| Organisatie | Wijk bij Duurstede |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Budgetregeling 2010 van de gemeente Wijk bij Duurstede |
| Citeertitel | Budgetregeling 2010 van de gemeente Wijk bij Duurstede |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | Het beheren en beheersen van toegewezen budgetten door budgethouders |
Geen
artikel 171 van de Gemeentewet
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 23-01-2010 | Onbekend | 19-01-2010 www,wijkbijduurstede.nl (intranet) | Onbekend |
In deze regeling wordt verstaan onder:
Budget: Een taakstelling die tot uitdrukking komt in een geraamd bedrag dat verbonden is aan beheersproducten en (hulp)kostenplaatsen van de gemeentebegroting en aan investeringen van de gemeente.
Tot het budget worden tevens gerekend het realiseren van doelstellingen, prestatie-eenheden, kostendekkingspercentages, kengetallen en voorschriften, die in de begroting en bij de investering zijn opgenomen.
De basis voor het budget is de gedetailleerde meerjaren-begroting welke afgeleid is van de programmabegroting zoals die is vastgesteld door de gemeenteraad;
Als kleinste budget wordt gedefinieerd het bedrag per grootboekrekening (FCL) dat door het college wordt vrijgegeven via de productenraming van ieder jaar.
Budgethouder: Een ambtenaar die verantwoordelijk is voor het beheren en beheersen van de toegewezen budgetten. De gemeentesecretaris wordt aangewezen als concernbudgethouder. De concernbudgethouder is voor het College aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor alle budgetten, die aan hem/haar zijn toevertrouwd.
budgethouder: Een ambtenaar die verantwoordelijk is voor het beheren en beheersen van de budgetten van een afdeling. De concerncontroller wordt hier eveneens als afdelingshoofd beschouwd. De afdelingshoofden worden aangewezen als afdelingsbudgethouders. De afdelingsbudgethouder is voor de concernbudgethouder aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd voor alle budgetten, die aan hem/haar zijn toevertrouwd.
Budgethouder: Een ambtenaar van de gemeente Wijk bij Duurstede die verantwoordelijk is voor het beheren en beheersen van de
Directie : De dagelijkse leiding van de organisatie, gevormd door de Algemeen Directeur/gemeentesecretaris, - verder te noemen de secretaris - en de Directeur Bedrijfsvoering/concerncontroller, - verder te noemen concerncontroller.
College: Het College van Burgemeester en wethouders van de gemeente Wijk bij Duurstede.
Artikel 2. Strekking van de budgetregeling
Alle in deze regeling opgenomen bepalingen voor budgethouders zijn van overeenkomstige toepassing op de concernbudgethouder en , de afdelingsbudgethouders.
De gemeentesecretaris kan budgetten toewijzen aan de concerncontroller en de afdelingshoofden. Zij staan respectievelijk als budgethouder bedrijfsvoering en afdelingsbudgethouders in ondermandaatverhouding tot het College. De toewijzingsbesluiten worden schriftelijk ter kennis van het College gebracht.
Onverminderd het bepaalde in artikel 171 van de Gemeentewet zijn budgethouders bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente Wijk bij Duurstede.
Artikel 5. Aanvragen offertes en aanbesteding
Voor het aanvragen van offertes of het doen van een aanbesteding is de “Regeling Inkoopbeleid Gemeente Wijk bij Duurstede 2006” van toepassing.
Artikel 6. Aangaan van verplichtingen
De hoogte van de verplichting waarvoor het College de concernbudgethouder kan mandateren en voor welke deze op diens beurt kan doormandateren is gelijk aan het laagste drempelbedrag conform de uitgangspunten van het vastgestelde inkoopbeleid (op 1 januari 2010 bedraagt dit € 50.000,00). Voor het aangaan van verplichtingen boven dit bedrag is het College van B&W bevoegd.
Artikel 8. Werkwijze budgethouder
Bestedingen ten laste van een budget vinden plaats door de aangewezen budgethouder. In uitzonderingsgevallen kan een budgethouder van het hiërarchisch naast hoger niveau in de lijn bepalen dat bestedingen ten laste van een budget binnen de aan de budgethouder toegewezen FCL’s dienen plaats te vinden. Het betreft hier slechts de budgetten die eerder aan de hiërarchisch naast hogere budgethouder zijn toegewezen.
Voor de begroting van het volgende kalenderjaar levert de budgethouder jaarlijks de berekening van de bestaande en nieuwe budgetten, waarvoor hij/zij verantwoordelijk is, bij de gemeentesecretaris aan. Deze aanlevering vindt eventueel plaats door tussenkomst van de budgethouder van het hiërarchisch naast hogere niveau in de lijn en verloopt via het hoofd van de afdeling Ondersteuning.
De gemeentesecretaris biedt deze conceptbudgetten aan het College aan met daarin de financiële vertaling van voorgenomen activiteiten en inzet van middelen (zoals personeel, huisvesting, automatisering e.d.). Hij/zij dient daarbij rekening te houden met de door het College vastgestelde begrotingsrichtlijnen alsmede met de besluitvorming over de uitvoering van de beleids- en beheersplannen.
Artikel 9. Verrichten van betalingen en ontvangsten
Het hoofd van de afdeling Ondersteuning is verantwoordelijk voor het doen van betalingen en de verantwoording van de ontvangsten ten laste dan wel ten gunste van de budgetten. Betaling is eerst mogelijk nadat de verantwoordelijk budgethouder de betaling schriftelijk voor akkoord heeft verklaard.
Bij overschrijding van een budget kan het hoofd van de afdeling Ondersteuning slechts betalingen doen na het goedkeuren van de desbetreffende factuur door de gemeentesecretaris.
Artikel 11. Afleggen van verantwoording
Door middel van rapportages legt de budgethouder via de hiërarchische lijn via de hogere budgethouder(s) periodiek verantwoording af aan het College van de stand van de werkzaamheden en de bestede middelen. Het gaat hierbij om de (verwachte) over-en onderschrijdingen van de uitgaven en de inkomsten, die in het budget zijn opgenomen, en van de (afwijkingen in) het realiseren van doelstellingen of prestatie-eenheden. De verantwoording is niet alleen cijfermatig, maar geeft door middel van een toelichting ook inzicht in het hoe en waarom van de afwijkingen, en in het realiseren van de doelstellingen. De verantwoording vindt ook plaats over alle zaken waarin niet in deze regeling is voorzien maar die voor het algemeen en financieel beleid van de gemeente van belang zijn.
Artikel 13. Registratie budgetten
Het hoofd van de afdeling Ondersteuning is verantwoordelijk voor de registratie van de budgetten.
Artikel 14. Opstellen overzicht door budgetregistrerende afdeling
Het hoofd van de afdeling Ondersteuning is verantwoordelijk en draagt zorg voor de samenstelling van een overzicht, met in acht name van de in artikel 12 bepaalde frequentie, van de werkelijke uitkomsten van de budgetten met de bijbehorende geregistreerde prestaties. De budgethouder geeft bij dit overzicht de nodige schriftelijke toelichting.
Artikel 15. Onverenigbare verantwoordelijkheden en bijzondere bepalingen
Aa.De budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar, in die zin dat het niet is toegestaan dat twee of meer budgethouders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor één begrotingspost met bijbehorend budget of voor een geraamd bedrag van een investering van de gemeente.
BDe functie van budgethouder is onverenigbaar met de functies medewerker interne controle, betalingsfiatteur, kassier en met de registrerende functies van de afdeling Ondersteuning.
Bij afwezigheid van de budgethouder worden de verantwoordelijkheden en de aan hem/haar gemandateerde (teken)bevoegdheden uitgeoefend door de budgethouder van het hiërarchisch naast hogere niveau of diens vervanger, e.e.a. conform hetgeen hierover in de actuele Mandaatregeling is vastgelegd.
Alle in deze budgetregeling genoemde bedragen zijn zonder BTW.
De regeling treedt in werking met ingang van 23 januari 2010, waarbij de “Budgetregeling Gemeente Wijk bij Duurstede” van 1 juli 2005 op deze zelfde datum wordt ingetrokken.
De Budgetregeling 2010 van de gemeente Wijk bij Duurstede, wordt aangehaald als “Budgetregeling 2010 gemeente Wijk bij Duurstede”.
Aldus vastgesteld door het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Wijk bij Duurstede op 19 januari 2010,
De Gemeentesecretaris, De Burgemeester,
J.J. Louisa-Muller G.K. Swillens
AANWIJZINGSBESLUIT CONCERNBUDGETHOUDER
Burgemeester en wethouders van de gemeente Wijk bij Duurstede,
gelet op artikel 2 van de Budgetregeling 2010 gemeente Wijk bij Duurstede, vastgesteld door burgemeester en wethouders van de Gemeente Wijk bij Duurstede op .................2010;
aan te wijzen als concernbudgethouder de gemeentesecretaris,
waarbij in aanvulling op de hierbij van toepassing zijnde Budgetregeling 2010 gemeente Wijk bij Duurstede het volgende nader wordt vastgesteld:
Het toegekende budget betreft de uitgaven en de inkomsten van de FCL’s van de gedetailleerde begroting van de Gemeente Wijk bij Duurstede en van de beschikbaar gestelde investeringsbudgetten zoals die in bijgaande bijlage zijn opgenomen;
de concernbudgethouder is bevoegd verplichtingen aan te gaan tot ten hoogste de bedragen zoals deze per FCL of per beschikbaar gesteld investeringsbudget in de begroting zijn opgenomen met een maximum van € 50.000,00 per verplichting.
Deze aanwijzing treedt in werking op 23 januari 2010.
Aldus vastgesteld door het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Wijk bij Duurstede op .................2010,
De Secretaris, De Burgemeester,
J.J. Louisa-Muller G.K. Swillens
AANWIJZINGSBESLUIT BUDGETHOUDER BEDRIJFSVOERING
gelet op de artikelen 2 en 5 van de Budgetregeling 2010 gemeente Wijk bij Duurstede, vastgesteld door burgemeester en wethouders van de Gemeente Wijk bij Duurstede op ..................2010;
gelet op het aanwijzingsbesluit van het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Wijk bij Duurstede van ...............2010,
aan te wijzen als budgethouder bedrijfsvoering,
waarbij in aanvulling op de hierbij van toepassing zijnde Budgetregeling 2010 gemeente Wijk bij Duurstede, het volgende nader wordt vastgesteld:
Het toegekende budget betreft de uitgaven en de inkomsten van de FCL’s van de gedetailleerde begroting van de Gemeente Wijk bij Duurstede en van de beschikbaar gestelde investeringsbudgetten zoals die in de bijgaande bijlage zijn opgenomen;
de budgethouder bedrijfsvoering is bevoegd verplichtingen aan te gaan tot ten hoogste de bedragen zoals deze per FCL of per beschikbaar gesteld investeringsbudget in de begroting zijn opgenomen met een maximum van € 50.000,00 per verplichting.
Deze aanwijzing treedt in werking op 23 januari 2010.
Aldus vastgesteld door de Directeur Bedrijfsvoering van de Gemeente Wijk bij Duurstede op...................2010.
AANWIJZINGSBESLUIT AFDELINGSBUDGETHOUDERS (I)
gelet op de artikelen 2 en 5 van de Budgetregeling 2010 gemeente Wijk bij Duurstede, vastgesteld door burgemeester en wethouders van de Gemeente Wijk bij Duurstede op ..................2010;
gelet op het aanwijzingsbesluit van het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Wijk bij Duurstede van ...............2010,
aan te wijzen als afdelingsbudgethouders:
het hoofd van de afdeling Strategie, Beleid en Projecten
het hoofd van de afdeling Beheer
het hoofd van de afdeling Dienstverlening,
waarbij in aanvulling op de hierbij van toepassing zijnde Budgetregeling 2010 gemeente Wijk bij Duurstede, het volgende nader wordt vastgesteld:
Het toegekende budget betreft de uitgaven en de inkomsten van de FCL’s van de gedetailleerde begroting van de Gemeente Wijk bij Duurstede en van de beschikbaar gestelde investeringsbudgetten zoals die in de bijgaande bijlage zijn opgenomen;
de afdelingsbugethouder is bevoegd verplichtingen aan te gaan tot ten hoogste de bedragen zoals deze per FCL of per beschikbaar gesteld investeringsbudget in de begroting zijn opgenomen met een maximum van € 50.000,00 per verplichting.
Deze aanwijzing treedt in werking op 23 januari 2010.
Aldus vastgesteld door de Directeur Bedrijfsvoering van de Gemeente Wijk bij Duurstede op...................2010.
AANWIJZINGSBESLUIT AFDELINGSBUDGETHOUDERS (II)
gelet op de artikelen 2 en 5 van de Budgetregeling 2010 gemeente Wijk bij Duurstede, vastgesteld door burgemeester en wethouders van de Gemeente Wijk bij Duurstede op ..................2010;
gelet op het aanwijzingsbesluit van het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Wijk bij Duurstede van ...............2010,
aan te wijzen als afdelingsbudgethouders:
het hoofd van de afdeling Beleid, Control en Advies
het hoofd van de afdeling Ondersteuning,
waarbij in aanvulling op de hierbij van toepassing zijnde Budgetregeling 2010 gemeente Wijk bij Duurstede, het volgende nader wordt vastgesteld:
Het toegekende budget betreft de uitgaven en de inkomsten van de FCL’s van de gedetailleerde begroting van de Gemeente Wijk bij Duurstede en van de beschikbaar gestelde investeringsbudgetten zoals die in de bijgaande bijlage zijn opgenomen;
de afdelingsbugethouder is bevoegd verplichtingen aan te gaan tot ten hoogste de bedragen zoals deze per FCL of per beschikbaar gesteld investeringsbudget in de begroting zijn opgenomen met een maximum van € 50.000,00 per verplichting.
Deze aanwijzing treedt in werking op 23 januari 2010.
Aldus vastgesteld door de Directeur Bedrijfsvoering van de Gemeente Wijk bij Duurstede op...................2010.
AANWIJZINGSBESLUIT BUDGETHOUDERS
Het hoofd van de afdeling ……………………….,
gelet op de artikelen 2 en 5 van de Budgetregeling 2010 gemeente Wijk bij Duurstede, vastgesteld door burgemeester en wethouders van de Gemeente Wijk bij Duurstede op ................2010;
gelet op het aanwijzingsbesluit van de Directeur Bedrijfsvoering van de gemeente Wijk bij Duurstede van ................2010,
aan te wijzen als budgethouder:
…………………………………..….(naam) ……………………………………….. (functie)
waarbij in aanvulling op de hierbij van toepassing zijnde Budgetregeling 2010 gemeente Wijk bij Duurstede, het volgende nader wordt vastgesteld:
Het toegekende budget betreft de uitgaven en de inkomsten van de FCL’s van de gedetailleerde begroting van de Gemeente Wijk bij Duurstede en van de beschikbaar gestelde investeringsbudgetten zoals die in de bijgaande bijlage zijn opgenomen;
de budgethouder is bevoegd verplichtingen aan te gaan tot ten hoogste de bedragen zoals deze per FCL of per beschikbaar gesteld investeringsbudget in de begroting zijn opgenomen met een maximum van € ….000,00 per verplichting;
Deze aanwijzing treedt in werking op 23 januari 2010.
Aldus vastgesteld door het hoofd van de afdeling……………………….. van de Gemeente Wijk bij Duurstede op .................2010.
Het doel van deze regeling is het vastleggen van de budgetverantwoordelijkheid binnen de organisatie. Daarnaast is het van belang dat er in een continu proces aandacht besteed wordt aan dreigende over- en onderschrijdingen van uitgaven en inkomsten. De basis hiervoor wordt gevormd door de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.
De vorige versie van het Budgetregeling dateert van 2005. Belangrijkste aanleiding voor deze wijziging was dat de budgetregeling nog niet was aangepast aan de reorganisatie. Dit had tot gevolg dat de rechtmatigheid van betalingen en het aangaan van verplichtingen niet in alle gevallen is gewaarborgd. Middels deze aanpassing borgen we deze rechtmatigheidsaspecten.
Bij het budgetteringssysteem geldt als uitgangspunt dat de verantwoordelijkheid voor de budgetten zo laag mogelijk in de organisatie komt te liggen. In de oude budgetregeling uit 2005 lag de grens bij de clustercoördinator. In de nieuwe budgetregeling wordt deze ondergrens losgelaten en kan het afdelingshoofd besluiten aan welke medewerker bepaalde budgetten worden doorgemandateerd.
Als basis voor de uitgaven en inkomsten van de gemeente geldt de programmabegroting. Deze begroting wordt door de gemeenteraad op grond van het budgetrecht vastgesteld. Door middel van gemaakte keuzes bepaalt de raad voor welke doeleinden (programma’s) geldmiddelen mogen worden uitgegeven. De raad stelt dan ook de programmabudgetten vast.
Het geven van opdrachten, het doen van uitgaven en het bewaken van de inkomsten, wordt aangeduid als ”financieel beheer” en is formeel via de Financiële Beheersverordening aan het college van Burgemeester en wethouders opgedragen, dat hiervoor de eindverantwoording naar de gemeenteraad draagt.
·De budgetbewaking vindt plaats op het niveau van de combinatie FCL (Functionele Classificatie) en ECL (Economische Classificatie) in de wandelgangen het begrotingsnummer. Als basis daarvoor geldt de gedetailleerde meerjaren-begroting, waarin opgenomen de jaarlijks beschikbaar gestelde budgetten en de eenmalig beschikbaar gestelde investeringsbudgetten (kredieten). De budgetten hebben een taakstellend karakter. De uit te voeren opdrachten (taken) dienen dan ook binnen de beschikbare budgetten te worden gerealiseerd.
De indeling van de meerjarenbegroting is gebaseerd op de functies (FCL’s), zoals die gelden volgens de BBV. Budgetten worden per FCL aan een budgethouder toegewezen door de code van de betreffende budgethouder aan de FCL te koppelen.
De budgethouder zorgt voor de uitvoering van de toegewezen taken uit de productenbegroting en bijbehorende gedetailleerde meerjaren-begroting en heeft hiervoor een verantwoordingsplicht aan het college van Burgemeester en wethouders, eventueel door tussenkomst van een in de lijn hiërarchisch hogere budgethouder.
Met de huidige organisatiestructuur als uitgangspunt, wijst het college van Burgemeester en wethouders de secretaris aan als budgethouder voor alle budgetten van de organisatie. Deze wijst de afdelingsbudgethouders aan welke op hun beurt budgethouders binnen hun afdeling kunnen aanwijzen. De concerncontroller wordt hierbij gezien als afdelingsbudgethouder;
Naast het beheren en beheersen van de uitgaven is de budgethouder ook verantwoordelijk voor het verkrijgen van de (geraamde) inkomsten. De budgethouder draagt zorg voor de tijdige indiening van declaraties en verzending van facturen en de aanlevering hiervan bij de afdeling Ondersteuning. Aan de hand van deze documenten zorgt deze afdeling voor de invordering van de inkomsten. De belangrijkste taken van de budgethouder zijn:
De aanwijzing van budgethouders sluit overigens de bestuurlijke en politieke verantwoorde-lijkheid van het college van Burgemeester en wethouders niet uit.
De taak van budgetbeheerder is in deze regeling komen te vervallen. Een belangrijke reden hiervoor is dat budgetten conform deze regeling verder kunnen worden doorgemandateerd dan de coördinator.
2.6 Verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester en wethouders
Het college van Burgemeester en wethouders is aan de gemeenteraad eindverantwoording verschuldigd voor het gevoerde financiële beheer. Het college van Burgemeester en wethouders is dan ook bestuurlijk verantwoordelijk en politiek aanspreekbaar voor de uitvoering en besteding van de budgetten en de eventuele onder- of overschrijdingen daarvan. Om daartoe in staat te zijn moet het college van Burgemeester en wethouders tijdig en correct worden geïnformeerd door de budgethouders.
3. Verplichtingen, offertes en facturen
3.1het aangaan van verplichtingen
In onderstaande tabel is kort weergegeven wie in welke situatie bevoegd is tot het aangaan van verplichtingen.
3.2Hoe om te gaan met mogelijke overschrijdingen van budgetten dan wel benodigde middelen voor nieuw beleid
In onderstaande tabel is kort weergegeven Hoe om te gaan met mogelijke overschrijdingen van budgetten dan wel benodigde middelen voor nieuw beleid
3.3Verplichtingenadministratie
Tot op heden werden bestelbonnen tot een bedrag van € 250,00 niet geregistreerd in de budgetbewakingadministratie. In de nieuwe budgetregeling wordt dit grensbedrag opgetrokken naar € 1.000,00. Dit gebeurt om redenen van efficiency bij de financiële administratie. In een evaluatie bij het opstellen van de jaarrekening 2010 zal worden bekeken of dit nieuwe grensbedrag leidt tot te grote onzekerheden in de budgetstanden.
Voor een optimale en volledige informatievoorziening is het nodig dat de aangegane verplichtingen worden vastgelegd in het financiële registratiesysteem. Hierdoor ontstaat een volledig beeld van de hoogte van de werkelijke bestedingen in relatie tot het beschikbare budget. Daarnaast is de verplichtingenadministratie ook van belang als controlemiddel voor de ingekomen facturen.
Bestellingen en opdrachten kunnen mondeling of schriftelijk worden gedaan. Een mondelinge opdracht moet altijd zo spoedig mogelijk schriftelijk worden bevestigd. Bij een schriftelijke opdracht of de bevestiging van een mondelinge opdracht wordt gebruik gemaakt van standaard opdrachtbonnen of een brief. Voor wat de hoogte van de bedragen aangaat moet echter wel een afweging worden gemaakt. Bij een opdracht waarmee een gering bedrag is gemoeid, zou een opdrachtbon voldoende kunnen zijn, terwijl voor een grote opdracht een bevestiging via een brief noodzakelijk is. Als uitgangspunt dienen de volgende richtlijnen:
voor bestellingen wordt in beginsel gebruik gemaakt van opdrachtbonnen. Voor bedragen tot € 10.000,00 is minimaal een bestelbon vereist en kan een opdracht in briefvorm worden verstrekt. Voor bedragen van € 10.000,00 en hoger moet een opdracht in de vorm van een brief, die ondertekend is door de bevoegde functionaris of het bevoegde orgaan, worden verstrekt;
Voor het opvragen van het aantal offertes, de vorm van de offerteaanvraag en de wijze van aanbesteden is de aanbestedingsprocedure van toepassing zoals die opgenomen is onder de uitgangspunten van het gemeentelijk inkoopbeleid. Voor verdere informatie wordt naar vorenbedoelde aanbestedingsprocedure verwezen.
3.5. Behandeling inkomende facturen
Om de budgetbewaking goed te laten functioneren is het van groot belang dat de ingekomen facturen tijdig en op een juiste wijze worden afgehandeld. De verwerkingsprocedure is als volgt:
de factuur gaat vervolgens naar de functionele afdeling. De budgethouder verklaart de factuur inhoudelijk (prijs en hoeveelheid) voor akkoord, geeft het budget aan ten laste waarvan de factuur komt en retourneert de door hem/haar geparafeerde factuur samen met de opdrachtbon/-brief naar de afdeling Ondersteuning.
In verband met de BTW worden de uitgaande facturen door de afdeling Ondersteuning gemaakt. De gegevens die nodig zijn voor het vervaardigen van deze facturen worden door de functionele afdeling aangeleverd. Facturen zonder BTW kunnen in briefvorm door de functionele afdeling worden gemaakt en verzonden. de afdeling Ondersteuning ontvangt hiervan een kopie en draagt zorg voor het verdere invorderingstraject.
3.7. Digitale factuurafhandeling
Het Document Management Systeem (MyCorsa) biedt de mogelijkheid tot het digitaal afhandelen van facturen. In 2010 zal worden begonnen met het onderzoeken op welke wijze en onder welke voorwaarden dit in Wijk bij Duurstede is toe te passen.
In de financiële administratie is per FCL een code van de budgethouder opgenomen. Dit maakt het mogelijk om op eenvoudige wijze per budgethouder een overzicht te maken van de budgetten die de budgethouder beheert en waarvoor hij/zij verantwoordelijk is.
Het jaarlijks beschikbare budget is verdeeld in de verschillende programma’s opgenomen in de programmabegroting, die is bestemd voor de gemeenteraad. Daarnaast heeft het college van Burgemeester en wethouders de beschikking over productenbegroting, waarin de budgetten op productniveau zijn vermeld. De ambtelijke organisatie maakt gebruik van de gedetailleerde meerjaren-begroting. Deze bestaat uit een groot aantal FCL’s (functie’s) die op hun beurt weer uit verschillende ECL’s (kostensoorten) bestaan. De kostenverdeelstaat die onderdeel is van de gedetailleerde begroting, kan eveneens tot de jaarlijks beschikbare budgetten worden gerekend.
Per FCL vindt er een verdeling plaats naar lasten en baten, die op hun beurt weer onderverdeeld worden naar de categorieën: beïnvloedbaar, niet beïnvloedbaar en uren.
Onder de niet beïnvloedbare lasten treft men uitgaven aan die door de budgethouders niet of nauwelijks te beïnvloeden zijn. Het gaat hierbij om salarislasten, kapitaalslasten en toevoegingen aan voorzieningen. Deze vallen onder het beheer van de afdelingen BCA en Ondersteuning.
Bij investeringen is sprake van een ander soort uitgaven dan bij jaarlijks terugkerende uitgaven die in de begroting zijn opgenomen. Het nut van de investeringen strekt zich over meerdere jaren uit. De jaarlasten van een investering bestaan uit rente en afschrijving (kapitaalslasten). Deze kapitaalslasten worden door middel van verschillende afschrijvingsvormen over meerdere jaren verdeeld en komen ten laste van het jaarbudget van de gemeente. Investeringen kunnen ook geheel gedekt worden door inkomsten zoals subsidies en bijdragen van derden of door onttrekkingen uit voorzieningen en reserves.
Hoewel de uitgaven in het algemeen in een korte periode (meestal binnen 1 jaar) worden gedaan, werken de gevolgen van eventuele overschrijdingen van het beschikbare investeringskrediet structureel door in de vorm van jaarlijks hogere kapitaallasten. Eventuele onderschrijdingen zorgen voor jaarlijks lagere kapitaallasten. Het is van belang om over- en onderschrijdingen tijdig te signaleren.
Het goed beheren en beheersen geldt in niet mindere mate voor de inkomsten van de gemeente. Aandacht voor de volledige en tijdige afwikkeling van de inkomsten die in de begroting opgenomen zijn, is dan ook vereist. De gemeente kent een groot aantal soorten inkomsten zoals: rijksbijdragen, belastingen en heffingen, leges enzovoort. De bijdragen van het rijk vormen het grootste aandeel van deze inkomsten. De rijksbijdragen worden veelal automatisch ontvangen en de invordering hiervan levert in het algemeen geen problemen op.
De functionele afdeling is verantwoordelijk voor het beoordelen van de juistheid van de ontvangsten en bepaalt de FCL/ECL waarop het bedrag wordt geboekt. De budgethouder dient periodiek te controlen op de verantwoording van de ontvangen bedragen.
5.1 Jaarbudgetten gemeentebegroting
In het algemeen kan gesteld worden dat het voor het goed functioneren van het budgetbewakingssysteem nodig is duidelijke afspraken te maken. Het is van belang dat de budgethouders op van te voren afgesproken en vastgelegde data de nodige informatie leveren.
Hierna volgt een opsomming van de belangrijkste uitvoeringsregels met betrekking tot de jaarbudgetten zoals deze zijn opgenomen in de Budgetregeling 2010 van de gemeente Wijk bij Duurstede :
overschrijding van een budget is in principe niet toegestaan. Is een budget niet toereikend dan mogen er geen verplichtingen worden aangegaan of uitgaven worden gedaan, zonder uitdrukkelijke toestemming van het college van Burgemeester en wethouders. In gevallen boven € 5.000,00 is de gemeenteraad beslissingsbevoegd;
spoedeisende bestedingen waarvoor de beschikbare budgetten niet toereikend zijn en waarmee een bedrag van meer dan € 5.000,00 is gemoeid, mogen slechts gedaan worden met voorafgaande toestemming van het college van Burgemeester en wethouders. Dit geldt niet voor uitgaven waarop de gemeente geen invloed kan uitoefenen. Het gaat hierbij onder andere om terugvordering van rijksbijdragen, wettelijk verplichte uitgaven voor sociale voorzieningen, hogere energieprijzen, kosten voor gladheidbestrijding enzovoort;
onvoorziene incidentele uitgaven waarvoor de beschikbare budgetten niet toereikend zijn, dienen door de budgethouder direct bij het college van Burgemeester en wethouders te worden gemeld. Deze uitgaven worden betrokken bij de voor- of najaarsnota en moeten in principe worden gedekt uit het programmabudget of het budget van de afdeling op wiens verzoek een onvoorziene incidentele uitgave wordt gedaan.
Naast bewaking van de jaarbudgetten uit de begroting is aandacht voor de investerings-budgetten niet minder belangrijk. Afwijkingen van de investeringsbudgetten hebben immers een structurele doorwerking op de kapitaallasten van de begroting. Hierna volgt een opsomming van de belangrijkste uitvoeringsregels met betrekking tot de investeringsbudgetten zoals deze zijn opgenomen in de Budgetregeling 2010 van de gemeente Wijk bij Duurstede :
basis voor het besteedbare investeringsbudget is het bedrag dat door de gemeenteraad beschikbaar is gesteld bij de gemeentebegroting of bij afzonderlijk raadsbesluit. Van de investeringen moet vooraf een zodanige kostenbegroting zijn opgesteld op basis waarvan achteraf bewaking en nacalculatie mogelijk is;
de budgethouder signaleert tijdig noodzakelijke tussentijdse aanpassingen van het budget die nodig zijn als gevolg van wijzigingen, loon- en prijsstijgingen, of aanbestedingsresultaten e.a. Binnen 3 weken na signalering rapporteert de budgethouder hierover schriftelijk aan het college van Burgemeester en wethouders. Over- of onderschrijdingen ten gevolge van aanbestedingen worden binnen 3 weken na de aanbestedingsdatum schriftelijk aan het college van Burgemeester en wethouders gerapporteerd;
Ten behoeve van de voorjaarsnota, de najaarsnota en de jaarrekening worden door de afdeling Ondersteuning budgetoverzichten verstrekt. Overigens is het altijd mogelijk voor een budgethouder om tussentijds een budgetoverzicht op te vragen en heeft de budgethouder de mogelijkheid om op de werkplek via het beeldscherm “on-line” over zijn/haar budgetgegevens te beschikken. De budgethouder bespreekt deze verslagen met zijn/haar financieel consulent bij de afdeling BCA en stelt indien nodig verklaringen van de cijfers op. Deze verklaringen worden aan het college van Burgemeester en wethouders aangeboden. Hierna volgt een opsomming van de belangrijkste uitvoeringsregels met betrekking tot de verslaglegging zoals deze zijn opgenomen in de Budgetregeling 2010 van de gemeente Wijk bij Duurstede :
periodiek worden door de afdeling Ondersteuning naar de stand van 1 april, 1 september en 31 december, overzichten gemaakt van de inkomsten, de uitgaven en lopende investeringen. De vastgelegde verplichtingen worden in deze overzichten verwerkt. Tussentijdse overzichten worden op verzoek gemaakt. De overzichten worden ook digitaal beschikbaar gesteld;
binnen twee weken na ontvangst van de overzichten stelt de budgethouder in overleg met zijn/haar financiële consulent van de afdeling BCA de nodige verklaringen van de cijfers op. Hierbij geeft de budgethouder ook de stand van zaken en het verdere verloop aan aangaande de inkomsten, de uitgaven en de investeringsbudgetten;
aan het eind van het jaar verstrekt de afdeling Ondersteuning een overzicht van de investeringen met bijbehorende budgetten. De budgethouder geeft aan zijn/haar financiële consulent van de afdeling BCA schriftelijk aan of het investeringsbudget kan worden afgesloten of moet worden overgenomen naar het volgende boekjaar;
binnen twee maanden na het realiseren van de investering waarvoor een budget beschikbaar is gesteld, wordt door de budgethouder een eindafrekening met verantwoording opgesteld. Op basis van deze eindafrekening zullen indien nodig, de kapitaallasten in de begroting van het volgende jaar worden aangepast;
onverlet de verantwoordelijkheden van de budgethouder kan de afdeling Ondersteuning tussentijdse budgetafwijkingen, - zowel positief als negatief -, melden. De budgethouder legt hierover binnen 3 weken verantwoording af aan het college van Burgemeester en wethouders. De informatie wordt inzichtelijk verwerkt in de periodieke verslaglegging.