Organisatie | Schiedam |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling financieel beheer gemeente Schiedam 2013 |
Citeertitel | Regeling financieel beheer 2013 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Regeling over budgethouderschap binnen de gemeente Schiedam |
Overwegende dat:
Ingevolge artikel 17 lid 1b van de Financiële verordening gemeente Schiedam 2009 het college zorg dient te dragen voor een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd.
De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten ingevolge artikel 17 lid 1c van genoemde verordening is geregeld in het Mandaat- en volmachtbesluit 2011;
De Regeling financieel beheer gemeente Schiedam 2012 niet meer aansluit bij de huidige organisatie en werkwijze en de nieuwe mandaatregeling.
Mandaatregister Schiedam 2013
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-05-2014 | 15-03-2013 | Eerste wijziging | 22-04-2014 www.officielebekendmakingen.nl, 30-04-2014 | BPR1400043 / 14INT00043 | |
14-02-2013 | 01-01-2013 | 15-03-2013 | Nieuwe regeling | 05-02-2013 Het Nieuwe Stadsblad, gemeenteberichten d.d. 13-02-2013 | BPR1300026 13INT00029 |
Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
De functionaris die in opdracht van een budgethouder de administratieve voorbereiding en afhandeling van een opdracht en/of verplichting uitvoert.
De functionaris die ingevolge artikel 2 van deze regeling namens het college bevoegd is om:
- financiële verplichtingen voor de gemeente jegens derden aan te gaan en inkomsten in ontvangst te nemen;
- facturen en betaalopdrachten ten laste van en/of inningsopdrachten ten gunste van aan de afdeling toegewezen budgetten mag autoriseren.
De Griffier voor de budgetten uit de productbegroting die aan hem zijn toegewezen.
Een door de budgethouder getekend standaardformulier waarmee aan de afdeling Financiën en Ondersteuning, zonder de aanwezigheid van een factuur, opdracht gegeven kan worden voor het doen van een betaling. De bijlagen bij dit formulier dienen de rechtmatigheid van de betaling aan te tonen.
De financiële middelen per product van de productbegroting / per kostenplaats / per project en / of per kapitaalkrediet, die in de gemeentebegroting in een dienstjaar zijn toegekend danwel via een separate kredietverlening (begrotingswijziging) zijn verleend.
Het college van Burgemeester en wethouders van Schiedam.
Een door de budgethouder getekend standaardformulier waarmee aan de afdeling Financiën en Ondersteuning opdracht gegeven kan worden voor het vastleggen in de administratie van een vordering en indien van toepassing het verzenden van een factuur. De bijlagen bij dit formulier dienen de rechtmatigheid van de vordering aan te tonen.
Het Mandaat- machtiging en volmachtbesluit Schiedam 2011 en de opvolgende regelingen, inclusief het daarbij behorende mandaatregister
Een wettelijke regeling, een beschikking of een verbintenis op grond waarvan een derde, in het geval dat een betaling is verschuldigd, deze betaling in rechte kan afdwingen.
Een vordering is een uit een wettelijke bepaling of besluit of uit een verbintenis voortvloeiend recht op de ontvangst van een geldbedrag dat eventueel door bij wet bepaalde middelen kan worden ingevorderd.
De in de begroting opgenomen dienstverlening van een ondersteunende afdeling aan de overige afdelingen. De lasten van de ondersteunende afdeling worden al bij de begroting vastgesteld en doorbelast aan de afdelingen. De invulling van het pakket standaarddienstverlening zal door de desbetreffende ondersteunende afdeling bekend gemaakt moeten worden.
Aangaan van financiële verplichtingen)
Verplichtingen kunnen alleen dan worden aangegaan als de functionaris:
a) budgethouder is of ondermandaat is verleend door de budgethouder en
b) het budget toereikend is en
c) de verplichting past binnen de (meerjaren)begroting en toegestane afwijkingen daarop zoals beschreven in de notitie Financieel Afwijkingenbeleid gemeente Schiedam
a) Iedere teamleider is budgethouder voor de onder zijn team ressorterende budgetten.
b) Iedere regiemanager is tevens budgethouder voor budgetten van de budgethouders die onder hem ressorteren.
c) De directie is tevens budgethouder voor de budgetten van de budgethouders die onder hen ressorteren.
d) De gemeentesecretaris is budgethouder voor alle aan de organisatie toegewezen budgetten.
(Budgethouderschap programmatisch)
a) Een programmamanager is niet eerder budgethouder dan nadat het college een expliciet besluit genomen heeft over welke budgetten (op het niveau van grootboekrekeningnummers) onder een programmamanager vallen. Het budgethouderschap gaat alsdan over van de teamleider en de regiemanager naar de betreffende programmamanager.
b) In afwijking van de functionaris onder sub a kan het college separaat besluiten om ook aan andere functionarissen programmatisch budgethouderschap te verlenen.
c) Bij het verlenen van een programmatisch budgethouderschap als bedoeld in sub b neemt het college daartoe expliciet een besluit over welke budgetten (op het niveau van grootboekrekeningnummers) onder deze specifiek benoemde functionaris komen te vallen. In het college besluit wordt daarbij expliciet bepaald dat het budgethouderschap alsdan over gaat van de teamleider en de regiemanager naar de betreffende functionaris.
d) Voor elk besluit als bedoeld in sub a, b en c geldt dat de directie tevens budgethouder is voor de programmatische budgetten van de programmamanagers en overige functionarissen (met budgethouderschap als bedoeld in sub b en c) die onder hen ressorteren.
e) De gemeentesecretaris is budgethouder voor alle aan de organisatie toegewezen (programmatische) budgetten als bedoeld in sub a, b, c en d.
Hoofdstuk 3 TAKEN EN BEVOEGDHEDEN VAN DE BUDGETHOUDER
De budgethouder of namens hem de functionaris met ondermandaat, is bevoegd verplichtingen aan te gaan tot het maximale bedrag van het budget dat direct door hem beïnvloedbaar is en wat binnen de mandaatregeling past. Bij langdurige verplichtingen dient de budgethouder zich ervan te vergewissen dat ook in volgende jaren voldoende budget beschikbaar is.
In aansluiting op hetgeen in het eerste lid gesteld is dient voor facilitaire zaken betreffende meubilair, verbouwingen, telecommunicatie en informatie technologie overeenstemming te zijn met de afdeling Facilitaire Zaken. Voor zover facilitaire aangelegenheden vallen binnen de standaard dienstverlening die Facilitaire Zaken biedt heeft de budgethouder recht op die standaard dienstverlening zonder dat zijn budget buiten de standaard doorbelasting van Facilitaire Zaken alsnog belast wordt.
In aansluiting op hetgeen in het eerste lid gesteld is dienen verplichtingen betreffende informatie technologie afgestemd te worden met de afdeling Informatiebeleid & Automatisering. Voor zover de verplichting valt binnen de standaard dienstverlening die de afdeling Informatiebeleid & Automatisering biedt heeft de budgethouder recht op die standaard dienstverlening zonder dat zijn budget buiten de standaard doorbelasting van de afdeling Informatiebeleid & Automatisering alsnog belast word
Voor het aangaan van verplichtingen gelden in ieder geval het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Schiedam alsmede de Regeling Social Return. Rekening dient te worden gehouden met correcte dossiervorming en periodieke wijziging van drempelbedragen. Afwijkingen van Europese en nationale regelgeving is in geen enkel geval mogelijk en afwijkingen van overige regelgeving slechts na een voorafgaand besluit van burgemeester en wethouders.
Artikel 4 Autorisatie van betalingsverplichtingen en vorderingen
De budgethouder of namens hem de functionaris met ondermandaat, draagt zorg voor het tijdig vaststellen en met een door de budgethouder geparafeerde inningsopdracht ter invordering aanbieden van de bedragen die aan de onder hem ressorterende organisatie-eenheden toekomen. De wijze van invordering is gebaseerd op afspraken die sporen met de regelgeving op dat gebied.
Hoofdstuk 4 EISEN VAN FUNCTIESCHEIDING
De functie budgethouder is onverenigbaar met de functie van besteller of met enige andere de functiescheiding aantastende andere functie, behoudens uitdrukkelijke toestemming van het college.
De uitvoering van activiteiten dient binnen het geautoriseerde budget op de producten als onderdelen van de programma’s van de programmabegroting c.q. (sub)functies, en (hulp)kostenplaatsen plaats te vinden. Besteding van het budget is alleen toegestaan voor het doel, waarvoor de gemeenteraad / het college het budget heeft toegekend. Indien er noodzaak ontstaat hiervan af te wijken, dan zal besluitvorming door de gemeenteraad / het college (begrotingswijziging) tot stand moeten worden gebracht