| Organisatie | Aalsmeer |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Organisatiebesluit gemeente Aalsmeer 2009 |
| Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Aalsmeer 2009 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 18-08-2009 | nieuwe regeling | 16-06-2009 Nieuwe Meerbode, 11-08-2009 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer
gelet op artikelen 103, tweede lid en 160, eerste lid van de Gemeentewet
In dit organisatiebesluit wordt verstaan onder:
Afdeling: organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie waaraan leiding gegeven wordt door een afdelingshoofd, de concerncontroller of de directeur Projecten. Hoofden van afdelingen hebben op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht aan de gemeentesecretaris/ directeur bestuursdienst;
Hoofdstuk 2 Structuur, beheer en leiding van de bestuursdienst
De ambtelijke organisatie van de gemeente Aalsmeer is, afgezien van de griffie, ingedeeld in drie soorten afdelingen, te weten ondersteunende, beleidsmatige en uitvoerende afdelingen.
De gemeentesecretaris in zijn hoedanigheid als directeur bestuursdienst, de afdelingshoofden, de concerncontroller en de directeur Projecten worden benoemd, geschorst en ontslagen door het bevoegd gezag, zijnde burgemeester en wethouders (mandaat is verleend aan de directeur bestuursdienst, met uitzondering van de gemeentesecretaris).
Hoofdstuk 3 Bestuursdienst in relatie tot de bestuursorganen
Paragraaf 2: Uitvoerende bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de bestuursdienst.
De aan de afdelingshoofden, de concerncontroller en de directeur Projecten opgedragen dagelijkse leiding van de afdeling omvat de verantwoordelijkheid voor het functioneren van de afdeling in alle aspecten van personeel, informatie, organisatie, financiën, communicatie, huisvesting en automatisering.
Tot de dagelijkse leiding wordt eveneens gerekend het realiseren van de met de gemeentesecretaris/directeur bestuursdienst overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en van de producten en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen respectievelijk ter beschikking gestelde (im)materiële middelen.
Ter uitvoering van het bepaalde in het vorige artikel komt het college daartoe, in overeenstemming met de gemeentesecretaris/directeur bestuursdienst, en onverlet het bepaalde in hoofdstuk XIII (de begroting en de jaarrekening) van de Gemeentewet, overeen:
Mandatering vindt plaats, gehoord de betrokken ambtenaar, en –voor zover van toepassing- diens afdelingshoofd. De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college respectievelijk de burgemeester uitgeoefend. Zij geven te dien aanzien zo nodig nadere aanwijzingen.
Hoofdstuk 4 Verantwoordelijkheden, bevoegdheden en werkwijze van de bestuursdienst
In de bestuursdienst is eenheid in de uitoefening van de aan de bestuursdienst opgedragen taken een randvoorwaarde. Ter bewaking hiervan en ter bevordering van een goede samenwerking en samenhang tussen de afdelingen voert de gemeentesecretaris/directeur bestuursdienst met de directeur Projecten, de afdelingshoofden en de concerncontroller regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid als “Managementteamoverleg”.
De afdelingshoofden zijn er voor verantwoordelijk dat door hun afdelingen bij het college ingediende (beleids)voorstellen zowel inhoudelijk als procedureel zijn getoetst op:
Met inachtneming van door het college gestelde regels treft het afdelingshoofd maatregelen en voorzieningen die hij omwille van een doelmatige uitvoering van de aan zijn afdeling opgedragen taken nodig acht. Indien daartoe maatregelen door het college zijn te nemen, rapporteert het afdelingshoofd daaromtrent aan de gemeentesecretaris/directeur bestuursdienst. Maatregelen en rapportages op grond van dit artikel brengt het desbetreffende afdelingshoofd vooraf ter kennis van het MT.
In de bestuursdienst is de praktische coördinatie en/of aanspreekfunctie opgedragen aan de senioren van de afdelingen, zonder dat sprake is van een hiërarchische relatie met de functies waarover de coördinatie zich uitstrekt. De dagelijkse aansturing van de medewerkers van het cluster binnen hetzelfde vakgebied staat centraal.
Paragraaf 5: Procedures/spelregels
Indien een zaak zich in belangrijke mate over het taakveld van meer dan één afdeling uitstrekt, wijst de gemeentesecretaris/directeur bestuursdienst, gehoord het MT, een afdeling aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding en/of de uitvoering, alsmede de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.
De concerncontroller, de afdeling Financiën en de afdeling Personeel en Organisatie zijn in het bijzonder belast met de advisering, de coördinatie en de evaluatie van de gemeentelijke bedrijfsvoering. De concerncontroller heeft daarnaast de taak om integraal te adviseren aan de gemeentesecretaris over de door de hele organisatie te hanteren kaders inzake de bedrijfsvoering.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders d.d. 16 juni 2009.
de gemeentesecretaris, de burgemeester,
D.J. van Huizen drs. P.J.M. Litjens
Burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer;
Overwegende dat sinds de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur in 2002 de werkzaamheden van de gemeentesecretaris zijn gewijzigd;
Gelet op artikel 103, 2e lid van de Gemeentewet;
Gelet op bepalingen in het Organisatiebesluit Gemeente Aalsmeer 2009
Instructie voor de gemeentesecretaris van de gemeente Aalsmeer
Hoofdstuk 1 Gemeentesecretaris in relatie tot de bestuursorganen
Voorts is de gemeentesecretaris, samen met de raadsgriffier, de burgemeester behulpzaam bij het bevorderen van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen. Daarnaast is de gemeentesecretaris de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.
De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd of uit eigener beweging zorg voor dat de leden van de raad en de raadsgriffier informatie wordt verstrekt over onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college of de burgemeester kennis hebben genomen en voor zover bedoelde raadsleden en raadsgriffier daarover beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, per email, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk rekening wordt gehouden met de wens van de leden van de raad en de griffier.
Hoofdstuk 2 Gemeentesecretaris in relatie met de bestuursdienst
De gemeentesecretaris is bevoegd de aan de bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken op hun beslissingsrijpheid te toetsen. Deze bevoegdheid kan de gemeentesecretaris mandateren. Tevens kan de gemeentesecretaris bepalen met welk eindadvies een onderwerp wordt doorgeleid naar het college en de burgemeester.
De gemeentesecretaris adviseert zelf bij zaken waarover de bestuursorganen de mening van de eerste adviseur willen, respectievelijk dienen te kennen. Ingeval hij van plan is een advies uit te brengen dat afwijkt van het advies of de mening van een afdeling, zal hij –onder vermelding van redenen- daarvan vooraf mededeling doen aan het hoofd van de desbetreffende afdeling.
Het college kan bevoegdheden die het werkveld van de Ondernemingsraad betreffen zoals dat is aangegeven in de artikelen 25 en 27 van de Wet op de Ondernemingsraden mandateren aan de gemeentesecretaris.
Hoofdstuk 3 Vervanging gemeentesecretaris
Hoofdstuk 4 Verlof gemeentesecretaris
Hoofdstuk 5 Functioneren/beoordelen gemeentesecretaris
de gemeentesecretaris, de burgemeester,
Burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer
gelet op het Organisatiebesluit Gemeente Aalsmeer 2009;
vast te stellen het navolgende
Statuut Managementteam Gemeente Aalsmeer
1. Managementteam, taken en bevoegdheden
Het managementteam (verder te noemen: MT) is naast een besluitvormend orgaan een advies- en overlegorgaan, dat organisatorisch aan de gemeentesecretaris is toegevoegd. Ten aanzien van de uitvoering van de dagelijkse gang van zaken neemt het MT praktische besluiten. Het betreft in deze gevallen besluiten die niet vatbaar zijn voor bezwaar- en beroepsprocedures.
Tevens is het MT een platform waar integraliteit wordt gerealiseerd onder nadrukkelijke eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/directeur bestuursdienst.
Het MT ondersteunt als collegiaal team de gemeentesecretaris/directeur bestuursdienst in diens hoedanigheid als directeur bestuursdienst. Deze ondersteuning geschiedt met inachtneming van de eigen verantwoordelijkheid van ieder afdelingshoofd, zoals opgenomen in het Organisatiebesluit Gemeente Aalsmeer 2009.
De bestuursdienst wordt aangestuurd door de gemeentesecretaris als directeur bestuursdienst samen met het MT.
De gemeentesecretaris/directeur bestuursdienst is eindverantwoordelijk voor de bestuursdienst, vooral waar het gaat om de totale bedrijfsvoering en het verkeer met het college, de burgemeester en de leden van de gemeenteraad.
Het MT heeft ten doel de advisering en de ondersteuning van de gemeentesecretaris/directeur bestuursdienst en geeft vorm en inhoud aan de schakel tussen het bestuur en de bestuursdienst.
Daarnaast heeft het MT tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:
Het MT weet zich verantwoordelijk voor de eenheid van beleid en van de bedrijfsvoering van de gehele bestuursdienst conform de organisatiefilosofie.
Aan het MT wordt een aan te wijzen functionaris als ambtelijk secretaris toegevoegd.
Uitgaande van de doelstelling van het MT worden de volgende werkzaamheden uitgeoefend:
4. Verantwoordelijkheden deelnemers MT
De voorzitter is verantwoordelijk voor:
De voorzitter kan ten aanzien van bijzondere onderwerpen/opdrachten een lid van het MT als portefeuillehouder aanwijzen.
Binnen het MT wordt gestreefd naar unanieme besluitvorming over ingediende voorstellen.
De voorzitter participeert in de besluitvorming. De voorzitter kan vanuit zijn verantwoordelijkheid afwijkend besluiten.
De andere leden van het MT zijn verantwoordelijk voor:
de aan hen door de gemeentesecretaris/directeur bestuursdienst gemandateerde taken en bevoegdheden van de gemeentesecretaris/directeur bestuursdienst met betrekking tot niet op de interne bedrijfsvoering gerichte projecten en taakgebieden, alsmede de periodieke rapportage over de voortgang van deze projecten en taakgebieden aan het MT;
wat betreft de concerncontroller, de projecten die gericht zijn op de door de gemeentesecretaris/directeur bestuursdienst aan hem/haar gemandateerde taken en bevoegdheden van de gemeentesecretaris met betrekking tot de interne bedrijfsvoering, alsmede de periodieke rapportage over de voortgang van deze projecten aan het MT;
De adviseurs van het MT zijn verantwoordelijk voor:
De ambtelijk secretaris van het MT is verantwoordelijk voor:
Het MT vergadert volgens een jaarlijks vastgesteld vergaderrooster. Daarnaast kan er naar behoefte van de voorzitter een voorbereidend overleg plaatsvinden voor de vergadering van het college.
De agenda voor de vergadering wordt in overleg met de voorzitter opgesteld door de ambtelijk secretaris. De deelnemers aan het MT kunnen door tussenkomst van de ambtelijk secretaris agendapunten voorstellen.
Bij de beraadslagingen en de besluitvorming laten de deelnemers zich leiden door de doelstelling van het MT, dit met inachtneming van de grenzen van hun bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
Van de vergaderingen van het MT wordt door de ambtelijk secretaris een verslag gemaakt, dat tijdens de eerstvolgende vergadering wordt vastgesteld. Aan dit verslag wordt een actielijst toegevoegd.
De verslagen van de vergaderingen van het MT zijn toegankelijk voor de gehele bestuursdienst. Zo nodig kan de voorzitter van het MT bepalen welk deel van het verslag vertrouwelijk is.
De leden van het MT verstrekken aan degenen, die dat aangaat, die informatie die voor het uitoefenen van hun functie nodig is, tenzij de voorzitter van het MT daarover vertrouwelijkheid heeft opgelegd.
6. Overleg met de bestuursorganen
6.1 Het MT overlegt periodiek met het college.
6.2 Het overleg heeft als doel het bevorderen van de afstemming tussen bestuur en bestuursdienst. Het overleg heeft daartoe betrekking op algemene ontwikkelingen en visieontwikkeling betreffende de in artikel 1.2 genoemde doelstellingen, in het bijzonder de strategische beleidsontwikkeling en de hoofdlijnen van de organisatieontwikkeling. Het overleg wordt themagericht ingevuld en heeft betrekking op grote(re) inhoudelijke zaken.
6.3 De voorzitter draagt zorg voor de planning en de organisatie van het overleg.
6.4 De leden en adviseurs van het MT wonen op verzoek van de voorzitter vergaderingen van de raad bij.
7. Inwerkingtreding en citeertitel
7.1 Dit besluit wordt geacht in werking te zijn getreden één week na publicatie.
7.2 Dit besluit wordt aangehaald als “MT-statuut Aalsmeer 2009”.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. 16 juni 2009.
de gemeentesecretaris de burgemeester