Organisatie | Pijnacker-Nootdorp |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Uitgangspunten voor het informeren van de raad door het college en de burgemeester |
Citeertitel | Handvest actieve informatieplicht Pijnacker-Nootdorp |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Vastgesteld door gemeenteraad en college en burgemeester
Datum ondertekening gemeenteraad: 19-02-2009
Datum ondertekening college en burgemeester: 30-01-2009
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
20-02-2009 | nieuwe regeling | 19-02-2009 - | 2008.16849 |
De burgemeester, het college en de raad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;
gelet op artikel 169, tweede tot en met vijfde lid, en artikel 180, tweede en derde lid, van de Gemeentewet;
de volgende uitgangspunten voor het informeren van de raad door het college en de burgemeester vast te stellen:
de raad wordt in ieder geval actief geïnformeerd:
nota’s ex artikel 212 van de Gemeentewet;
over de uitoefening van de bevoegdheid:
De aanbiedingsnota aan de raad en raadscommissie over een voorgenomen collegebesluit tot een privaatrechtelijke rechtshandeling wordt digitaal naar de raadsleden verzonden. Het ontwerpbesluit en de daarbij behorende achtergrondinformatie worden, eventueel vertrouwelijk, gedurende een week ter inzage gelegd op de leestafel van de raad.
Worden wel wensen of bedenkingen kenbaar gemaakt dan neemt het college een definitief besluit wanneer het betrokken raadslid aangeeft geen behoefte te hebben aan bespreking van het voornemen in de raadscommissie. In de overige gevallen agendeert de agendacommissie het voorgenomen besluit voor de eerstvolgende vergadering van de betreffende raadscommissie. Na behandeling in de raadscommissie of de raad neemt het college een definitief besluit.
Van een collegebesluit tot een privaatrechtelijke rechtshandeling welke handeling betrekking heeft op een strategische aankoop en welk besluit voldoet aan de vier randvoorwaarden zoals genoemd onder 4.1.4 van de Nota grondbeleid Gemeente Pijnacker-Nootdorp 2009-2013 worden de raadsleden direct na de besluitvorming door het college in kennis gesteld door toezending van een vertrouwelijke aanbiedingsnota raad & raadscommissie.
over de uitoefening van de bevoegdheid te besluiten rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures namens de gemeente of het gemeentebestuur te voeren, of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, wanneer de uitoefening ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben. Kan de uitoefening van deze bevoegdheid geen uitstel leiden, dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk na het genomen besluit;
Vastgesteld in de openbare vergadering van
De griffier, De voorzitter,
Vastgesteld in de vergadering van het college van
De secretaris, De burgemeester,
Vastgesteld door de burgemeester d.d.
De burgemeester,
Deze bepaling legt de bestaande praktijk vast dat de raad een afschrift van het vastgestelde (openbare) verslag ontvangt. De verzendtermijn van maximaal een dag na de collegevergadering waarin het verslag is vastgesteld, zorgt er voor dat de raad tijdig op de hoogte is. Alleen het toesturen van een vastgesteld verslag is niet voldoende voor het actief informeren van de raad. Belangrijke zaken dient het college ook uit zichzelf en apart direct aan de raad te vermelden.
Artikel 60, derde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat het college de besluitenlijst openbaar maakt. Het college van Pijnacker-Nootdorp heeft er, om de leesbaarheid te verhogen, voor gekozen zijn besluiten in samengevatte vorm te publiceren in het huis-aan-huisblad “Telstar”. Per onderwerp worden de beslispunten teruggebracht tot één zin die voor buitenstaanders duidelijk en kernachtig weergeeft wat door het college is besloten. De besluitenlijst verschijnt acht dagen na de betreffende collegevergadering in de “Telstar”.
De raad stelt zelf zijn agenda vast, maar het college kan wel aan de agendacommissie verzoeken een punt op de agenda te zetten. Dit Handvest sluit in eerste instantie aan bij artikel 9, eerste lid, van het Reglement van orde van de gemeenteraad dat bepaalt dat de voorzitter tenminste 8 dagen voor een vergadering de leden van de raad een schriftelijke oproeping stuurt. Voor zeer uitzonderlijke gevallen is als ontsnappingsclausule opgenomen dat nog tot 2x24 uur van tevoren door het college een agendapunt kan worden voorgesteld. Hier ligt een koppeling met de spoedprocedure van artikel 10, vierde lid, van het Reglement van orde van de gemeenteraad op grond waarvan de voorzitter tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda kan opstellen.
Het college en de burgemeester moeten er zorg voor dragen dat de raad niet overspoeld wordt met informatie. Dit kan namelijk ten koste gaan van de controlerende en kaderstellende taak van de raad. Het college of de burgemeester dient wel volledig te zijn bij het verstrekken van informatie. Alle relevante informatie moet worden verstrekt, anders is niet voldaan aan de actieve informatieplicht.
De uitgangspunten bij het informeren van de raad op grond van de actieve informatieplicht zijn dat de raad:
Het op hoofdlijnen informeren voorkomt, dat de raad wordt overspoeld met informatie en gaat meebesturen. Bij het uitoefenen van de taak als beleidsvormer ofwel kadersteller heeft de raad geen gedetailleerde informatie nodig. Bij de uitoefening van de controlerende taak kan dit soms wel nodig zijn. Wanneer informatie politiek relevant is, zullen details eventueel ook moeten worden verstrekt.
Het moment van informeren van de raad is erg belangrijk. Gezien de controlerende en kaderstellende rol van de raad dienen wethouders en burgemeester gedurende het gehele beleidsproces de raad te informeren. De openheid van bestuur wordt op deze manier bevorderd. Het gehele beleidsproces bestaat uit de voorbereiding, vaststelling, uitvoering en evaluatie. De raad moet niet alleen worden geïnformeerd, nadat een besluit is genomen, maar bij politiek gevoelige processen ook daarvoor. Dit zorgt er voor dat eventuele inbreng van de raad vroegtijdig kan worden meegenomen. Voor Pijnacker-Nootdorp kan als voorbeeld worden genoemd de Planning en Controlcyclus op basis waarvan de raad op diverse momenten in het begrotingsjaar moet worden geïnformeerd over de voortgang.
Onderdeel b. beoogt vooral een nadere invulling te geven aan de bijzondere actieve informatieplicht rond de collegebesluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen. Wanneer uit deze besluiten geen ingrijpende gevolgen voor de gemeente voortvloeien hoeft de raad, conform artikel 169, vierde lid, van de Gemeentewet, niet te worden geïnformeerd. Kan een besluit wel ingrijpende gevolgen voor de gemeente hebben dan wordt de raad gedurende een week in de gelegenheid gesteld zijn wensen of bedenkingen kenbaar te maken. Deze termijn gaat lopen op het moment van ter inzage legging op de griffie. Maken raadsleden wensen of bedenkingen kenbaar dan volgt behandeling in een raadscommissie en eventueel de raad. Pas daarna kan het college een definitief besluit nemen.
Artikel 169, derde lid, en artikel 180, derde lid, van de Gemeentewet regelen dat het college of de burgemeester informatie op grond van strijd met het openbaar belang kunnen achterhouden. Het kan niet zo zijn dat het college of de burgemeester informatie uit eigen beweging moeten verstrekken, die zij niet zouden verstrekken op grond van strijd met het openbaar belang als daarom van de zijde van de raad was gevraagd. De regering heeft aangegeven dat sprake moet zijn van zwaarwegende omstandigheden om de informatie niet te verstrekken. Het college of de burgemeester zal dan ook niet snel een beroep op deze grond kunnen doen. Wel bestaat de mogelijkheid dat het college of de burgemeester onder geheimhouding stukken aan de raad overlegt (artikel 25, tweede lid, van de Gemeentewet). Van de geheimhouding moet dan op de stukken melding worden gemaakt. Overlegging van stukken onder geheimhouding is alleen mogelijk op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. Het college kan bijvoorbeeld met het oog op privacy van een in een stuk voorkomend persoon geheimhouding aan de raad opleggen. Het is overigens ter beoordeling van de raad om deze geheimhouding al dan niet over te nemen. Ook kan de raad de geheimhouding weliswaar in zijn eerstvolgende vergadering bekrachtigen, maar vervolgens in een latere vergadering opheffen.