Organisatie | Apeldoorn |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling gemeente Apeldoorn 2013 |
Citeertitel | Budgethoudersregeling Gemeente Apeldoorn 2013 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
gelet op hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 25 van de Financiële verordening gemeente Apeldoorn en de Organisatieregeling gemeente Apeldoorn
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2013 | 01-01-2021 | Onbekend | 18-12-2012 Apeldoorns Stadsblad, d.d. 27 december 2012 | 2012-028836 |
Artikel 3. Budgetverantwoordelijkheid en limieten
Toelichting op de budgethoudersregeling gemeente Apeldoorn 2013
Het onderscheid tussen budgethouder A en budgethouder B is, dat budgethouder A het budgethouderschap toegewezen krijgt op basis van zijn functie als manager. Het budgethouderschap van budgethouder B wordt toegewezen op basis van zijn taak, bijvoorbeeld als projectleider. Uitzondering is de unitmanager, die enkel als budgethouder B aangewezen kan worden.
Ingehuurde medewerkers en gedetacheerde medewerkers kunnen tevens als budgethouder aangewezen worden als dit verbonden is aan de taak die zij uitvoeren, zoals eenheidsmanager, teammanager of projectleider. In alle gevallen geldt, dat deze medewerkers niet geautoriseerd worden voor hun eigen declaraties en de facturen van de organisatie waar zij in dienst zijn. Voor deze medewerkers geldt bij alle opdrachten, verplichtingen en betaalbaarstellingen het vier-ogen-principe, dat wil zeggen, dat in alle gevallen een prestatieverklaarder dient te worden ingeschakeld.
De gemeente kent begrotingen op meerdere niveaus. Deze zijn belangrijke sturingsinstrumenten voor de raad, het college, de directieraad, griffier, eenheidsmanagers, teammanagers en medewerkers:
Een budget is in feite een geautoriseerde begroting of begrotingpost. Autorisatie betreft zowel de lasten in de begroting als de baten. We onderscheiden de volgende budgetten:
Budget: Autorisatie: Aan: Mandaat:
*In de meeste gevallen zal de directieraad de investeringsbudgetten toewijzen aan een eenheidsmanager, teammanager of budgethouder B (zie ook de toelichting onder artikel 2 Directieraad).
Bij projecten kan het gaan om investeringen, die op de balans staan, of om activiteiten binnen de gemeentelijke exploitatiebegroting. Soms gaat het om een combinatie van beide. Grondexploitaties worden in de gemeentebegroting geregistreerd onder beleidsproduct 830. Voor projecten gelden de autorisaties, zoals hiervoor onder “budget” vermeld.
Voor een aantal budgetten gelden nadere regels, die zijn vastgelegd in procesafspraken, zoals:
Het budgetrecht van de reserves ligt bij de raad. Reserves zijn dekkingsmiddelen. Uitzondering hierop is de bedrijfsvoeringreserve waar de directieraad budgethouder van is.
Artikel 2 aanwijzing van budgethouders
In beginsel zijn de leden van de directieraad ‘hoofdbudgethouder’. Om praktische redenen zal de directieraad zo weinig mogelijk budgetten beheren. De directieraad zal het budgethouderschap in principe toewijzen aan de eenheden, behoudens enkele te benoemen eenheidsoverstijgende budgetten. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan een groot grondbedrijfproject.
Het uitgangspunt is dat het budgethouderschap A wordt belegd bij eenheidsmanagers of teammanagers. De mogelijkheid bestaat echter, om praktische redenen, om budgethouders B aan te wijzen, zoals programmamanagers, projectleiders, unitmanagers en wijkbeheerders. Daarnaast wordt opgemerkt dat de concerncontroller budgethouder is in zijn rol van teammanager. In het kader van opdrachtgeverschap-opdrachtnemerschap zal de opdrachtgever budgethouder A zijn en de opdrachtnemer budgethouder B als het gaat om projectleiders.
Een budgethouder kan binnen een aan hem toegewezen (deel van een) kostenplaatsbudget, intern-productbudget of beleidsproductbudget schuiven tussen de geraamde bedragen, uitgezonderd de kapitaallasten en in het bijzonder:
Onder ‘schuiven’ moet worden verstaan: het, binnen het eigen budget of de eigen budgetten, inzetten van voordelen op geraamde baten en lasten, ten gunste van nadelen op geraamde baten en lasten. Het is conform de nota Actieve Informatieplicht niet toegestaan om in dit kader niet-geraamde extra baten en lasten te salderen.
In 2013 zijn de loonbudgetten op begrotingsbasis ‘vastgezet’ conform de bedragen in het formatieplan. In werkelijkheid kan de realisatie hiervan uiteraard afwijken. Een eventueel voordelig verschil kan worden ingezet bij het schuiven met budgetten.
De budgethouder legt verantwoording af binnen de geldende planning en controlcyclus, zoals in het kader van de tussenrapportage. In beginsel geldt de informatieplicht te allen tijde. Hierbij wordt verwezen naar de nota actieve informatieplicht.
Artikel 3. Budgetverantwoordelijkheid en limieten
Als een budgethouder A een budgethouder B aanwijst, heeft hij tevens de mogelijkheid om de limitering te beperken. Om uniformiteit in de limitering te borgen, is gekozen voor een vijftal aanvullende limietbedragen. Een teammanager heeft hiervoor een drietal opties (3, 4 en 5). In geval van een limietbedrag à € 250 kan worden gedacht aan de behoefte om een medewerker kleine aankopen (bijvoorbeeld bloemen) te laten doen.
Een eenheidsmanager heeft aanvullend de mogelijkheid het limietbedrag € 500.000 te gebruiken in het geval van bijvoorbeeld toewijzing aan een projectleider. Een directielid en de griffier kan gebruik maken van de aanvullende limiet van € 1.000.000.
De geldende regels met betrekking tot tekeningsbevoegdheid, interne advisering en aanbesteding worden nageleefd en eerder genomen besluiten worden in achtgenomen
In sommige gevallen worden bestellingen niet gedaan door de budgethouder, maar door een aangewezen medewerker. Hierbij kan gedacht worden aan medewerkers van het Servicepunt (SSC). De bevoegdheid van deze medewerkers wordt vastgelegd in een aanwijzingsbesluit. De betaalbaarstelling blijft de bevoegdheid van de budgethouder. Over het bestellingproces worden met de ondersteunende teams van F&C nadere procesafspraken gemaakt.
Vastleggen van verplichtingen in het financieel pakket
Verplichtingen groter dan € 10.000 dienen door of namens de budgethouder als verplichting in de financiële administratie te worden vastgelegd, onder aanwijzing van een prestatieverklaarder. De facturen die betrekking hebben op deze verplichting worden digitaal aangeboden aan de prestatieverklaarder. Deze toetst of de prestatie conform contract is geleverd. Indien akkoord, autoriseert de prestatieverklaarder de factuur, waarna deze direct zonder tussenkomst van de budgethouder, betaalbaar wordt gesteld. Dit kan, omdat de budgethouder het vastleggen van de verplichting in de financiële administratie ten behoeve van de factuurafhandeling al heeft geautoriseerd en daarmee de bevoegdheid tot betaling heeft gelegd bij de prestatieverklaarder. Hiermee wordt de efficiency van het proces bevorderd en is tegelijkertijd de functiescheiding gewaarborgd.
In geval van verplichtingen kleiner dan € 10.000 kan de budgethouder ervoor kiezen een prestatieverklaarder in te schakelen. Dit kan door de verplichting vast te leggen in de financiële administratie of door een digitaal informatieverzoek te doen aan de prestatieverklaarder.
Betalingen via de Termijnkalender en handmatige betalingen worden vooralsnog niet digitaal afgewikkeld. Voor betaalbaarstelling is naast de paraaf van de budgethouder, een aanvullende paraaf nodig: de paraaf rechtmatigheid. Aangezien het voor het Team Inkoop en Administratie niet mogelijk is om alle parafen van de gemeentelijke budgetten te toetsen, wordt deze rechtmatigheidtoets door de ondersteunende teams van de eenheid F&C uitgevoerd. Over dit proces worden met de ondersteunende teams van F&C nadere procesafspraken gemaakt. In geval de rechtmatigheidtoets buiten de eenheid F&C wordt belegd, is instemming van de eenheidsmanager F&C vereist.
Artikel 5 Facturering aan derden
Bij facturering aan derden wordt de budgethouder ondersteund door een van de ondersteunende teams van de eenheid F&C. Over het proces worden nadere afspraken gemaakt.
In beginsel kan ten behoeve van de decentrale kassen uitsluitend geld worden opgenomen bij de Centrale Kas (Publieksbalie, eenheid Publiek, ondernemen en wijken). Alleen in uitzonderlijke gevallen kan hiervan worden afgeweken. Over de procedure van kasopnames worden door de ondersteunende teams van F&C nadere afspraken gemaakt met de eenheden.
Artikel 7 Personele uitgaven en declaraties
Voor het aangaan van arbeidsrechtelijke verplichtingen gelden de HRM-procedures. De bevoegdheid voor de betaalbaarstelling van de salarissen is belegd bij de eenheid Shared Service Centre, team Servicepunt.