Richtlijnen formatiebeheer Leeuwarden 2013

Artikel 1 Begrippen

• *

  Formatie: toegestane omvang van het personeel uitgedrukt in voltijdseenheden (fte) op basis van een dienstverband van 36 uur per week.

• *

  Bezetting: de werkelijk aanwezige omvang van het personeel uitgedrukt in voltijdseenheden (fte) op basis van een dienstverband van 36 uur per week.

• *

  Structurele formatie: de formatie die noodzakelijk is voor het (in eigen beheer) uitvoeren van het structurele takenpakket van de gemeente en die wordt gedekt uit structurele middelen.

• *

  Tijdelijke formatie: aanvullende formatie met een tijdelijk karakter die noodzakelijk is voor het uitvoeren van additionele tijdelijke taken met tijdelijke dekking van de kosten.

• *

  Vaste bezetting: het feitelijk aantal medewerkers dat is aangesteld op basis van een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur uitgedrukt in voltijdseenheden (fte) op basis van een dienstverband van 36 uur per week.

• *

  Flexibele bezetting: het feitelijk aantal medewerkers dat is aangesteld op basis van een arbeidsovereenkomst of inhuurcontract van bepaalde duur uitgedrukt in voltijdseenheden (fte) op basis van een dienstverband van 36 uur per week.

• *

  Flexibele schil: het gedeelte van de structurele formatie dat flexibel bezet wordt.

• *

  Overbezetting: situatie waarbij de feitelijke bezetting hoger is dan de beschikbare formatie.

• *

  Onderbezetting: situatie waarbij feitelijke bezetting lager is dan de beschikbare formatie, ook wel aangeduid als vacatureruimte.

• *

  Boventalligheid: specifieke vorm van overbezetting waarbij bepaalde medewerkers een bijzondere rechtspositionele status krijgen.

•  

Artikel 2 Administratieve vastlegging en informatievoorziening

• 1.

  De administratieve vastlegging van formatie en bezetting in het centrale personeelsinformatiesysteem is leidend. Uitgangspunt bij deze vastlegging zijn de in deze richtlijnen gedefinieerde begrippen en afspraken.

• 2.

  Via het rapportageportaal op het intranet van de gemeente worden adequate overzichten beschikbaar gesteld om informatie over de formatie en bezetting uit het personeelsinformatiesysteem te kunnen opvragen.

• 3.

  Medewerkers worden in het personeelsinformatiesysteem wat betreft bezetting geregistreerd bij het organisatie-onderdeel waar zij een arbeidsprestatie leveren. Als dit een ander organisatie-onderdeel is dan waar zij organiek deel van uitmaken dan wordt dit met ‘0’ bezettingsuren zichtbaar bij de uitlenende afdeling. Formeel boventallig verklaarde medewerkers worden standaard als ‘medewerker algemene dienst’ onder het ‘algemeen personeel’ van de betreffende sector geregistreerd.

• 4.

  De onder het vorige lid beschreven registratiewijze wordt bij tijdelijke interne detachering (‘klus’) alleen toegepast als het een periode van minimaal 3 maanden betreft en er een specifieke functie benoemd is die de medewerker gaat vervullen. Dit geldt ook voor boventallig verklaarde medewerkers.

• 5.

  Aanvullend op deze algemene regels gelden in geval van interne detachering de volgende afspraken:

• a.

  De salariskosten blijven ten laste van de uitlenende sector komen en financiële verrekening met de inlener vindt plaats door middel van het urenverantwoordingssysteem.

• b.

  Alleen op verzoek van de uitlenende sector (vooral in geval van langdurende detachering) komen de salariskosten rechtstreeks ten laste van de inlenende sector.

Artikel 3 Aansluiting formatie en personeelsbegroting

• 1.

  Bij het opstellen van de personeelsbegroting is de voor het betreffende begrotingsjaar geldende formatie leidend, waarbij de dienst verantwoordelijk is voor het opnemen van een toereikend budget voor alle met de formatie samenhangende personele kosten (salarissen, werkgeverslasten, opleidingskosten, etc.).

• 2.

  Structurele formatie wordt in beginsel alleen gedekt uit structurele middelen. Uitzonderingen op deze regel worden gemotiveerd voorgelegd aan de DR ter goedkeuring.

• 3.

  De kosten van de flexibele bezetting worden primair gedekt uit (een combinatie van) onderstaande budgetten:

• a.

  Incidentele middelen die specifiek beschikbaar zijn gesteld voor een taakuitbreiding of taakverzwaring;

• b.

  (onderuitputting op) het salarisbudget verbonden aan de structurele formatie;

• c.

  Budgetten die specifiek bestemd zijn voor de inhuur van tijdelijk personeel (budgetten voor ziektevervanging, ouderschapsverlof ect.);

• d.

  Opbrengsten en andere inkomsten die rechtstreeks samenhangen met de in te zetten extra capaciteit;

• e.

  Vergoeding als gevolg van de detachering van personeelsleden bij andere sectoren of bij externe organisaties.

• 4.

  Structurele en tijdelijke formatie die worden gedekt door specifieke inkomsten en opbrengsten worden in beginsel naar evenredigheid in omvang teruggebracht indien deze dekkingsmiddelen teruglopen.

Artikel 4 Invulling formatie

• 1.

  De beschikbare formatie bepaalt de maximale omvang van de bezetting.Zowel de structurele als de tijdelijke formatie kunnen met vaste en flexibele bezetting worden ingevuld. In beide gevallen worden de omvang en duur van de inzet begrensd door de aanwezigheid van voldoende dekkingsmiddelen.

• 2.

  Bij de structurele formatie zal het zwaartepunt op een vaste bezetting liggen en bij de tijdelijke formatie op een flexibele bezetting.

• 3.

  Het deel van de structurele formatie dat flexibel bezet wordt, wordt ook wel aangeduid met de term ‘flexibele schil’. Zie ook onderstaande schematische weergave. In de rapportage formatie/bezetting wordt de flexibele schil uitgedrukt in een percentage.Er wordt geen ‘normerend doel’ beoogd met het zichtbaar maken van de flexibele schil; doelstelling is inzicht in de flexibiliteit van de organisatie als geheel, uniformiteit en verhoging van het bewustzijn van het belang van flexibiliteit. Het al dan niet flexibel bezetten van een gedeelte van de structurele formatie is binnen de beschikbare budgetten een bevoegdheid van de sectormanager.De wenselijke omvang van de flexibele schil is afhankelijk van de volgende omstandigheden:

• a.

  Het fluctueren van de omvang van de structurele formatie met het productievolume (aantal uitkeringsgerechtigden bijvoorbeeld);

• b.

  Ongelijkmatige verdeling van werkaanbod in de tijd (opvangen productiepieken, seizoenspatronen).

Artikel 5 Wijziging formatie

• 1.

  De structurele formatie wordt in beginsel alleen gewijzigd in de volgende situaties:

• a.

  Aantoonbare wijzigingen in de omvang van het takenpakket van de organisatie;

• b.

  Aantoonbare verbeteringen in de doelmatigheid van de organisatie;

• c.

  Aantoonbare wijzigingen in de externe regelgeving inwerkend op de kwaliteitseisen van de betrokken functie en de in te zetten personele capaciteit;

• d.

  Aantoonbare fluctuaties in de productie van de betrokken organisatieonderdelen. Dit geldt alleen voor die werksoorten waarvoor op basis van een DR-besluit en een duidelijke rekenformule een expliciete relatie is gelegd tussen formatieomvang en productievolume. Dergelijke relaties en de onderliggende parameters worden binnen de betrokken dienst gedocumenteerd vastgelegd met omschrijving van de onderliggende rekenregels.

• 2.

  In het geval dat binnen het concern herschikking van formatie plaatsvindt als gevolg van interne reorganisaties zal deze herschikking formatie-neutraal plaatsvinden. Dat betekent dat de nieuwe formatie bij de ontvangende onderdelen gelijk is aan de overgehevelde formatie van de afdragende organisatieonderdelen. Dit behoudens situaties waarbij vooraf door de DR besloten is tot een netto uitzetting of inkrimping van de formatie bij het ontvangende organisatie-onderdeel.

• 3.

  Aanpassingen in de structurele formatie is een bevoegdheid van de dienstdirecteur; wijzigingen in de tijdelijke formatie is een bevoegdheid van de sectormanager.Opdrachten tot wijziging van de formatie worden ingediend via het brondocument formatiewijziging. De met dit brondocument ingediende verzoeken worden getoetst door de P&O-adviseur en de P&C-adviseur van de desbetreffende dienst op een juiste toepassing van deze richtlijnen. De P&C-adviseur toetst in het bijzonder of de begroting aansluit met voorgestelde wijziging of draagt zorg voor een aanpassing van de begroting.

• 4.

  Voor het actueel en accuraat houden van de formatie wordt een tweetraps-methode gehanteerd, bestaande uit tussentijdse wijzigingen én een jaarlijkse control-ronde.

• a.

  Tussentijdse wijzigingen worden ingediend met het eerder genoemde  brondocument formatiewijzing.

• b.

  Naast de tussentijdse wijzigingen wordt eens per jaar een control-ronde uitgevoerd, waarin op dienstniveau de actuele formatie wordt vastgesteld en geregistreerd in het personeelsinformatiesysteem, zodat deze als basis kan dienen voor de begroting voor het komende jaar.Uiterlijk 1 december van ieder jaar controleert elke dienst welke wijzigingen in de formatie per 1 januari van het nieuwe jaar moeten worden doorgevoerd als gevolg van de nieuwe begroting. Basis voor deze controle is de formatie zoals opgenomen in het personeelsinformatiesysteem. Deze wijzigingen worden door een centraal punt per dienst voor 1 december doorgegeven en door P&O tijdig (uiterlijk 1 januari) verwerkt in het personeelsinformatiesysteem. De dienst is er zelf verantwoordelijk voor dat eventuele doorgegeven wijzigingen intern met de betreffende sectormanagers en dienstdirecteur gecommuniceerd en geaccordeerd zijn.

Artikel 6 Verantwoording en informatievoorziening

• 1.

  Via het intern controleplan m.b.t de P&O-processen wordt voorzien in de controle op de naleving van de bovenstaande richtlijnen.

• 2.

  Als standaard onderdeel van de begroting en jaarverantwoording wordt door de diensten via een voorgeschreven model een gedetailleerd overzicht aangeleverd van respectievelijk voorgenomen aanpassingen van de formatie (begroting) dan wel gerealiseerde bezettingsverschillen (jaarrekening). De overzichten en begeleidende toelichtingen bieden inzicht in zowel de formatieve verschuivingen als de daarbij horende financiële consequenties en de onderliggende management afwegingen. Deze documenten worden door de Concernstaf in samenwerking met de sector Financiële Dienstverlening geconsolideerd tot een concernbreed overzicht. Dit overzicht dient als input voor de af te leggen verantwoording in de betrokken paragrafen bedrijfsvoering en kan, als hiertoe aanleiding is, ook afzonderlijk onderwerp van bespreking zijn in de Directieraad.

Artikel 7 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Dit besluit treedt in werking met ingang van het dienstjaar 2013.

• 2.

  Deze richtlijnen kunnen worden aangehaald als “Richtlijnen formatiebeheer Leeuwarden 2013”.

Leeuwarden, 8 januari 2013

Burgemeester en wethouders voornoemd,

burgemeester,

secretaris.