| Organisatie | Tilburg |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening gemeentelijke basisregistratie personen |
| Citeertitel | Verordening gemeentelijke basisregistratie personen |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp |
Deze verordening vervangt de verordening gemeentelijke basisregistratie personen die op 1 februari 2010 is vastgesteld.
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 20-01-2013 | 06-01-2014 | nieuwe regeling | 14-01-2013 Gemeenteblad, 2013, 06 | 2013/001 |
Deze verordening verstaat onder:
Artikel 4 Categorieën van personen over wie gegevens worden verwerkt en de verwerkte gegevens
In de basisregistratie personen worden gegevens verwerkt over ingeschrevenen en geregistreerden.
Artikel 5 Verbanden met andere gemeentelijke gegevensverwerkingen
Op grond van een door de verantwoordelijke te nemen besluit worden, met het oog op het met elkaar in verband brengen van deze gegevens met de in de basisregistratie vastgelegde gegevens, op systematische wijze de gegevens uit de basisregistratie verstrekt aan binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.
Artikel 6 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en tot de GBA-V.
Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V hebben:
Artikel 7 Overige verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers en de gegevens die worden verstrekt
Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan door de verantwoordelijke aan te wijzen binnengemeentelijke afnemers gegevens uit de basisregistratie personen systematisch verstrekt ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken.
De beheerder houdt van het verstrekken van gegevens uit de basisregistratie gedurende het jaar volgend op verstrekking aantekening van de verstrekking van gegevens, met inachtneming van het bepaalde in artikel 110 van de wet.
Artikel 13 Verwijdering van gegevens
Gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisregistratie personen verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen 3 maanden na dit besluit.
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het op 26 februari 2010 door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde informatiebeleid en de daaruit voortvloeiende beveiligingsplannen.
Vernietiging van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995.
De beheerder brengt jaarlijks aan de Auditcommissie verslag uit over de gegevensverstrekking aan derden als bedoeld in de artikel 100 van de Wet GBA en de daaromtrent ingediende klachten als omtrent de afhandeling van die klachten.
Gemeentelijke Basisadministratie gemeente Tilburg
Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN
de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);
bevroren bevolkingsregister: de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkings- en verblijfregisters en het Besluit bevolkingsboekhouding en die ingevolge de intrekking van die wet en dat besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden bijgehouden;
audit: een controle op de integriteit van de persoonsgegevens welke wordt uitgevoerd door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling. De audit bestaat uit onder andere een a-selecte steekproef van actuele en opgeschorte persoonslijsten. De omvang van de steekproef is afhankelijk van het inwonertal van de gemeente.
kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten;
foutverslag: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten;
foutenlijst: het door het systeem aangemaakte overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich in de gemeentelijke basisadministratie bevinden;
autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon, afdeling of sector of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden;
verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;
beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders belast is met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie;
informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekkingprocedures en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;
gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het verzamelen van gegevens, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;
systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem en de waarborging van de continuïteit aan de aanbodzijde van de informatievoorziening;
applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het GBA-toepassings-systeem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening.
privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het verwerken van gegevens en de informatievoorziening;
gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;
geregistreerde: degene die geen ingeschrevene is en over wie gegevens zijn opgenomen in de basisregistratie personen;
Het afdelingshoofd Informatievoorziening is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij/zij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan hem/haar ondergeschikte ambtenaren.
Hoofdstuk 2 HET INFORMATIEBEHEER
De beheerder wijst functionarissen aan die worden belast met (Zie bijlage 1):
g) beveiligingsbeheer ( fysiek ).
De informatiebeheerder voorziet in:
a) een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;
b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheersprocedures;
c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 12 van deze regeling bedoelde kwaliteitssteekproef;
d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of krachtens de Wet in is voorzien;
De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:
a) persoonsinformatievoorziening;
De informatiebeheerder beslist:
a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;
b)op incidentele verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens;
c) over het toekennen van autorisaties.
De informatiebeheerder ziet er op toe dat:
c) de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd;
d) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet en het beveiligingsplan worden nageleefd.
De informatiebeheerder, of een door hem aan te wijzen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangaan.
Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER
De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
De gegevensbeheerder is bevoegd vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.
Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten van ingezetenen onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.
De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.
De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.
De systeembeheerder voorziet in:
a) de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;
b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA apparatuur is opgesteld;
c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;
d) de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen;
e) de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk;
De systeembeheerder is bevoegd:
a) direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf terzake te rapporteren aan de informatiebeheerder;
b) aanwijzingen te geven over:
De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder f genoemde overleg.
Hoofdstuk 5 HET APPLICATIEBEHEER
De applicatiebeheerder voorziet in:
a) een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt gedaan;
b) de communicatie bij storingen in hard- en software;
c) een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;
d) de toekenning van de autorisatieniveaus van actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de privacybeheerder en de informatiebeheerder in overleg met de informatiebeheerder;
e) de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;
f) het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;
g) de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;
h) de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en tracht eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor een oplossing te zorgen;
i) de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;
j) de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend;
k) de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;
l) een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zonodig door inschakeling van een derde.
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
a) de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;
b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;
c) de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door de raad vastgestelde verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
d) het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
e) het beheer van de gebruikersdocumentatie.
De applicatiebeheerder is bevoegd:
De applicatiebeheerder neemt deel aan:
De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:
de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de door de raad vastgestelde verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;
De privacybeheerder voorziet in:
De privacybeheerder is bevoegd:
Hoofdstuk 7 DE GEGEVENSVERWERKING
De gegevensverwerkers voorzien in:
De gegevensverwerkers beslissen
De informatiebeheerder beslist wanneer wordt overgegaan tot gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van een uitwijkvoorziening.
De informatiebeheerder ziet erop toe dat de procedures uit het beveiligingsplan worden nageleefd.
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de basisregistratie personen, zoals bedoeld onder artikel 1, sub e, van de Verordening basisregistratie personen, voor het bevroren bevolkingsregister en de in de gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen.
Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekend gemaakt.
Deze regeling wordt aangehaald als “Beheerregeling Gemeentelijke Basisadministratie gemeente Tilburg”.
Bijlage bij de GBA beheersregeling
Op grond van artikel 2 van de GBA - beheerregeling wijst het afdelingshoofd Informatievoorziening, die door het college is aangewezen als beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, de navolgende beheerfunctionarissen aan:
Als informatiebeheerder is aangewezen:
·De teammanager Basisregistraties en Gemeentelijke Heffingen van de afdeling Informatievoorziening
Als applicatiebeheerder is aangewezen:
·De teammanager Functioneel applicatiebeheer van de afdeling Personeel, Organisatie & Informatisering
Als gegevensbeheerder is aangewezen:
·De teammanager Basisregistraties en Heffingen van de afdeling Informatievoorziening
Als privacybeheerder is aangewezen:
·De teammanager KCC team 3 van de afdeling Dienstverlening
BBeveiligingsbeheer ( fysiek )
Als beveiligingsbeheerder is aangewezen:
·De floormanager KCC team 1 van de afdeling Dienstverlening
Als systeembeheerder is aangewezen:
·De systeembeheerder van de afdeling Personeel, Organisatie & Informatisering
Als gegevensverwerkers worden in willekeurige volgorde aangewezen:
·De medewerk(st)ers van de teams KCC en Basisregistraties en Gemeentelijke Heffingen.