| Organisatie | Zoeterwoude |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zoeterwoude |
| Citeertitel | Controleverordening gemeente Zoeterwoude 2004 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
De datum van bekendmaking is niet te achterhalen.
De datum inwerkingtreding van deze regeling kan niet worden achterhaald en is bij benadering ingevuld.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2004 | 01-04-2011 | nieuwe regeling | 06-11-2003 Onbekend | Fin-01 ; jh/03-1282a |
De raad van de gemeente Zoeterwoude;
Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 30 oktober 2003, nr. jh/03-1282a;
gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole gemeenten,
Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Zoeterwoude.
Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole
In afwijking van lid 3, letters c en d, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt of er posten van de jaarrekening, (posten van) deelverantwoordingen, gemeentelijke functies en/of gemeentelijke organisatieonderdelen zijn, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) de raad, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, het sectorhoofd middelen, de griffier en de teamleider financiën, personeel en organisatie.
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.
Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd, de gemeentesecretaris, het sectorhoofd Middelen en de teamleider financiën, personeel en organisatie dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad op 6 november 2003.
de griffier,
mr. C.A. van der Burg
de burgemeester,
mr. dr. A.J.E. Havermans
In de nieuwe gedualiseerde gemeentewet is het artikel 213 aangepast (zie kader). Het oude artikel 213 Gemeentewet van drie leden is uitgebreid naar zeven leden. Daarbij is krachtens het zesde lid van het nieuwe artikel 213 Gemeentewet een “Besluit accountantscontrole gemeenten” door de minister vastgesteld. De veranderingen en uitbreidingen zijn aangebracht om de controlerende taak van de raad te versterken.
Het nieuwe artikel 213 Gemeentewet
De raad wijst een of meer accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van [de] bevindingen.
Op grond van artikel 213 Gemeentewet (oud) moest een controleverordening worden opgesteld. Deze bevatte regels voor de accountantscontrole. Door de invoering van de nieuwe gedualiseerde verhoudingen, de aanpassing van het artikel 213 Gemeentewet en invoering van het “Besluit accountantscontrole gemeenten” moet de “controleverordening” van gemeenten worden herzien. De nieuwe controleverordening is van toepassing op het begrotingsjaar 2004 en moet voor 15 november 2003 door de raad zijn vastgesteld.
In de nieuwe gedualiseerde verhouding is vastgesteld, dat de accountant door de raad in plaats van door het college wordt aangewezen. Wel blijft het de burgemeester, die het contract met de accountant moet afsluiten.
Ook geeft de accountant niet langer alleen een oordeel over het getrouwe beeld, maar over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid tezamen. Een getrouw beeld wil zeggen, dat de jaarrekening niet dusdanige fouten en/of onzekerheden bevat, dat het oordeel van de gebruiker er door wordt beïnvloed. Bij de rechtmatigheid gaat het erom, dat baten en lasten en de balansmutaties in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving en de relevante raads- en collegebesluiten tot stand zijn gekomen. Hierbij moet wel worden opgemerkt, dat onrechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole iets anders is dan fraude. Bij fraude is er immers altijd sprake van opzet.
De raad wijst de accountant aan voor de controle van de jaarrekening. Naast het afgeven van de accountantsverklaring bij de jaarrekening rapporteert de accountant zijn verslag van bevindingen dan ook aan de raad. Het “Besluit accountantscontrole gemeenten” schrijft aan de accountant goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor, oftewel hoe streng hij moet controleren voor het afgeven van een goedkeurende verklaring en waar de grens ligt om afwijkingen in het verslag van bevindingen aan de raad te rapporteren. De raad kan echter lagere goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring vaststellen en een lager bedrag voor de rapporteringstolerantie, waarboven de accountant afwijkingen en onvolkomenheden in het verslag van bevindingen aan de raad moet rapporteren. Daarnaast kan de raad ook voor bepaalde posten van de jaarrekening of voor bepaalde gemeentelijke functies of voor bepaalde gemeentelijke organisatieonderdelen de rapporteringstoleranties verder aanscherpen.
In de controleverordening artikel 213 Gemeentewet wordt ingegaan op: de aanwijzing van de accountant door de raad (artikel 2), de informatieverstrekking door het college aan de accountant (artikel 3), de inrichting van de accountantscontrole (artikel 4), de toegang tot informatie voor de accountant (artikel 5), het uitvoeren van andere werkzaamheden door de accountant voor het college (artikel 6) en aanvullende eisen bij de rapportering (artikel 7). Onderstaand volgt een artikelsgewijze toelichting.
Artikel 2.Opdrachtverlening accountantscontrole
Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 197, lid 1, Gemeentewet). Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 197, lid 2 Gemeentewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213, lid 2 Gemeentewet). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de accountantscontrole met de accountant moet sluiten. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte, luidt artikel 171, lid 1 Gemeentewet.
Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is een registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3 Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken.
Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening vast. Het tweede lid regelt, dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van de verbintenis met de accountant uit het eerste lid impliceert niet, dat daarna van accountant wordt gewisseld. De accountant maakt bij de nieuwe aanbesteding wederom kans op de opdracht. Een raad die per periode wil wisselen van controlerend accountant, zal hierbij met de aanbesteding rekening moeten houden, door de controlerend accountant van de afgelopen periode uit te sluiten.
Voor de accountantscontrole geldt het “Besluit accountantscontrole gemeenten” dat krachtens artikel 213, lid 6 Gemeentewet door de minister is vastgesteld. Het “Besluit accountantscontrole gemeenten” bevat onder andere regels voor de goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.
Een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van de gemeente (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties worden door de accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening. In het “Besluit accountantcontrole gemeenten” worden maximale percentages voor de goedkeuringstoleranties gegeven (1% voor fouten in posten van de jaarrekening en 3% voor onzekerheden in de controle). De goedkeuringstoleranties kunnen door de raad lager worden vastgesteld.
Een rapporteringstolerantie is het bedrag dat voortvloeit uit een goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie voor rapportage in het verslag van bevindingen. Rapporteringstoleranties kunnen door de raad lager worden gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen.
De raad kan posten van de jaarrekening of (posten van) een deelverantwoording aanwijzen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en waarvoor afwijkende lagere rapporteringstoleranties gelden. In plaats van posten van de jaarrekening of (posten van) een deelverantwoording kan de raad ook gemeentelijke functies of gemeentelijke organisatieonderdelen aanwijzen waarvoor lagere rapporteringstoleranties gelden.
In het derde lid van artikel 2 zijn de in bovenstaande alinea’s behandelde zaken items. Ze moeten al bij de aanbesteding van de accountantscontrole worden bepaald en zodoende worden opgenomen in het programma van eisen. Natuurlijk zal een aanscherping van de eisen door de raad leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant(s).
Mogelijk zal de raad de posten van de jaarrekening, de (posten van) deelverantwoordingen, gemeentelijke functies en gemeentelijke organisatieonderdelen waaraan de accountant bij zijn controle specifieke aandacht moet besteden, jaar op jaar willen vaststellen. Hierin voorziet het vierde lid van artikel 2. Wel is het raadzaam, dat de gemeente hierover bepalingen in het programma van eisen bij de aanbesteding en opdrachtverlening opneemt.
Artikel 3. Informatieverstrekking door college
In de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.
Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen.
Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel het een algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting dat het college een dergelijke verklaring verstrekt.
In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 Gemeentewet). Voor deze datum moet de jaarrekening door de raad zijn behandelt en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 198 Gemeentewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld.
De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan de raad. Artikel 197, lid 2 Gemeentewet bepaalt echter, dat het college bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. De wet schrijft hier een facilitaire dienst aan het college voor.
Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.
Artikel 4. Inrichting accountantscontrole
Artikel 4van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole.
Artikel 5.Toegang tot informatie
In het vorige artikel hebben we gezien, dat de accountant leidend is voor wat betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan het college de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole.
Artikel 6. Overige controles en opdrachten
Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten (specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid uit te besteden aan een accountant.
Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt, hoe het college moet omgaan met de uitbesteding van advieswerkzaamheden aan de door de raad benoemde accountant. Door deze werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant kan de onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor die gevallen, waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk moet controleren. Het lid bepaalt, dat het college voor werkzaamheden op het gebied van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van onderdelen van de gemeente de door de raad benoemde accountant kan inschakelen. Indien het college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken.
Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken, indien dit in het belang van de gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard. Zo kunnen de controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere gemeente worden uitgevoerd. De verordening regelt dat het college in deze gevallen vrij is in de keuze van de accountant.
Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal één of meerdere tussentijdse controles (zogenaamde interimcontroles). Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen.
Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel-)controles. In deze rapportage worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over (kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de gemeente kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.
Voorts is in het artikel een lid opgenomen voor de procedure van hoor en wederhoor. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.
Tot slot in het vierde lid van dit artikel opgenomen, dat de accountant zijn verslag van bevindingen aan de raad mondeling toelicht.
Deze verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 213 Gemeentewet (oud) opgestelde verordening. De wetgever heeft bepaald dat de nieuwe verordening van toepassing moet zijn op het verslagjaar 2004 e.v. De oude verordening blijft dus nog van kracht op de jaarrekening van 2003. De wetgever heeft verder bepaald dat de nieuwe verordening voor 15 november 2003 moet zijn vastgesteld. De nieuwe verordening 213 Gemeentewet moet binnen twee weken na vaststelling, door het college naar gedeputeerde staten worden verzonden (artikel 214 Gemeentewet).
In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.