CVDR250340_1Controleverordening gemeente Oosterhout artikel 213 GemeentewetnlregelingOosterhout2017-01-24OosterhoutWeekblad Oosterhout, 16-01-2013Controleverordening gemeente Oosterhout artikel 213 GemeentewetGemeentewet, art. 213 gemeenteraadfinanciën en economie2012-12-19
De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht
2013-01-172017-01-01nieuwe regelingBI.0120095GeenGeenControleverordening gemeente Oosterhout artikel 213 GemeentewetDe raad van de gemeente Oosterhoutbesluit;gelet op artikel 213 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole
gemeenten;vast te stellen:Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting
van de financiële organisatie van de gemeente Oosterhout.1.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:
accountant
een door de raad benoemde:
registeraccountant of
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van
artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten
of
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde
accountants samenwerken, belast met de controle van de in
artikel 197 Gemeentewet bedoelde
jaarrekening.
accountantscontrole
de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening
uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant ten behoeve van:
de accountantsverklaring als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 4
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening
gepresenteerde baten en lasten en de grootte en
samenstelling van het vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en
lasten en balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college
opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens
algemene maatregel van bestuur te stellen regels
bedoelt in artikel 186 Gemeentewet;
het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 4
de inrichting van het financieel beheer en de
financiële organisatie gericht op de vraag of deze
een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk
maken;
onrechtmatigheden in de jaarrekening;
waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van
bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden
genomen.
rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole
het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële
beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet-
en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole
gemeenten.
deelverantwoording
een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging
opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid
binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel
uitmaakt van de jaarrekening.
2.Opdrachtverlening accountantscontrole
De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet wordt opgedragen aan
een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de
accountant geschiedt in principe voor een periode van drie
jaar.
Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de
accountantscontrole voor. De raad stelt voor de aanbesteding van de
accountantscontrole het programma van eisen vast.
In het contract met de accountant worden in principe de toe te
passen goedkeuring- en rapporteringstoleranties opgenomen. De raad
heeft de mogelijkheid om vooraf onderwerpen af te spreken met de
accountant met bijbehorende rapporteringtoleranties, waaraan de
accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te
besteden.
In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt
de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en
gunningcriteria vast en per gunningcriterium de bijbehorende weging
vast.
3.Informatieverstrekking door college
Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.
Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed
toegankelijk zijn.
Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening uiterlijk vijf
weken voor vaststelling door de raad, samen met de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad,
zodanig dat vaststelling door de raad uiterlijk eind juni van elk
jaar volgend op het begrotingsjaar kan plaatsvinden.
Informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en van
invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond
door het college aan de raad en de accountant gemeld.
4.Inrichting accountantscontrole
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard
en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan in
voorkomende gevallen de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande
kennisgeving uitvoeren; in onderling overleg en rekening houdend met
de raadsagenda worden de tijdstippen van aanvang en rapportering
jaarlijks bepaald.
De accountant heeft periodiek overleg met de auditcommissie, de
portefeuillehouder financiën, de directie, de concernadministrateur
en de concerncontroller.
5.Toegang tot informatie
De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen,
waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen,
brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage
voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er
zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn
controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle
kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers
van de gemeente.
De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor
de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college
draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun
medewerking verlenen.
Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van
de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te
verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel
kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten,
balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de
daarover verstrekte informatie.
6.Specifieke controles en opdrachten
Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven
tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover
de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding
komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de
accountant te verstrekken opdrachten.
Het college draagt de zorg voor de rechtmatige uitvoering van het
beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van
rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle
van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de
opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde
accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS e.d.) en neemt
hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze
vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college
bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door
de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de
gemeente is.
7.Rapportage
Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die
leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt
hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift
hiervan aan het college.
In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van
bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde
tussentijdse en eindejaarscontroles verslag uit over zijn
bevindingen. Het betreft bevindingen van niet bestuurlijk belang aan
de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de
administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd. Ook het hoofd
van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, de directie, de
concerncontroller dan wel andere daarvoor in aanmerking komende
ambtenaren ontvangen het verslag. Een afschrift wordt net als de
managementletter ter kennisgeving verzonden aan de raad.Frequentie en tijdstip van aanlevering zijn contractueel bepaald en
kunnen afhankelijk van de jaarlijks in overleg samen te stellen
planning worden aangepast.
De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd
met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te
reageren.
De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.
8.Inwerkingtreding en geldigheidsduur
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de
bekendmaking in weekblad Oosterhout met dien verstande dat de
begroting, meerjarenraming, de jaarstukken en de informatie voor
derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de
begroting voor het begrotingsjaar 2013 voldoen aan de bepalingen van
deze verordening. De verordening zal minimaal één maal per vier jaar
worden vervangen door een door de raad vastgestelde geactualiseerde
verordening.
Deze verordening treedt in de plaats van de `controleverordening
gemeente Oosterhout` vastgesteld door de raad op 19 februari
2008.
9.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente
Oosterhout”.Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 18 december 2012.DE RAAD VOORNOEMD,, voorzitter., griffier.Toelichting bij controleverordeningArtikel 2. Opdrachtverlening accountantscontroleNa afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan
de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het
jaarverslag (artikel 197, lid 1, GW). Voor het overleggen van deze stukken aan
de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd
(artikel 197, lid 2 GW). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht
van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213,
lid 2 GW). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de
accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de
accountantscontrole met de accountant op grond van artikel 171, lid 1 GW
ondertekent. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte,
luidt artikel 171, lid 1 GW.Een bevoegd accountant voor de controle van de gemeentelijke jaarrekening is een
registeraccountant, een accountant-administratieconsulent met een aantekening in
het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3 Wet op de
Accountant-Administratieconsulenten of een organisatie waarin voor de
accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken. Artikel 213, lid 7 GW
zegt, dat de bevoegde accountant in gemeentelijke dienst kan worden aangesteld.
Wel dient dan de benoeming, schorsing en het ontslag van de accountant door de
raad te geschieden.Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de
accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het tweede lid regelt,
dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van
de accountantscontrole van de jaarrekening. De periode van de verbintenis met de
accountant uit het eerste lid impliceert niet, dat daarna van accountant wordt
gewisseld en / of een nieuwe aanbesteding plaatsvindt.Voor de accountantscontrole geldt het “Besluit accountantscontrole gemeenten”
dat krachtens artikel 213, lid 6 GW door de minister is vastgesteld. Het
“Besluit accountantscontrole gemeenten” bevat onder andere regels voor de
goedkeuringstoleranties voor de accountantsverklaring en de
rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen.Een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of
onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten
van de gemeente (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties worden door de
accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening.
In het Besluit accountantcontrole worden maximale percentages voor de
goedkeuringstoleranties gegeven (1% voor fouten in posten van de jaarrekening en
eventuele door de raad aan te wijzen deelverantwoordingen en 3% voor
onzekerheden in de controle). De goedkeuringstoleranties kunnen door de raad
lager worden vastgesteld.Een rapporteringstolerantie is het bedrag dat voortvloeit uit een
goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie voor rapportage in het verslag
van bevindingen. Rapporteringstoleranties kunnen door de raad lager worden
gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen.Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria, gunningscriteria en
bijbehorende wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant
voor de controle van de jaarrekening bepalen. De raad is het bestuursorgaan, dat
de accountant aanwijst en moet dus de selectiecriteria, gunningscriteria en
bijbehorende wegingsfactoren vaststellen. Dit wordt geregeld in het vijfde lid
van artikel 2.Artikel 3. Informatieverstrekking door collegeHet college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening en het
jaarverslag. Ten opzichte van de raad is het college ook verantwoordelijk voor
de samenstelling van eventuele door de raad geëiste deelverantwoordingen.
Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de
verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de
achterliggende documenten. Het tweede lid draagt aan het college op deze
achterliggende documenten goed toegankelijk ter inzage aan de accountant
beschikbaar te stellen.Het derde lid wordt het college verplicht een verklaring af te geven aan de
accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor
de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring
wordt ook wel een LOR (Letter of Representation) genoemd. Hoewel het een
algemeen gebruik is, is het geen wettelijke verplichting, dat het college een
dergelijke verklaring verstrekt.In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de
overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet
namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor eind juni
worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 GW).De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen
rechtstreeks aan de raad. Artikel 197, lid 2 GW bepaalt echter, dat het college
bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij
moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen.Het vierde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van
invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de
accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de
raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de
accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit.Artikel 4. Inrichting accountantscontroleArtikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de
accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de
accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting en
uitvoering van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles
uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een
soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de
accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is
uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de
accountantscontrole.Artikel 5. Toegang tot informatieIn het vorige artikel hebben we gezien, dat de accountant leidend is voor wat
betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te
voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de
verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de
accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals
neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Het artikel legt aan
het college de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de accountant een
onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren van
de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole. Indien dit
noodzakelijk is voor een goede controle moet de accountant dus inzage kunnen
hebben in alle stukken, inclusief vertrouwelijke stukken als daar aanleiding
voor is.Artikel 6. Specifieke controles en opdrachtenNaast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de
gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries
voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door gemeenten
(specifieke uitkeringen) vaak een aparte accountantsverklaring. De aanwijzing
van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een
bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om
advieswerkzaamheden over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid uit te besteden aan een accountant.Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt, hoe het college moet
omgaan met de uitbesteding van “advieswerkzaamheden” zoals de verbetering van de
administratieve organisatie, aan de door de raad benoemde accountant. Door deze
werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant kan de
onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van
zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende
belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag
hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor
die gevallen, waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk
moet controleren. Het lid bepaalt, dat het college voor werkzaamheden op het
gebied van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van
onderdelen van de gemeente de door de raad benoemde accountant kan inschakelen.
Indien het college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te
informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende
uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan
het college kenbaar te maken.Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige
controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant
inschakelt. Het college mag hiervan afwijken, indien dit in het belang van de
gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend
met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de
jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één
accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke
besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant
raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische
aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de
controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente
betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere
gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze
gevallen vrij is in de keuze van de accountant.Het is een zelfstandige bevoegdheid van het college zonder voorafgaand de raad
te informeren. Wel is ook hierbij van toepassing de meldingsplicht zoals
opgenomen in artikel 7 bij constatering van afwijkingen die leiden tot het niet
afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening.Artikel 7. RapportageHet derde en vierde lid van artikel 213 GW regelt de rapportering en de inhoud
daarvan van de accountant aan de raad en het college.Naast de uiteindelijke eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant
meestal meerdere controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen
van de aanbesteding geëiste tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het
eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde
afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een
goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de
schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg
met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan
treffen.Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt
van de door de accountant uitgevoerde (deel-)controles. In deze rapportage
worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven
van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het
management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over
(kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve
organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de
afdeling kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage
actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.