Organisatie | Pijnacker-Nootdorp |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2009 van de gemeente Pijnacker-Nootdorp |
Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2009 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
De verordening komt in de plaats van de Verordening op de ambtelijke ondersteuning en ambtelijke bijstand 2008 (door de raad vastgesteld op 18-12-2008).
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
23-04-2009 | 01-01-2009 | 23-09-2010 | nieuwe regeling | 27-04-2009 - | 2009.05101 |
De raad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;
gezien het voorstel van het presidium van 23 februari 2009;
gelet op artikel 33 en 149 van de Gemeentewet;
vast te stellen de navolgende Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2009 van de gemeente Pijnacker-Nootdorp.
Hoofdstuk 1: Ambtelijke bijstand
De bijstand, bedoeld in het eerste lid wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand verlenen.
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.
Hoofdstuk 2: Fractieondersteuning
In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Vastgesteld in de openbare vergadering van 23 april 2009
de griffier, de voorzitter,
drs. S.G.W.M. Heerdink drs. F.H. Buddenberg
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Politieke groeperingen hebben daarnaast recht op fractieondersteuning. De uitwerking hiervan moet bij verordening worden geregeld.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
In eerste instantie wordt bekeken of de gevraagde bijstand door de griffie kan worden verleend. Is dit niet het geval, dan kan de griffier het verzoek via de secretaris, als het hoofd van de ambtelijke organisatie, neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier gebruikt in de betekenis die het in de wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 3 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester.
Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om inlichtingen te verschaffen over een verzoek om ambtelijke bijstand wordt in dit artikel bepaald dat collegeleden zich voor informatie dienen te wenden tot de secretaris.
De financiële bijdrage is bedoeld voor inhoudelijke ondersteuning aan de fracties. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld.
Het budget voor fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.
Om de administratie te vereenvoudigen is er bewust voor gekozen de hoogte van het bedrag niet jaarlijks aan de passen aan de ontwikkeling van de vergoedingen voor de raads- en commissieleden. In plaats daarvan neemt de raad aan het begin van elke bestuursperiode een besluit over de hoogte van de bijdrage.
In relatie tot de ondersteuning door de griffie, is de bijdrage aan de fracties met name bedoeld voor de inhoudelijke ondersteuning. De gekozen formulering in lid 1 geeft hiervoor een nadere omschrijving.
Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Het inzetten van de bijdrage voor de fractieondersteuning ten behoeve van bijvoorbeeld cursussen voor individuele raadsleden, die niet de fractie ten goede komen, is niet toegestaan. Hetgeen gesteld in artikel 7 geldt voorts niet alleen voor de vergoeding zelf, maar ook voor de rente-inkomsten over vergoedingen uit voorgaande jaren.
Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Een uitzondering hierop is de ambtelijke bijstand conform artikel 1. Fracties moeten vrij zijn in de keuze van de personen die hen ondersteunen. Op de in dit artikel geschetste wijze kunnen fracties ondersteuning door derden zelf bekostigen.
Kosten voor kantoorruimte kunnen niet uit het fractiebudget bekostigd worden, omdat naast geldelijke ondersteuning, fracties de beschikking hebben over een fractiekamer en de mogelijkheid te printen en kopiëren.
De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad.
Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.
Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergaderd de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.
Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.
De fracties mogen (een deel van) het jaarlijks beschikbaar gestelde budget reserveren voor toekomstige uitgaven. Heeft een fractie aan het einde van de zittingsperiode meer dan 130% van het bedrag waarop ze recht heeft conform artikel 6 in kas, dan dient dat te worden terugbetaald. De opgebouwde reserve blijft beschikbaar indien een fractie na verkiezingen onder dezelfde naam terugkeert, dan wel indien het naar het oordeel van de raad gaat om de rechtmatige opvolger van een fractie. Komt de fractie met minder zetels terug, dan wordt rekening gehouden met eventuele verplichtingen, maar dient het teveel aan reserve terug betaald te worden. Bij splitsing van een fractie wordt de reserve verdeeld over de fracties, met dien verstande dat ook daar geldt dat er per fractie niet meer dan 30% reserve in kas mag zijn.
De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot en eventuele rente-inkomsten. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen. De raad stelt na het advies van de accountant de uiteindelijke inkomsten (bijdrage + rente-inkomsten), uitgaven, reserve en het terug te vorderen bedrag vast.
In het verslag dienen tenminste aanwezig te zijn:
Dit artikel maakt dat elk bedrag dat niet besteed is, direct opeisbaar is en dat indien in strijd met de verordening wordt gehandeld het bedrag dat in het geding door de gemeente kan worden teruggevorderd.