CVDR253302_1Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Wijdemeren 2013)nlregelingWijdemeren2017-10-31WijdemerenWijdemeren Informeren, 13-02-2013Archiefverordening gemeente Wijdemeren 2013Archiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2013-01-31De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2013-02-14nieuwe regelingArchiefverordening gemeente Wijdemeren 2013Besluit Informatiebeheer gemeente Wijdemeren 2013GeenVerordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Wijdemeren 2013)RAADSBESLUITDe raad van de gemeente Wijdemeren,gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 11 december 2012;gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;overwegende dat het in het belang van een adequate archiefzorg noodzakelijk is dat een nieuwe verordening wordt vastgesteld, op grond van de per 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht, op grond van de per 1 april 2010 in werking getreden Archiefregeling en op grond van de wet dualisering gemeentebestuur 2002. B E S L U I Tvast te stellen de navolgende verordening:Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening gemeente Wijdemeren 2013).HoofdstukI.Algemene bepalingenArtikel1 deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

de wet: de Archiefwet 1995;

het besluit: het Archiefbesluit 1995;

de regeling: de Archiefregeling 2009;

archiefbescheiden: de in artikel 1, onder c, van de wet bedoelde archiefbescheiden;

gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats voor analoog en/of digitaal archief;

archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van analoog en/of digitaal archief in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid van de wet;

gemeentearchivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

beheerder: degene die ingevolge artikel 3 van de wet is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

kwaliteitssysteem: het geheel van organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, procedures, processen en voorzieningen die nodig zijn voor het ten uitvoer brengen van de kwaliteitszorg, als bedoeld in artikel 16 van de regeling.

HoofdstukII.De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheidenArtikel2Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet en van voldoende en doelmatige archiefruimten.Artikel3Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel4Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel51.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Onder deze archiefbescheiden vallen ook die bescheiden, gevormd door en in beheer bij specifieke rechtspersonen, waar gemeentelijke taken aan zijn uitbesteed, uitgezonderd door overdracht, en opgeslagen in externe systemen in beheer bij andere rechtspersonen.2.Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname in publieke en private rechtspersonen dan wel samenwerkingsvormen, het beheer van archiefbescheiden bij deze rechtspersonen en samenwerkingsvormen plaats vindt overeenkomstig de bepalingen van de wet. Artikel6Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd om de kosten verbonden aan de zorg voor archiefbescheiden te kunnen dekken.Artikel7Burgemeester en wethouders stellen in het Besluit Informatiebeheer, evenals in dienstverleningsovereenkomsten met specifieke rechtspersonen, voorschriften vast voor de inrichting van en het kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.Artikel8Burgemeester en wethouders doen ten minste éénmaal per jaar aan de gemeenteraad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij verantwoording afonder overlegging van de verslagen die door de gemeentearchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.HoofdstukIIIToezicht van de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsArtikel91.De gemeentearchivaris ziet erop toe, dat archiefbescheiden, die niet naar de archiefbewaarplaats zijnovergebracht, beheerd worden overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven regels en voorschriften.2.De gemeentearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door één of meer aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.Artikel101.De beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast alle informatie en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn, verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden en in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. 2.De gemeentearchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan hebben toegang tot de archiefbescheidenen de ruimten waarin deze zich bevindt, met inachtneming van de voorschriften die voor de beveiliging van geheime archiefbescheiden gelden.Artikel11De gemeentearchivaris doet, ook op verzoek, van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder en, als hij dat noodzakelijk vindt, aan burgemeester en wethouders. De gemeentearchivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel12De gemeentearchivaris doet ten minste éénmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. HoofdstukIVSlotbepalingenArtikel13Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van debekendmaking. Artikel14Deze verordening wordt aangehaald als: “Archiefverordening gemeente Wijdemeren 2013”.Vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad op 31januari 2013.De griffier, J. van DitmarschDe voorzitter, drs. M.E. SmitArchiefverordening gemeente Wijdemeren 2013Memorie van toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de raad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten. De regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Daarnaast het toezicht op het beheer van deze bescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2 van deze verordening), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling 2009 (Stb. 70, 6 januari 2010; en wijziging Stcrt. 17967, 17 november 2010).Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet.Dit model is aangepast aan de wettelijke regelingen t.a.v. de dualisering van de medebewindsbevoegdheden die met ingang van 8 maart 2006 in werking zijn getreden. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten sindsdien bij het college. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordening is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer gemeente Wijdemeren 2013. Met de Wet revitalisering generiek toezicht wijzigt het sturende provinciale toezicht vooraf in meer terughoudend toezicht achteraf. Daardoor wordt een goede interne inrichting en kwaliteitsborging van het archiefbeheer belangrijker. Artikelsgewijze toelichtingArtikel1De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde archiefbescheiden te vatten, inclusief die uitsluitend via informatietechnologie dan wel –systemen opgevraagd kan worden. Bijgevolg hebben de onder e. en f. genoemde bewaarplaats en ruimte ook betrekking op de omgeving waarin digitale archiefbescheiden worden beheerd. Zie ook de toelichting bij artikel 10.Artikel2De Archiefregeling 2009 (zoals gepubliceerd in de Staatscourant van 6 januari 2010, nr. 70 en in werking getreden op 1 april 2010; en gewijzigd via publicatie in de Staatscourant van 17 november 2010, nr. 17967 en in werking getreden op 18 november 2010) stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel3De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in het op grond van artikel 7 op te stellen Besluit Informatiebeheer gemeente Wijdemeren 2013. Artikel5Lid 1: De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het behoud van de archiefbescheiden. Die gelden ongeacht de bewaartermijn die van toepassing is, maar voor bescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen in het bijzonder. Tevens zijn zij van toepassing op bescheiden die zowel voor intern gebruik zijn opgesteld, dan wel worden verzonden. Dit houdt namelijk in dat de archiefbescheiden die wij als organisatie ontvangen ook aan de gestelde eisen (moeten) voldoen. Lid 2: Het kan om zowel publiekrechtelijke, privaatrechtelijke als publiek-private vormen van samenwerking gaan, dan wel vormen van organisatieoverstijgende samenwerking die in de toekomst gestalte kunnen krijgen. Archiefwettelijke bepalingen richten zich op de zorg, het beheer en het toezicht op het beheer. Zij zijn ook van toepassing op voorzieningen als archiefruimten en middelen zoals software die worden ingezet. Hier is met name door de VNG een normatief kader voor ingesteld (Key performance indicators Archiefwet 1995). Artikel7In het Besluit Informatiebeheer gemeente Wijdemeren 2013 worden verantwoordelijkheden, bevoegdheden en onderdelen van het wettelijk vereiste kwaliteitssysteem nader uitgewerkt. Artikel10Met “informatie” heeft de betekenis een ruimere inhoud gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van digitale archiefbescheiden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel11De organisatie kan, via de gemeentesecretaris of het hoofd van het organisatieonderdeel dat is belast met specifieke taken op het gebied van de informatiehuishouding, de gemeentearchivaris een verzoek om advies doen. Het advies valt binnen het toezicht op het beheer van archiefbescheiden, waarmee de gemeentearchivaris is belast. Artikel12De verslaglegging door de gemeentearchivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad, zoals bedoeld in artikel 8.