RentevisieToekomstverwachting over de rente-ontwikkeling;- Solvabiliteitsratio van 0%Status die door een bancaire toezichthouder in een EU-lidstaat aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend;- TreasuryfunctieDe treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer- UitzettingHet tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.Artikel2(Doelstelling treasuryfunctie)De treasuryfunctie van de gemeente dient tot:

Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s kredietrisico’s en interne liquiditeitsrisico’s;

Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit statuut.

RisicobeheerArtikel3(Uitgangspunten risicobeheer)Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

De gemeente mag leningen of garanties uit hoofde van de “publieke taak” uitsluitend verstrekken aan door de Gemeenteraad goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf informatie wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij.

De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut;

Het gebruik van derivaten is niet toegestaan.

Artikel4(Renterisicobeheer)1.De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido, tenzij de toezichthouder ontheffing heeft verleend;2.De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet fido, tenzij de toezichthouder ontheffing heeft verleend;3.Nieuwe leningen/uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning;4.De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand;5.Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de gemeente naar spreiding in de rentetypische looptijden van leningen en uitzettingen.Artikel5(Koersrisicobeheer)1.De gemeente beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: rekening courant, spaarrekening, daggeld, deposito’s en medium term notes (MTN);2.Tevens beperkt de gemeente de koersrisico’s door de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning.Artikel6(Kredietrisicobeheer)1.Gelden mogen alleen worden uitgezet bij financiële ondernemingen waarvan het land van vestiging tot de Europese Economische Ruimte behoort (EU + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) en het betreffende land een minimale credit-landenrating van AA heeft, toegekend door minimaal twee van de drie gerenommeerde ratingbureaus;

Uitzettingen langer dan 3 maanden mogen alleen bij een financiële onderneming met een rating van AA minus, toegekend door minimaal twee van de drie gerenommeerde ratingbureaus;

Uitzettingen tot en met 3 maanden mogen bij financiële ondernemingen die een A rating bezitten, toegekend door minimaal twee van de drie gerenommeerde ratingbureaus;

2.Bij het verstrekken van leningen en garanties uit hoofde van de publieke taak, worden zoveel mogelijk zekerheden of garanties geëist. Daarnaast wordt geadviseerd om met de tegenpartij afspraken te maken over de directe opeisbaarheid van de uitgezette gelden bij een verlaging van de rating.Artikel7(Intern liquiditeitsrisicobeheer)De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van minimaal 3 jaar.Artikel8(Valutarisicobeheer)Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in euro’s.GemeentefinancieringArtikel9(Financiering)Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;

Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken teneinde het renteresultaat te optimaliseren;

Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn onderhandse leningen;

De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 3 instellingen/tussenpersonen alvorens een financiering wordt aangetrokken. Deze offertes worden door de gemeente schriftelijk vastgelegd.

Het is expliciet verboden om gelden te lenen met het enkele doel de middelen tegen een hoger rendement uit te zetten.

Artikel10(Langlopende uitzettingen)Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4, 5 en 6 genoemde voorwaarden;

De gemeente vraagt telefonisch offertes op bij minimaal 2 instellingen/tussenpersonen alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan. Deze offertes worden door de medewerker treasury schriftelijk vastgelegd en door de clustercoördinator financiën en het hoofd afdeling Middelen gefiatteerd.

Artikel11(Relatiebeheer)De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten en hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:

Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 6;

Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht 1) te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer.

Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

KasbeheerArtikel12(Geldstromenbeheer)Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:

Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig worden nagekomen.

Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd binnen één bank;

Artikel13(Saldo- en Liquiditeitenbeheer)Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:

De gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatie-circuit bij de bank met de gunstigste condities;

Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat dan kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt – conform artikel 4 lid 1 - de kasgeldlimiet niet overschreden;

Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant;

Toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan 3 maanden zijn rekening-courant, daggeld, spaarrekeningen en deposito’s;

Bij het extern uitzetten van gelden korter dan 3 maanden zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan;

De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 2 instellingen alvorens middelen worden aangetrokken of uitgezet met een looptijd korter dan één jaar. Deze offertes worden door de medewerker treasury schriftelijk vastgelegd en overeenkomstig de bevoegdhedentabel van artikel 16 gefiatteerd.

Tijdelijk overtollige gelden van aangetrokken leningen voor projectfinanciering mogen uitsluitend worden uitgezet bij de financiële onderneming waar de leningen zijn aangegaan. Hiervoor kan een netting-overeenkomst worden gesloten, zodat bij niet nakomen van verplichtingen, vorderingen en schulden tegen elkaar kunnen worden weggestreept. Indien een dergelijke overeenkomst niet is afgesloten, moet de financiële onderneming voldoen aan de rating vereisten voor het uitzetten van middelen.

Administratieve organisatie en interne controleArtikel14(Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle)In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle.

De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd;

Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd;

Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogenprincipe);

de uitvoering en controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

de uitvoering en registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen.

Tegenpartijen wordt gevraagd bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie;

De transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door een andere functionaris;

De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:

de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;

de treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;

de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn.

Artikel15(Verantwoordelijkheden)De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd.FunctieVerantwoordelijkhedenDe gemeenteraad - Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten; - Het vaststellen van de financieringsparagraaf in de begroting en de jaarrekening; - Het evalueren en als gevolg daarvan het (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid; - Het vaststellen van het treasurystatuut.College B&W - Het houden van toezicht en het uitvoeren van het treasurybeleid (formele- en politieke verantwoordelijkheid); - Het rapporteren over de uitvoering van het treasurybeleid aan de gemeenteraad;Portefeuillehouder financiën - Het uitvoeren van het treasurybeleid (bestuurlijke verantwoordelijkheid).Commissie Bestuur en Middelen - Het uitbrengen van advies over beleidsvoorstellen op het gebied van treasury aan de gemeenteraad.Directie - Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury; - Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen - Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het College; - Het voeren van een interne controle op de uitvoerde treasuryfunctie en hierover rapporteren aan B&W.Afdelingshoofden / (hoofd)budgethouders - Het zorgdragen voor een tijdige en betrouwbare aanlevering, van informatie omtrent toekomstige ontvangsten en uitgaven aan de medewerker treasury; - Het fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten waarvan zij in de begroting als budgethouder zijn aangewezen.Hoofd afdeling Middelen - Het uitvoeren van de aan hem gemandateerde treasuryactiviteiten conform het treasurystatuut en de treasuryparagraaf; - Het autoriseren van de door de clustercoördinator voorgestelde transacties;- Het zorgdragen voor een juiste verantwoording van de uitvoering van de treasuryactiviteiten; - Het rapporteren c.q. het afleggen van verantwoording aan het college van B&W over de uitvoering van het treasurybeheer; - Het adviseren van de afdelingen over de financiële gevolgen van hun activiteiten en projecten.Clustercoördinator Financiën - Het autoriseren van door de treasurer voorgestelde transacties; - In samenwerking met de medewerker treasury beleidsvoorstellen op treasurygebied voorstellen; - Het ondersteunen van de budgethouders ten aanzien van financiële aangelegenheden; - Het zorgdragen voor een goede informatie-uitwisseling tussen de afdelingen en de afdeling middelen.Medewerker treasury - Het vervaardigen van de planning voor en het bewaken van de liquiditeitspositie op korte en lange termijn; - Het uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de volgende deelfuncties: het risicobeheer, gemeentefinanciering (financiering, uitzetting en relatiebeheer) en kasbeheer. Deze activiteiten moeten conform het vastgestelde treasurystatuut en de treasuryparagraaf worden uitgevoerd en de transacties dienen geautoriseerd te zijn door clustercoördinator Financiën; - In samenwerking met de clustercoördinator financiën beleidsvoorstellen op treasurygebied voorstellen; - Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen; - Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties (o.a. telefonisch opgevraagde offertes bij uitzettingen); - Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de financiële administratie; - Het afleggen van verantwoording aan de clustercoördinator Financiën over de uitvoering van de activiteiten; - Het initiëren van activiteiten op het gebied van treasury.Kassier - Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen; - Het afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer; - Het beheren van de debiteuren en crediteuren; - Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de financiële administratie; - Het afleggen van verantwoording aan de clustercoördinator financiën over de uitvoering van de activiteiten.Financiële administratie - Het volledig en juist administreren van de inkomsten, uitgaven, bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen en ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie. Interne controle - Het toetsen van de juiste naleving van het treasurystatuut (o.a. het verrichten van interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties aan de hand van de liquiditeitenplanning) en hierover rapporteren aan de clustercoördinator financiën; - Het afleggen van verantwoording aan het hoofd afdeling middelen over de uitvoering van de activiteiten.De externe accountant - Het beoordelen van de interne controlewerkzaamheden van de interne controlefunctionaris en eventueel aanvullende adviezen uitbrengen. Artikel16(Bevoegdheden)In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering.Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheerUitvoering (eerste handtekening)Autorisatie (tweede handtekening)1a.Het uitzetten van geld via callgeld of deposito (< 3 maanden en < € 2,5 mln. per transactie).Medewerker treasuryClustercoördinator financiën1b.Het uitzetten van geld via callgeld of deposito (> 3 maanden en/of > € 2,5 mln. per transactie).Clustercoördinator financiënHoofd afdeling Middelen2. Het aantrekken van geld via callgeld of kasgeld (< 3 maanden).Medewerker treasuryClustercoördinator financiën3. Betalingsopdrachten voorbereiden, ondertekenen en versturen.KassierClustercoördinator financiën / (plv.sen. beleidsmedew).Bankrelatiebeheer4. Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigingen.Hoofd afdeling MiddelenCollege B&W5. Bankcondities en tarieven afspreken.Clustercoördinator financiënCollege B&WFinanciering en uitzetting6. Het afsluiten van kredietfaciliteiten.Clustercoördinator financiënCollege B&W7. Het aantrekken van gelden via onderhandse leningen en MTN’s zoals vastgelegd in de treasuryparagraaf.Clustercoördinator financiënCollege B&W8.Het uitzetten van gelden via MTN’s en onderhandse geldleningen zoals vastgelegd in de treasuryparagraaf.Clustercoördinator financiënCollege B&W9. Het verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak.College B&WGemeenteraad10..Het garanderen van gelden uit hoofde van de publieke taak.College B&WGemeenteraadArtikel17(Informatievoorziening)Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:InformatieFrequentieInformatie-verstrekkerInformatie-ontvanger1.Gegevens m.b.t. toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning.Kwartaal / Incidenteel(Hoofd-) BudgethoudersMedewerker treasury2.Liquiditeitenplanning korte termijnMaandelijks(Hoofd-) BudgethoudersMedewerker treasury3.Liquiditeitenplanning lange termijnHalfjaarlijks(Hoofd) BudgethoudersMedewerker treasury4.RentevisieHalfjaarlijksMedewerker treasuryCollege B&W5.Beleidsplannen voor de treasuryparagraaf bij de begrotingJaarlijksCollege B&WGemeenteraad6.Beleidsplannen voor de treasuryparagraaf bij de jaarrekeningJaarlijksCollege B&WGemeenteraad7.Voortgang onderdelen treasuryparagraaf via de bestuursrapportageJaarlijksCollege B&WGemeenteraad8.Informatie aan derden (CBS) zoals genoemd in art. 8 Wet fidoKwartaalClustercoördinator financiënDerden9..Lenings-/ uitzettings- / garantiebesluitenBinnen 14 dagen na besluitCollege B&WProvincieArtikel18(Inwerkingtreding)Het treasurystatuut van 4 februari 2002, nummer 2/6699 wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop dit treasurystatuut in werking treedt.Dit statuut treedt in werking met ingang van 7 december 2009.Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Tubbergenin de openbare vergadering van 7 december 2009.de griffier, de voorzitterF.G.S. Droste, mr. M.K.M. Stegers