Organisatie | Utrecht |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatieregeling gemeente Utrecht |
Citeertitel | Organisatieregeling gemeente Utrecht |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | - |
Geen
artikel 160, eerste lid, onderdeel c Gemeentewet
artikelen 5, 13, 22 en 24 Financiële verordening gemeente Utrecht
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2013 | 12-02-2014 | nieuwe regeling | 11-12-2012 Gemeenteblad van Utrecht 2012, nr. 101 | Besluit college van B&W van 11 december 2012 |
Artikel 1.1 Kaders van het college
Het college heeft de verantwoordelijkheid om de ambtelijke organisatie in te richten en te besturen. Door middel van deze organisatieregeling stelt het college de belangrijkste kaders voor inrichting en aansturing vast. Het college draagt daarbij een aantal in deze regeling benoemde bevoegdheden en verantwoordelijkheden over aan leden van de ambtelijke organisatie.
Artikel 1.2 Hoofdstructuur ambtelijke organisatie
De organisatie kent een vijfde cluster: de Raadsorganen. Dit cluster omvat zowel het onderdeel Griffie, dat rechtstreeks voor de raad werkt, als het onderdeel Rekenkamer met de Rekenkamerstaf. Voor de ambtenaren van de Griffie is de Raad het bevoegd gezag. De griffier is nevengeschikt aan de gemeentesecretaris. Daarnaast maken de raadsleden en de fractiemedewerkers ten behoeve van de administratieve en financiële systemen ook onderdeel uit van de Raadsorganen. De Raadsorganen maken op eenzelfde wijze als de andere organisatieonderdelen gebruik van de Interne Bedrijven.
Artikel 1.3 Gemeentesecretaris/algemeen directeur
De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft de hiërarchische verantwoordelijkheid voor de directieleden en de IRMs. Hij kan de hiërarchische verantwoordelijkheid voor de IRM van een of meer organisatieonderdelen met uitzondering van die van de BCS, Interne Bedrijven en Stadswerken, aan directieleden overdragen. Het college benoemd en ontslaat de directieleden op voordracht van de CPD.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur kan bij afwezigheid vervangen worden door directieleden. Eerste vervanger is de directeur BCS, de volgende vervangers zijn de overige directieleden (in aflopende volgorde van functieduur als directielid), de laatste vervanger is de directeur Interne Bedrijven.
De directieraad bedrijfsvoering stelt onder leiding van de gemeentesecretaris/algemeen directeur concernbrede kaders voor de bedrijfsvoeringfuncties vast. Bij sterk strategische onderwerpen legt de directieraad bedrijfsvoering deze voor aan de directieraad. Bij de bespreking is ook de desbetreffende concernmanager aanwezig.
De concernmanager F&C heeft naast de integrale verantwoordelijk van het management van de organisatie, verantwoordelijkheid voor de administratieve organisatie. Daarvoor heeft hij de plicht en bevoegdheid rechtstreeks en met medeweten van de AD en betrokken partijen, zwaarwegende gevallen voor te leggen aan het college, wanneer overleg met de AD niet tot een verantwoord resultaat leidt. De overige concernmanagers hebben analoge verantwoordelijkheid en escalatiebevoegdheid. Dit is uitgewerkt in Hoofdstuk 2, artikel 2.1.3, 2.8.2 en 2.9.2 van deze hoofdregeling.
Artikel 1.6 Integraal resultaat verantwoordelijk managers
Onverminderd de bevoegdheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur en directielid, meer in het bijzonder zoals bepaald in artikel 1.3, derde, vierde en zesde lid en artikel 1.5 vierde en vijfde lid, en onverminderd de bevoegdheid van het college berust het dagelijks beheer van het organisatieonderdeel bij de IRM.
De IRM en het hiërarchisch verantwoordelijk directielid sluiten een managementcontract af. In dit managementcontract worden prestatie- en kwaliteitafspraken opgenomen voor de voort te brengen resultaten en de wijze van managen door het organisatieonderdeel. Hierover legt de IRM periodiek verantwoording af aan het hiërarchisch verantwoordelijk directielid.
De IRM is inhoudelijk verantwoordelijk voor alle aangelegenheden van zijn organisatieonderdeel, en stemt af over die aangelegenheden die raken aan de verantwoordelijkheid van een lid van de directieraad. De IRM draagt verantwoordelijkheid voor de voortbrenging van de door zijn organisatieonderdeel te leveren producten. Hij zorgt ervoor dat dit op doeltreffende, doelmatige en rechtmatige wijze gebeurt.
Artikel 1.10 Bevoegdheid bij organisatiestructuurwijzigingen
Bij verschuivingen van taken tussen organisatieonderdelen (evenals reorganisaties die een organisatieonderdeel overstijgen), zonder inhoudelijke gevolgen voor de hoofdstructuur, zijn het sociaal statuut en EHBR van toepassing en is de directieraad beslissingsbevoegd. Indien er tevens sprake is van budgetverschuiving is de raad beslissingsbevoegd.
De nieuwe medezeggenschapstructuur van de organisatieonderdelen wordt in 2013 uitgewerkt. Tot die tijd blijft de volgende tijdelijke structuur in stand: Uitvoeringsorganisaties houden elk hun eigen OR of BOR, de Ontwikkelorganisatie houdt de COR (onderdeels)commissie, de Interne Bedrijven houdt de DO OR, de BCS houdt de BCD OR.
Artikel 1.12 Vervangingsregeling
De IRM kan bij afwezigheid vervangen worden (ten aanzien van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) door een andere IRM, door een directielid of een medewerker van het betreffende organisatieonderdeel. De AD stelt op voordracht van de IRM vast wie de vervanger is en legt dit vast in een vervangingsregeling-/of besluit. De AD voert hierop een materiële toets uit, dat wil zeggen dat vastgesteld moet worden dat vervangers in staat moeten worden geacht om inhoudelijk dezelfde beoordeling uit te voeren als de medewerker die wordt vervangen.
Binnen een organisatieonderdeel kunnen medewerkers als onderling vervanger bij afwezigheid worden aangewezen (ten aanzien van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden). De IRM stelt vast wie de vervanger is en legt dit vast in een aanwijzingsregeling-/of besluit. De IRM voert hierop een materiële toets uit, waarbij vastgesteld moet worden dat de vervanger in staat moet worden geacht om inhoudelijk dezelfde beoordeling uit te voeren als de medewerker die wordt vervangen.
Hoofdstuk 2 Concernkaderstelling en beheer van organisatie en financiën
Artikel 2.1 Concernmanager F&C
De concernmanager F&C voert regie op de werking van het financiële & control systeem. Hij ziet toe op de werking van datzelfde systeem en adviseert de directieraad (bedrijfsvoering) hierover. De concernmanager F&C is verantwoordelijk voor de kaderstelling, de ondersteuning (opdrachtgever Intern bedrijf FD en JZ) en de toetsing voor de planning en control op het gebied van financiën en control. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor het opstellen van de geconsolideerde documenten in het kader van de planning en controlcyclus.
De concernmanager F&C is, onverlet de verantwoordelijkheid van de IRMs, verantwoordelijk voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en de administratie. De concernmanager F&C toetst in dit kader de opzet en de werking van de administratieve organisatie en interne controle van de organisatieonderdelen. Wanneer de concernmanager F&C van oordeel is dat de doelmatigheid van het beheer van een organisatieonderdeel kan worden verbeterd, treedt hij in overleg met de betrokken IRM. Zo nodig legt hij zelfstandig, maar altijd na overleg en met medeweten van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, voorstellen ter verbetering voor aan het college. De concernmanager F&C kan het college, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks, maar altijd na overleg en met medeweten van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, adviseren over de in dit artikel genoemde verantwoordelijkheden. De concernmanager F&C is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het college voor de aan hem in deze regeling opgedragen taken en verantwoordelijkheden.
Onderdeel van de taken van de concernmanager F&C is de auditfunctie. De auditfunctie omvat in het bijzonder: uitvoeren van risicoanalyses, mede op basis daarvan adviseren in het voortraject en uitvoeren van audits en onderzoeken en op basis daarvan de nodige interventies worden gedaan, zodanig dat het handelen van de organisatieonderdelen in control geraakt.
De Treasurer is verantwoordelijk voor het concernbrede beheer van financiële vermogenswaarden, waaronder het (doen) uitvoeren van transacties op de geld- en kapitaalmarkt, het beheren van de financiële infrastructuur en het beheersen van de hieraan verbonden risico’s, zoals in het door de gemeenteraad vastgestelde treasurystatuut
Artikel 2.5 Concernadministrateur
In uitvoeringsregeling 5B beheer, artikel 4.1 zijn taken en verantwoordelijkheden van de Concernadministrateur vastgesteld.
Artikel 2.8 Concernmanager IPM
De concernmanager IPM is verantwoordelijk voor de kaderstelling, de ondersteuning (opdrachtgever SCI en ABU), het management (en het toetsen) van de gemeentebrede informatie en proceshuishouding en de toetsing voor de planning en control op het gebied van Informatie- en procesmanagement (waaronder documentaire Informatievoorziening).
De concernmanager IPM is, onverlet de verantwoordelijkheid van de IRMs, verantwoordelijk voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid van de gemeentebrede informatie en proceshuishouding. Wanneer de concernmanager IPM van oordeel is dat de doelmatigheid van het Informatie- en procesmanagement van een organisatieonderdeel kan worden verbeterd, treedt hij in overleg met de betrokken IRM. Zo nodig legt hij zelfstandig, maar altijd na overleg en met medeweten van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, voorstellen ter verbetering voor aan het college. De concernmanager IPM kan het college, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks, maar altijd na overleg en met medeweten van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, adviseren over de in dit artikel genoemde verantwoordelijkheden. De concernmanager IPM is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het college voor de aan hem in deze regeling opgedragen taken en verantwoordelijkheden.
Op organisatieonderdeel niveau is de IRM is verantwoordelijk voor de inrichting van processen en informatievoorzieningen. De IRM wordt daarvoor ondersteund door een Informatie en Proces Manager bij de continue ontwikkeling en verbetering van de inrichting van processen en informatiesystemen van het betreffende onderdeel.
HRM en Organisatieontwikkeling
Artikel 2.9 Concernmanager HRM
De concernmanager HRM is, onverlet de verantwoordelijkheid van de IRMs, verantwoordelijk voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en rechtmatigheid van de gemeentebrede HRM- en organisatieontwikkelingsbeleid. Wanneer de concernmanager HRM van oordeel is dat de doelmatigheid van het HR management van een organisatieonderdeel kan worden verbeterd, treedt hij in overleg met de betrokken IRM. Zo nodig legt hij zelfstandig, maar altijd na overleg en met medeweten van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, voorstellen ter verbetering voor aan het college. De concernmanager HRM kan het college, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks, maar altijd na overleg en met medeweten van gemeentesecretaris/algemeen directeur en betrokken partijen, adviseren over de in dit artikel genoemde verantwoordelijkheden. De concernmanager HRM is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het college voor de aan hem in deze regeling opgedragen taken en verantwoordelijkheden.
Hoofdstuk 3 Afstemming en coördinatie van werkzaamheden binnen de ambtelijke organisatie
Artikel 3.1 Beleidscoördinatie
Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 1.3, derde lid kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur aanwijzingen geven aan de IRMs.
Artikel 3.2 Bedrijfsvoeringcoördinatie
Ter uitvoering van het bepaalde in artikel 1.3, zesde lid maakt het college met de gemeentesecretaris/ algemeen directeur afspraken over de verschillende bedrijfsvoeringfuncties en de bedrijfsvoering in het algemeen.
Hoofdstuk 4 Beleidsvoorbereiding
Artikel 4.1 Voorbereiding van bestuursadviezen aan gemeentelijke bestuursorganen
Artikel 4.2 Aanwijzingen over wijze waarop bestuursadviezen aan de gemeentelijke bestuursorganen worden voorbereid
Artikel 5.3 Verzekeringsbeleid
De concernmanager F&C is verantwoordelijk voor de uitvoering van het verzekeringsbeleid, stelt daartoe een afdeling Risicobeheer in en stuurt daartoe de uitvoeringseenheid risicobeheer binnen Financiële Dienstverlening van de Interne Bedrijven aan. Deze uitvoeringsorganisatie heeft de volgende taken:
De organisatieonderdelen zijn verplicht tot het afsluiten van verzekeringen via de uitvoeringseenheid Risicobeheer. Regels met betrekking tot de organisatie en uitvoering van de uitvoeringseenheid zijn uitgewerkt in Uitvoeringsbesluit 5C. De onder lid 1b en 1c vermelde taken worden uitgevoerd op verzoek van een organisatieonderdeel.
Artikel 6.2 Intrekking regeling
De Organisatieregeling Gemeente Utrecht vastgesteld door het college d.d. 27 februari 2007, en nadien gewijzigd (Gemeenteblad van Utrecht 2010, nr 94), wordt per 1 januari 2013 ingetrokken.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 11 december 2012.
De secretaris, De burgemeester,
Drs. M. Schurink Mr. A. Wolfsen
BIJLAGE BEHORENDE BIJ GEMEENTEBLAD VAN UTRECHT 2012, NR. 101
Toelichting op de artikelen behorend bij de Organisatieregeling Gemeente Utrecht
De organisatieregeling legt de verdeling vast van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de hoofdstructuur van de gemeentelijke organisatie.
Hoofdstuk 1 Organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie
Het eerste hoofdstuk is een beschrijving van de hoofdstructuur en taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van degenen die aan het hoofd staan van onderdelen van de hoofdstructuur.
Artikel 1.2 Hoofdstructuur ambtelijke organisatie
De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente bestaat uit organisatieonderdelen. Aan het hoofd van ieder organisatieonderdeel staan een Integraal Resultaat Verantwoordelijk Manager (IRM). De Gemeentesecretaris/Algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de totale ambtelijke organisatie en geeft sturing aan de ambtelijke organisatie met de directieraad.
Het college is bevoegd om organisatieonderdelen toe te voegen of op te heffen. Het aanbrengen van een nadere indeling van de organisatie van een dienst is overgelaten aan het hoofd van het organisatieonderdeel, de Integraal Resultaat Verantwoordelijk Manager (IRM). Ten aanzien van de Bestuurs- en Concernstaf is in artikel 1.7 wel een nadere indeling aangebracht in verband met de positionering van functies die op concernniveau worden verricht (bijvoorbeeld financiën en control, concernbrede personeelsbeleid). De bevoegdheden voor organisatiestructuurwijzigingen in dit artikel zijn verder uitgewerkt in artikel 1.10
Artikel 1.3 Gemeentesecretaris/Algemeen Directeur
In dit artikel zijn de taken, verantwoordelijkheden vastgelegd van de gemeentesecretaris/algemeen directeur als secretaris van het college, als eindverantwoordelijke van de gemeentelijke organisatie en als hiërarchisch leidinggevende van de directieleden.
Dit artikel legt vast hoe de directieraad sturing geeft aan de ambtelijke organisatie. Een apart overleg binnen de directieraad is de directieraad bedrijfsvoering, dit overleg versterkt de concernsturing op de bedrijfsvoering. In de directie bedrijfsvoering zitten als adviseur de concernmanagers F&C, IPM en HRM vanwege hun verantwoordelijkheid voor planning en control op de bedrijfsvoering, zoals deze omschreven is in hoofdstuk 2.
Dit artikel legt de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden vast van directieleden. Er wordt in dit artikel onderscheid gemaakt tussen themaverantwoordelijkheid (verantwoordelijkheid voor een thema met politieke prioriteit of een risicodossier) en hiërarchische verantwoordelijkheid voor IRMs. Zowel thema- als hiërarchische verantwoordelijkheid betekent onder meer dat directieleden IRMs aansturen. Ondanks dat is het noodzakelijk zo dat een directielid vanuit themaverantwoordelijkheid een IRM aanstuurt ook automatisch hiërarchische verantwoordelijkheid voor deze IRM heeft. De gemeentesecretaris/algemeen directeur behoud in bepaalde gevallen ook hiërarchische verantwoordelijkheid, dit geldt in ieder geval voor BCS, Interne Bedrijven en het intern verzelfstandigd bedrijf Stadswerken.
Artikel 1.6 Integraal Resultaatverantwoordelijk managers
De benaming ‘Integraal Resultaatverantwoordelijk manager’ is gekozen om binnen organisatie- en mandaatregelingen de leidinggevenden van organisatieonderdelen aan te duiden. Sommige IRMs hebben een aanstelling als directeur of hebben deze titel vanwege wettelijke bepalingen.
Artikel 1.9 Toedeling van taken en producten aan diensten
In dit artikel is het principe van integraal management neergelegd. Het betreft een concretisering van de integratie van de beleidsvoorbereidende en -uitvoerende functie met de middelenfuncties. De decentralisatie van het middelenbeleid naar het niveau dient echter niet ten koste te gaan van de eenduidigheid die in concernbrede geldende kaders zijn vastgelegd. Deze kaders worden door de concerndirectie vastgesteld.
Artikel 1.10 Bevoegdheid bij organisatiestructuurwijzigingen
De volgende regelgeving is van toepassing bij wijzigingen:
De medezeggenschapstructuur van de organisatieonderdelen wordt in 2013 uitgewerkt. Tot die tijd blijft de tijdelijke structuur in stand. Dit betekent dat de (tijdelijke) structuur van de medezeggenschap gedurende 2013 (en uiterlijk tot aan de nieuwe OR verkiezingen in 2014) kan blijven bestaan en eventuele wijzigingen, bijvoorbeeld naar aanleiding van de pilots bij OO en de GG&GD kunnen worden meegenomen bij de actualisatie van de organisatieregeling in 2013.
Artikel 1.12 Vervangingsregeling
In dit artikel wordt de vervanging van functionarissen/medewerkers geregeld (met bijbehorende taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en mandaten) in het geval dat deze afwezig zijn. Het eerste lid heeft betrekking op de vervanging van IRMs en het tweede lid op de vervanging van medewerkers binnen een organisatieonderdeel (met specifieke bevoegdheden of mandaten, zoals subbudgethouders). Artikel 1.11 bepaalt wie als vervanger kunnen worden aangewezen en wie de vervanger aanwijst.
Aan de vervanging is wel een aantal eisen verbonden. Ten eerste moet de IRM deze plaatsvervangers expliciet vastleggen in een aanwijzingsregeling/-besluit. Ten tweede moet hierop een materiële toets worden uitgevoerd. Dit betekent dat moet worden vastgesteld dat deze vervangers in staat moeten worden geacht om inhoudelijk dezelfde beoordeling uit te voeren als de medewerker of functionaris die vervangen wordt zelf.
Hoofdstuk 2 Concernkaderstelling en beheer van organisatie en Financiën
Dit hoofdstuk voorziet in de volgens artikel 212 van de Gemeentewet verplichte vastlegging van de inrichting van de financiële organisatie. Met de aanwijzing van functies, die niet met elkaar verenigbaar zijn, is functiescheiding aangebracht.
Artikel 2.1, 2.8 en 2.9 Concernmanagers F&C, IPM en HRM
De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de concernmanagers F&C, IPM en HRM hebben een centrale plaats in dit hoofdstuk. De concernmanagers hebben analoge taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de aan hen toebedeelde bedrijfsvoeringfuncties. Dit versterkt de concernsturing op bedrijfsvoering.
Genoemd artikel en de uitvoeringsregeling vormen de nadere uitwerking van het door de gemeenteraad vastgestelde Treasurystatuut. Daarin is het treasurybeleid van de gemeente Utrecht in hoofdlijnen vastgelegd. Het gaat daarbij om de kaders voor het handelen op de geld- en kapitaalmarkt (inclusief het betalingsverkeer) en voor het verstrekken van garanties en leningen uit hoofde van de publieke taak. Ook zijn in het Treasurystatuut de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Treasurer in hoofdlijnen vastgelegd.
De Organisatieregeling artikel 2.2 en de uitvoeringsregeling 1A treasury geven vooral een nadere uitwerking van het Treasurystatuut op de volgende punten:
Hoofdstuk 3 Afstemming en coördinatie van werkzaamheden binnen de ambtelijke organisatie
Dit hoofdstuk legt een aantal taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vast ten aanzien van afstemming en coördinatie van werkzaamheden binnen de ambtelijke organisatie. Naast dat wat in dit hoofdstuk is beschreven hebben uiteraard ook de in hoofdstuk 1 en 2 beschreven taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden als deze afstemming en coördinatie als belangrijk doel. Themaverantwoordelijkheid van directieleden is hiervan een voorbeeld. Daarnaast ligt er een relatie tussen de eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
Artikel 3.3 Wijkgericht werken
In dit artikel wordt een organisatorische grondslag gelegd voor het op wijkniveau afgestemde gemeentelijke beleid. Dit vereist een wijkgerichte werkwijze van de gemeentelijke organisatie.
Hoofdstuk 4 Beleidsvoorbereiding
Artikel 4.1 Voorbereiding van bestuursadviezen aan gemeentelijke bestuursorganen
Dit artikel stelt een aantal kwalitatieve eisen die beogen de kwaliteit en integraliteit van de advisering en de besluitvorming te bevorderen.
Artikel 4.2 Afstemming van werkzaamheden bij de voorbereiding van bestuursadviezen aan de gemeentelijke bestuursorganen
Dit artikel bevat een basis voor aanwijzingen die beogen de samenhang en de snelheid waarmee beleidsbeslissingen tot stand komen te bevorderen. Als voorbeelden van thans bestaande richtlijnen kunnen worden genoemd het rapport Kostenstructuur ROVU d.d. juli 1992, de checklist en de startnotitie in de rapportage Belemmerend Beleid vastgesteld bij collegebesluit van 9 januari 2004 en de Utrechtse Standaard voor Communicatie, waar onder andere huisstijl en projectcommunicatie aan de orde worden gesteld.
In de mandaatregeling zijn de juridische instrumenten vastgelegd voor het leggen van beheersbevoegdheden en verantwoordelijkheden bij ambtenaren.
Artikel 5.3 Verzekeringsbeleid is aangepast
De taken van de afdeling Risicobeheer worden voortaan door de betreffende uitvoeringsorganisatie binnen Financiële Dienstverlening verricht.