CVDR248189_1Regeling gesprekkencyclus 2012nlregelingKrimpen aan den IJssel2012-11-01Krimpen aan den IJsselOnbekendRegeling gesprekkencyclus 2012Onbekendcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2012-11-20De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2012-11-012020-01-01OnbekendOnbekendGeenRegeling gesprekkencyclus 2012Burgemeester en wethouders van Krimpen aan den IJssel;gelet op artikel 15:1:15 van CAR-UWOgelet op de instemming op grond van artikel 27, eerste lid, WOR van de
Ondernemingsraad d.d. 8 november 2012;besluiten:vast te stellen de volgende: Regeling Gesprekkencyclus 20121Begripsbepalingen1BegripsbepalingenVoor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:
Medewerker:
werknemer met een vaste of tijdelijke aanstelling bij de
gemeente Krimpen aan den IJssel als bedoeld in artikel 1:1, lid
1, onder a van de CAR-UWO.
Direct
leidinggevende: degene onder wiens
hiërarchische verantwoordelijkheid de medewerker zijn
werkzaamheden verricht.
Beoordelaar:
de direct leidinggevende van de medewerker.
Naasthogere
leidinggevende: de direct leidinggevende
van de beoordelaar.
Afdelingshoofd: degene die de
beoordeling formeel uitbrengt en de POP afspraken
vaststelt.
Gemeentesecretaris:
degene die de beoordeling
vaststelt.
Functie:
de door de medewerker vervulde generieke functie.
Beoordelingstijdvak:
het tijdvak van tenminste zes maanden en ten hoogste een jaar
gelegen direct voor het tijdstip van beoordelen zonder een ander
beoordelingstijdvak of gedeelte daarvan te overlappen.
Gesprekkencyclus:
een jaarlijkse cyclus van een drietal gesprekken, te weten
planningsgesprek, voortgangsgesprek en resultaatgesprek en één
keer per drie jaar het POP-gesprek.
Planningsgesprek:
het jaarlijks terugkerend gesprek waarin de individuele
werkplanning voor het komende jaar wordt afgerond en waarin
resultaat- en competentieafspraken worden gemaakt.
Voortgangsgesprek:
het terugkerend gesprek waarin de voortgang wordt besproken in
het licht van de met de medewerker gemaakte afspraken.
Resultaatgesprek:
het jaarlijks terugkerend gesprek waarin het presteren van de
medewerker van het afgelopen jaar beoordeeld wordt.
POP: Persoonlijk
ontwikkelplan
POP-gesprek: gesprek
eens in de drie jaar waarin de loopbaanontwikkeling en de
ontwikkeling van de kennis en vaardigheden van de medewerker
besproken wordt.
Formulier P&O
gesprekkencyclus: het formulier waarin de
gemaakte afspraken, de resultaten van het voortgangsgesprek en
de beoordeling van de medewerker schriftelijk worden
vastgelegd.
POP-formulier:
het formulier waarin het persoonlijk ontwikkelplan van de
medewerker schriftelijk wordt vastgelegd.
2Gesprekkencyclus2Notitie Gesprekkencyclus en competentielijstDe Gesprekkencyclus en de Krimpense
competentielijst maken integraal onderdeel uit van deze regeling. 3Planningsgesprek3Doel planningsgesprekHet planningsgesprek is gericht op het bespreken van de individuele
werkplanning voor het komende jaar en het maken van afspraken over te
behalen resultaten en de ontwikkeling van competenties. Daarnaast komen
tijdens het planningsgesprek ook andere onderwerpen aan bod. Zoals
persoonlijke werkomstandigheden, gewenste ondersteuning van de
leidinggevende en andere onderwerpen ter beoordeling van de
leidinggevenden en/of medewerker. 4Procedure planningsgesprek1.De kenmerken van het planningsgesprek zijn: - toekomstgericht; -
tweezijdig karakter en gelijkwaardige inbreng gesprekspartners; -
ontbreken van rechtspositionele consequenties.2.Het planningsgesprek wordt gevoerd door de direct leidinggevende en
de medewerker.3.Om diverse redenen kan op verzoek van zowel de direct leidinggevende
als de medewerker de naasthogere leidinggevende en/of een P&O
adviseur aan het gesprek deelnemen.4.Het planningsgesprek met de gemeentesecretaris wordt gevoerd door de
wethouder P&O. De werkgeverscommissie griffie voert het gesprek
met de griffier en de griffiemedewerker. 5.Met elke medewerker wordt minimaal 1 keer per jaar een
planningsgesprek gevoerd in de periode november/ december van het
afgelopen jaar of in de periode januari tot en met maart van het
lopende jaar.6.Het planningsgesprek kan gecombineerd worden met het
resultaatgesprek van het afgelopen jaar. In dat geval vindt het
gesprek in het 4e kwartaal van het voorgaande jaar
plaats. 7.Met nieuwe medewerkers wordt uiterlijk binnen drie maanden na
indiensttreding een planningsgesprek gevoerd. Het intern aanvaarden
van een andere functie wordt met indiensttreding gelijkgesteld.8.De direct leidinggevende neemt het initiatief tot het voeren van een
planningsgesprek door de medewerker minimaal twee weken van tevoren
voor het gesprek uit te nodigen.9.Ter voorbereiding op het gesprek vult zowel de direct leidinggevende
als de medewerker het concept formulier P&O gesprekkencyclus in.
Ongeveer een week voor het gesprek worden de gespreksonderwerpen
vastgelegd.10.Alle afspraken worden door de direct leidinggevende of de medewerker
op het formulier P&O gesprekkencyclus vastgelegd.11.In principe bereiken de direct leidinggevende en medewerker
overeenstemming over de te maken afspraken in het
planningsgesprek.12.Als de direct leidinggevende en de medewerker het niet eens worden
over de te maken afspraken, beslist de direct leidinggevende en kan
de medewerker zijn zienswijze vermelden op het formulier P&O
gesprekkencyclus.13.Als de medewerker zijn zienswijze heeft kenbaar gemaakt hoort de
naasthogere leidinggevende, al dan niet ondersteund door een P&O
adviseur, beide partijen en komt na heroverweging tot een besluit.
Dit wordt vastgelegd op het formulier.14.Het formulier wordt voor akkoord ondertekend door de direct
leidinggevende en medewerker.15.Het origineel wordt bewaard totdat de beoordeling als bedoeld in
artikel 8, lid 14 is vastgesteld door de direct leidinggevende, de
medewerker ontvangt een afschrift.4Voortgangsgesprek5Doel voortgangsgesprekIn dit gesprek kijkt de medewerker samen met de direct leidinggevende
terug op de periode na het planningsgesprek met als doel om tussentijds
vast te stellen in welke mate de medewerker op schema ligt met het
realiseren van de gemaakte afspraken. Zo nodig worden de afspraken nader
ingevuld, aangevuld dan wel bijgesteld. 6Procedure voortgangsgesprek1.De kenmerken van het voortgangsgesprek zijn: - toekomstgericht; -
gelijkwaardige inbreng gesprekspartners en tweezijdig karakter; -
ontbreken van rechtspositionele consequenties.2.Het voortgangsgesprek wordt gevoerd door de direct leidinggevende en
de medewerker.3.Om diverse redenen kan op verzoek van zowel de direct leidinggevende
als de medewerker de naasthogere leidinggevende en/of een P&O
adviseur aan het gesprek deelnemen.4.Het voortgangsgesprek met de gemeentesecretaris wordt gevoerd door
de wethouder P&O. De werkgeverscommissie griffie voert het
gesprek met de griffier en de griffiemedewerker.5.Met elke medewerker wordt minimaal 1 keer per jaar een
voortgangsgesprek gevoerd in de periode april tot en met medio
september van het jaar.6.Indien de direct leidinggevende of de medewerker daarom verzoekt,
kan in afwijking van het in lid 5 gestelde, vaker een
voortgangsgesprek worden gevoerd.7.Met nieuwe medewerkers wordt uiterlijk in de 6e maand na de
indiensttreding een voortgangsgesprek gevoerd. Als het nodig is
kunnen er meerdere voortgangsgesprekken plaats vinden. Het intern
aanvaarden van een andere functie wordt met indiensttreding
gelijkgesteld.8.De medewerker of de direct leidinggevende neemt het initiatief tot
het voeren van een voortgangsgesprek door de ander minimaal 2 weken
van tevoren voor het gesprek uit te nodigen. 9.De direct leidinggevende of de medewerker legt hetgeen is besproken
op het formulier P&O gesprekkencyclus vast. Ook tussentijdse
bevindingen of bijstellingen van afspraken die tijdens een (extra)
voortgangsgesprek aan de orde komen, worden hierin vastgelegd.10.Als de medewerker het oneens is met de beslissing van de direct
leidinggevende kan hij zijn zienswijze aan het formulier toevoegen
of deze op andere wijze schriftelijk kenbaar maken. 11.Als de medewerker zijn zienswijze heeft kenbaar gemaakt hoort de
naasthogere leidinggevende, al dan niet ondersteund door een P&O
adviseur, beide partijen en komt na heroverweging tot een besluit.
Dit wordt vastgelegd op het formulier.12.Het formulier P&O gesprekkencyclus wordt voor akkoord
ondertekend door de direct leidinggevende en de medewerker.13.Het origineel wordt bewaard totdat de beoordeling als bedoeld in
artikel 8, lid 14 is vastgesteld door de direct leidinggevende, de
medewerker ontvangt een afschrift.5Resultaatgesprek7Doel resultaatgesprekHet resultaatgesprek heeft tot doel duidelijk te maken hoe de direct
leidinggevende denkt over de manier waarop de medewerker zijn functie
gedurende het beoordelingstijdvak heeft vervuld. De leidinggevende geeft
een oordeel over de door de medewerker behaalde resultaten en over de
mate waarin de gemaakte competentieafspraken zijn gehaald, met
inachtneming van de omstandigheden die zich bij de uitoefening van de
functie hebben voorgedaan. 8Procedure resultaatgesprek1.De kenmerken van het resultaatgesprek zijn: - terugkijken; -
eenzijdig karakter, de direct leidinggevende beoordeelt de
medewerker; - het bestaan van rechtspositionele consequenties.2.De beoordeling wordt gedaan door de direct leidinggevende van de
medewerker, verder te noemen beoordelaar.3.Om diverse redenen kan op verzoek van zowel de beoordelaar als de
medewerker de naasthogere leidinggevende en/of een P&O adviseur
aan het gesprek deelnemen. 4.Het resultaatgesprek met de gemeentesecretaris wordt gevoerd door de
wethouder P&O. De werkgeverscommissie griffie voert het gesprek
met de griffier en de griffiemedewerker.5.Minimaal één keer per jaar wordt er met iedere medewerker een
resultaatgesprek gevoerd in de periode oktober tot en met december
van het jaar.6.Het resultaatgesprek kan gecombineerd worden met het
planningsgesprek van het komende jaar.7.Naast of in plaats van de genoemde jaarlijkse beoordeling kan een
resultaatgesprek gevoerd worden naar aanleiding van de noodzaak tot
een beslissing ten aanzien van de rechtspositie van de
medewerker.8.De beoordelaar stelt aan de hand van het formulier P&O
gesprekkencyclus een concept beoordeling op en bespreekt deze met de
naasthogere leidinggevende. 9.Het afdelingshoofd, die de beoordeling formeel uitbrengt,
controleert de concept beoordeling op consistentie en kwaliteit en
kan zonodig in overleg met de beoordelaar wijzigingen in de concept
beoordeling aanbrengen.10.De beoordelaar neemt het initiatief tot het voeren van het
resultaatgesprek door de medewerker minimaal 2 weken van tevoren
voor het gesprek uit te nodigen11.De beoordeling wordt tijdens het resultaatgesprek ter kennisname
gebracht aan de medewerker. Tijdens dit gesprek zal de beoordelaar
de beoordeling toelichten. 12.Als de medewerker het eens is met de beoordeling tekent de
medewerker binnen twee weken het formulier P&O gesprekkencyclus
voor gezien. 13.Als de medewerker het oneens is met de concept beoordeling kan hij
zijn zienswijze aan het formulier P&O gesprekkencyclus toevoegen
of deze op andere wijze schriftelijk kenbaar maken. Als de
medewerker zijn zienswijze heeft kenbaar gemaakt hoort de
naasthogere leidinggevende al dan niet in aanwezigheid van een
P&O adviseur beide partijen en komt na heroverweging tot een
eindbeoordeling. Dit wordt vastgelegd op het formulier. De
medewerker is verplicht het formulier te tekenen voor “gezien.”
14.De beoordeling wordt vastgesteld door de gemeentesecretaris, de
beoordeling van de gemeentesecretaris door de wethouder P&O en
de beoordeling van de griffier en de griffiemedewerker door de
gemeenteraad.15.Binnen twee weken nadat de beoordeling is vastgesteld, wordt een
afschrift van de beoordeling aan de medewerker gestuurd. Het
origineel wordt 5 jaar bewaard in het personeelsdossier.9Beoordelingsystematiek1.De beoordeling wordt opgemaakt, rekening houdend met de gemaakte
afspraken in het voorafgaande planningsgesprek en de bevindingen uit
gehouden voortgangsgesprek(ken).2.De beoordeling wordt opgemaakt aan de hand van het bij deze regeling
behorende formulier P&O gesprekkencyclus. 3.Bij de beoordeling worden zowel het algemeen functioneren, de
resultaatafspraken als de persoonlijke ontwikkeling betrokken. Voor
elke resultaat- of competentieafspraak geeft de leidinggevende 1
waardering, ondersteund door een motivering. Vervolgens wordt een
eindoordeel gegeven in de vorm van een score. 4.Het eindoordeel wordt gescoord op de volgende vier-puntschaal: A.
Onvoldoende, de prestatie voldoet niet aan de
eisen, verbetering is noodzakelijk. B. Behoeft
verbetering, de prestatie voldoet niet volledig aan de
eisen, verbetering is op een aantal punten gewenst. C.
Goed, de afgesproken prestatie is behaald, de
medewerker voldoet aan de eisen. D. Uitstekend,
de prestatie is uitstekend, de medewerker functioneert in opvallende
mate boven de eisen.10Bezwaar en beroepAls de medewerker het niet eens is met de vastgestelde beoordeling kan
hij, met inachtneming van het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht,
bij het college bezwaar aantekenen tegen deze beoordeling. 6POP- gesprek11Doel POP-gesprekEen POP is een afspraak tussen een medewerker en direct leidinggevende
over de persoonlijke ontwikkeling van een medewerker. Uitgangspunten
tijdens het POP-gesprek zijn de loopbaanontwikkeling en de ontwikkeling
van de kennis, en vaardigheden van de medewerker.12Procedure POP-gesprek1.De kenmerken van het POP-gesprek zijn: - toekomstgericht; -
gelijkwaardige inbreng gesprekspartners en tweezijdig karakter; -
ontbreken van rechtspositionele consequenties.2.Het POP-gesprek wordt gevoerd door de medewerker en de direct
leidinggevende.3.Om diverse redenen kan op verzoek van zowel de direct leidinggevende
als de medewerker de naasthogere leidinggevende en/of een P&O
adviseur aan het gesprek deelnemen. 4.De medewerker of de direct leidinggevende neemt het initiatief tot
het voeren van een POP-gesprek. Voorafgaand aan de vastlegging van
de afspraken op het POP formulier kunnen meerdere gesprekken over de
ontwikkeling van de medewerker gevoerd worden. 5.Ten minste een keer per drie jaar wordt een POP vastgesteld.6.In afwijking van het in lid 4 gestelde kunnen de direct
leidinggevende en de medewerker in onderling overleg bepalen dat er
in een bepaalde periode geen reden is voor het vaststellen van een
POP. Na afloop van deze periode vindt overleg plaats over de nieuwe
periode.7.De medewerker legt de afspraken uiteindelijk vast in het
POP-formulier. Ook tussentijdse bevindingen of bijstellingen van
afspraken die tijdens een (extra) POP-gesprek aan de orde komen,
worden hierin vastgelegd.8.Als de direct leidinggevende en medewerker het niet met elkaar eens
zijn, beslist de direct leidinggevende. De beslissing van de direct
leidinggevende wordt vastgelegd op het POP formulier.9.Als de medewerker het oneens is met de beslissing van de direct
leidinggevende kan hij zijn zienswijze aan het POP-formulier
toevoegen of deze op andere wijze schriftelijk kenbaar maken. Als de
medewerker zijn zienswijze heeft kenbaar gemaakt hoort de
naasthogere leidinggevende al dan niet ondersteund door een P&O
adviseur beide partijen en komt na heroverweging tot een besluit.
Dit wordt vastgelegd op het POP-formulier, de medewerker is
verplicht het formulier te tekenen voor “gezien.” 10.Het POP-formulier wordt vastgesteld door het afdelingshoofd.11.Binnen twee weken nadat de POP is vastgesteld, wordt een afschrift
van het formulier aan de medewerker gestuurd. Het origineel wordt
bewaard in het personeelsdossier.13Bezwaar en beroepAls de medewerker het niet eens is met de vastgestelde POP kan hij, met
inachtneming van het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht, bij het
college bezwaar aantekenen tegen deze POP.7Overige bepalingen14HardheidsclausuleVoor gevallen waarin deze regeling niet voorziet of niet in billijkheid
voorziet, kan het college een bijzondere regeling treffen of afwijkend
besluiten. 15Intrekken oude verordening1.Op de datum van de inwerkingtreding van de Regeling gesprekkencyclus
2012 wordt de Regeling functionerings- en beoordelingsgesprekken van 2
februari 2010 ingetrokken.16Overgangsrecht1.In afwijking van het gestelde in artikel 15 kunnen
beoordelingsgesprekken op grond van de Regeling functionerings- en
beoordelingsgesprekken het gehele jaar 2012 worden gevoerd.2.De planningsgesprekken kunnen gevoerd worden in combinatie met de
beoordelingsgesprekken als bedoeld onder lid 1.17Citeertitel en inwerkingtreding
Deze regeling kan worden aangehaald als "Regeling
gesprekkencyclus 2012".
Deze regeling wordt bekend gemaakt en treedt in werking de dag
na bekendmaking en werkt terug tot 1 november 2012.
Krimpen aan den IJssel, 20 november 2012Burgemeester en wethouders voornoemd, de secretaris, de burgemeester,