CVDR25592_1Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2008nlregelingAalsmeer2018-05-08AalsmeerDe Nieuwe MeerbodeInkoop- en aanbestedingsbeleid 2008Geencollege van burgemeester en wethoudersfinanciën en economie2008-10-14De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2008-10-142017-11-07nieuwe regelingOnbekendGeenDatum inwerkingtreding bij benadering vastgesteld.Publicatiedatum onbekend.Inkoop- en aanbestedingsbeleid 20082. INLEIDINGInkoop en aanbesteden is een van de belangrijkste processen bij de besteding van de door de raad beschikbaar gestelde financiële middelen. Voor overheden geldt, dat gemeenschapsgelden zo goed mogelijk moeten worden besteed en dat over die besteding verantwoording moet kunnen worden afgelegd. Bij het leveren van diensten zal eerst de afweging gemaakt moeten worden of deze dienst door in- of uitbesteding tot stand wordt gebracht. Wanneer gekozen wordt voor uitbesteding geldt het gestelde in deze beleidsnota.Doel van deze beleidsnota is de belangrijkste elementen in het proces van strategische inkoop en aanbesteding te formuleren. Waar in deze nota in het algemeen gesproken wordt over inkoop wordt ook het aanbesteden begrepen. De nota draagt dan ook als titel:“Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2008 gemeente Aalsmeer en gemeente Uithoorn”.In de nota komen aan de orde:

doelstelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

wettelijk kader;

theoretisch kader;

inkooporganisatie;

juridische uitgangspunten;

maatschappelijk verantwoord ondernemen;

economische beleidsuitgangspunten;

organisatorische uitgangspunten;

evaluatie en de communicatie.

De gemeenten Aalsmeer en Uithoorn hebben de intentie uitgesproken om zoveel mogelijk inkoop- en aanbestedingstrajecten te combineren en/of gezamenlijk aan te pakken. Om dit binnen het gehele proces te kunnen realiseren is een gezamenlijk eenduidig inkoop- en aanbestedingbeleid onontbeerlijk. Daarnaast zal ook de uitwisseling van inkoopkennis bijdragen aan de verdere optimalisering van de inkoopfunctie van de beide gemeenten. In de nota wordt met de term “gemeente” zowel de gemeente Aalsmeer als de gemeente Uithoorn bedoeld. Wanneer gesproken wordt over afd. hoofden, worden de hoofden van de afdelingen van de gemeente Uithoorn en Aalsmeer bedoeld.InkoopvisieDe bestedingen van de beschikbaar gestelde financiële middelen worden getoetst aan het inkoop- en aanbestedingsbeleid en conform toegepast. De gemeente wil een hedendaags beleid voeren voor wat betreft de inkoopactiviteiten. De gemeente volgt actief de ontwikkelingen op inkoopgebied en voert deze in waar dit zinvol is. Uitgangspunt is het continue verbeteren van het inkoopproces en het inkoopresultaat.3. DOELSTELLINGDe doelstelling van de gemeente met betrekking tot inkopen luidt:‘Het nu en in de toekomst op professionele en zorgvuldige wijze inkopen van werken, leveringen en diensten voor de gemeente, waarbij de gemeente zich naar buiten toe profileert als een zakelijke, betrouwbare en integere partner. Zorgvuldig staat daarbij voor: bewust, integer, efficiënt, effectief, doelmatig, duurzaam, rechtmatig, transparant, objectief en non-discriminatoir.Deze doelstelling is onder te verdelen in doelstellingen vanuit de verantwoordelijkheid van de gemeente als overheid en doelstellingen vanuit de verantwoordelijkheid als opdrachtgever. Daarnaast speelt ook de samenwerking van de gemeenten Aalsmeer en Uithoorn nog een rol.Doelstellingen vanuit de verantwoordelijkheid als overheid zijn:

naleving van wet- en regelgeving op het terrein van aanbesteden;

doelmatige, rechtmatige en verantwoorde besteding van de publieke gelden;

gelijke behandeling van leveranciers;

maximale toegankelijkheid tot overheidsopdrachten voor leveranciers;

hantering van heldere procedures door de gemeentelijke organisatie;

stimulering van duurzaamheid.

Doelstellingen vanuit de verantwoordelijkheid als opdrachtgever zijn:

beheersing van de totale kosten van een project;

verkrijgen van de gewenste kwaliteit tegen de economisch meest voordelige aanbieding (integraal kostenmanagement); dit hoeft niet gelijk te zijn aan een zo laag mogelijke prijs;

verkrijgen van de gewenste kwaliteit;

beperking van de contractrisico’s;

behalen van efficiencyvoordelen door: de samenvoeging van inkoopvolumes, de beperking van facturenstromen en de beperking van het actieve leveranciersbestand.

Doelstellingen samenwerking gemeenten Aalsmeer en Uithoorn:

door middel van combinatie en bundeling van behoeften optimaal gebruik maken van schaalvoordelen, die leiden tot betere condities;

inkoopoptimalisatie bereiken door bundeling van inkoopkennis.

4. WETTELIJK KADERDe specifieke wet- en regelgeving op het terrein van inkopen en aanbesteden door overheden is:

de Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. Deze richtlijnen gelden voor opdrachten die een bepaalde waarde (drempelbedrag) te boven gaan; 1

Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao), dat vanaf 1 december 2005 de omzetting van de Europese regelgeving voor de Nederlandse overheden en overige aanbestedende diensten regelt.

voor de aanbesteding van werken maakt de gemeente Aalsmeer/Uithoorn gebruik van het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW2005), in werking getreden op 1 december 2005;

De Wet BIBOB (Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) die de mogelijkheid biedt aan aanbestedende diensten om bij het Bureau BIBOB in concrete aanbestedingen advies te vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die binnen de Europese aanbestedingsrichtlijn aanleiding kunnen zijn partijen uit te sluiten. BIBOB-advies is op dit moment uitsluitend mogelijk voor aanbestedingen in de bouw-, de ICT- en de milieusector.

Voor leveringen en diensten zijn onder de Europese drempelbedragen nog geen standaardreglementen vastgesteld.

Naast deze specifiek op aanbesteding gerichte wet - en regelgeving zijn nog andere wetten relevant voor lokale overheden in hun rol als inkoper:

het EG-verdrag: de overheidsinstellingen uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap zijn voor wat betreft al hun handelen, dus ook bij het inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de basisbepalingen van het EG-Verdrag inzake de interne markt;

de Algemene wet bestuursrecht (Awb) waarin de algemene regels van bestuursrecht zijn opgenomen, zoals de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder meer zorgvuldigheids -, motiverings-, gelijkheids-, vertrouwens- en redelijkheidsbeginsel);

de Gemeentewet als wettelijk kader voor het handelen van gemeenten;

het Burgerlijk Wetboek (BW) ten aanzien van het contractenrecht;

de gemeentelijke financiële verordening;

de gemeentelijke budgetregeling.

Toekomstige wetgeving:Het voorstel Aanbestedingswet is in juli 2008 door de Eerste Kamer verworpen, en er wordt niet verwacht dat er binnen de komende jaren een nieuw voorstel zal worden gedaan. Dit betekent dat het wettelijk kader de komende tijd niet in die zin verandert.RechtmatigheidDe rechtmatigheid van aanbestedingen maakt sinds 2004 onderdeel uit van de controle van de gemeentelijke jaarrekening door de externe accountant. Het gaat hier om de toetsing aan en naleving van bestaande wet- en regelgeving (Europese aanbestedingsregels en het Besluit aanbestedingsregels overheidsdiensten (Bao) 2005).In het kader van de jaarrekeningcontrole en het financieel beheer maakt het inkoopproces standaard onderdeel uit van de accountantscontrole. Het inkoop- en aanbestedingsproces is dan ook een belangrijk bedrijfsproces waarin, door het goed documenteren van dit proces, de rechtmatigheidcontrole mogelijk gemaakt moet worden. Beide gemeenten hebben schriftelijke interne formulieren met hierbij horende richtlijnen die deel uit moeten maken van het inkoopdossier. In Aalsmeer is dit het meldformulier inhuur derden en de checklist inkoopdossier in ontwikkeling. In de gemeente Uithoorn zijn dit het startformulier en het instemmingformulier.In het kader van de rechtmatigheid is het van belang om het proces dat geleid heeft tot de uiteindelijk gunning van de opdracht zichtbaar te maken. Bij beide gemeenten dient een “inkoopdossier” per inkoopprocedure te worden opgesteld en gearchiveerd. De mandaatgerelateerde afstemming op bestuurlijk niveau verschilt per gemeente en vindt zijn nadere uitwerking in de afzonderlijke inkoophandboeken.In de inkoophandboeken is gedetailleerd aandacht besteed aan de dossiervorming van aanbestedingstrajecten, het proces en routing alsmede de hierbij te hanteren checklist per gemeente.5. INKOOPKADERDe titel van het beleid voert de begrippen ‘inkoop’ en ‘aanbesteden’. Deze twee begrippen staan niet los van elkaar, maar zijn aan elkaar gerelateerd. Zoals onderstaand is aangegeven is aanbesteden een vorm van inkopen. Verder komt in dit hoofdstuk het inkoopproces, de inkoopfunctie en de relatie tussen beiden aan de orde.5.1 DefinitiesInkoopDe definitie van inkoop is:‘Inkoop is alles waar een factuur van derden tegenover staat’.AanbestedenAanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin opdrachtgevers, na concurrentiestelling, een opdracht gunnen. De verschillende fasen van het tactische inkoopproces (specificeren van de opdracht, selecteren en contracteren van de leverancier) worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen. Doel is het inkoopproces transparant, objectief en non-discriminatoir te laten verlopen.De definitie van aanbesteding is:‘De uitnodiging aan tenminste drie leveranciers om, op basis van een programma van eisen of bestek, offerte uit te brengen, welke gevolgd wordt door het verstrekken van een opdracht voor het uitvoeren van een werk, levering of dienst.’Wanneer de aanbesteding wordt ingetrokken of anderszins geen doorgang vindt en dus niet resulteert in een gegunde opdracht met factuur, wordt ook van aanbesteding gesproken.Er is geen sprake van aanbesteding, wanneer het initiatief bij de ondernemer ligt of wanneer slechts één ondernemer wordt uitgenodigd offerte uit te brengen. In dit laatste geval spreken we van een enkelvoudige uitnodiging.Omdat aanbesteden een vorm van inkopen is, wordt in dit beleid regelmatig alleen het woord ‘inkopen’ gebruikt. In dat geval wordt ook ‘aanbesteden’ bedoeld.Zie voor de aanbestedingscriteria bijlage 2.5.2 InkoopprocesInkoop is een procesmatige activiteit, die bestaat uit zeven fasen:Figuur 1: Inkoopproces Tactische inkoopDe eerste vier fasen behoren tot de tactische inkoop. Deze omvat:

Inventariseren: bepalen van de behoeften in de eigen organisatie en inventariseren van het aanbod in de markt;

Specificeren: opstellen van het programma van eisen, het conceptcontract en de offerteaanvraag;

Selecteren: aanvragen en beoordelen van offerten en selecteren van leveranciers;

Contracteren: eventueel onderhandelen met leveranciers en afsluiten contract(en).

Operationele inkoopZodra de leveranciers zijn gecontracteerd begint de operationele inkoop. Deze omvat:

bestellen: het plaatsen van de orders;

bewaken: bewaken van het uitleveren van de orders, verifiëren en afhandelen van de facturering;

nazorg: afhandelen van klachten en claims, afhandelen meer-/minderwerk, evalueren leveranciers en herzien contracten.

Naast de tactische en operationele inkoop onderscheidt men de strategische inkoop. De strategische inkoop omvat naast het inkoop- en aanbestedingsbeleid bijvoorbeeld ook strategische vraagstukken rondom uitbesteding. Hierbij wordt een verkenning gedaan van de (markt)omstandigheden om tot gunning te kunnen komen met de beste of gewenste prijskwaliteitverhouding.Om een goede concurrentie te waarborgen worden bij offertetrajecten, een meervoudig onderhandse aanbesteding of enkelvoudige uitnodiging, niet altijd dezelfde leveranciers uitgenodigd offerte uit te brengen. Voor de objectieve selectie van de leveranciers bij deze aanbestedingsprocedures worden in het inkoophandboek nadere interne richtlijnen opgesteld.6. INKOOPORGANISATIE6.1 InkooporganisatiemodelAls inkooporganisatiemodel van dit inkoop – en aanbestedingsbeleid wordt uitgegaan van het basismodel “gecoördineerde inkoop”. Binnen dit model worden de voordelen van centraal en decentraal inkopen zoveel mogelijk gecombineerd. Essentieel bij dit model is het benoemen van een inkoopadviseur. In het inkoophandboek is dit inkooporganisatiemodel nader uitgeschreven.Kenmerkend voor het gecoördineerde inkoopmodel is dat de verantwoordelijkheid decentraal in de organisatie ligt, terwijl gebruik gemaakt wordt van de centraal aanwezige inkoopinformatie en –kennis.6.2 InkoopadviseurBinnen het gecoördineerde inkoopmodel is er een belangrijke taak voor de inkoopadviseur. Gezien de omvang van de inkopen en aanbestedingen per gemeente dient deze functie in beide gemeenten voor de organisatie beschikbaar te zijn. Deze functie dient een centrale plek in de organisatie te hebben.De inkoopadviseur fungeert als een adviseur en niet als een inkoper.De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de inkoopadviseur zijn als volgt te omschrijven:

verantwoordelijk voor het periodiek actualiseren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

kenniscentrum (Europees) aanbesteden;

kenniscentrum overige regelgeving;

verantwoordelijk voor het aanleveren van managementinformatie op het gebied van inkoop, mede op basis van jaarlijks uit te voeren kwantitatieve inkoopanalyses;

initiëren van gemeentebrede inkoopteams voor afdelingsoverstijgende producten;

adviseur in deze inkoopteams;

adviseur bij aanbestedingstrajecten op afdelingsniveau;

initiëren, actualiseren en beheren van contractbeheersysteem;

verantwoordelijk voor het permanent actualiseren van het inkoophandboek;

contactpersoon naar de andere gemeente(n) voor afstemming van beleid, processen en aanbestedingstrajecten.

Op basis van bovenstaande taken en verantwoordelijkheden wordt de inkoopadviseur betrokken bij ieder inkoop- en aanbestedingstraject (meervoudig onderhands, openbaar en Europees). Bij deze inkooptrajecten wordt de inkoopadviseur vanaf de start van het traject betrokken.Bij de inkoopadviseur ligt tevens het contractbeheer. Het hierbij behorende contractmanagement wordt decentraal bij de vakafdelingen geplaatst.De rol, taken en verantwoordelijkheden van de inkoopadviseur zijn verder uitgewerkt in het inkoophandboek.6.3 InkoopplatformNaast een inkoopadviseur per gemeente zal een inkoopplatform worden ingesteld. Dit inkoopplatform bestaat in ieder geval uit de inkoopadviseurs van de gemeenten Aalsmeer en Uithoorn.Belangrijkste taken van dit platform zijn:

uitwisselen van kennis en ervaring;

onderzoek naar de mogelijkheden van gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsprocessen.

Vanuit dit platform zal verbreding gezocht worden, of aansluiting plaatsvinden bij andere gemeenten om te komen tot een regionaal platform.6.4 InkoopscanDoor het uitvoeren van een inkoopscan of inkoopdiagnose kan een goede start worden gemaakt met de professionalisering, of een evaluatie worden gemaakt voor een verdere professionalisering, van het inkopen door de gemeenten. De inkoopscan dient te bestaan uit een kwantitatief en kwalitatief gedeelte. De kwalitatieve analyse licht de aspecten van het inkoopproces door (inkoopstrategie, inkoopdeskundigheid, inkoopactiviteiten). De kwantitatieve analyse verschaft minimaal inzicht in:

waar wordt ingekocht? Hoeveel leveranciers;

ten behoeve van welke afdeling wordt ingekocht of binnen welk pakket valt de inkoop?;

hoeveel (volume) en voor welke bedragen wordt ingekocht?;

wordt er wel op tijd besteld en geleverd?;

wordt er ingekocht tegen de juiste prijs – kwaliteit verhouding?

7. JURIDISCHE BELEIDSUITGANGSPUNTENAls onderdeel van het beleid gelden ten aanzien van inkoop en aanbesteding de navolgende juridische beleidsuitgangspunten:

het naleven van wet- en regelgeving;

het werken op basis van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie;

de praktische uitwerking van het inkoop- en aanbestedingsbeleid in het “Inkoophandboek”;

de Algemene voorwaarden gemeente Aalsmeer/Uithoorn;

duidelijkheid over de wijze van contracteren en de looptijd van contracten;

toepassen van diverse contractmogelijkheden bij aanbesteding van werken, leveranties en diensten.

7.1 Het naleven van wet- en regelgevingHet inkopen wordt uitgevoerd overeenkomstig de internationale en nationale wet- en regelgeving zoals is aangegeven in hoofdstuk 4. Aanbestedingen, welke vallen onder de werkingssfeer van de Europese richtlijn voor overheidsopdrachten, worden, conform deze richtlijnen omgezet naar het Bao, aanbesteed. Om na te gaan of het Bao van toepassing is, dienen homogene producten te worden opgeteld. Homogene opdrachten worden daarom zoveel mogelijk gelijktijdig aanbesteed.7.2 Werken op basis van transparantie, objectiviteit en non-discriminatieHet uitvoeren van inkoop- en aanbestedingswerkzaamheden geschiedt op basis van transparantie van procedures, non-discriminatie van leveranciers en objectiviteit.7.3 Algemene voorwaardenDe gemeenten hebben algemene voorwaarden opgesteld en gedeponeerd bij de kamer van koophandel, welke onderdeel uitmaken van het inkoop en aanbestedingsbeleid. Uitgangspunt is dat (in de offerteaanvraag of in het programma van eisen) de algemene voorwaarden van de gemeente Aalsmeer/Uithoorn op de opdracht van toepassing worden verklaard. Dit schept duidelijkheid en draagt bij tot transparantie in het inkoopproces.De algemene voorwaarden van de leverancier worden in principe van de hand gewezen. Indien dit in voorkomende gevallen niet mogelijk of gewenst is, zijn:

in het geheel geen algemene voorwaarden van toepassing en worden de voorwaarden in het contract opgenomen; of

de algemene voorwaarden van de leverancier gecontroleerd op ongewenste c.q. onbillijke bepalingen en worden deze bepalingen (zo mogelijk) uitgesloten.

7.4 Duidelijkheid over de wijze van contracteren en looptijd van contractenNadat een leverancier en het product zijn geselecteerd, worden de afspraken met de leverancier schriftelijk, in een contract, vastgelegd. Uitgangspunt is dat het contract door de gemeente wordt opgesteld volgens een standaardsjabloon. Moet een door de leverancier voorgelegd contract worden geaccepteerd, dan wordt dit gescreend op ongewenste voorwaarden, die niet overgenomen worden, en wordt met de leverancier onderhandeld over die voorwaarden waar verschillen van inzicht over bestaan.Uitgangspunt is dat alleen contracten worden gesloten voor bepaalde duur (vaste looptijd). Er worden geen contracten afgesloten voor onbepaalde tijd of met een stilzwijgende verlenging. Wel is het mogelijk een optie tot verlenging voor een bepaalde periode op te nemen. De totale contractperiode zal voor de meeste producten niet langer duren dan maximaal 4 à 5 jaar. Slechts in uitzonderingssituaties, te bepalen door het college van B&W, kunnen langere contracten worden afgesloten.7.5 Contractvorm bij werkenIn de bouw zijn verschillende contractvormen te onderscheiden. Deze contractvormen zijn:Traditioneel:• Traditionele contract. Bij het traditionele contract is er een strikte scheiding tussen ontwerp en uitvoering. Opdrachtgever sluit een afzonderlijk contract met een architect en met een aannemer.De budgethouder kan in overleg met zijn leidinggevende besluiten van de hoofdregel af te wijken en het project via een alternatieve contractvorm tot stand te (laten) brengen. Wanneer van het traditionele contract wordt afgeweken, behoeft dit de instemming door parafering van de verantwoordelijke portefeuillehouder. Dit dient te worden verwoord op het startformulier (Uithoorn).Alternatieve contractvormen:

Bouwteam. Bij het bouwteam is er sprake van een samenwerking tussen opdrachtgever, architect, adviseurs en aannemers in een bouwteam, dat gezamenlijk de voorbereiding van een bouwproject ter hand neemt. De uitvoering wordt meestal gedaan door de aannemer uit het bouwteam volgens het traditionele model.

Design and Built. Bij Design and Built maakt de aannemer op basis van een bestek c.q. programma van eisen van de opdrachtgever een ontwerp. Dit ontwerp wordt na goedkeuring door de opdrachtgever door de aannemer gerealiseerd.

Turnkey. Bij Turnkey gaat een marktpartij (aannemer, ingenieursbureau of andere rechtspersonen) de verplichting aan om, op basis van door de opdrachtgever geformuleerde uitgangspunten en programma van eisen, een object tegen een van te voren vaststaand bedrag tot stand te brengen, volgens een door hem of namens de opdrachtgever door derden te vervaardigen ontwerp.

Publiek-Private Samenwerking (PPS). PPS is de juridisch gestructureerde samenwerking tussen overheid en private partijen op het gebied van de bouw in de breedste zin.

Realisatie- en onderhoudscontracten. Bij deze contracten wordt de realisatie van een werk gekoppeld aan het aansluitend beheer en onderhoud voor een bepaalde tijd door dezelfde partij.

De contractvorm die in de praktijk kan worden gekozen, verschilt per situatie. De gekozen contractvorm kan echter gevolgen hebben voor de te volgen aanbestedingsprocedure. Bij de contractvormen Bouwteam; Turnkey en Publiek-Private Samenwerking (PPS) kan een aanbestedingsvorm gebruikt worden op basis van kwaliteitsnormen, geleverde prestaties e.d., als voorselectie om een keuze voor een marktpartij te bepalen, om daarna in een één op één traject met een openbegroting tot prijsvorming te komen. Een alternatieve aanbestedingsprocedure kan pas worden toegepast nadat de voor iedere gemeente separate afwijkingsprocedure is toegepast, zoals beschreven in het handboek.De budgethouder/afd. hoofd en de directeur bepalen of het gestelde in hoofdstuk 4 toegepast kan worden of dat er sprake is van maatwerk. Slechts met instemming door parafering van de verantwoordelijke portefeuillehouder kan een alternatieve aanbestedingswijze gevolgd worden. Per situatie moet bepaald worden of het wenselijk is de voorgestane alternatieve aanbestedingswijze door het college van B&W te laten bekrachtigen. (Uithoorn)7.6 Aanbestedingen door derden met middelen van de gemeenteIndien door de gemeente middelen beschikbaar worden gesteld aan derden (organisaties zoals sportverenigingen, schoolbesturen, adviseurs etc.), die vervolgens een project wensen te realiseren, is er sprake van het “doorleggen van de aanbestedingsplicht”. Dit geldt zowel voor werken, leveringen als diensten. In dergelijke situaties vindt de aanbesteding plaats met overheidsgeld van de gemeente en wordt de aanbesteding uitgevoerd conform de beleidsuitgangspunten en procedures zoals opgenomen in dit inkoop- en aanbestedingsbeleid.Wanneer er voor gekozen is om de inkoop of aanbesteding namens de gemeente door een andere rechtspersoon te laten uitvoeren (adviseurs- en ingenieursbureaus e.d.) zijn de bepalingen en uitgangspunten van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid onverkort van toepassing. Bij de opdrachtverstrekking zal dit worden opgenomen.8. DUURZAAM INKOPEN EN INTEGRITEITDuurzaam inkopen en integriteit zijn twee afzonderlijke onderwerpen die binnen het totale inkoop- en aanbestedingsbeleid van bijzonder belang zijn. Het belang zit met name in de achterliggende principes.Op hoofdlijnen stelt de gemeente t.a.v.:

Duurzaam inkopen: dat de gemeente aan duurzame ontwikkeling vorm geeft;

Integriteit: dat zowel interne als externe integriteiteisen worden gesteld rond inkoop- en aanbestedingsprocessen.

8.1 Duurzaam inkopenDe gemeente benadrukt het belang van duurzame ontwikkeling en stelt daarom aan in- en aankopen duurzaamheidscriteria. Er is sprake van duurzaam inkopen wanneer minimaal wordt voldaan aan bepaalde duurzaamheidscriteria.Onder duurzame ontwikkeling verstaat de gemeente: een ontwikkeling die voorziet in de behoeften van de huidige generatie, zonder daarmee voor toekomstige generaties de mogelijkheid in gevaar te brengen om ook in hun behoeften te voorzien.Leidraad om te komen tot duurzaam in- en aankopen is het bereikte akkoord tussen het Rijk (kabinet) en gemeenten (VNG).Voor wat betreft de concrete uitvoering van deze duurzaamheidsontwikkeling dient het volgende onderscheid gemaakt te worden:

eisen aan de leveranciers (door middel van selectiecriteria);

eisen aan de producten (door middel van gunningscriteria).

Zowel voor de eisen aan de leveranciers als aan de producten wordt aansluiting gezocht bij het uitvoeringsprogramma Duurzaam Inkopen, zoals dat uitgevoerd wordt door SenterNovem.De leveranciers en producten dienen te voldoen aan de in opdracht van het Ministerie van VROM door SenterNovem ontwikkelde criteria. Door de gemeenten Aalsmeer en Uithoorn worden de ontwikkelingen op het gebied van duurzaam inkopen gevolgd en wordt zoveel mogelijk uitvoering gegeven aan de uitgangspunten.Voor wat betreft de eisen aan de leverancier zullen de volgende aspecten van belang zijn:

duurzaamheidsbeleid leverancier algemeen;

duurzaamheidsbeleid richting toeleverancier van de leverancier.

Voor de eisen aan de producten gelden onder meer de volgende aspecten:

gebruik materialen;

vorm productieprocessen;

energieverbruik.

Vanuit SenterNovem wordt in 2006 t/m 2008 gewerkt aan het formuleren van duurzaamheidscriteria voor 100 tot 130 productgroepen. Per productgroep wordt gekeken naar milieu- en sociale aspecten en de beschikbaarheid in de markt en zijn inkoopverantwoordelijke handvatten om zo duurzaam mogelijk in te kopen en aan te besteden. Deze criteria zullen door de gemeenten Aalsmeer en Uithoorn in principe worden gehanteerd bij inkoop- en aanbestedingstrajecten.De door de gemeenteraad van de betreffende gemeente gekozen nadere/aanvullende duurzaamheidcriteria worden opgenomen in het “inkoophandboek” en gedefinieerd in het pakket/programma van eisen en/of in de bestekken.8.2 IntegriteiteisenNiet alleen voor de gemeentelijke organisatie maar ook vanuit bestuurlijk oogpunt is het van belang om aandacht te schenken aan de inkoop en aanbestedingsfuncties. Integer handelen houdt in:handelend volgens de wet en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Dat houdt in dat de handelingen transparant, objectief en non-discriminatoir moeten zijn.Transparantie: inkoop- en aanbestedingsprocessen zijn transparant en moeten verantwoord kunnen worden.Objectief: inkoop- en aanbestedingsprocessen worden gebaseerd op feiten en zoveel mogelijk op heldere criteria. Op voorhand mogen geen potentiële externe partijen, producten, diensten of werken worden uitgesloten.Non-discriminatoir: een professionele inkoop- en aanbestedingstechnisch verantwoorde wijze van werken.In de doelstelling van het inkoop- en aanbestedingbeleid staat aangegeven, dat de gemeente een ‘betrouwbare en integere partner wil zijn’. Wat betekent dit nu eigenlijk? Voor een overheidsorganisatie is het van het grootste belang dat ‘integer’ zaken wordt gedaan. Burgers (de maatschappij) verlangen van een overheid dat het belastinggeld doelmatig wordt besteed. Hierbij hebben de gemeenten een actieve houding. Dit wil zeggen: zij willen actief aantonen dat verantwoordelijk met de middelen wordt omgegaan. De gemeente heeft daarom een integriteitbeleid beschreven. Drie pijlers komen hierbij naar voren:

regels stellen, codificeren;

processen inrichten en beschrijven;

bewustwording (gedrag).

Door het stellen van regels en voorwaarden én het creëren van bewustzijn wordt integriteit een onderdeel van de inkoop- en aanbestedingspraktijk. Doel van het beschrijven en inrichten van de processen rondom inkoop en aanbesteding is het verkrijgen van (nog) meer transparantie, waardoor zaken meer toetsbaar zijn en meer objectiviteit ontstaat. Het opstellen van regels, beschrijven van processen en nemen van maatregelen alleen is niet voldoende. Uiteraard is het van groot belang dat een en ander ook tussen de oren van de ambtenaren komt. Voorbeeldgedrag van bestuur en management en de cultuur van een organisatie spelen een grote rol.Omdat beide gemeenten op bepaalde onderdelen al beleid hebben vastgesteld die niet aan elkaar gelijk zijn, zal in het inkoophandboek de nadere uiwerking per gemeente worden vastgelegd. Specifiekvoor het inkoop- en aanbestedingsproces zijn daarin minimaal nader uitgewerkt de volgendeonderdelen:Ad 1 Codificatie

- Gedragscodes

2 Processen inrichten en beschrijven

Inkoop en aanbestedingsproces

Contractdossier

Mandaatregeling

Functiescheiding

Controle naleving controleren

3 Bewustwording (gedrag)

ondersteunende dilemmatrainingen

integriteit als permanent aandachtspunt

9. ECONOMISCHE BELEIDSUITGANGSPUNTENDe economische beleidsuitgangspunten hebben onder andere te maken met de manier waarop de gemeente de markt benadert en de economische criteria die hierbij in het selectieproces worden gehanteerd.Van belang zijn hierbij:

de mate waarin concurrentie wordt gezocht;

de afweging tussen prijs en kwaliteit;

sluiten van raamcontracten.

9.1 ConcurrentiestellingVoor wat betreft de aanbestedingsvormen en –procedures dient een onderscheid gemaakt te worden tussen de aanbestedingen boven Europese drempelbedragen waarvoor Europese regelgeving van toepassing is en aanbestedingen onder deze drempelbedragen (i.c. nationaal) en waarvoor eigen beleid geformuleerd moet worden. 9.1.1 Aanbestedingsvormen Nationaal

Enkelvoudige uitnodiging

Hier is eigenlijk geen sprake van een aanbesteding! Eén leverancier wordt gevraagd een aanbieding te doen (één op één). Er is geen sprake van concurrentie tussen leveranciers. Deze methodiek wordt ook wel gunning uit de hand genoemd.

Meervoudig onderhandse aanbesteding

Dit is een procedure waarvoor een beperkt aantal van tenminste drie natuurlijke, dan wel rechtspersonen (door de aanbestedende afdeling aan te wijzen) wordt uitgenodigd een inschrijving uit te brengen.

Openbare aanbesteding

Aanbestedingsprocedure die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij iedere leverancier een inschrijving kan uitbrengen. De bekendmaking vindt plaats op de daartoe geëigende mediavormen doch minimaal op de daartoe wettelijk verplichte media .Bij een openbare aanbesteding is er de keuze voor een aanbesteding zonder of met voorselectie.Indien gekozen wordt voor een openbare aanbesteding met voorselectie dienen de leveranciers zich eerst te kwalificeren om een uitnodiging te mogen ontvangen om een offerte uit te brengen. Europeesd. Europees aanbestedenDe gemeente plaatst op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese opdrachtnemers.De verschillende Europese aanbestedingsprocedures vallen in een van de belangrijkste drie categorieën:

openbare procedure;

niet-openbare procedure = openbare procedure met voorselectie;

procedure van gunning via onderhandelingen.

Deze laatste is slechts in uitzonderlijke, in het Bao limitatief opgesomde gevallen, toegestaan. In zowel openbare als niet -openbare procedures kunnen de aanbestedende afdelingen aan de inschrijvers nadere inlichtingen vragen, ten einde de door hen ingediende offertes beter te kunnen beoordelen, maar het is hen verboden te onderhandelen over de in die offertes vermelde voorwaarden. 9.1.2 DrempelbedragenVoor inkoop en aanbesteden zijn drempelbedragen vastgesteld. De Europese drempelbedragen zijn bindend en worden tweejaarlijks door de Europese Unie vastgesteld. Voor de bepaling van de bedragen behorende bij de diverse te hanteren nationale procedures dient de gemeente een eigen beleid te voeren. Onderstaand de bedragen zoals in de gemeente worden gehanteerd met ingang van de vaststellingsdatum van dit beleid. Voor wat betreft de definitie van de termen Werken, Leveringen en Diensten wordt verwezen naar bijlage 1.Procedure:WERKENLEVERINGENDIENSTENEnkelvoudige uitnodigingtot € 50.000,-tot € 50.000,-tot € 50.000,-Meervoudig onderhandsvan € 50.000,- tot € 1.500.000,-van € 50,00- tot Europees drempelbedragvan € 50.000,- tot Europees drempelbedragOpenbaarvan € 1.500.000,- tot Europees drempelbedragn.v.t.n.v.t.Europeesvanaf Europees drempelbedragvanaf Europees drempelbedragvanaf Europees drempelbedragBepalend voor de te volgen procedure is de totale contractwaarde en niet de uitgaven per jaar.De Europese drempelbedragen zijn wettelijk vastgelegd. De actuele bedragen worden vermeld in het inkoophandboek.Van deze procedures en de daarbij genoemde bedragen kan in voorkomende gevallen uitsluitend en alleen worden afgeweken na instemming door parafering van de motivering door de directeur/afd. hoofd en verantwoordelijke portefeuillehouder. (Uithoorn). In Aalsmeer kan mijn pas afwijken na instemming van het college van B&W De motivering dient te zijn voorzien van het advies van de inkoopadviseur die met name attendeert op mogelijke risico’s.Voorkomende gevallen zijn in dit verband:

een geringe omvang van een opdracht waardoor de voorbereidingskosten meer dan 25% van de geschatte opdrachtkosten zijn en niet in verhouding staan tot de potentiële besparing en risico’s:

aansluiting bij een al in uitvoering zijnde werk, waarbij uitvoering door dezelfde aannemer efficiënter, sneller en daardoor goedkoper kan zijn en/of minder aansprakelijkheidsvraagstukken ten aanzien van de geleverde werken oproept;

opdrachten waarvan kan worden aangetoond, dat er onvoldoende geschikte gegadigden zijn;

opdrachten die zodanige specifieke kennis dan wel vaardigheden van de opdrachtnemer vergen dat het niet zinvol wordt geacht om vooraf een algemene vaststelling van prijzen te laten plaatsvinden;

opdrachten die zodanig onder tijdsdruk staan dat er met (te) late oplevering fatale termijnen worden overschreden, gemaakte (bestuurlijke) afspraken met derden worden geschonden of andere onaanvaardbare risico’s worden gelopen;

buitengewone gevallen, indien het opdrachten betreft waarvan de aard en de onzekere omstandigheden verhinderen dat vooraf een algemene vaststelling van prijzen plaatsvindt.

Opdrachten van werken, leveringen en diensten kunnen indien gewenst enkelvoudig onderhands onder verantwoordelijkheid van de directeur/afd. hoofd worden aanbesteed resp. opgedragen.Uiteraard bestaat er de mogelijkheid om een hogere procedure toe te passen.Om een goede concurrentie te waarborgen, worden bij meervoudig onderhandse aanbesteding of enkelvoudige uitnodiging niet altijd dezelfde leveranciers uitgenodigd offerte uit te brengen. De wijze waarop de uitnodiging plaatsvindt en de keuze van de leveranciers of aannemers wordt bepaald, is beschreven in het inkoophandboek.Omdat de openbare aanbesteding sterk afhankelijk is van de aanbestedingsmarkt op dat betreffende moment is deze procedure facultatief opgenomen. Deze procedure garandeert niet per definitie de meest optimale economische inschrijving of laagste prijs. Het bij de procedure “openbaar” genoemde bedrag is gerelateerd aan het Bao en dient als criterium waarboven het verplicht is dat voor de start van het aanbestedingstraject de instemming van de verantwoordelijke portefeuillehouder moet zijn verkregen. (Uithoorn) 9.1.3 Aanbestedingsprocedure voor werkenPer 1 december 2005 is in werking getreden het ARW2005. Dit is het Aanbestedingsreglement Werken, dat volledig aansluit bij de nieuwe Europese regelgeving.Voor de gemeente is de toepassing van het ARW2005 uitgangspunt. 9.1.4 Aanbestedende entiteitVoor de bepaling van de te volgen procedure dient de gemeente gezien te worden als de aanbestedende entiteit. Dit houdt in, dat niet de behoefte van organisatieonderdelen bepalend is voor de te volgen procedure, maar de totale gemeentelijke behoefte. Bij gezamenlijke inkoop- en aanbestedingstrajecten is de totale contractwaarde van beide gemeenten bepalend voor de te hanteren procedure. Wel kan de opdracht in percelen op de markt gezet worden.9.2 Afweging tussen prijs en kwaliteitBij het beoordelen van de offertes staan twee gunningcriteria ter beschikking:

de laagste prijs;

de economisch meest voordelige inschrijving/aanbieding.

Voor wat betreft het criterium “de laagste prijs” is de beoordeling relatief eenvoudig. Aan de leverancier die de offerte aanbiedt met de laagste prijs, wordt gegund. Voorwaarde hierbij is uiteraard wel dat de leverancier voldoet aan de gestelde minimum- en selectie-eisen.Bij het criterium “de economisch meest voordelige inschrijving/aanbieding” worden er naast de prijs meerdere criteria geformuleerd (bijvoorbeeld kwaliteit product, levertijd, onderhoud, beheer, garantie, duurzaamheid etc.).Bij ieder inkoop- en aanbestedingstraject neemt de gemeente het besluit om te gunnen ofwel voor “de laagste prijs” ofwel voor “de economisch meest voordelige inschrijving/aanbieding”. In dit laatste geval zullen de gunningcriteria en de relatieve waarden van deze criteria worden bekendgemaakt in de offerteaanvraag.9.3 RaamcontractenOm meerdere kleine aanbestedingstrajecten te voorkomen is de gemeente voornemens om raamcontracten op de markt te gaan plaatsen. De raamcontracten (voor bijvoorbeeld de inhuur van adviseurs, het civieltechnisch onderhoud, installatietechnisch onderhoud etc.) hebben als voordeel dat bij meerjarige contracten betere condities overeen te komen zijn.9.4 Sociale werkvoorzieningschapBeide gemeenten participeren in de “AM-groep”, zijnde een leerwerkbedrijf en diensverlener voor het bedrijfsleven in de regio Amstelland-Meerlanden. De instelling is voor beide gemeenten de uitvoeringsinstantie voor de WSW (Wet sociale werkvoorzieningen).Gegeven de participatie en sociaal maatschappelijke betrokkenheid van beide gemeenten bij de “AM-groep”, kan voor deze instelling een uitzondering worden gemaakt, door toepassing van een enkelvoudige offerteaanvraag of aanbesteding. Alvorens van deze uitzondering gebruik wordt gemaakt dient hier vooraf instemming van het college van B&W te zijn verkregen.10. ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN10.1 InkoopsynergieDe gemeente voert een beleid dat zoveel mogelijk gericht is op clustering van gelijksoortige goederen en diensten. Soms is dit wettelijk verplicht, namelijk bij Europees aanbesteden. De gemeente wordt hierbij als één geheel gezien. Europees gezien moeten de bedragen voor gelijksoortige diensten en leveringen van gelijksoortige goederen bij elkaar worden opgeteld. Daarnaast kan met clusteren een optimaal inkoop- en aanbestedingsresultaat worden behaald. De mogelijkheid van clustering wordt onderzocht in het inkoopplatform. Bij dit onderzoek wordt met het volgende rekening gehouden:

de schaalgrootte: aan de hand hiervan moet worden vastgesteld of een afdelingsoverschrijdende bundeling voordelen zal opleveren;

de aard van het product: afdelingsoverstijgende producten (producten zijn voor meerdere afdelingen van belang en worden door meerdere afdelingen ingekocht, bijvoorbeeld kantoormeubilair) lenen zich voor bundeling. Dit in tegenstelling tot het afdelingsspecifieke product. Men moet er wel rekening mee houden, dat een afdelingsspecifiek product afdelingsoverstijgend kan worden.

Om tot een optimale clustering te komen zal jaarlijks een inventarisatie opgesteld worden vanuit de gemeentebegroting, zowel voor wat betreft de exploitatieproducten als de investeringsgoederen.Met inkoopsynergie wordt met name de zakelijkheid en de efficiency gediend.10.2 ContractbeheerContractbeheer omvat het vastleggen, actueel houden en toegankelijk maken van gegevens over lopende contracten.De contractbeheerder kan dan eenvoudig:

de vervaldata van de contracten bewaken;

de uitnutting van de contracten evalueren;

de leveranciersprestaties evalueren.

De inkoopfunctie heeft de mogelijkheid inkooppakketten te optimaliseren.Regelmatig worden inkoopprocessen gestart ter vervanging van het bestaande contract. Dat moet tijdig gebeuren door de daarvoor verantwoordelijke budgethouder. Kennis van het bestaande contract is daarbij nodig. Contracten moeten dus toegankelijk zijn. Dat is vooral nodig indien meerdere afdelingen contracten sluiten met één leverancier. In de toekomst zal de gemeente actief contractbeheer plegen. Hiervoor is eerst een inventarisatie nodig van alle bestaande contracten.Ook maken analyses van contracten zichtbaar of er meerdere leveranciers zijn voor dezelfde leveringen of diensten. Dit zal blijken uit bovengenoemde inventarisatie en dat kan aanleiding zijn om opdrachten te bundelen.11. EVALUATIE & COMMUNICATIE11.1 Evaluatie en bijstelling inkoopbeleidInkoop- en aanbestedingsbeleid is geen vaststaand gegeven, maar een dynamisch proces. Om het beleid actueel te houden en te zorgen voor een hoge gebruikswaarde is het noodzakelijk dit beleid regelmatig te evalueren en waar nodig aan te passen. De gemeente heeft als doelstelling het beleid gezamenlijk vorm en inhoud te geven. Evaluaties en aanpassingen van beleid moeten daarom ook in samenwerkingsverband worden uitgevoerd. Omdat er sprake is van een nieuw proces dat grote wijzigingen ten opzichte van de huidige werkwijze met zich meebrengt, wordt het beleid in eerste instantie na een jaar geëvalueerd. Daarna zal een termijn van twee jaar worden gehanteerd om vervolgens om de vier jaar het inkoop- en aanbestedingsbeleid te evalueren.Het (regionale) inkoopplatform zoals genoemd in paragraaf 6.2 heeft als taak om het gezamenlijke inkoopbeleid te bewaken. Daarnaast heeft dit platform ook de taak om de regie te voeren over het Inkoophandboek. Het Inkoophandboek bevat praktische informatie over uitvoeringsaspecten van het inkoopbeleid. Toevoegingen en wijzigingen van dit beleid kunnen alleen plaatsvinden via het inkoopplatform, dat bestaat uit gezamenlijke ‘specialisten’ van de gemeenten Aalsmeer en Uithoorn. Om een gezamenlijk beleid uit te voeren, is het van belang dat de uitvoering van het proces op gelijke wijze plaatsvindt.11.2 InkoophandboekVoor een goede overdracht en hantering van het inkoop en aanbestedingsbeleid is voor de gebruikers een inkoophandboek opgesteld. Hierin zijn de beleidskeuzen per hoofdstuk nader toelicht, procedures aangegeven en stappenplannen aangegeven. Tevens zijn hierin de te gebruiken formulierenopgenomen. Hoewel dit gezamenlijk opgestelde inkoop en aanbestedingsbeleid geldt voor beide gemeenten, zal het inkoophandboek per gemeente verschillen. Dit wordt veroorzaakt doordat andere beleidsvelden waarnaar verwezen wordt niet gezamenlijk zijn vastgesteld en interne procedures per gemeente verschillen.12. SLOTBEPALING & ONDERTEKENINGDit beleid kan worden aangehaald als “Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2008 gemeente Aalsmeer en gemeente Uithoorn”Aldus vastgesteld in de vergadering van ………2008, nr ..burgemeester en wethouders van Aalsmeer,secretaris, burgemeester,(E.J. Duinkerken) (P.J.M. Litjens)Aldus vastgesteld in de vergadering van ….. 2008, nr. …burgemeester en wethouders van Uithoorn,secretaris, burgemeester,(mr. G. Roodhart) (H.L.Groen)BIJLAGE - 1 BEGRIPPENIn de het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid worden de volgende begrippen gebruikt:Aanbesteding : Vorm van inkopen. De uitnodiging aan tenminste drie leveranciers om op basis van een programma van eisen of bestek een aanbieding uit te brengen, welke gevolgd wordt door het verstrekken van een opdracht voor het uitvoeren van een werk, levering of dienst.Behoefte : Alle producten die men wil verwerven.Beoordelingscriteria : Geheel van criteria ter beoordeling van aanbiedingen, bestaande uit criteria aan de hand waarvan de geschiktheid van leveranciers wordt beoordeeld (selectiecriteria) en criteria aan de hand waarvan aanbiedingen worden beoordeeld (gunningcriteria).Bestek : Beschrijving van het te verwerven product, de daarbij behorende tekeningen en de geldende voorwaarden.Budgethouder : Het budgetverantwoordelijke afdelingshoofd en aangewezen budgethouders. In deze nota wordt alleen gesproken over de budgethouder. Daar waar sprake is van een budgetbeheerder dienen budgethouder en budgetbeheerder afspraken te maken om maatregelen te treffen met betrekking tot taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van inkoop.Contractmanagement : Het uitvoeren van alle werkzaamheden die betrekking hebben op het afsluiten (specificeren, selecteren en contracteren), uitvoeren (bestellen, leveren, bewaken en beheren, betalen en evalueren) en beëindigen (opzeggen of verlengen) van een contract.Drempelbedragen : De bedragen die bepalen boven welke drempelwaarde een bepaalde procedure moet worden gevolgd. De waarde van de opdracht omvat de totale vergoeding, exclusief BTW, voor de totale duur van het contract.Indien de totale vergoeding vooraf niet kan worden vastgesteld moet hiervan een reële raming worden gemaakt. Het is niet toegestaan opdrachten te splitsen met het oogmerk de aanbestedingsregels te ontduiken of bij de waardebepaling bepaalde ramingmethoden te kiezen met het doel de opdracht aan de aanbestedingsregels te onttrekken.Duurzaamheid : De ontwikkeling waarbij tegemoet wordt gekomen aan behoeften van de huidige generaties, zonder daarbij de mogelijkheden van toekomstige generaties in gevaar te brengen.Duurzaam inkopen : Het opnemen en meewegen van duurzaamheidcriteria ten aanzien van leverancier en product bij het doorlopen van een inkoopproces.Enkelvoudige uitnodiging : Procedure waarbij slechts één natuurlijke of rechtspersoon wordt uitgenodigd een aanbieding uit te brengen.Gunningcriteria : Criteria die worden gebruikt om te komen tot een beoordeling van een aanbieding. Er zijn twee systemen, te weten: de ‘laagste prijs’ en de ‘economisch meest voordelige inschrijving’.Laagste prijs : Het gunningcriterium waarbij alleen de geoffreerde prijs bepalend is.Economisch meest voordelige inschrijving : Het gunningcriterium waarbij naast prijs, kwaliteit, duurzaamheid, technische waarde, esthetische en functionele kenmerken, service, logistiek, prijs, etc. bepalend zijn.Inkoop : Totaalbegrip: inkoop is alles waar een factuur van derden tegenover staat. Ook wel: het, in de juiste kwaliteit, tegen de juiste prijs, op het juiste moment, in de juiste hoeveelheid geleverd krijgen van producten.Kwantitatieve analyse : Analyse van de facturen uit de crediteurenadministratie die leidt tot gegevens over: totale inkoopvolume, inkoopvolume per inkooppakket, aantal leveranciers, relatie leverancier vs. inkoopvolume, aantal facturen, etc.Kwalitatieve analyse : Analyse van de wijze waarop het inkoopproces is uitgevoerd, door middel van het bestuderen van inkoopdossiers en interviews met medewerkers.Inkoopfunctie : Interdisciplinaire verantwoordelijkheid voor het (doen) uitvoeren van alle activiteiten van het inkoopproces. De inkoopfunctie heeft een strategische, tactische en operationele component.Inkooppakket : Groep van samenhangende producten, met vergelijkbare functionele specificaties, die eenzelfde inkoopmarkt heeft met vergelijkbare leveranciers.Inkoopproces : Proces van het ontstaan van een behoefte tot en met het vervullen hiervan. Het inkoopproces is een gestructureerd proces dat de volgende elkaar opeenvolgende fasen kent: inventariseren, specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken, nazorg.Inventariseren : Vaststellen van de daadwerkelijke behoefte en de te volgen procedure, budgetcontrole, eventueel marktonderzoek.Specificeren : Het opstellen van de offerteaanvraag, het programma van eisen en het conceptcontract.Selecteren : Aanvragen van offertes, selecteren van de leveranciers en beoordelen van aanbiedingen.Contracteren : (Indien toegestaan) onderhandelen met leveranciers en afsluiten van het contract.Bestellen : Binnen de overeengekomen condities afroepen van de benodigde producten.Bewaken : Controleren van de individuele bestelling en factuur en bewaken van het contract.Nazorg : Completering inkoopdossier, afhandelen van klachten en claims, afhandelen van meer-/minderwerk, evaluatie van: het inkoopproces, het contract en de leveranciersprestatie, opstarten contractherziening.Inkoopteam : Team samengesteld uit medewerkers vanuit verschillende disciplines dat tot taak heeft een bepaald product te verwerven.Leverancier : Leverancier in de ruimste zin van het woord. Het begrip omvat zowel de aannemer, de leverancier van goederen als de dienstverlener.Mantelcontract (raamcontract) : Meerjarig contract met een leverancier ten behoeve van een bepaald inkooppakket, op basis waarvan gebruikers producten kunnen (laten) bestellen.Meervoudig onderhandse procedure : Aanbesteding waarvoor een beperkt aantal van tenminste drie natuurlijke of rechtspersonen wordt uitgenodigd een offerte uit te brengen.Openbare procedure : Aanbestedingsprocedure die algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder offerte kan uitbrengen.Product : Product in de ruimste zin van het woord: dit omvat zowel het begrip werk, levering als dienst.Werk : Het product van een geheel van bouwkundige dan wel civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Gedacht moet worden aan grote bouw- en infrastructurele projecten als bruggen, wegen, gebouwen, etc., waarbij slechts het geheel telt en splitsing niet is toegestaan.Levering : De aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten. Indien de levering van producten bepaalde installatiewerkzaamheden met zich meebrengt vallen deze onder levering. Het begrip ‘producten’ omvat alleen roerende zaken, zoals computers, kantoormeubilair, kleding, auto’s etc.Dienst : Restcategorie. Alle contracten onder bezwarende titel met een derde, die niet vallen onder de definitie werken of leveringen. Gedacht kan worden aan: onderhouds- en reparatiediensten, schoonmaakwerkzaamheden, software ontwikkelingen, architectuur, personenvervoer, accountancy, verzekeringen, etc.Programma van eisen : Document waarin de eisen en wensen opgenomen zijn die opdrachtgever stelt aan de aan te trekken leverancier en het te verwerven product.Selectiecriteria : Selectiecriteria zijn objectieve, kwalitatieve criteria op basis waarvan een leverancier wordt geselecteerd. Selectiecriteria betreffen de aanbieder, dan wel het bedrijf van de aanbieder. De selectiecriteria zijn onder te verdelen in minimum eisen (uitsluitingsgronden) en kwalitatieve eisen.Uitbesteden : De beslissing om een werk, levering of dienst door derden te laten uitvoeren.BIJLAGE - 2 AANBESTEDINGSCRITERIAEenmerkenbeleidWanneer een vervolg product onlosmakelijk verbonden is aan een hoofdproduct, kan het eenmerkenbeleid van toepassing verklaard worden. Een voorbeeld hiervan: Na het plaatsen van een lift in een gebouw is het onderhoud (onderdelen) hiervan onlosmakelijk verbonden met de leverancier van deze lift. In dergelijke situaties is sprake van eenmerkenbeleid. Bij iedere aanname van eenmerkenbeleid, dient de markt goed onderzocht te worden. Daar waar alternatieve leveranciers mogelijk zijn, is er geen sprake van het toepassen van het eenmerkenbeleid.Het College van B&W moet expliciet toestemming geven voor het toepassen van deze aanbestedingsvorm.Beoordeling offertesBij het beoordelen van offertes zijn het de selectie- en gunningcriteria die de uiteindelijke keuze voor een van de offertes bepalen.SelectiecriteriaSelectiecriteria hebben betrekking op de gehele organisatie van de leverancier die de offerte indient.Het zijn eisen waaraan de leverancier minimaal moet voldoen, voordat de inhoud van de offerte wordt beoordeeld. De eisen hebben o.a. betrekking op maatschappelijke, juridische, financieel-economische en ervaringseisen.GunningcriteriaGunningcriteria worden toegepast nadat is geconstateerd dat de leverancier aan de selectiecriteria heeft voldaan. De gunningcriteria zijn de eisen aan de hand waarvan de offerte inhoudelijk wordt beoordeeld. Er zijn twee gunningcriteria mogelijk: de laagste prijs óf de economisch meest voordelige inschrijving/aanbieding. Bij gunning op basis van de laagste prijs geldt slechts één criterium, de laagste prijs.Bij gunning op basis van economisch meest voordelige inschrijving/aanbieding gelden naast prijs nog andere criteria, zoals bijv. kwaliteit, levertijd, milieuvriendelijkheid etc.Wanneer wordt gekozen voor gunning op basis van economisch meest voordelige inschrijving/aanbieding, dient een eenduidige beoordelingsmethodiek gehanteerd te worden. Deze beschrijft hoe het belang van de verschillende criteria tegen elkaar worden afgewogen.LeverancierskeuzeBij de onderhandse aanbestedingen geschiedt de leverancierskeuze momenteel nog aan de hand van de opgedane ervaringen met leveranciers.LeveranciersevaluatiesOm in de toekomst op de leverancierslijst (shortlist) te komen, dienen de prestaties van leveranciers periodiek en objectief gemeten te worden volgens nog vast te stellen criteria. Deze informatie dient ook voor de leverancier toegankelijk te zijn. Slecht scorende leveranciers kunnen van de shortlist worden afgevoerd.BIJLAGE - 3 ALGEMENE VOORWAARDENGebruik van de Algemene Voorwaarden van de gemeente Aalsmeer en de gemeente Uithoorn voor overeenkomsten tot het leveren van zaken/goederen en/of diensten Algemene Voorwaarden helpen conflicten te voorkomen, omdat de wederzijdse rechten en verplichtingen zo volledig en duidelijk mogelijk worden vastgelegd.In onze Algemene Voorwaarden zijn regels opgenomen die standaard van toepassing zijn bij overeenkomsten tot het leveren van zaken/goederen en/of diensten. Zodoende is het niet nodig om voor iedere overeenkomst te onderhandelen over algemene zaken als betalingstermijnen, garantiebepalingen, incassobedingen en dergelijke. Wanneer onze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn, kan volstaan worden bij een nieuwe overeenkomst om te onderhandelen over de prijs en het “product”.Voorwaarde hiervoor is wel dat degene met wie we zaken doen, onze Algemene Voorwaarden accepteert. De gemeente heeft hierbij een informatieplicht. Dit houdt in dat we vóór of uiterlijk tijdens het sluiten van een overeenkomst de inhoud van onze Algemene Voorwaarden moeten verstrekken.Zo moeten de Algemene Voorwaarden worden overhandigd of toegezonden. Daarna is het raadzaam dat in alle correspondentie, zoals offerteaanvragen en orderbevestigingen verwezen wordt naar het van toepassing zijn van onze voorwaarden. Algemene Voorwaarden van de andere partij moeten altijd vóór het sluiten van de overeenkomst uitdrukkelijk worden afgewezen.Bij vragen over het gebruik van de Algemene Voorwaarden in de gemeente Aalsmeer, neem dan contact op met Chantal van Zuilen van VBG, voor de gemeente Uithoorn Cher Delsing Nicolaas.Oktober 2008ALGEMENE VOORWAARDEN VAN DE GEMEENTE VOOR OVEREENKOMSTEN TOT HET LEVEREN VAN ZAKEN/GOEDEREN EN/OF DIENSTENGedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken te Amsterdam onder nummer ………………...ARTIKEL 1 DefinitiesIn deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:Algemene Voorwaarden: deze Algemene Voorwaarden die van toepassing zijn op, en deel uitmaken van de overeenkomstBijlage: het aanhangsel bij de overeenkomst, dat deel uitmaakt van de overeenkomstDerden: niet zijnde partijen bij de overeenkomstDiensten: de door de wederpartij op basis van de overeenkomst ten behoeve van de gemeente te verrichten werkzaamhedenGegevensdragers: zaken waarop/waarin informatie in elektronische vorm is vastgelegd zoals onder meer de harde schijf of het interne geheugen van computersGemeente: de gemeente Aalsmeer en de gemeente Uithoorn gezamenlijk of de beide gemeenten afzonderlijkInformatiedragers: papieren documenten en/of dragers van digitale informatie, zoals diskettes, waarop de prestaties/resultaten van de wederpartij ter beschikking worden gesteld van de gemeente Leveringen: de door de wederpartij op basis van de overeenkomst ten behoeve van de gemeente te leveren zaken/goederenOvereenkomst: de overeenkomst onder bezwarende titel tussen de gemeente en de wederpartij, tot het leveren van zaken/goederen en/of diensten waarop deze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn Persoonlijkheids - de persoonlijkheidsrechten zoals bedoeld in artikel 25 van de Auteurswet 1912 rechten:Prestatie: de te verrichten leveringen van zaken/goederen en/of dienstenWederpartij: degene die door ondertekening van de overeenkomst de toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden heeft erkendWerkdag: een dag niet zijnde een zaterdag of een zondag of een wettelijk erkende feestdagARTIKEL 2 Toepasselijkheid

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanvragen, aanbiedingen en overeenkomsten, inclusief eventuele vervolgovereenkomsten, waarbij de gemeente optreedt als de verwerver van prestaties.

Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden kunnen uitsluitend schriftelijk tussen de partijen worden overeengekomen.

De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden of andere voorwaarden van de wederpartij en/of derden wordt uitdrukkelijk verworpen.

Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden en/of de overeenkomst nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen volledig van kracht blijven en zullen de gemeente en de wederpartij in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige c.q. vernietigde bepalingen in acht worden genomen.

Indien onderdelen van de overeenkomst en de daarbij behorende bijlage(n) in strijd zijn met de Algemene Voorwaarden, is de hiërarchie als volgt tenzij anders is overeengekomen: ten eerste de overeenkomst, ten tweede de bijlage(n) en ten derde de Algemene Voorwaarden.

ARTIKEL 3 Inhoud van de overeenkomstDe overeenkomst omvat al hetgeen tussen de gemeente en de wederpartij is overeengekomen. In de overeenkomst worden de volgende zaken aangegeven, indien van toepassing, tenzij door de partijen anders is overeengekomen:

de projectomschrijving ;

dat op de overeenkomst van toepassing zijn de Algemene Voorwaarden van de gemeente;

de aard en de omvang van de te verrichten prestaties die aan de wederpartij zijn opgedragen;

de vergoeding zoals bedoeld in artikel 11;

een eventuele prijsindexatie;

de exacte factuurgegevens zoals bedoeld in artikel 12 lid 2;

de termijn waarbinnen de prestaties moeten worden verricht en/of de duur van de overeenkomst;

de plaats en het tijdstip van levering;

de montage en/of installatie en/of opleiding, indien van toepassing;

de overeengekomen rapportagemethode en frequentie zoals bedoeld in artikel 10 lid 3;

de prestaties/resultaten die de wederpartij moet verrichten/leveren, alsmede de eventuele informatiedragers waarop de prestaties/resultaten van de overeenkomst dienen te worden vastgelegd en ter beschikking worden gesteld van de gemeente;

de wijze waarop de gemeente aan de wederpartij mededeelt dat zij diens te verrichten prestaties, zoals overeengekomen, als voltooid beschouwt;

de opzegtermijn van de overeenkomst;

de contactpersonen van zowel de gemeente als de wederpartij;

de coördinatie binnen en de aansprakelijkheid van de partijen, indien deze bestaan uit afzonderlijk (rechts-)personen die voor de aanvaarding van de overeenkomst gezamenlijk optreden;

het boetebeding.

ARTIKEL 4 Totstandkoming van de overeenkomst

De overeenkomst is tot stand gekomen, indien een schriftelijke onherroepelijke aanbieding van de wederpartij door het college schriftelijk is aanvaard of het overeengekomene op andere wijze door de partijen schriftelijk is bevestigd.

Het in lid 1 en artikel 5 lid 1 bepaalde laat onverlet de bevoegdheid van de partijen het bestaan van de overeenkomst en/of van de daarin aangebrachte wijzigingen met andere middelen te bewijzen.

Een mondelinge toezegging(en) van een medewerker van de gemeente mist elke vorm van rechtsgeldigheid en kan niet leiden tot het ontstaan van een overeenkomst.

ARTIKEL 5 Wijzigingen

Wijzigingen in de overeenkomst, daaronder begrepen uitbreiding of inkrimping van de reeds opgedragen prestaties, komen tot stand, zodra de gemeente deze schriftelijk aan de wederpartij kenbaar maakt en de wederpartij deze schriftelijk bevestigt.

De wederpartij is zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente niet gerechtigd de personen, die zijn belast met de uitvoering van de diensten, tijdelijk of definitief te vervangen, tenzij anders is overeengekomen in de overeenkomst. De gemeente zal haar toestemming niet op onredelijke gronden weigeren, en is gerechtigd aan deze toestemming voorwaarden te verbinden. De voor de oorspronkelijke personen geldende tarieven zullen bij vervanging niet verhoogd worden. De inwerkkosten zijn voor rekening van de wederpartij.

Als de gemeente andere personen wenst voor de uitvoering van de overeenkomst, omdat zij meent dat dit van belang is voor een goede uitvoering van de overeenkomst, deelt zij dit schriftelijk mee aan de wederpartij, onder opgave van redenen. De wederpartij zal voor vervanging zorgdragen.

Bij een vervanging van de personen, bedoeld in lid 2, dienen personen beschikbaar te worden gesteld die qua deskundigheid, opleiding en ervaring in ieder geval gelijkwaardig zijn aan de oorspronkelijk ingezette personen.

ARTIKEL 6 Algemene verplichtingen van de gemeenteDe gemeente moet de wederpartij tijdig de inlichtingen, gegevens en beslissingen verstrekken, die nodig zijn om de overeenkomst naar behoren te vervullen en te voltooien.ARTIKEL 7 Algemene verplichtingen van de wederpartij

De wederpartij garandeert dat de door of namens hem te verrichten prestaties zullen voldoen aan de in de overeenkomst vastgelegde voorwaarden en specificaties, en dat deze volgens het overeengekomen tijdschema zullen worden uitgevoerd.

De wederpartij zal de prestaties in nauwe samenwerking met de gemeente verrichten, onverminderd het bepaalde in lid 1.

De wederpartij zal de overeenkomst goed en zorgvuldig uitvoeren, behartigt de belangen van de gemeente naar zijn beste weten, en verricht zijn prestaties naar beste kunnen en wetenschap. De wederpartij zal alles vermijden wat de uitvoering van de prestaties kan schaden. De wederpartij zal bij het vervullen van de overeenkomst aan de toepassing van eigen vindingen geen voordelen ontlenen die niet bekend zijn bij de gemeente.

De wederpartij staat in voor de kwaliteit en integriteit van degene die namens de wederpartij belast is met de uitvoering van de overeenkomst.

De wederpartij zal de gemeente op de hoogte houden van de uitvoering van de overeenkomst waaronder de financiële aspecten en haar desgevraagd inlichtingen geven.

Indien in de overeenkomst een maximaal of vast bedrag is overeengekomen, dan zullen de prestaties van de wederpartij moeten worden verricht voor maximaal dit bedrag, dan wel het laatstelijk bijgestelde en door de partijen schriftelijk nader overeengekomen bedrag. De wederpartij stelt daartoe ramingen cq. opgaven en begrotingen op ter overlegging aan de gemeente. Ingeval van overschrijding van dit bedrag is de wederpartij verplicht de overeenkomst zonder berekening van extra kosten en/of uren te vervullen. Indien echter de overschrijding een gevolg is van omstandigheden zoals bedoeld in artikel 24, of van een verzoek tot verdergaande prestaties dan die in de overeenkomst zijn vastgelegd, worden de extra kosten en/of uren afzonderlijk in rekening gebracht op basis van de werkelijk gemaakte kosten en/of uren.

Ter vervulling van zijn inlichtingenplicht zal de wederpartij de gemeente tijdig inlichten over de financiële gevolgen en risico’s, verbonden aan het stellen van andere of meer eisen, het uitstellen of wijzigen van beslissingen en/of de overeenkomst en het optreden van omstandigheden, waarmee bij het aangaan van de overeenkomst geen rekening is gehouden.

De wederpartij zal de gemeente bij de totstandkoming van de overeenkomst een raming c.q. opgave van de kosten en/of uren verstrekken.

Ten tijde van het overeenkomen van wijzigingen in de overeenkomst zal de wederpartij aangeven of en in hoeverre zulks invloed heeft op de bedoelde raming c.q. opgave van kosten en/of uren. Zodra de verwachting gerechtvaardigd is dat de laatstverstrekte raming c.q. opgave van kosten en/of uren ontoereikend is, zal de wederpartij de gemeente daarover schriftelijk informeren.

ARTIKEL 8 Optreden van de wederpartij als gemachtigde

De wederpartij treedt slechts op als gemachtigde van de gemeente indien en voor zover de gemeente de wederpartij daartoe schriftelijk als gemachtigde heeft aangewezen.

Indien en voor zover de wederpartij in strijd handelt met het in lid 1 bepaalde, komen de nadelige gevolgen daarvan voor zijn rekening en risico, behoudens voor zover de gemeente deze handelswijze schriftelijk bekrachtigd heeft.

ARTIKEL 9 Samenwerking met derden

Indien de overeenkomst met zich meebrengt, dat de wederpartij zijn te verrichten prestaties moet afstemmen op die van door de gemeente ingeschakelde derden, zal de gemeente na overleg met alle betrokkenen vaststellen wie met de leiding en coördinatie van de werkzaamheden wordt belast en wat ieders taak in dezen is.

De in lid 1 bedoelde leiding en coördinatie houdt ten minste in dat de coördinator tijdig in overleg met de gemeente en de andere wederpartijen een tijdschema voor de uitvoering van de in lid 1 bedoelde overeenkomst vaststelt, en dat hij- ingeval van tijdsoverschrijding of andere omstandigheden die tot vertraging of schade kunnen leiden - onverwijld met hen overleg pleegt en hen en de gemeente schriftelijk verslag daarvan doet toekomen.

Indien de wederpartij een overeenkomst krijgt te vervullen die ook prestaties op een ander dan zijn eigen vakgebied met zich meebrengen, kan de wederpartij met schriftelijke toestemming van de gemeente, voor rekening en risico van de wederpartij daarvoor andere deskundigen inschakelen.

Wederpartij dient van door hem ingeschakeld personeel en derden die in het kader van de uitvoering van de overeenkomst worden ingezet bij de gemeente en die voldoen aan de gestelde criteria in de Wet Arbeid Vreemdelingen een verblijfsvergunning en een tewerkstellingsvergunning aan de gemeente over te leggen.

Bij het uitvoeren van de overeenkomst kan de wederpartij slechts na schriftelijke toestemming van de gemeente gebruik maken van de diensten van derden. Deze toestemming wordt niet op onredelijke gronden onthouden. Aan de toestemming kunnen door de gemeente voorwaarden worden verbonden. De door de gemeente verleende toestemming laat onverlet de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de wederpartij voor de nakoming van de krachtens de overeenkomst op hem rustende verplichtingen en de krachtens de belastingen sociale verzekeringswetgeving op hem als werkgever rustende verplichtingen.

ARTIKEL 10 Samenwerking, rapportage, acceptatie en controle

Beide partijen wijzen een contactpersoon aan, die de contacten over de uitvoering van de overeenkomst onderhoudt.

De overeenkomst kan voorzien in de instelling van een begeleidingscommissie of stuurgroep.

De taken en bevoegdheden, alsmede de samenstelling van de begeleidingscommissie of stuurgroep worden in de overeenkomst nader bepaald.

De wederpartij rapporteert over de voortgang van de werkzaamheden aan de gemeente zo vaak als in de overeenkomst is bepaald, dan wel zo vaak als de gemeente dit nodig acht.

De gemeente zal de wederpartij zo spoedig mogelijk schriftelijk gemotiveerd in kennis stellen indien de prestaties niet worden geaccepteerd door de gemeente.

De gemeente heeft het recht de resultaten van de verrichte prestaties te (laten) toetsen. Indien blijkt dat de prestaties niet voldoen aan de vooraf in de overeenkomst gestelde kwaliteitscriteria en het in de overeenkomst daaromtrent gestelde, zijn de kosten van toetsing voor rekening van de wederpartij. De gemeente heeft het recht om op kosten van de wederpartij aanvullende c.q. meer uitgebreide kwaliteitscontroles uit te (laten) voeren. Indien uit deze controles blijkt dat aan alle geldende kwaliteitseisen is voldaan, worden de kosten van de aanvullende c.q. meer uitgebreide kwaliteitscontroles en de kosten van de eventueel daaruit voortvloeiende gevolgen voor de oplevering gedragen door de gemeente.

Indien de gemeente de toetsingsresultaten als onvoldoende beoordeelt, worden de prestaties niet geaccepteerd. Zij zal de wederpartij schriftelijk verzoeken om binnen een redelijke, door haar te bepalen termijn, alsnog aan het gestelde in de overeenkomst te voldoen, tenzij nakoming van de overeenkomst reeds blijvend onmogelijk is.

Afgekeurde prestaties worden voor zover deze zich daartoe lenen, door de wederpartij op eerste aanzegging verwijderd en onverwijld, vervangen. De aan verwijdering en vervanging, alsmede de aan herkeuring verbonden kosten komen voor rekening van de wederpartij.

ARTIKEL 11 Vergoeding

De vergoeding voor de te verrichten prestaties kan bestaan uit:

de honorering van de werkzaamheden van de wederpartij;

de gemaakte kosten;

de te betalen prijs voor de geleverde zaken/goederen en/of diensten.

De in lid 1 genoemde honorering wordt bepaald naar één of meer van de volgende maatstaven:

op basis van de aan de overeenkomst bestede tijd;

op basis van enige andere adequate maatstaf.

Ingeval van honorering op basis van bestede tijd, zoals bedoeld in lid 2 sub a, wordt de honorering berekend door de aan de overeenkomst bestede tijd te vermenigvuldigen met een tarief per tijdseenheid.

Onder bestede tijd wordt verstaan het totaal van alle uren die rechtstreeks zijn besteed aan het vervullen van de overeenkomst en de reistijd die voor de vervulling van de overeenkomst noodzakelijk is, tenzij anders overeengekomen. De tarieven per tijdseenheid, naar persoon, functie of groep, worden in de overeenkomst bepaald of omschreven.

De in lid 1 genoemde gemaakte kosten zijn declarabel naar één of meer van de volgende maatstaven:

op basis van de werkelijk gemaakte kosten;

op basis van enige andere adequate maatstaf.

Indien de partijen overeenkomen dat de wederpartij de ten behoeve van de overeenkomst gemaakte kosten in rekening kan brengen, zoals bedoeld in lid 4 sub a, zijn de volgende kosten declarabel:

de reiskosten;

de kosten van het vermenigvuldigen van overeenkomsten, bestekken, tekeningen, berekeningen, rapporten e.d.;

de kosten van porti, telecommunicatie, registratie en andere verschotten.

De omvang en hoogte van de te maken kosten zullen nader worden vastgesteld in de overeenkomst.

In de overeenkomst zal worden bepaald naar welke maatstaven de in lid 1 bedoelde vergoeding zal worden berekend.

Indien niet uitdrukkelijk anders is overeengekomen, zal de honorering plaatsvinden volgens lid 2 sub a.

De kosten van andere deskundigen, zoals bedoeld in artikel 9 lid 3 zijn slechts declarabel indien dit met de gemeente vooraf overeengekomen is.

De wederpartij is verplicht de gemeente periodiek op de hoogte te houden van de in dit artikel genoemde honorering en, indien overeengekomen tussen de partijen, de gemaakte kosten die de gemeente op grond van dit artikel aan de wederpartij verschuldigd is.

Indien sprake is van wijzigingen zoals bedoeld in artikel 5 lid 1, worden de daarvoor te verrichten prestaties op basis van bestede tijd en, indien overeengekomen tussen partijen, de gemaakte kosten en/of de te betalen prijs voor de geleverde zaken/goederen en/of diensten afzonderlijk in rekening gebracht, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

De vergoeding/betaling is verschuldigd naar de mate van het verrichten van de uit de overeenkomst voortvloeiende prestaties en/of het gereedkomen van de verschillende fasen van de overeenkomst, zulks zoals uitdrukkelijk is overeengekomen bij de totstandkoming van de overeenkomst.

De door de wederpartij volgens de overeenkomst te declareren bedragen worden verhoogd met de verschuldigde omzetbelasting.

In de overeenkomst dient te zijn geregeld of en zo ja hoe de tariefswijzigingen en indexeringen ten aanzien van de prijs worden toegepast.

De kosten van levering zijn voor rekening en risico van de wederpartij; bij levering van zaken/ goederen levert de wederpartij de zaken/goederen “Delivered Duty Paid’ (DDP), volgens de “lncoterms 2000”, dan wel de laatst geldende versie uitgegeven door de Internationale Kamer van Koophandel in Parijs, tenzij anders is overeengekomen.

ARTIKEL 12 Betaling

Tenzij anders is overeengekomen, ontstaat het recht op betaling na acceptatie van de resultaten van de verrichte prestaties. De wederpartij factureert binnen 30 dagen na acceptatie.

De wederpartij zendt de factu(u)r(en) in enkelvoud toe ter attentie van de contactpersoon van de gemeente onder vermelding van datum en nummer van de overeenkomst en een eventueel verplichtingennummer, BTW-bedrag en andere door de gemeente verlangde gegevens. Wanneer hier niet aan is voldaan, kan/kunnen de factu(u)r(en) geweigerd worden.

Indien is overeengekomen dat betaling volgens nacalculatie zal plaatsvinden, wordt gespecificeerd en in door de gemeente eventueel nader aangegeven vorm gefactureerd. In de factuur wordt opgave gedaan van het aantal en de data van de werkelijk en noodzakelijk bestede dagen of uren, en wordt een korte omschrijving van de verrichte werkzaamheden gegeven, alsmede een omschrijving van de eventuele reis - en verblijfkosten, indien deze niet zijn inbegrepen in de dag- of uurtarieven.

Een overschrijding van de in de overeenkomst opgenomen vaste prijs wordt in de factu(u)r(en) uitdrukkelijk vermeld en gespecificeerd.

De gemeente betaalt de door haar op basis van de overeenkomst verschuldigde bedragen binnen 30 dagen na ontvangst van de desbetreffende factuur aan de wederpartij.

Indien de gemeente de juistheid van de declaratie, dan wel een onderdeel daarvan betwist, treden de partijen in overleg teneinde de ontstane situatie op te lossen. De gemeente is te allen tijde gerechtigd de door de wederpartij verzonden facturen door een door de gemeente aan te wijzen accountant, als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, op inhoudelijke juistheid te laten controleren. De wederpartij verleent de betrokken accountant inzage in boeken en bescheiden en verstrekt hem alle gegevens en informatie die deze verlangt. De controle is vertrouwelijk en strekt zich niet verder uit dan voor het verifiëren van de facturen is vereist. De accountant brengt zijn rapportage zo spoedig mogelijk aan beide partijen uit. De kosten van het accountantsonderzoek komen voor rekening van de gemeente, tenzij uit het onderzoek van de accountant blijkt dat de factu(u)r(en) niet juist dan wel onvolledig is/zijn, in welk geval bedoelde kosten voor rekening van de wederpartij komen.

De gemeente is gerechtigd de betaling van een factuur of een deel daarvan, waarover tussen de partijen geen overeenstemming bestaat, op te schorten gedurende de periode van overleg of eigen onderzoek. Van deze bevoegdheid maakt de gemeente uitsluitend gebruik, indien er redelijke twijfel bestaat omtrent de juistheid van de desbetreffende factuur.

Overschrijding van een betalingstermijn door de gemeente of niet-betaling door de gemeente van een factuur op grond van een vermoede inhoudelijke onjuistheid van die factuur of ingeval van ondeugdelijkheid van de gefactureerde diensten, geeft de wederpartij niet het recht zijn werkzaamheden op te schorten dan wel te beëindigen.

ARTIKEL 13 Eigendom van zaken/goederen en informatiedragers

Bij het verrichten van de prestaties kan de wederpartij gebruik maken van zaken/goederen, die eigendom zijn van de gemeente en die voor dat doel in bruikleen worden gegeven. Aan deze bruikleen kunnen voorwaarden worden verbonden.

De eigendom van informatiedragers, die de partijen over en weer aan elkaar beschikbaar stellen, blijft berusten bij de partij die ze beschikbaar heeft gesteld, tenzij deze informatiedragers zoals bedoeld in artikel 3 door de wederpartij aan de gemeente ter beschikking worden gesteld. In dat geval wordt de eigendom overgedragen aan de gemeente.

Indien de wederpartij voor het leveren van de diensten gebruik maakt van zaken/goederen die eigendom zijn van de gemeente, als bedoeld in lid 1, en die voor dat doel in bruikleen worden gegeven, is de wederpartij aansprakelijk voor de schade die aan deze zaken/goederen wordt toegebracht. Aan deze bruikleen kunnen voorwaarden worden verbonden. Indien als gevolg van de aanwezigheid van zaken van de gemeente bij de wederpartij ter uitvoering van de overeenkomst schade aan de wederpartij en/of aan derden wordt toegebracht, op welke wijze dan ook, is deze schade geheel voor rekening en risico van de wederpartij. In voorkomende gevallen zal de wederpartij de gemeente vrijwaren voor aanspraken van derden.

ARTIKEL 14 Levering en verpakking van zaken/goederen

De wederpartij zal de zaken/goederen leveren DDP, volgens de “Incoterms 2000”, dan wel de laatst geldende versie uitgegeven door de Internationale Kamer van Koophandel in Parijs.

De te leveren zaken/goederen zullen niet worden verpakt in verpakkingen die, beoordeeld volgens de stand van de wetenschap ten tijde van de levering, milieubelastend zijn, of worden vermoed dit te zijn, of op andere wijze een bedreiging kunnen vormen voor de veiligheid, welzijn, of gezondheid.

Indien bij het uitvoeren van de overeenkomst ten aanzien van verpakkingen niet aan lid 2 van dit artikel kan worden voldaan, en er toch geleverd wordt met gebruikmaking van zulke verpakkingen, zal de wederpartij dit aan de gemeente melden. De gemeente heeft dan, het recht deze verpakkingen voor rekening van de wederpartij aan hem te retourneren of deze op zijn kosten te laten verwerken. Dit geldt ook wanneer de verpakkingen niet voldoen aan het in lid 2 van dit artikel bepaalde en de wederpartij dit niet heeft gemeld.

De te leveren zaken/goederen dienen te worden geleverd met alle voorhanden zijnde documentatie die bestemd is om de zaken/goederen naar behoren te kunnen gebruiken, alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of - certificaten.

De wederpartij zal de zaken/goederen die door of tijdens het vervoer beschadigd of verloren zijn gegaan voor eigen rekening herstellen of vervangen, één en ander ter keuze van de gemeente.

ARTIKEL 15 Tijdstip van levering van zaken/goederen

De levering van zaken/goederen vindt plaats op de overeengekomen plaats van bestemming en op het overeengekomen tijdstip.

Zodra de wederpartij weet of verwacht dat de zaken/goederen niet, of niet tijdig geleverd kunnen worden, zal de wederpartij de gemeente daarvan onverwijld schriftelijk in kennis stellen en aangeven welke maatregelen hij gaat treffen om de eventuele schade voor de gemeente, voortvloeiende uit dit niet-nakomen, te voorkomen of te beperken. Onverlet het bepaalde in artikel 22 draagt de wederpartij alle daaruit voortvloeiende schade voor de gemeente, tenzij de wederpartij aantoont dat de gemeente de veroorzaker is van deze omstandigheden.

Indien de gemeente tijdig aan de wederpartij kenbaar maakt dat zij om welke reden dan ook niet in staat is de zaken/goederen in ontvangst te nemen op het overeengekomen tijdstip, en deze gereed zijn voor verzending, zal de wederpartij op eigen kosten de zaken bewaren, beveiligen, en alle redelijke maatregelen treffen om achteruitgang in de kwaliteit te voorkomen, totdat zij geleverd zijn, een en ander tenzij dit in redelijkheid niet van de wederpartij kan worden gevergd. De gemeente komt niet in schuldeiserverzuim door uitstel van levering.

Uitstel van levering als bedoeld in het derde lid van dit artikel geeft de wederpartij nimmer aanspraak op verhoging van de overeengekomen prijs. De wederpartij kan bij een uitstel van levering alleen aanspraak maken op vergoeding van gevolgschade indien er aan de zijde van de gemeente sprake is van opzet, grove schuld of extreme nalatigheid.

ARTIKEL 16 Garantie van zaken/goederen

De wederpartij garandeert dat de geleverde zaken/goederen aan de overeenkomst beantwoorden, vrij zijn van gebreken en geschikt zijn voor het doel waarvoor deze zijn bestemd.

Voor zover de gemeente geen nadere eisen betreffende de zaken/goederen stelt, dienen de zaken/goederen in ieder geval van goede kwaliteit te zijn en tenminste aan de gebruikelijke eisen van deugdelijkheid, doelmatigheid en aan alle wettelijke eisen en gebruikelijke branchevoorschriften betreffende kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu te voldoen.

De wederpartij garandeert dat zij na levering onderdelen voor de geleverde zaken/goederen aan de gemeente kan leveren.

De wederpartij staat ervoor in dat de geleverde zaken/goederen geen inbreuk maken op rechten van derden, waaronder begrepen intellectuele eigendomsrechten en knowhow, en vrijwaart de gemeente volledig van aanspraken van derden in dit verband.

ARTIKEL 17 Aansprakelijkheid

De wederpartij is aansprakelijk voor alle schade die kan ontstaan in verband met de uitvoering van de verplichtingen die voortvloeien uit de overeenkomst, behoudens indien deze schade het gevolg is van opzet of grove schuld van de gemeente.

De wederpartij zal de gemeente vrijwaren van alle financiële gevolgen van aanspraken van derden die in enig verband staan met, of voortvloeien uit, de uitvoering van de verplichtingen uit de overeenkomst.

ARTIKEL 18 Tussentijdse beëindiging van de overeenkomst

De gemeente is gerechtigd tussentijds de overeenkomst buiten rechte te ontbinden, dan wel deze tegen een bepaalde tijd op te zeggen onder opgave van redenen.

Ingeval van opzegging van de overeenkomst als in lid 1 bedoeld, is de gemeente verplicht de wederpartij te vergoeden:

de honorering naar de stand van de werkzaamheden;

de gemaakte kosten;

de kosten voortvloeiend uit de eventueel door de wederpartij voor de vervulling van de overeenkomst reeds in redelijkheid aangegane verbintenissen met derden. Eventueel reeds betaalde voorschotten worden hiermee verrekend.

Indien en voor zover de te verrichten prestatie, dan wel een onderdeel daarvan bestaat uit te leveren informatiedragers, geldt deze verplichting op voorwaarde dat de wederpartij alle in het kader van de overeenkomst tot stand gekomen (concept-)informatiedragers tot aan het moment van tussentijdse beëindiging aan de gemeente in eigendom overdraagt.

Nakoming van het in lid 2 bepaalde wordt opgeschort indien de grondslag van tussentijdse beëindiging is gelegen in het feit dat de wederpartij in verzuim is, dan wel de wederpartij in gebreke is gesteld op grond van tekortschieten in de nakoming van zijn verplichting(en), zoals bedoeld in artikel 22 lid 1. In dat geval zal hetgeen verplicht is op grond van lid 2 worden verrekend met de door de gemeente geleden schade.

De wederpartij kan de overeenkomst tussentijds beëindigen ingeval van overmacht zoals bedoeld in artikel 24, en ingeval van niet-nakoming van verplichtingen van de gemeente zoals bedoeld in artikel 6.

De wederpartij is niettemin gehouden de schade voor de gemeente als gevolg van die tussentijdse beëindiging te beperken, dan wel toereikende maatregelen te nemen ter voorkoming daarvan.

Het in artikel 15 lid 2 bepaalde is eveneens van toepassing bij tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door de wederpartij.

Tussentijdse beëindiging vindt plaats door middel van een aangetekend schrijven aan de andere partij.

De informatiedragers van de gemeente die in het kader van de uitvoering van de overeenkomst aan de wederpartij ter beschikking zijn gesteld, zullen in geval van tussentijdse beëindiging per omgaande, dan wel zo spoedig mogelijk aan de gemeente worden geretourneerd.

De andere partij is gehouden om alle informatie die hem tijdens de duur van de overeenkomst is verstrekt, voortbouwende op de geheimhoudingsverplichting van artikel 29, geheim te houden en niet te verstrekken aan derden, tenzij anders is overeengekomen.

Indien blijkt dat door de wederpartij of een van zijn ondergeschikten enig voordeel is, of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van de gemeente of aan een van haar ondergeschikten of vertegenwoordigers, heeft de gemeente het recht om de overeenkomst te ontbinden, zonder ingebrekestelling of echterlijke tussenkomst en onverminderd het recht van de gemeente om vergoeding van kosten en/of schaden, in welke vorm of mate dan ook, te eisen.

ARTIKEL 19 Ontbinding wegens faillissement en surséance van betaling

Indien de wederpartij, in staat van faillissement geraakt, besluit tot ontbinding of surséance van betaling aanvraagt, dan wel indien er beslag, gevolgd door vanwaardeverklaring, gelegd wordt op registergoederen of essentiële onderdelen van de bedrijfsvoering van de wederpartij (welk beslag een belemmering kunnen vormen voor de uitvoering en de nakoming van de overeenkomst), of de rechtspersoon wijzigt door overname of een overdracht van de aandelen, heeft de gemeente het recht de wederpartij aan te zeggen, dat zij de overeenkomst onmiddellijk doet eindigen, zonder ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst en onverminderd het recht van de gemeente om vergoeding van kosten en/of schaden, in welke vorm of mate dan ook, te eisen.

Indien en voor zover de te verrichten prestatie, dan wel een onderdeel daarvan, bestaat uit te leveren informatiedragers, geldt dit artikel op voorwaarde dat de wederpartij alle in het kader van de overeenkomst tot stand gekomen (concept-)informatiedragers tot aan het moment van ontbinding aan de gemeente in eigendom overdraagt.

Bij beëindiging als hier bedoeld heeft de gemeente het recht alle naar haar oordeel nuttige en noodzakelijke maatregelen te nemen om de realisering van het project verder te effectueren en daarbij derden in te schakelen.

ARTIKEL 20 Dreigende vertraging van de te leveren diensten

Indien de levering van de diensten vertraging dreigt te ondervinden, meldt de wederpartij zulks direct schriftelijk aan de gemeente en geeft daarbij de oorzaak en de consequenties aan van de dreigende vertraging. Tevens stelt de wederpartij maatregelen voor om vertraging - ook in de toekomst - te voorkomen.

Binnen 14 dagen na ontvangst van de in het vorige lid bedoelde melding, bericht de gemeente of zij al dan niet instemt met de voorgestelde maatregelen en de genoemde consequenties. Instemming houdt niet in dat de gemeente de oorzaak van de dreigende vertraging erkent en laat alle andere rechten of vorderingen, die de gemeente op grond van de overeenkomst toekomen, onverlet.

ARTIKEL 21 Onderbreking overeenkomst

De gemeente kan de wederpartij gelasten de verrichting van de prestaties te onderbreken. De gemeente is verplicht de wederpartij dit schriftelijk kenbaar te maken.

Tenzij de onderbreking aan de wederpartij te wijten is, is de gemeente ingeval van onderbreking van de overeenkomst verplicht de wederpartij te vergoeden:

de honorering naar de stand van de werkzaamheden;

de gemaakte kosten;

de kosten voortvloeiend uit de eventueel door de wederpartij voor de vervulling van de overeenkomst reeds in redelijkheid aangegane verbintenissen met derden.

Indien en voor zover de te verrichten prestatie, dan wel een onderdeel daarvan, bestaat uit te leveren informatiedragers, geldt deze verplichting op voorwaarde dat de wederpartij alle in het kader van de overeenkomst tot stand gekomen (concept-)informatiedragers tot aan het moment van onderbreking aan de gemeente in eigendom overdraagt.

Daarnaast is de wederpartij gerechtigd vergoeding van zijn schade, die hij door de onderbreking lijdt, van de gemeente te vorderen, onverminderd de verplichting van de wederpartij om de schade voor de gemeente zoveel mogelijk te beperken.

Zodra de overeenkomst later voortgang vindt, zullen de extra werkzaamheden die uit het opnieuw starten van de werkzaamheden voor de wederpartij voortvloeien, door de gemeente worden vergoed op basis van bestede tijd en eventueel de gemaakte kosten. De partijen zullen overleggen of de bepalingen van de overeenkomst aan de nieuwe situatie moeten worden aangepast.

Ingeval van een onderbreking langer dan 2 jaar zijn de partijen verplicht met elkaar in overleg te treden met het oog op een beëindiging van de overeenkomst overeenkomstig het bepaalde in artikel 18.

ARTIKEL 22 Niet-nakoming en ingebrekestelling

Indien één der partijen tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen uit de overeenkomst, kan de andere partij hem in gebreke stellen. De nalatige partij is echter onmiddellijk in verzuim als nakoming van de desbetreffende verplichtingen, anders dan door overmacht, binnen de overeengekomen termijn reeds blijvend onmogelijk is. De ingebrekestelling geschiedt schriftelijk per aangetekende brief, waarbij aan de nalatige partij een redelijke termijn wordt gegund om alsnog haar verplichtingen na te komen. Deze termijn is een fatale termijn. Indien nakoming binnen deze termijn uitblijft, is de nalatige partij in verzuim. De andere partij is naar keuze bevoegd:

tot beëindiging van de overeenkomst over te gaan;

nakoming van de overeenkomst te vorderen, tenzij de desbetreffende partij uitdrukkelijk en schriftelijk met de niet-nakoming heeft ingestemd.

De in het vorige lid genoemde ingebrekestelling is niet vereist indien de levertijd op grond van het gestelde in artikel 15 lid 2 en artikel 20 lid 2 is verlengd. Indien de in het vorige lid bedoelde nakoming na verloop van de verlengde termijn uitblijft, is de nalatige partij vanaf dat moment direct in verzuim.

De kosten van alle gerechtelijke en buitengerechtelijke maatregelen, waaronder in ieder geval begrepen zijn incassokosten en kosten van rechtskundige bijstand, gemaakt in verband met de niet-nakoming en/of overtreding door de partij die in gebreke blijft, zijn voor rekening van die partij, met uitzondering van de ingevolge een rechtelijke beslissing door de andere partij te betalen proceskosten.

ARTIKEL 23 Boete

De gemeente kan in de overeenkomst een boetebeding opnemen waarin onder meer is bedongen dat indien niet binnen de overeengekomen dan wel verlengde termijn de volledige verrichting van de prestaties is geaccepteerd die aan de overeenkomst beantwoordt, dan wel een andere prestatie ter voldoening is aangeboden en geaccepteerd, de wederpartij aan de gemeente na verloop van een daartoe gestelde termijn, zonder rechterlijke tussenkomst, een boete verschuldigd is. De boete betreft 0,1 % van de overeengekomen prijs voor elke dag of gedeelte van de dag gedurende welke de tekortkoming voortduurt, tot een maximum van 10% van de overeengekomen prijs. Indien nakoming blijvend onmogelijk is geworden, is de maximale boete onmiddellijk verschuldigd.

De boete komt de gemeente toe onverminderd alle andere rechten of vorderingen, daaronder mede begrepen:

haar vordering tot nakoming van de overeengekomen verplichting tot het leveren van de diensten;

haar rechten op schadevergoeding.

De boete wordt verrekend met de door de gemeente verschuldigde betalingen, ongeacht of de vordering tot betaling daarvan op een derde is overgegaan.

ARTIKEL 24 Overmacht

Indien een overmachtsituatie zich voordoet is de wederpartij verplicht dit onmiddellijk schriftelijk te melden aan de gemeente. De gemeente heeft gedurende vier werkdagen na ontvangst van deze kennisgeving het recht de overeenkomst tussentijds te beëindigen conform het bepaalde in artikel 18, dan wel in overleg met de wederpartij een periode te bepalen waarin de partijen de nakoming van overeengekomen verplichtingen opschorten in afwachting van het eventueel opheffen van de overmachtsituatie.

Indien de wederpartij na afloop van de overeengekomen periode ten gevolge van overmacht niet kan nakomen c.q. te kort schiet in zijn verplichtingen op grond van deze bepalingen, heeft de gemeente het recht de overeenkomst door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte te ontbinden, zonder dat bij de wederpartij daardoor enig recht op schadevergoeding zal ontstaan.

Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: onvoldoende beschikbaarheid van voldoende gekwalificeerd personeel, ziekte van personeel, stakingen, verlate aanlevering of ongeschiktheid van materialen of van de programmatuur, voor zover deze omstandigheden zich voordoen aan de zijde dan wel door toedoen van de partij die niet nakomt c.q. tekortschiet. Voorts wordt niet onder overmacht begrepen het niet-nakomen dan wel tekortschieten van door de wederpartij ingeschakelde derden, en/of liquiditeits- c.q. solvabiliteitsproblemen aan de zijde van de wederpartij of de door hem ingeschakelde derden.

ARTIKEL 25 VervolgovereenkomstDe wederpartij kan aan de overeenkomst geen enkel recht ontlenen voor het aangaan van een vervolgovereenkomst. De wederpartij is verplicht er zorg voor te dragen dat de rechten van de gemeente ten aanzien van het aangaan van vervolgovereenkomsten op generlei wijze worden beperkt door de toepasselijkheid van rechten van de wederpartij of derden, zoals - niet zijnde limitatief bedoeld - octrooirecht, intellectuele eigendomsrechten en verplichte protocollen, anders dan voor aanvang van de overeenkomst door de wederpartij aan de gemeente kenbaar is gemaakt.ARTIKEL 26 Verzekering

De wederpartij verklaart dat hij afdoende is verzekerd en zich verzekerd houdt voor de uitvoering van de overeenkomst voor beroepsaansprakelijkheid en andere aansprakelijkheden die van toepassing zijn.

De wederpartij verleent op verzoek van de gemeente terstond inzage in de polis(sen) en de bewijzen van premiebetaling. De wederpartij beëindigt niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente de verzekeringsovereenkomsten dan wel de condities waaronder deze zijn aangegaan. Evenmin wijzigt de wederpartij het verzekerde bedrag ten nadele van de gemeente zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. De door de wederpartij verschuldigde verzekeringspremies worden geacht in de overeengekomen prijzen en tarieven te zijn begrepen.

De wederpartij cedeert bij voorbaat alle aanspraken op uitkeringen van verzekeringspenningen, als bedoeld in lid 1, voor zover deze betrekking hebben op schade, waarvoor de wederpartij op grond van de overeenkomst jegens de gemeente aansprakelijk is.

Verzekeringspenningen die door verzekeringsmaatschappijen rechtstreeks aan de gemeente worden uitbetaald, worden in mindering gebracht op de door de wederpartij voor het verzekerde voorval aan de gemeente te betalen schadevergoeding.

ARTIKEL 27 Intellectuele eigendomsrechten en gebruiksrechten

Alle intellectuele eigendomsrechten, welke kunnen of zullen worden uitgeoefend - waar en wanneer dan ook - zowel ten behoeve van het gebruik als ten behoeve van de exploitatie door de gemeente en/of van alle door de wederpartij op grond van de overeenkomst verrichte prestaties, berusten bij de gemeente, tenzij anders is overeengekomen.

De rechten van de wederpartij worden op grond van deze bepalingen door de wederpartij aan de gemeente overgedragen, welke overdracht terstond na het ontstaan van die rechten door de gemeente wordt aanvaard.

Voorzover voor de overdracht van dergelijke rechten een nadere akte zou zijn vereist, machtigt de wederpartij de gemeente onherroepelijk om een zodanige akte op te maken en namens de wederpartij te ondertekenen, onverminderd de verplichting van de wederpartij om op eerste verzoek van de gemeente aan de overdracht van zodanige rechten zijn medewerking te verlenen, zonder daarbij voorwaarden te kunnen stellen.

De eventuele kosten welke zijn verbonden aan het vestigen van bepaalde intellectuele eigendomsrechten komen voor rekening van de gemeente.

De wederpartij machtigt de gemeente hierdoor onherroepelijk om de overdracht van deze intellectuele eigendomsrechten in de desbetreffende registers te doen inschrijven.

Onder de in lid 1 bedoelde rechten zijn - zonder dat deze opsomming als limitatief kan worden opgevat - mede begrepen:

alle handelingen, waaronder de permanente of tijdelijke reproductie van een deel of het geheel of een bewerking van informatie, resultaten, prestaties en informatiedragers, die nodig of nuttig zijn met het oog op datgene waartoe deze handelingen beoogd zijn en/of geschikt zijn of blijken of kunnen zijn;

het daartoe laden, in beeld brengen, uitvoeren, overbrengen en opslaan van, of bewerkingen daarvan van digitale informatie met het oog op onderhoud, verbeteren van fouten, virusbestrijding, aanbrengen van mogelijke verbeteringen, het overbrengen naar een andere omgeving, het koppelen en/of het interoperabel maken met andere hardware en systeemprogrammatuur en andere programmatuur, het wijzigen van parameters, het aanbrengen, wijzigen of verwijderen van beveiligingen, het vervaardigen, opslaan, wijzigen van (reserve- )kopieën, het onderzoeken en testen van de informatiedrager.

De wederpartij doet hierbij afstand jegens de gemeente van alle eventueel aan hem toekomende persoonlijkheidsrechten, voor zover de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat. De wederpartij doet, hiertoe gevolmachtigd, ook namens het aan zijn zijde betrokken personeel, afstand jegens de gemeente van alle eventueel aan deze personeelsleden toekomende persoonlijkheidsrechten, voor zover de toepasselijke regelgeving zodanige afstand toelaat.

Indien tussen de partijen een verschil van mening zal bestaan over de eigendom van de informatiedragers respectievelijk de intellectuele eigendomsrechten daarvan, wordt ervan uitgegaan dat de eigendom berust bij de gemeente, tenzij de wederpartij kan aantonen dat de eigendom bij hem berust.

De wederpartij verplicht zich de prestaties/resultaten van zijn werkzaamheden in generlei vorm of mate aan derden beschikbaar te stellen, noch hierover aan derden enigerlei inlichting te verschaffen, tenzij de gemeente schriftelijk uitdrukkelijk toestemming hiervoor heeft verleend. De gemeente is gerechtigd aan het verlenen van deze toestemming voorwaarden te verbinden, zoals tegen betaling door de wederpartij van een door de gemeente in onderling overleg vast te stellen royalty vergoeding.

De wederpartij staat ervoor in dat de verrichte prestatie geen inbreuk maakt op rechten van industriële en/of intellectuele eigendom van derden, waaronder begrepen:

persoonlijkheidsrechten, aanspraken op “knowhow’ en ongeoorloofde mededinging. De wederpartij vrijwaart de gemeente van aanspraken die voortvloeien uit enigerlei inbreuk op de in dit lid bedoelde rechten en hij vergoedt de gemeente alle kosten, schaden en interessen die het gevolg zijn van zodanige inbreuk.

Onverminderd de overige in deze voorwaarden opgenomen bepalingen, is de gemeente gerechtigd, indien derden de gemeente terzake van schending van industriële en/of intellectuele eigendomsrechten aansprakelijk stellen, de overeenkomst schriftelijk, buiten rechte, geheel of gedeeltelijk, te ontbinden. Van haar recht tot ontbinding van de overeenkomst zal de gemeente geen gebruik maken dan na voorafgaand overleg met de wederpartij.

Bij schending van het gestelde in dit artikel is het boetebeding ex artikel 23 van toepassing.

ARTIKEL 28 Overdracht rechten en plichten

De partijen zijn niet gerechtigd de uit de overeenkomst voortvloeiende rechten en/of plichten zonder schriftelijke toestemming van de andere partij aan een derde over te dragen, te vervreemden of te bezwaren, zulks met uitzondering van het recht op honorarium. De toestemming zal niet zonder redelijke grond worden geweigerd. De partijen kunnen aan deze toestemming voorwaarden verbinden.

Met toestemming van de gemeente is de wederpartij gerechtigd om rechten met betrekking tot de overeenkomst binnen het concern over te dragen bij een overname of bij een overdracht van de aandelen.

Indien de wederpartij het voornemen heeft een dergelijke situatie te creëren of een dergelijke situatie voorziet, meldt hij dit terstond aan de gemeente.

ARTIKEL 29 Geheimhouding

De wederpartij heeft kennisgenomen van het bepaalde in artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht. De wederpartij zal ervoor zorgdragen dat de personen die zijn belast met de uitvoering van de overeenkomst, eveneens worden geïnformeerd over de hiervoor bedoelde geheimhoudingsplicht. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij, zal ieder der partijen informatie, alsmede informatie- en gegevensdragers die haar ter beschikking staan niet aan derden kenbaar maken/verstrekken.

De partijen verplichten zich over en weer tot geheimhouding van al hetgeen hen in verband met de uitvoering van de overeenkomst aan informatie wordt verschaft. Zij verplichten zich over en weer deze informatie slechts te gebruiken in het kader van de uitvoering van de overeenkomst. Dit houdt onder meer in dat zij deze informatie niet aan derden zullen verstrekken, niet zullen kopiëren anders dan noodzakelijk ter uitvoering van de overeenkomst, alsmede dat zij geen commercieel gebruik zullen maken van de informatie.

De partijen zullen ervoor zorgdragen dat de in het voorgaande lid omschreven verplichtingen nauwkeurig worden nageleefd door allen die voor hen werkzaam zijn.

De verplichtingen genoemd in de voorgaande leden gelden niet voor zover de betreffende informatie:

aantoonbaar reeds in het bezit was van één der partijen op het moment dat die informatie aan die partij werd verstrekt;

van algemene bekendheid is of is geworden en deze bekendheid niet het gevolg is van de niet-nakoming door één der partijen van de verplichting als omschreven in dit artikel;

zonder verplichting tot geheimhouding is meegedeeld aan één der partijen door een derde die het recht had die informatie te verstrekken;

op grond van de Wet openbaarheid van bestuur dient te worden verstrekt;

met toestemming van de wederpartij aan derden ter beschikking wordt gesteld, al dan niet onder voorwaarden.

Geen van beide partijen zal zonder schriftelijke toestemming van de andere partij in publicaties of reclame-uitingen melding maken van de prestaties/resultaten of uitvoering van de overeenkomst - al dan niet met gebruikmaking van informatie- en gegevensdragers -.

Bij schending van het gestelde in dit artikel is het boetebeding ex artikel 22 van toepassing.

ARTIKEL 30 Toepasselijk rechtOp de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.ARTIKEL 31 Bevoegde rechter

Verschillen van mening tussen de gemeente en de wederpartij zullen zoveel mogelijk langs minnelijke weg worden opgelost. Indien een verschil van mening niet langs minnelijke weg is opgelost, wordt er geacht een geschil te bestaan.

Alle geschillen, daaronder begrepen die welke door slechts één der partijen als zodanig wordt beschouwd, die naar aanleiding van of in verband met de uitleg of de tenuitvoerlegging van deze bepalingen of de overeenkomst mochten ontstaan, zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam, tenzij de partijen alsnog een andere vorm van geschillenbeslechting overeenkomen.

ARTIKEL 32 Slotbepaling

De gemeente kan nadere voorwaarden opstellen ter uitvoering van de overeenkomst.

De gemeente is zich ervan bewust en de wederpartij realiseert zich dat de gemeente ook als overheid optreedt. De wederpartij aanvaardt deze bijzondere positie van de gemeente als overheid. De gemeente behoudt bij de nakoming van het in de overeenkomst bepaalde volledig haar publiekrechtelijke verantwoordelijkheid en bevoegdheden.

Tenzij anders is overeengekomen, geschiedt de communicatie ter zake van de overeenkomst, ongeacht de vorm, in de Nederlandse taal.

Deze voorwaarden kunnen worden aangehaald als: Algemene Voorwaarden van de gemeente Aalsmeer en de gemeente Uithoorn.

Noten¹ De actuele drempelbedragen voor Europees Aanbesteden zijn te vinden op Europa Decentraal (www.europadecentraal.nl) of de website van het Ministerie van Economische Zaken (www.ez.nl).Terug naar de verwijzing naar voetnoot ¹ in de tekst