Organisatie | Leeuwarden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Richtlijnen formatiebeheer Leeuwarden 2016 |
Citeertitel | Richtlijnen formatiebeheer Leeuwarden 2016 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2016 | Nieuwe regeling | 24-05-2016 GVOP: 22 juni 2016 | - | ||
06-02-2013 | 01-01-2013 | 01-01-2016 | Nieuwe regeling | 08-01-2013 Huis aan Huis; 30 januari 2013 | - |
Artikel 2 Administratieve vastlegging en informatievoorziening
Medewerkers worden in het personeelsinformatiesysteem wat betreft bezetting geregistreerd bij het organisatieonderdeel waar zij een arbeidsprestatie leveren. Als dit een ander organisatieonderdeel is dan waar zij organiek deel van uitmaken dan wordt dit met ‘0’ bezettingsuren zichtbaar bij de uitlenende afdeling. Formeel boventallig verklaarde medewerkers worden standaard als ‘medewerker algemene dienst’ onder het ‘algemeen personeel’ van het betreffende organisatieonderdeel geregistreerd.
Bij het opstellen van de personeelsbegroting is de voor het betreffende begrotingsjaar geldende formatie leidend, waarbij de dienst verantwoordelijk is voor het opnemen van een toereikend budget voor alle met de formatie samenhangende personele kosten (salarissen, werkgeverslasten, opleidingskosten, etc.).
Zowel de structurele als de tijdelijke formatie kunnen met structurele en tijdelijke bezetting worden ingevuld. In beide gevallen wordt de omvang en duur van de inzet begrensd door de aanwezigheid van voldoende dekkingsmiddelen. Bij de structurele formatie zal het zwaartepunt op een structurele bezetting liggen en bij de tijdelijke formatie op een tijdelijke bezetting.
Het deel van de structurele formatie dat met tijdelijk personeel bezet wordt, wordt ook wel aangeduid met de term ‘flexibele schil’. Zie ook onderstaande schematische weergave. In de rapportage formatie/bezetting wordt de flexibele schil uitgedrukt in een percentage. Er wordt geen ‘normerend doel’ beoogd met het zichtbaar maken van de flexibele schil; doelstelling is inzicht in de flexibiliteit van de organisatie als geheel, uniformiteit en verhoging van het bewustzijn van het belang van flexibiliteit. Het al dan niet flexibel bezetten van een gedeelte van de structurele formatie is binnen de beschikbare budgetten een bevoegdheid van de leidinggevende. De wenselijke omvang van de flexibele schil is afhankelijk van de volgende omstandigheden:
Aantoonbare fluctuaties in de productie van de betrokken organisatieonderdelen. Dit geldt alleen voor die werksoorten waarvoor op basis van een besluit van het Directieteam en een duidelijke rekenformule een expliciete relatie is gelegd tussen formatieomvang en productievolume. Dergelijke relaties en de onderliggende parameters worden binnen de betrokken dienst gedocumenteerd vastgelegd met omschrijving van de onderliggende rekenregels.
In het geval dat binnen het concern herschikking van formatie plaatsvindt als gevolg van interne reorganisaties zal deze herschikking formatie-neutraal plaatsvinden. Dat betekent dat de nieuwe formatie bij de ontvangende onderdelen gelijk is aan de overgehevelde formatie van de afdragende organisatieonderdelen. Dit behoudens situaties waarbij vooraf door het Directieteam besloten is tot een netto uitzetting of inkrimping van de formatie bij het ontvangende organisatie-onderdeel.
Artikel 6 Verantwoording en informatievoorziening
Als standaard onderdeel van de begroting en jaarverantwoording wordt door de diensten via een voorgeschreven model een gedetailleerd overzicht aangeleverd van respectievelijk voorgenomen aanpassingen van de formatie (begroting) dan wel gerealiseerde bezettingsverschillen (jaarrekening). De overzichten en begeleidende toelichtingen bieden inzicht in zowel de formatieve verschuivingen als de daarbij horende financiële consequenties en de onderliggende managementafwegingen. Deze documenten worden door de Concernstaf in samenwerking met de sector Financiën en Administratie geconsolideerd tot een concernbreed overzicht. Dit overzicht dient als input voor de af te leggen verantwoording in de betrokken paragrafen bedrijfsvoering en kan, als hiertoe aanleiding is, ook afzonderlijk onderwerp van bespreking zijn in het Directieteam.