Organisatie | Rotterdam |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2011 |
Citeertitel | Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2011 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Gemeenteblad 2011-56 |
Geen
Archiefverordening Rotterdam 2011, artikel 7
Archiefverordening Rotterdam 2011
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
21-05-2011 | 05-08-2017 | Onbekend | 12-05-2011 Gemeenteblad 2011-56 | Onbekend |
Hoofdstuk II De archiefbewaarplaats
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt aan de Hofdijk nummer 651 te Rotterdam en bevat een voorziening voor digitale informatie, e-depot geheten.
De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende informatie en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats informatie en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde informatie en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. De archivaris verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende informatie en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die dat verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthenticeerd.
Hoofdstuk IV Informatievorming en –ordening
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de informatie op zodanige wijze en met zodanige materialen wordt vervaardigd, dat de houdbaarheid is gewaarborgd in overeenstemming met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
§ 2 Registratie van informatie
2.De kenmerken worden vastgelegd in een metadataschema, als bedoeld in artikel 19 van de Archiefregeling, aan de hand waarvan de informatie op eenvoudige wijze kan worden teruggevonden.
§ 3 Ordening en toegankelijkheid van informatie
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt gebracht en dat de ordening van de informatie geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een ordeningsstructuur als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
Het informatiebeheerplan omvat een overzicht van informatiebestanden en -systemen, volgens de eisen van artikel 18 van de Archiefregeling, waarin deze met hun bewaartermijnen worden beschreven en in verband worden gebracht met de verschillende werkprocessen, taken en functies alsmede een beschrijving van de in dit besluit genoemde procedures en methoden van ordening.
Hoofdstuk V Beheer van informatie
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande informatie in goede, geordende en toegankelijke staat wordt bewaard.
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de materialen, die gebruikt worden voor de duurzame bewaring van de onder zijn beheer staande informatie voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling.
Van digitale informatie moet gedurende de bewaartermijn, naast de in artikel 15, eerste lid genoemde gegevens, ook de volgende gegevens worden vastgelegd en bewaard:
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor tijdige conversie of migratie van digitale informatie indien de leesbaarheid of de houdbaarheid ervan in gevaar komt.
§ 5 Beveiliging en raadpleging van informatie
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van informatie die daarvoor gezien de aard en status niet in aanmerking komt.
Het hoofd van de beheerseenheid houdt bij welke onder zijn beheer staande informatie wordt uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van informatie is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Het is verboden informatie uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet of enige andere wet, regels gegeven zijn.
Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2011.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 12 april 2011.
De secretaris, De burgemeester,
Dit gemeenteblad is uitgegeven op 20 mei 2011 en ligt op werkdagen van 8.30 tot 16.00 uur ter inzage bij het Kenniscentrum Bestuursdienst Rotterdam (KBR), locatie Stadswinkel Centrum, Coolsingel 40 (zijde Doelwater, tegenover hoofdbureau politie) (Zie ook: www.bds.rotterdam.nl – Gemeentebladen)
Het Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2011 is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening Rotterdam 2011. Met dit besluit wordt de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van informatie geregeld. Het Besluit Informatiebeheer is daarbij zowel van toepassing op digitale als op papieren informatie. Het begrip informatie is gerelateerd aan het archiefrechtelijke begrip archiefbescheiden. Het besluit bevat bepalingen op het gebied van de verantwoordelijkheid voor het beheer, de vorming en ordening en inzake het beheer van informatie. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen.
Onder c: de Archiefregeling is op grond van de artikelen 11, tweede lid, 12 en 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vastgesteld door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en gepubliceerd in de Nederlandse Staatscourant nr. 70, d.d. 6 januari 2010 en in werking getreden op 1 april 2010.
Onder k, l en m, informatiebestand, informatiesysteem en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is voornamelijk opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale informatie regels te kunnen stellen.
De uitvoering van vele overheidstaken ligt vast in uiteindelijk vernietigbare informatie. Deze dient ter verantwoording van het beleid en de democratische controle daarop, alsmede in het belang van de rechtszekerheid van de gemeente, de andere overheidsorganen en de burger gedurende de bewaartermijn in geordende en toegankelijke staat te worden gehouden. Dit geldt zowel voor de papieren als voor de digitale informatie. Het is daarom van het grootste belang dat ook uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komende informatie gedurende de termijn van bewaring onder dezelfde regels valt als de voor blijvende bewaring in aanmerking komende.
Andere medewerkers dan die van documentaire informatievoorziening zijn niet op de hoogte van de wettelijke regels omtrent het beheer van voor vernietiging in aanmerking komende informatie. Verder is niet altijd vooraf duidelijk welk gedeelte van de informatiebestanden voor blijvende bewaring dan wel voor vernietiging in aanmerking komt. Ook om deze reden dient deze informatie onder de werking van dit besluit te vallen.
Tenminste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig informatie registreren, ordenen en beheren worden hier als beheerseenheid aangemerkt.
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling.
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Om de voorschriften naar behoren te kunnen uitvoeren is een efficiënte en effectieve registratie noodzakelijk.
Dit artikel heeft een algemene strekking, maar is met name van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Met dit artikel wordt het probleem aangepakt van het (niet) digitaal duurzaam zijn van informatie die uitsluitend digitaal is te benaderen en die blijvend moet worden bewaard. Door tijdig te signaleren voor welke informatie conversie en/of migratie nodig is, kan de informatie worden behouden voor de organisatie.
Men dient de conversie of migratie tijdig en daadwerkelijk uit te voeren en er financiële middelen voor beschikbaar te hebben. Dit soort conversies en migraties is wettelijk verplicht. Artikel 25 van de Archiefregeling regelt dat informatie wordt overgezet op of in nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat door veroudering van de drager of de leesapparatuur.
Tot deze bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort de Archiefregeling.
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval van vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening. De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt – evenals verschillende andere privacywetten – in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd moeten worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels betreffende selectie en vernietiging te worden toegepast.
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat informatie, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet Openbaarheid van Bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt wordt of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Artikelen 28, eerste lid en 29
Ingevolge artikel 7 van het ‘Besluit mandaat, volmacht en machtiging Rotterdam 2009’ is aan de archivaris mandaat, volmacht of machtiging verleend tot:
Verder dient bij vervanging en vervreemding ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris hiermee is dus op zijn plaats.
Het Handboek Vervanging is de ruggengraat van de vervanging. Wanneer het vervangingstraject is afgerond bevat het handboek de eigenlijke documentatie over de vervanging. Een deel van de inhoud van het handboek valt te destilleren uit de artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 en hoofdstuk 3 van de Archiefregeling.
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer hier geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Als gevolg van artikel 5, eerste lid van de wet zijn zorgdragers verplicht tot het ontwerpen van een selectielijst. De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is door de gemeenten, waaronder Rotterdam, gemachtigd tot het ontwerpen van één lijst voor alle gemeenten. Deze ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996’ is door de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgesteld en gepubliceerd in de Nederlandse Staatscourant nr. 247, d.d. 20 december 2005. In deze landelijke selectielijst wordt, naast de informatie die voor vernietiging in aanmerking komt, ook de te bewaren informatie vermeld.
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.