| Organisatie | Tilburg |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening gemeentelijke basisregistratie personen |
| Citeertitel | Verordening gemeentelijke basisregistratie personen |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Verordening gemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-01-2013 | 20-01-2013 | intrekking | 14-01-2013 Gemeenteblad, 2013, 06 | 2013/001 | |
| 03-02-2010 | 20-01-2013 | nieuwe regeling | 01-02-2010 Gemeenteblad, 2010, 4 | 2010/029 |
Deze verordening verstaat onder:
Artikel 5 Verbanden met andere gemeentelijke gegevensverwerkingen
Op grond van een door de verantwoordelijke te nemen besluit worden, met het oog op het met elkaar in verband brengen van deze gegevens met de in de basisregistratie vastgelegde gegevens, op systematische wijze de gegevens uit de basisregistratie verstrekt aan binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.
Artikel 6 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en tot de GBA-V.
Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V hebben:
Artikel 7 Overige verstrekking aan binnngengemeentelijke afnemers en de gegevens die worden verstrekt
Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan door de verantwoordelijke aan te wijzen binnengemeentelijke afnemers gegevens uit de basisregistratie personen systematisch verstrekt ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken.
De beheerder houdt van het verstrekken van gegevens uit de basisregistratie gedurende het jaar volgend op verstrekking aantekening van de verstrekking van gegevens, met inachtneming van het bepaalde in artikel 110 van de wet.
Artikel 13 Verwijdering van gegevens
Gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisregistratie personen verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen 3 maanden na dit besluit.
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het op 29 juni 2004 door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde informatiebeleid en de daaruit voortvloeiende beveiligingsplannen.
Vernietiging van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995.
De beheerder brengt jaarlijks aan de Auditcommissie verslag uit over de gegevensverstrekking aan derden als bedoeld in de artikel 100 van de Wet GBA en de daaromtrent ingediende klachten als omtrent de afhandeling van die klachten.
Toelichting op de Verordening basisregistratie personen
Deze verordening omvat het bestuurlijk-juridisch kader voor de Tilburgse persoonsinformatie-huishouding met ingang van 1 januari 2010. Vanaf genoemde datum moeten alle overheidsorganen die persoonsgegevens verwerken, deze gegevens betrekken uit de gemeentelijke basisadministratie personen. Burgers hebben dan het recht van eenmalige gegevensverstrekking. Dat wil zeggen dat de burger in het contact met de overheid de van hem in de basisadministratie bekende authentieke gegevens niet meer opnieuw hoeft te verstrekken.
De gemeente vervult de rol van decentraal beheerder van persoonsgegevens over personen die zij tot haar eigen bevolking rekent en dient afnemers, zowel binnen als buiten de gemeente van die persoonsgegevens te voorzien. Daarnaast is de gemeente zelf ook afnemer van persoonsgegevens over personen die niet tot haar inwoners worden gerekend. De gegevens van deze personen dienen afkomstig te zijn uit de basisadministraties van de andere gemeenten of uit de centrale administratie (GBA-V) die in beheer is bij de rijksoverheid.
De wetgever verplicht de gemeente om in ieder geval de systematische verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers, de bestandkoppelingen en de rechtstreekse raadplegingen van de eigen GBA in een verordening te regelen. Ook de verstrekkingen aan zogenaamde vrije derden dient in een verordening te worden vastgelegd. Deze verordening voorziet daarin en daarmee voldoet de gemeente aan de vereisten zoals gesteld in de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA).
Naast deze verplichtingen uit de wet GBA voor de eigen basisadministratie, dient ook de verantwoordelijkheid voor en het beheer van de persoonsgegevens die afkomstig zijn van andere gemeenten of uit de GBA-V geregeld te worden. Deze gegevens worden binnen Tilburg opgeslagen en onderhouden in een centraal bestand en vandaar uit gedistribueerd naar de afnemers. Op dit deel van de persoonsinformatiehuishouding is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing.
Hieronder volgt een artikelsgewijze toelichting.
In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening betreft de basisregistratie personen. Dat is een combinatie van de basisadministratie, waarin persoonsgegevens van personen die in Tilburg woonachtig zijn en de registratie van gegevens van niet-inwoners. Om over de gegevens van niet-inwoners te kunnen beschikken is een besluit van de minister van Binnenlandse Zaken nodig, het onder g in dit artikel genoemde autorisatiebesluit.
De basisregistratie bevat naast gegevens van inwoners en niet-inwoners de zogenaamde aangehaakte gegevens. Dat zijn gegevens van voormalige inwoners van Tilburg, die nog in gebruik zijn, maar die strikt formeel geredeneerd niet tot de basisadministratie worden gerekend.
Artikel 2. Verantwoordelijkheid en beheer
De Wet GBA wijst in artikel 2 het college van burgemeester en wethouders aan als verantwoordelijke van de basisadministratie. Opneming van die verantwoordelijkheid in de verordening is daarom op zichzelf niet nodig. Wel is het noodzakelijk de verantwoordelijkheid en het beheer van basisregistratie personen, als overkoepelende voorziening waarvan de basisadministratie deel uitmaakt, te beleggen.
Het beheer van de basisregistratie personen is belegd bij sectormanager van Burger- en Ondernemerszaken.
Artikel 3. Doel van de basisregistratie personen
In het doel van de basisregistratie personen komt tot uitdrukking ten behoeve van welke organen en instellingen de gegevens worden geadministreerd. Bovendien geeft dit artikel aan ten behoeve waarvan deze organen en instellingen gegevens verstrekt kunnen krijgen.
Artikel 4: Categorieën van personen en de persoonsgegevens
Het verplicht gebruik van de gegevens van personen betreft zowel personen die in de basisadministratie van Tilburg zijn opgenomen c.q. in Tilburg woonachtig zijn, als in de basisadministratie van andere gemeenten. Zo dienen de gegevens van woningeigenaren die niet in Tilburg woonachtig zijn, in verband met de belastingheffing te worden betrokken uit de basisadministratie van de andere gemeente. De begrippen ingeschrevene en geregistreerde zijn bepalend voor het onderscheid tussen inwoners en niet inwoners.
De persoonsgegevens die over de genoemde categorieën van personen worden verwerkt zijn vermeld in bijlage 1. Kolom 2 van bijlage 1 bevat een opsomming van alle gegevens die op grond van de wet over een ingeschrevene in de basisadministratie zijn opgenomen. Daarvan zijn de zogenaamde aangehaakte gegevens cursief weergegeven. In de kolommen 3, 4 en 5 zijn aangevinkt de gegevens uit kolom 2 die als authentiek worden aangemerkt, respectievelijk de gegevens die de gemeente kan ontvangen uit de basisregistraties van andere gemeenten of uit de GBA-V.
Artikel 5. Verbanden met andere registraties
Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de basisregistratie personen aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet GBA verplicht in artikel 96 tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de integratie van de basisadministratie in de basisregistratie. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.
Het is om redenen van efficiency aan te bevelen om het aanwijzen van de verbanden tussen de basisregistratie personen en andere gegevensverzamelingen over te laten aan het college, binnen de door de wet en door de raad in de verordening gestelde kaders.
Artikel 6. Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V.
Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een "online verbinding" kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel a en b regelen de toegang van de beheerder en de medewerkers bij de afdelingen Stadswinkels en Personen en objectinformatie tot de GBA.
Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals belastingen of Sociale Zaken, kan het regionale politiekorps op dezelfde wijze toegang hebben tot de GBA. Dit is geregeld in artikel 96, tweede lid van de lid Wet GBA.
Het past in de bevoegdheidsverdeling tussen raad en college en het is praktisch om het aanwijzen van gemeentelijke organisatieonderdelen aan het college te delegeren. Bij organisatieveranderingen hoeft de verordening dan niet gewijzigd te worden. In de schriftelijke aanwijzing door de beheerder wordt de toegang tot de basisregistratie personen door middel van autorisaties beperkt tot het raadplegen van gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de taken van de betrokken medewerkers.
Buitengemeentelijke afnemers en derden mogen geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie. Ze komen dan ook niet voor in deze bepaling.
Artikel 7. Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers
Er zijn binnengemeentelijke afnemers aan wie systematisch gegevens worden verstrekt zonder dat hun rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen is gegeven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties.
Het is praktisch om zoals reeds opgemerkt in de voorgaande artikelen, de regeling van het systematisch verstrekken van gegevens aan het college over te laten.
Artikel 8. Overige verstrekkingen
Gemeenten hebben de bevoegdheid om op basis van artikel 100 van de Wet GBA bij of krachtens verordening te bepalen of en in welke mate gegevens worden verstrekt uit de basisadministratie aan zogenaamde vrije derden.
Voorwaarde is dat het gemeentelijk verstrekkingenbeleid is vastgelegd in een gemeentelijke verordening. Met de wijziging van artikel 100 van de wet GBA per 1 september 2001 heeft de wetgever de categorie van personen en instellingen die de gemeente van gegevens kan voorzien aanzienlijk beperkt.
Het verstrekken van gegevens aan commerciële bedrijven behoort niet tot het doel van de GBA en staat in beginsel op gespannen voet met de primaire doelstelling van de basisadministraties. Om die reden wordt gegevensverstrekking op grond van artikel 100 aan commerciële instellingen en bedrijven volledig uitgesloten. Commerciële instellingen zoals incassobureaus en postorderbedrijven hebben dus geen recht op gegevensverstrekking.
Ook de categorie van gegevens die mogen worden verstrekt, is verder afgebakend. Over het algemeen mogen alleen de in artikel 100, tweede lid Wet GBA vermelde gegevens worden verstrekt. Ingevolge artikel 102 van de Wet GBA heeft de burger het recht geheimhouding tot verstrekking van zijn gegevens te vragen. In dat geval wordt de gevraagde informatie niet verstrekt.
Onder artikel 100 Wet GBA is gegevensverstrekking alleen mogelijk aan rechtspersonen zonder winstoogmerk voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van betrokkenen of van de rechten en vrijheden van anderen. Daarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, een gemeentelijk belang, of de verstrekking in de juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.
Een voorbeeld van gegevensverstrekkingen aan rechtspersonen is de verstrekking van gegevens aan woningcorporaties in het kader van de samenwerking op het gebied van de fraudebestrijding en eerlijke verdeling van de woonruimte.
Aan particulieren mogen gegevens worden verstrekt ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang zoals in verband met een reünie of opsporing van een familielid. Verplicht is gesteld dat de gemeente eerst uitdrukkelijk toestemming verkrijgt van de ingeschrevene van wie de gegevens worden verstrekt. De schriftelijke toestemmingen moeten een jaar lang worden bewaard. Daarnaast moeten informatieverstrekkingen die plaatsvinden op basis van artikel 100 worden geprotocolleerd (artikel 9).
Ook hier geldt dat het praktisch is om de regeling van de verstrekking van gegevens op grond van deze bepaling, over te laten aan het college. Wij tekenen daar bij aan de Rekeningcommissie toeziet op de uitvoering van deze bepaling door middel van het jaarlijks aan de Rekeningcommissie uit te brengen verslag over de gegevensverstrekking aan derden, hetgeen is geregeld in artikel 16 van deze Verordening. Bovendien houdt de beheerder een protocol bij van de gegevensverstrekkingen, waardoor tot een jaar terug is te zien aan wie welke gegevens zijn verstrekt.
Dit artikel regelt de verplichting van bestuursorganen om bij gerede twijfel aan de juistheid van de authentieke gegevens terug te melden aan de beheerder van de basisadministratie. Gegevensuitwisselingen beperken zich in het algemeen niet uitsluitend tot de authentieke gegevens. Ook in de niet-authentieke gegevens kunnen eventuele fouten voorkomen, die door daartoe door het college aan te wijzen afnemers teruggemeld moeten kunnen worden.
Op grond van artikel 62, vierde lid, van de wet GBA is het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid toegekend om
De ‘terugmelding aan de basisadministratie’ houdt zowel terugmelding in aan de eigen basisadministratie van de gemeente Tilburg als ook aan de basisadministraties van de andere gemeenten.
De wet GBA regelt uitputtend de rechten van de burger met betrekking tot inzage, correctie en verwijdering van diens gegevens in de basisadministratie. Op het deel van de basisregistratie dat niet als basisadministratie wordt aangemerkt, is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. De rechten die de burger op grond van die wet heeft, zijn overgenomen in deze verordening.
De GBA stelt een aantal eisen op het gebied van beveiliging:
Artikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.
Het daarin gestelde is uit te splitsen naar de volgende aandachtsgebieden:
In Tilburg zijn er maatregelen getroffen op deze terreinen. De maatregelen zullen worden opgenomen in een beveiligingsplan.
Gegeven de substantiële wijzigingen stellen wij voor om de Verordening gemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens van in zijn geheel te vervangen door de onderhavig Verordening.