| Organisatie | Zutphen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening Ombudscommissie gemeente Zutphen 2006 |
| Citeertitel | Verordening Ombudscommissie gemeente Zutphen |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 09-02-2006 | 01-01-2006 | 01-01-2012 | Nieuwe regeling | 12-12-2005 Zutphense Koerier, 1 februari 2006 | 12.042 |
Voor zover de ombudscommissie dit nodig acht, maakt de ombudscommissie een werkinstructie voor zijn werkzaamheden.
Aldus besloten in de openbare vergadering van
de raad van de gemeente Zutphen,
gehouden op: 12 DEC. 2005
De voorzitter, de griffier,
Toelichting op de verordening ombudscommissie gemeente Zutphen
In 1999 is de regeling voor intern klachtrecht van hoofdstuk 9 (titel 9.1) van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) in werking getreden. Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen hebben sindsdien de plicht om klachten over het eigen handelen zelf te behandelen. De regeling in de Awb bevat minimumeisen voor een goede behandeling door bestuursorganen van klachten over overheidsoptreden. De interne klachtprocedure is een verplichte voorfase, voordat men terecht kan bij een externe klachtinstantie (ombudsman).
Extern klachtrecht is een regeling voor de behandeling van klachten tegen de overheid door een onafhankelijk, extern orgaan dat ombudsman wordt genoemd. Bij de ombudsman kan men klagen over de gedragingen van de overheid. Het is een zogenaamde tweedelijnsvoorziening. Men kan pas klagen als de interne klachtprocedure (eerstelijnsvoorziening), waarbij het bestuursorgaan eerst zelf de klacht tracht op te lossen, niet tot het gewenste resultaat heeft geleid.
Inwerkingtreding Wet extern klachtrecht
De Wet extern klachtrecht vult hoofdstuk 9 Awb aan met bepalingen inzake de behandeling van klachten door een ombudsman en zorgt voor een landelijk dekkend stelsel van externe klachtvoorzieningen door wijzigingen in de Wet Nationale Ombudsman, de Gemeentewet, de Provinciewet, de Waterschapswet en de Wet gemeenschappelijke regelingen.
Op 15 maart 2005 zijn de Awb-bepalingen van de Wet extern klachtrecht in werking treden. Die inwerkingtreding had op dat moment nog geen gevolgen voor de procedures bij al bestaande gemeentelijke ombudsmannen. De overige bepalingen van de Wet extern klachtrecht treden op 1 januari 2006 in werking. Vanaf dat moment gaan ook de Awb-bepalingen gelden voor dan nieuw ingestelde gemeentelijke ombudslieden. In de wet ligt een vangnetsysteem besloten waarbij de Nationale Ombudsman van rechtswege bevoegd is wanneer een gemeente niet zelf heeft voorzien in een externe klachtinstantie.
Voorgeschiedenis van de Wet extern klachtrecht
Voor de gemeente Zutphen betreft de externe klachtenbehandeling geen nieuwe taak, omdat zij al op vrijwillige basis in een externe klachtinstantie had voorzien, namelijk de Ombudscommissie Zutphen. In grote lijnen functioneert de commissie overeenkomstig de vereisten van de wet. Op een enkel punt, bijvoorbeeld de benoemingsduur van de leden, wijkt de verordening Ombudscommissie gemeente Zutphen af van de wet. In de wet wordt aangegeven dat de gemeenteraad de leden van een Ombudscommissie benoemt voor de duur van zes jaar, terwijl de verordening uitgaat van een benoeming voor de duur van twee jaar. Daarnaast mag het personeel van de ombudsinstantie geen werkzaamheden voor een bestuursorgaan verrichten naar wiens gedraging de Ombudsman een onderzoek kan instellen.Deze verordening is thans herzien en aangepast aan de nieuwe regeling in de Awb en de Gemeentewet. De verordening is daarbij teruggebracht naar acht artikelen. Deze deregulering kon met name plaatsvinden omdat de nieuwe bepalingen in de Awb en de Gemeentewet voorzien in een aantal van de oude verordeningsbepalingen. De acht verordeningsbepalingen vullen de bepalingen aan in hoofdstuk 9 (titel 2) van de Awb en de daarmee verband houdende wijzigingen in de Gemeentewet (nieuwe artikel 81p e.v.). De verordening kan dus niet los van deze wetten worden gelezen. De wettekst is dan ook als bijlage aan de verordening toegevoegd.
Bestaande besluiten en verordeningen inzake de gemeentelijke ombudsfunctie vervallen van rechtswege met ingang van 1 januari 2006, omdat vanaf die datum de nieuwe regeling van de gemeentelijke ombudsman in de Gemeentewet in het onderwerp daarvan voorziet (artikel 122 Gemeentewet). In de verordening is dan ook geen intrekkingsbepaling opgenomen.
In de verordening zijn geen begripsbepalingen opgenomen, omdat de Awb en de Gemeentewet hierin waar nodig al voorzien. Zo ontbreekt een omschrijving van de begrippen ombudsman, bestuursorgaan, raad en verzoekschrift terwijl ze op meerdere plaatsen in de verordening voorkomen.
Het begrip ‘ombudsman’ omvat volgens het nieuwe artikel 9:17 Awb zowel de Nationale ombudsman als een ombudsman of -commissie ingesteld krachtens de Gemeentewet, de Provinciewet, de Waterschapswet en de Wet gemeenschappelijke regelingen. Ombudsman is overigens een neutrale term. Zowel mannen als vrouwen (als commissies) worden aangeduid met ‘ombudsman’.
De Awb kent geen definitie van het begrip klacht. De wetgever acht een definitie ook onwenselijk, omdat een omschrijving ook een beperking van het klachtrecht kan inhouden. Uitgangspunt is een ruim klachtbegrip. Alles wat geen (Awb-)bezwaar is, is in beginsel een klacht. Een klachtprocedure is gericht op het verkrijgen van een rechtens niet-bindend oordeel over het overheidshandelen. Bij een klachtbehandeling wordt, ruimer dan bij de rechtens bindende bezwaarschriftprocedure, bekeken of het betreffende bestuursorgaan zich correct gedragen heeft tegenover de klager.
Onder de klachtenregeling vallen gedragingen van bestuursorganen en van personen die onder de verantwoordelijkheid van bestuursorganen handelingen verrichten richting burgers en organisaties (bijvoorbeeld ambtenaren).
Enkele voorbeelden van ‘niet correct’ gedragen zijn: ongeïnteresseerde bejegening, te trage afhandeling van een aanvraag, brieven worden te laat of niet beantwoord, het antwoord is in strijd met de gewekte verwachtingen en onvoldoende gemotiveerd, aangevraagde informatie wordt niet toegezonden.
In het nieuwe artikel 81t, derde lid, van de Gemeentewet is opgenomen dat het personeel van de gemeentelijke ombudsman geen werkzaamheden verricht voor een bestuursorgaan naar wiens gedraging de ombudsman een onderzoek kan instellen. Deze bepaling is in de Wet extern klachtrecht opgenomen om te voldoen aan de eis van onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de ombudsvoorziening en ook om de schijn van belangenverstrengeling tegenover burgers te voorkomen.
Overigens passen bij deze harde eis twee kanttekeningen die de scherpe kantjes er wat vanaf nemen. Ten eerste verbiedt de wetsbepaling het personeel slechts om werkzaamheden te verrichten voor een bestuursorgaan dat onder de bevoegdheid van de ombudsman valt. Het personeel mag dus wel in dienst zijn bij dat bestuursorgaan. Daarnaast geldt dat veel voorbereidend werk van de ombudsman wel door eigen personeel van een bestuursorgaan kan worden gedaan zonder dat zij formeel tot het personeel van de ombudsman behoren. Het gaat dan om zaken als informatie verstrekken over de procedures van intern en extern klachtrecht, de telefoon aannemen, vergaderzalen regelen voor ombudszittingen, mensen ontvangen, koffie geven. Als de ombudsman met zijn eigenlijke werk, dus de inhoudelijke tweedelijns klachtbehandeling, bezig is, dan pas geldt de harde eis van onafhankelijk ondersteunend personeel.
Voor alle duidelijkheid: ook de gemeenteraad is een bestuursorgaan in de zin van de Awb. Dat betekent dat ook personeel dat werkzaamheden voor de raad verricht, niet aan de klachtbehandeling door de gemeentelijke ombudsman mag deelnemen, ook niet bij klachten die niet over de raad zelf gaan.
Op grond van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is de ombudsvoorziening een aangelegenheid die werknemers raakt. Daarvoor is de ondernemingsraad het aangewezen orgaan, mede gelet op hetgeen hierover in artikel 27 van de WOR staat. Echter door het feit dat de gemeente door de wet verplicht wordt tot het invoeren van de ombudsfunctie, is met inachtneming van artikel 46d, onderdeel b, van de WOR het politiek primaat van toepassing. Dat houdt in dat de ondernemingsraad in dezen geen advies- of instemmingsrecht heeft. In lijn met hetgeen hierover zowel in de jurisprudentie van de Hoge Raad als de aanwijzingen van minister van BZK is vastgelegd, is overleg met de ondernemingsraad wel van belang. Daardoor kan bij de inrichting van de ombudsfunctie rekening worden gehouden met de opvattingen van de ondernemingsraad.
Artikel 1 Instelling ombudsman
In de algemene toelichting is ingegaan op de verschillende varianten die met de term ‘ombudsman’ kunnen worden aangeduid. In Zutphen is gekozen voor een ombudscommissie, die bestaat uit 3 leden. De voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie worden door de raad gekozen uit de leden van de commissie (zie het nieuwe artikel 81w, derde lid, van de Gemeentewet).
Het nieuwe artikel 81q, eerste lid, van de Gemeentewet bepaalt dat de ombudsman voor de duur van zes jaar wordt benoemd. Dit waarborgt zijn onafhankelijkheid. De verordening gaat ervan uit dat de leden van de ombudscommissie éénmaal kunnen worden herbenoemd. Elke herbenoeming is uiteraard ook voor zes jaar.
Deze bepaling is een uitwerking van artikel 81w van de Gemeentewet waarin is bepaald dat de ombudsman een bij verordening van de raad vastgestelde vergoeding ontvangt voor zijn werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten.
De ombudscommissie zal uiteraard niet kunnen functioneren zonder toereikende financiële middelen. De wet verplicht de gemeente overigens al om te voorzien in voldoende personeel voor de ombudsman (zie artikel 81t Gemeentewet).
Tijdens het onderzoek kan de ombudscommissie een poging doen om via bemiddeling tot een bevredigende oplossing voor de verzoeker te komen. Deze bemiddeling kan een meer of minder zware vorm aannemen.
De ombudscommissie kan in zijn jaarverslag een overzicht van bemiddelingen publiceren. Aldus ontstaat er inzicht in de verhouding tussen het aantal bemiddelingen en het aantal onderzoeken en de aard van de bemiddelingen. De ombudscommissie kan uitsluitend tot interventie overgaan indien de ombudscommissie bevoegd is om de gedraging te onderzoeken.
Het oordeel over het handelen en de hieruit voortvloeiende aanbevelingen voor de organisatie legt de ombudscommissie neer in een rapport (nieuwe artikel 9:36 Awb) indien hij zijn onderzoek voltooit. In het geval van een geslaagde bemiddeling zal de ombudscommissie doorgaans reden hebben om het onderzoek niet voort te zetten en komt hij aan het uitbrengen van een rapport en het geven van een oordeel niet toe. Het is echter wel gewenst dat de ombudscommissie ook in geval van een geslaagde bemiddeling zijn bemoeienis afsluit met een schriftelijk stuk waarin hij verslag doet van het onderzoek en de bevindingen en van de het resultaat van de bemiddeling.
De ombudscommissie kan de wijze waarop hij zijn werkzaamheden vorm wenst te geven vastleggen in een werkinstructie.
Artikel 6 Ontvangstbevestiging en toezending verzoekschrift
De ontvangstbevestiging is overeenkomstig hetgeen artikel 9:6 Awb voor het intern klachtrecht bepaalt: het bestuursorgaan bevestigt de ontvangst van het klaagschrift schriftelijk.
Analoog aan hetgeen artikel 9:9 Awb voor het intern klachtrecht regelt, is bepaald dat aan het bestuursorgaan en aan degenen op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, een afschrift van het verzoekschrift wordt toegezonden. Indien de ombudscommissie het verzoekschrift niet in behandeling neemt, heeft toezending van een kopie van het verzoekschrift aan het bestuursorgaan geen wezenlijke functie en zou het onder omstandigheden zelfs een schending van vertrouwelijkheid kunnen betekenen (vergelijk art. 2:5 Awb dat op de ombudsman van overeenkomstige toepassing is). Komt het wel tot een onderzoek van de ombudscommissie, dan heeft niet alleen het bestuursorgaan, maar ook de betrokken ambtenaar recht op een kopie van het verzoekschrift (vergelijk artikel 9:30, eerste lid, Awb). Overigens valt niet in alle gevallen de gedraging waarover geklaagd wordt toe te schrijven aan een bepaalde persoon; als dat zich voordoet, kan uiteraard worden volstaan met het toesturen van een afschrift van het verzoekschrift aan alleen het bestuursorgaan.
Artikel 139 van de Gemeentewet bepaalt onder meer dat verordeningen niet in werking treden, voordat ze zijn bekendgemaakt. Volgens artikel 142 van de Gemeentewet treden verordeningen op de achtste dag na bekendmaking in werking, tenzij een ander tijdstip is aangewezen.
Deze verordening wordt aangehaald als Verordening ombudscommissie gemeente Zutphen.