Organisatie | Pijnacker-Nootdorp |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp |
Citeertitel | Controleverordening gemeente Pijnacker-Nootdorp 2004 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze verordening komt per 01-01-2004 in de plaats van de op 21-03-2002 vastgestelde Controleverordening 2002.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
15-11-2003 | nieuwe regeling | 30-10-2003 - | 2003.10890 |
De raad van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;
gezien het voorstel van het college van 16 september 2003;
gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten;
vast te stellen de volgende verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp:
In deze verordening wordt verstaan onder:
accountant: een door de raad benoemde
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken,belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:
het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;
waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen;
Artikel 3 - Informatieverstrekking door college
Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. Waar mogelijk ontvangt de accountant tussentijdse overzichten.
Artikel 4 - Inrichting accountantscontrole
Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt tijdens de controle - indien noodzakelijk - (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant, (een vertegenwoordiger uit) de raad, de griffier, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller, het hoofd Financieel en Personeelsbeheer en het hoofd Organisatiebeleid.
Artikel 5 - Toegang tot informatie
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerdetoegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties, het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6 - Overige controles en opdrachten
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is, dan wel wanneer de opdracht afbreuk kan doen aan de onafhankelijkheidseis van de accountant.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, Ministeries, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is, dan wel wanneer de opdracht afbreuk kan doen aan de onafhankelijkheidseis van de accountant.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de directeur respectievelijk het hoofd van het organisatie-onderdeel waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd Financieel en Personeelbeheer, dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
Artikel 8 - Verantwoording en decharge ambtenaren
Aanbieding door het college van burgemeester en wethouders van de jaarrekening impliceert de decharge van de onder de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders vallende organisatie-eenheden en ambtenaren met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie. Zulks behoudens later (in rechte) gebleken onregelmatigheden.
Het gestelde in het voorgaande lid is niet van toepassing indien het college van burgemeester en wethouders, vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad, de desbetreffende organisatie-eenheid en/of ambtenaar schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met de rekening en/of het verslag.
Artikelsgewijze toelichting verordening 213 Gemeentewet
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1 Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet).
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
Dit artikel regelt de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Vanaf 1 januari 2003 is dit PriceWaterhouseCoopers. Er is een overeenkomst aangegaan voor onbepaalde tijd, met de mogelijkheid de overeenkomst te allen tijde tussentijds op te zeggen, met inachtname van een opzeggingstermijn van één jaar. Na twee jaar worden de werkzaamheden van de accountant door de raad geëvalueerd.
Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole gemeenten dat krachtens het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole gemeenten bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de accountants-verklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.
In dit besluit zijn de volgende goedkeuringstoleranties vastgelegd:
Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt een goedkeurende verklaring afgegeven. Als één of beide goedkeuringstolerantie(s) wordt(-en) overschreden, zal de accountant geen goedkeurende verklaring verstrekken.
In het Besluit accountantscontrole is voorts vermeld dat de rapporteringstoleranties (het vermelden in het verslag van bevindingen van fouten in de jaarrekening en onzekerheden), gelijk zijn aan de bedragen die voortvloeien uit de goedkeuringstoleranties. Boven deze bedragen vindt rapportering plaats. In dit verslag moet de accountant onder meer fouten in de jaarrekening en onzekerheden in de controle opnemen, die geen invloed hebben op de strekking van de accountantsverklaring, maar die wel van zodanig belang zijn dat deze aan de raad moeten worden gerapporteerd (b.v. kwalitatieve gebreken van noemenswaardig belang).
Bij het aangaan van de overeenkomst met PriceWaterhouseCoopers is reeds rekening gehouden met de nieuwe regels uit het Besluit accountantscontrole.
Artikel 3. Informatieverstrekking door college
In de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Dit artikel van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college een dergelijke verklaring verstrekt.
In het vierde lid wordt een uiterste datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Dit betekent dat de jaarrekening uiterlijk in de maand juni door de raad moet zijn vastgesteld.
Het vijfde lid van het artikel verplicht het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant.
Artikel 4. Uitvoering controle
Dit artikel van de verordeningregelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole tijdens de controle - indien noodzakelijk - overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Artikel 5. Toegang tot informatie
In het vorige artikel is vermeld, dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Dit artikel kent deze bevoegdheidtoe aan de accountant.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door de raad benoemde accountant. Het betreft hier vanzelfsprekend advieswerkzaamheden die samenhangen met de natuurlijke adviesfunctie van de accountant die de onafhankelijkheid van de accountant niet in gevaar brengen.
Het eerste lid van dit artikel regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Voorts is in dit artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.
Tot slot is in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht. Gebruikelijk is dit te doen in de Rekeningcommissie.
Artikel 8. Verantwoording en decharge ambtenaren
In dit artikel is de decharge van ambtenaren vastgelegd.
Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213 Gemeentewet (oud) opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald dat het nieuwe artikel 213 Gemeentewet bij alle gemeenten op het verslagjaar 2004 van toepassing is. De oude verordening blijft dus nog van kracht op de jaarrekening van 2003.
In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.