CVDR24678_1Besluit informatiebeheernlregelingAssen2017-04-04AssenBerichten van de Brink, 7-4-2011Besluit informatiebeheerArchiefwet 1995Archiefverordeningcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2002-03-21De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2002-03-302016-04-29nieuwe regeling21-03-2002, BB/35655administratieGeenGeen. Besluit informatiebeheer Dit besluit verstaat onder: a. de wet: Archiefwet 1995; b. Archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, 32, tweede lid, van de wet bedoelde verordening; c. documenten: de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats; d. beheer van documenten: het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.
De directeuren van de gemeentelijke diensten zijn verantwoordelijk voor het beheer van de documenten van hun diensten. De directeuren zorgen voor informatiebeveiliging, welke mede omvat procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. De directeuren laten bijhouden welke documenten uit de onder hun beheer staande archieven worden uitgeleend en laten controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten vindt slechts plaats aan medewerkers die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verificatie van hun verkregen bevoegdheid hiertoe. Het is anderen dan de daartoe aangewezen medewerkers verboden documenten uit informatie-bestanden te verwijderen of naar eigen inzicht te wijzigen. 1. De directeuren zorgen voor geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. 2. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het college van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die medewerkers die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid. 3. De directeuren zorgen ervoor, dat de in het tweede lid genoemde medewerkers meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. 4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het college van burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden. Ten aanzien van besluiten tot vervanging, vervreemding of overdracht van documenten wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen. De directeuren zorgen voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging. De directeuren stellen alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. Het Besluit Post- en Archiefzaken van 2 mei 1989 wordt ingetrokken. Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer. Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking. Assen, 21 maart 2002   Burgemeester  en  wethouders  van  Assen, de secretaris,                            de burgemeester, Toelichting. Dit Besluit Informatiebeheer vervangt het Besluit Post en Archiefzaken van 2 mei 1989. De naam is gewijzigd vanwege het inmiddels veelvuldig voorkomen van digitale documenten. Ook digitale documenten zijn immers archiefbescheiden in de zin van de wet. Met dit Besluit Informatiebeheer mandateren wij het beheer van de gemeentelijke documenten aan de directeuren van de diensten. Van hen wordt verwacht dat zij naast de bepalingen in dit besluit ook uitvoering geven aan het overige bij of krachens de wet bepaald. Met name dienen zij in acht te nemen hetgeen is vastgelegd in de ministeriële regelingen "Regelingduurzaamheid archief-bescheiden", "Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden" en "Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen". Dit Besluit Informatiebeheer is beknopter dan zijn voorganger. Diverse zaken uit het oude Besluit Post en Archiefzaken worden namelijk behandeld in genoemde ministeriële regelingen, bijvoor-beeld de duurzaamheid van te gebruiken materialen, de kwaliteit van archiefruimten en de registratie en ordening van documenten. Omdat niet herhaald hoeft te worden hetgeen in hogere regelingen is vastgelegd, zijn deze voorschriften hier niet meer opgenomen.