Organisatiebesluit Leusden 2013

Artikel 1 Begripsomschrijving

In dit besluit wordt verstaan onder:

Directeur-secretaris: de ambtenaar als bedoeld in artikel 100 e.v. van de Gemeentewet, die door het college wordt benoemd en eindverantwoordelijk is voor het functioneren van de gehele ambtelijke organisatie.

Loco-gemeentesecretaris: de afdelingsmanager die zitting heeft in het management team en voor de uitoefening van deze taak door het college wordt benoemd.

Management team: de directeur-secretaris en de managers van de afdelingen Bedrijfsvoering, Dienstverlening en Beleid.

Afdelingsmanager: de ambtenaar die op voordracht van de directeur-secretaris door het college wordt benoemd en integraal verantwoordelijk is voor het functioneren van een afdeling.

Teamleider: de ambtenaar die door de afdelingsmanager wordt benoemd en verantwoordelijk is voor het functioneren van een team binnen een afdeling. Over het voornemen tot benoeming wordt de directeur-secretaris gehoord.

Concerncontroller: de afdelingsmanager Bedrijfsvoering, die door de directeur-secretaris wordt benoemd en een oordeel vormt over de opzet en werking van een betrouwbaar en adequaat beleids- en beheerssysteem ten behoeve van de effectiviteit en efficiency van de gemeentelijke activiteiten door de totale gemeentelijke organisatie. Over het voornemen tot benoeming wordt het college gehoord.

Artikel 2 Onderwerp organisatiebesluit

• 1.

  Dit besluit regelt op hoofdlijnen de structuur van de ambtelijke organisatie, de werkwijze ervan en de verantwoordelijkheidsverdeling.

• 2.

  De ambtelijke organisatie is ingedeeld in de afdelingen Bedrijfsvoering, Dienstverlening, Beleid en Programma’s en Projecten, waarbij de directeur-secretaris vanuit organisatie breed perspectief eindverantwoordelijk is voor de afdeling overstijgende vraagstukken. Het management team ondersteunt de directeur-secretaris bij het vorm geven aan deze taak.

Artikel 3 Taken organisatie

• 1.

  Het college stelt de structuur van de ambtelijke organisatie vast.

• 2.

  De directeur-secretaris stelt in overleg met de afdelingsmanagers de doelstellingen en hoofdtaken van de afdelingen vast.

• 3.

  De directeur-secretaris stelt in overleg met de betreffende afdelingsmanager kleinere organisatiewijzigingen binnen een afdeling vast. Grotere organisatiewijzigingen, zoals benoemd in het sociaal statuut, worden door het college vastgesteld.

Artikel 4 Bestuursopdrachten

• 1.

  Voor de ontwikkeling van meer omvattende vraagstukken geeft het college bestuursopdrachten aan de directeur-secretaris.

• 2.

  Een bestuursopdracht geeft hiervoor het kader aan.

• 3.

  De directeur-secretaris draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

Artikel 5 Directeur-secretaris

• 1.

  De directeur-secretaris is als hoofd van de ambtelijke organisatie verantwoording verschuldigd aan het college.

• 2.

  De directeur-secretaris is eindverantwoordelijk voor het functioneren van de gehele ambtelijke organisatie.

• 3.

  Als secretaris van het college is de directeur-secretaris verantwoordelijk voor de advisering in en verslaglegging van de collegevergaderingen en draagt hij bij aan het goed functioneren van het college.

• 4.

  De directeur-secretaris draagt zorg voor een goede ondersteuning, informatievoorziening en advisering van de leden van het college.

• 5.

  De directeur-secretaris wordt, met inachtneming van het ter zake gestelde in de Gemeentewet, als secretaris van het college bij afwezigheid vervangen door de loco-gemeentesecretaris.

• 6.

  De directeur-secretaris is bevoegd om aan alle medewerkers in dienst van de gemeente Leusden alle inlichtingen te vragen die hij voor een goede vervulling van zijn taken nodig acht.

Artikel 6 Management team

• 1.

  De directeur-secretaris en de managers van de afdelingen Bedrijfsvoering, Dienstverlening en Beleid vormen het management team.

• 2.

  De directeur-secretaris is voorzitter van het management team.

• 3.

  Bij afwezigheid van de directeur-secretaris treedt de loco-gemeentesecretaris op als voorzitter van het management team. Ingeval van afwezigheid van een lid van het management team anders dan de directeur-secretaris wordt die plaats ingenomen door de in het vervangingsschema aangewezen plaatsvervanger.

• 4.

  De voorzitter van het management team stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het management team vast. Ieder lid van het management team kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen. De voorzitter zorgt er voor, dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en zo mogelijk ten minste twee werkdagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het management team.

• 5.

  Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een desbetreffende vergadering van het management team deel te nemen.

• 6.

  De voorzitter neemt, gehoord de meningsvorming binnen het management team, de benodigde besluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de besluitvorming.

Artikel 7 Taken management team

Het management team heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:

• a.

  de coördinatie van en de advisering over het middelenbeheer;

• b.

  het vaststellen van de inhoud van afdeling overstijgende en tussen afdelingen onderling conflicterende adviezen, indien dit in onvoldoende mate door de afdelingsmanagers zelf kan plaatsvinden;

• c.

  de coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

• d.

  de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

• e.

  de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;

• f.

  tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen;

• g.

  voorstellen doen om projecten bij de afdeling Programma’s en Projecten onder te brengen;

• h.

  regelmatig terugkoppelen en afstemmen over lopende en nieuwe projecten.

Artikel 8 De Afdelingsmanager

• 1.

  De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor de resultaten en het functioneren van een afdeling.

• 2.

  De afdelingsmanager geeft leiding aan een aantal teamleiders en/of medewerkers, bevordert de integraliteit en is ervoor verantwoordelijk dat de activiteiten die door zijn afdeling worden verricht passen binnen vastgestelde kaders, en voldoende zijn afgestemd met andere afdelingen.

• 3.

  De afdelingsmanager legt door middel van periodieke management rapportages verantwoording af aan de directeur-secretaris over het functioneren van de afdeling.

• 4.

  De afdelingsmanager is verantwoordelijk voor de innovatie, ontwikkeling en ontwikkelopgaven van de afdeling (procesmanager).

Artikel 9 Teamleider

• 1.

  De teamleider is verantwoordelijk voor het functioneren van een team.

• 2.

  De teamleider geeft leiding aan de medewerkers van het team en is ervoor verantwoordelijk dat de activiteiten die door zijn team worden verricht passen binnen vastgestelde kaders en voldoende zijn afgestemd met andere teams en afdelingen.

• 3.

  De teamleider is ervoor verantwoordelijk dat medewerkers zich kunnen ontwikkelen naar taakvolwassenheid (people-manager).

Artikel 10 Concerncontroller

• 1.

  De functie van concerncontroller wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van de directeur-secretaris.

• 2.

  De concerncontroller kan, indien hij dit nodig acht, te allen tijde het college gevraagd en ongevraagd adviseren over de effectiviteit en efficiency van de bedrijfsvoering.

• 3.

  De concerncontroller stelt aan het begin van ieder jaar een werkplan op. In dit werkplan is geformuleerd welke activiteiten en onderzoeken in dat jaar onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller worden uitgevoerd. De rapportage wordt besproken in het managementteam.

Artikel 11 Nadere regels

Het college is bevoegd nadere regels vast te stellen ten aanzien van de structuur en werkwijze van de ambtelijke organisatie, voor zover dit besluit hierin niet voorziet, gehoord het advies van de directeur-secretaris.

Artikel 12 Inwerkingtreding en intrekking

• 1.

  Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2013.

• 2.

  Dit besluit vervangt het Organisatiebesluit 2010 zoals vastgesteld door het college op 15 juli 2010.

Artikel 13 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Organisatiebesluit Leusden 2013.