Organisatie | Kampen |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening op de raadscommissies 2012 |
Citeertitel | Verordening op de raadscommissies 2012 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur en recht |
Deze verordening vervangt de Verordening raadscommissies 2006.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2013 | 11-09-2019 | nieuwe regeling | 13-12-2012 Gemeenteblad, 2012, 01 | 12int04292 |
Artikel 13 Ter inzage leggen van stukken
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep digitaal beschikbaar gesteld. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.
Artikel 15 Opening vergadering
Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.
Artikel 16 Spreekrecht burgers
Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk om 12.00 uur op de dag van de vergadering aan de commissiegriffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren. In bijzondere gevallen kan de voorzitter afwijken van de hiervoor genoemde termijn.
De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De spreker wordt uitgenodigd in de vergaderkring plaats te nemen en krijgt maximaal vijf minuten het woord om zich tot de commissie te wenden. De voorzitter kan in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd. Zijn er meerdere insprekers voor hetzelfde onderwerp, dan is de volgorde van aanmelden bepalend.
Nadat de inspreker het woord heeft gevoerd, kan hij in de vergaderkring blijven zitten. Wanneer de collegeleden de vragen van de commissieleden over het onderwerp hebben beantwoord, krijgt de inspreker nog de gelegenheid om een korte reactie te geven op wat over tafel is gegaan. Daarna wordt hij verzocht de kring te verlaten.
Artikel 17 Digitaal verslag en overzicht met conclusies, toezeggingen en afspraken
De leden, de voorzitter, de burgemeester en de wethouders hebben het recht een voorstel tot wijziging aan de raad te doen als het overzicht met conclusies, toezeggingen en afspraken onjuistheden bevat. Een voorstel tot wijziging dient voor 12.00 uur op de dag van de eerstvolgende commissievergadering bij de commissiegriffier te worden ingediend.
Artikel 22 Handhaving orde; schorsing
Indien een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.
Op een besloten vergadering zijn de bepalingen van deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 27 Verslaglegging besloten vergadering en besloten deel openbare vergadering
Dit overzicht met conclusies, toezeggingen en afspraken ligt in de aanloop naar de volgende commissievergadering vertrouwelijk ter inzage bij de griffie. In de volgende vergadering wordt ook deze lijst met conclusies, toezeggingen en afspraken van de besloten vergadering of van een besloten deel van de openbare vergadering vastgesteld. Desgewenst gebeurt dit opnieuw in beslotenheid. De lijst wordt ondertekend door de griffier en de voorzitter.
Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
Artikel 29 Opheffing geheimhouding
Indien de raad op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.
Artikel 31 Geluid- en beeldregistraties
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Deze aanwijzingen kunnen niet zover gaan dat zij de vrijheid van pers aantasten.
Artikel 32 Verbod Gebruik mobiele telefoons
De aanwezigen in de vergaderzaal worden tijdens de vergadering vriendelijk verzocht de beltonen van hun mobiele telefoons en smartphones af te zetten. Ook andere meegebrachte communicatiemiddelen dienen geen geluid te produceren.
De raad van de gemeente Kampen,
13 december 2012,
drs. H.A. van der Meulen griffier, mr. drs. B. Koelewijn, voorzitter
Toelichting op de verordening op de raadscommissies 2012
Deze toelichting is van de modelverordening op de raadscommissies van de VNG. De artikelnummering is aangepast aan de Verordening op de raadscommissies van de gemeente Kampen. Teksten die betrekking hebben op onderwerpen die niet overgenomen uit de modelverordening zijn weggelaten.
In de Gemeentewet wordt onderscheid gemaakt tussen raadscommissies, bestuurscommissies en andere commissies (resp. artikel 82, 83 en 84 Gemeentewet). Raadscommissies bereiden de besluitvorming in de raad voor en voeren overleg met het college en de burgemeester. Bestuurscommissies zijn commissies waaraan bevoegdheden van de raad, het college of de burgemeester worden overgedragen. Andere commissies kunnen alle mogelijke denkbare taken hebben. Er kan gedacht worden aan adviescommissies, ad hoc commissies en wijkraden.
Op grond van artikel 82, eerste lid, kan de raad zoveel raadscommissies instellen als hij wenselijk acht. De raad regelt de taken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de raadscommissies en de wijze waarop de leden van een raadscommissie inzage hebben in stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De Gemeentewet verplicht overigens niet tot het instellen van raadscommissies.
Om te voorkomen dat de omschrijving van terugkerende begrippen in de verordening moeten worden herhaald, zijn in deze bepaling een aantal begrippen eenmalig gedefinieerd.
Artikel 2 Instelling raadscommissies
De raad kiest of en hoeveel raadscommissies er worden ingesteld. Het vijfde en zesde lid zijn coördinatiebepalingen. Als een onderwerp meerdere commissies aangaat, zal moeten worden vastgesteld in welke raadscommissie(s) het onderwerp besproken zal worden. In dit model is ervoor gekozen om de voorzitters van de betrokken raadscommissies hierover zeggenschap te geven.
In geval van een gezamenlijke vergadering vervult de voorzitter van de commissie die het onderwerp het meest aangaat, de rol van voorzitter. Het spreekt voor zich dat dan ook de commissiegriffier van die commissie de functie van commissiegriffier vervult.
De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
De raadscommissie bepaalt evenals de raad zijn eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. Hierover kan uiteraard ook overleg plaatsvinden in het presidium. Veelal zal het echter wel zo blijven dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid van artikel 4 voor dat een raadscommissie bestaat uit ten minste een en maximaal drie leden per fractie naar evenredigheid van het aantal zetels in de raad. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad. Om tot een evenwichtige verdeling te komen is gekozen voor een minimum en een maximum aantal leden. Sommige gemeenten kiezen voor een maximum van twee leden per fractie. 2
Zoals ook uit het derde lid blijkt, hoeven de leden van een raadscommissie geen raadslid te zijn. Wel is er in deze modelbepaling vanuit gegaan dat de politieke groeperingen (fracties) de in het eerste lid bedoelde leden aanmelden. In Kampen geldt de afspraak dat een fractie maximaal twee niet-raadsleden kan voordragen. Daarnaast moeten de in het eerste lid bedoelde leden op grond van deze bepaling op de kandidatenlijst van een fractie hebben gestaan. Deze laatste eis hoeft niet te worden gesteld, de beslissing hierover is aan de raad.
Op grond van het derde lid, onder c, moeten leden en buitengewone leden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15.
Artikel 82, vierde lid, van de Gemeentewet schrijft voor dat de voorzitter van een raadscommissie raadslid moet zijn. Om die reden bepaalt artikel 5, eerste lid, dat de raad de voorzitters en hun plaatsvervangers "uit zijn midden" benoemt. In deze bepaling is er voor gekozen om de voorzitters van de raadscommissies door de raad te laten benoemen.
Het staat de raad echter vrij om te bepalen dat een raadscommissie de (plaatsvervangende) voorzitter benoemt. Gelet op de belangrijke functie die de raadscommissies ten opzichte van de raad vervult, ligt het wel in de rede dat de raad de (plaatsvervangende) voorzitters benoemt. Ook kan er voor gekozen worden om de voorzitters te laten benoemen door de raad en de plaatsvervangend voorzitters door de raadscommissies.
Op basis van het tweede lid, is de voorzitter (en de plaatsvervangend voorzitter op grond van artikel 1 van de modelverordening, als hij in functie is) geen lid van de raadscommissie. Dit is een bewuste keuze, op deze wijze kan de voorzitter zich concentreren op zijn taak als (technisch) voorzitter en zijn tijd en energie aanwenden voor het bewaken van de positie van de raadscommissie. Hij hoeft zich niet te bekommeren om de inbreng van zijn fractie in de raadscommissie. Een andere keuze is echter ook denkbaar, de Gemeentewet verzet zich er niet tegen dat de (plaatsvervangend) voorzitter tevens lid van een raadscommissie is. Indien de raad er voor kiest om de voorzitters tevens lid van de raadscommissies te laten zijn dan zullen de artikelen 4 en 5 hierop aangepast moeten worden.
Het ligt voor de hand dat de (plaatsvervangend) voorzitters van de raadscommissies in de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling worden benoemd, aangezien de zittingsperiode van de voorzitters aan het einde van de zittingsperiode van de raad eindigt (artikel 6, eerste lid). Aangezien het echter niet altijd mogelijk zal zijn om de voorzitters direct na de verkiezingen te benoemen, is er voor gekozen om geen termijn in artikel 5, eerste lid, op te nemen. Hetzelfde geldt overigens voor artikel 4, tweede lid.
Artikel 6 Zittingsduur en vacatures
De zittingsperiode van de leden, de voorzitters en hun plaatsvervangers is even lang als de zittingsperiode van de raadsleden, in principe dus vier jaar. De benoeming eindigt derhalve van rechtswege, de raad hoeft hen niet te ontslaan.
Er is in dit artikel niet voorzien in een ontslagregeling voor de leden (behalve voor de (plaatsvervangend) voorzitter. Deze hebben in principe 4 jaar zitting, tenzij zij niet meer voldoen aan de in artikel 4, vierde lid, gestelde eisen, ontslag nemen of overlijden.
De (plaatsvervangend) voorzitter van een raadscommissie kan de raad ook zonder voorstel van een fractie ontslaan, bijvoorbeeld indien deze (plaatsvervangend) voorzitter niet meer het vertrouwen van de meerderheid van de raad bezit. Het vijfde en zesde lid voorzien in de situatie van tussentijdse vacature, hetzij door ontslag het zij door overlijden.
Artikel 7 Griffier en commissiegriffier
Iedere raadscommissie wordt ondersteund door een commissiegriffier. De vervanging van de commissiegriffiers wordt overgelaten aan de griffier. 3
De commissiegriffier is altijd bij de vergaderingen van de raadscommissie aanwezig. In principe neemt hij geen deel aan de beraadslagingen, zij het dat de raadscommissie op grond van artikel 24 van deze verordening altijd de mogelijkheid heeft om anderen aan de beraadslagingen deel te laten nemen. Het kan ook zijn dat de griffier de taken van de commissiegriffier vervult, maar gelet op de overige taken die de griffier moet vervullen wordt dit minder wenselijk geacht.
Artikel 8 Aanwezigheid college, burgemeester en secretaris
De commissie kan per vergadering beslissen of de aanwezigheid al dan niet gewenst is en of de genodigde aan de beraadslagingen mag deelnemen. Artikel 82, vijfde lid, dat artikel 21, tweede lid, van overeenkomstige toepassing verklaard, is hiervoor de grondslag. Dit geldt zowel voor besloten als voor niet besloten vergaderingen. In openbare vergaderingen kunnen collegeleden, de burgemeester en de secretaris uiteraard altijd aanwezig zijn. Deelnemen aan de beraadslagingen kunnen zij echter alleen als de raadscommissie hiermee instemt. In de regel zal de portefeuillehouder veelal wel aanwezig zijn ten behoeve van het voeren van overleg en het uitoefenen van controle door de raadscommissie.
Om te komen tot een praktische regeling is er in deze bepaling voor gekozen om de voorzitter van de raadscommissie een voorlopige beslissing omtrent de aanwezigheid van de burgemeester of een wethouder en de deelname aan de beraadslagingen te laten nemen. Als de raadscommissie het niet met deze voorlopige beslissing van de voorzitter eens is, kan zij bij aanvang van de vergadering anders beslissen. Een expliciete beslissing bij iedere vergadering is niet nodig. Als de raadscommissie niet aangeeft dat de aanwezigheid van het college niet gewenst is, volstaat de beslissing van de commissievoorzitter.
Het presidium vervult een coördinerende rol bij de agendering van zaken in commissies. Het presidium stelt de agenda’s van de raadscommissies voorlopig vast. De definitieve vaststelling van de agenda van een raadscommissie geschiedt door de betreffende commissie bij de aanvang van de vergadering. De taken en bevoegdheden van het presidium zijn geregeld in het Reglement van orde voor de raad.
Veelal zullen de vergaderingen van de raadscommissies plaatsvinden op een vaste dag en plaats voorafgaand aan de vergaderingen van de raad. Een raadscommissie vergadert vaker als de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties hierom vragen. Het presidium vervult hierin ook een rol. Indien een raadscommissie een hoorzitting zal willen houden, kan de voorzitter gebruik maken van het derde lid en een andere dag, aanvangsuur of plaats bepalen. Bepaald is dat de voorzitter hierover overleg voert met de griffier. Indien de commissiegriffier echter meer inhoudelijke taken vervult, is het ook denkbaar dat hierover overleg wordt gevoerd met de commissiegriffier.
Over de openbaarheid van de vergaderingen bevat deze modelverordening geen bepaling, aangezien artikel 82, vijfde lid, hierin voorziet. In deze bepaling wordt artikel 23 van overeenkomstige toepassing verklaard op raadscommissies. Dit betekent dat de vergaderingen van de raadscommissies in de regel in het openbaar plaatsvinden. Op verzoek van een vijfde van het aantal leden van een raadscommissie of de voorzitter kan de raadscommissie beslissen om achter gesloten deuren te vergaderen. Van een besloten vergadering wordt een afzonderlijk verslag opgemaakt, dat niet openbaar is tenzij de raadscommissie anders beslist.
De leden van een raadscommissie ontvangen een oproep inclusief de agenda voor een vergadering en de stukken tenminste een week voor de vergadering. Indien in spoedeisende gevallen een aanvullende agenda wordt vastgesteld bedraagt deze termijn minimaal 48 uur voor een vergadering. Uiteraard kan ook voor andere termijnen worden gekozen. Wel zal de termijn uiteraard zodanig moeten zijn dat de leden van een raadscommissie in staat zijn om de stukken te lezen. De stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd worden niet toegezonden, maar kunnen bij de griffier worden ingezien (artikel 13, derde lid).
Voor het verzenden van de oproep, stelt het presidium de agenda voorlopig vast (artikel 9). Het versturen van de agenda is geregeld in artikel 11.
In dit artikel is allereerst een procedure voor spoedeisende zaken geregeld. 4
Uiteindelijk bepaalt een raadscommissie haar eigen agenda. De agenderende rol van een raadscommissie komt tot uitdrukking in het tweede, derde en vierde lid. Dit betekent onder andere dat een raadscommissie kan bepalen dat een onderwerp of voorstel onvoldoende voorbereid en voor inlichtingen of advies aan het college wordt gezonden. Een raadscommissie bepaalt vervolgens in welke vergadering het onderwerp of voorstel opnieuw geagendeerd wordt en niet het college. Uiteraard zal hierover wel overleg gevoerd moeten worden met het college of de secretaris.
Artikel 13 Beschikbaar stellen van stukken
Naast de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, worden stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen via internet aangeboden voor zover zij openbaar zijn.
Raadsleden kunnen daarover ook via de tablet beschikken. De niet-openbare stukken zijn voor raadsleden ‘achter de inlog’ toegankelijk.
Originele stukken moeten uiteraard bij de gemeente blijven berusten.
Stukken ten aanzien waarvan geheimhouding wordt opgelegd kunnen leden van raadscommissies ook bij de commissiegriffier in plaats van bij de griffier inzien.
Artikel 14 Openbare kennisgeving
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet moet de voorzitter van een raadscommissie tegelijkertijd met de schriftelijke oproep de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering ter openbare kennis brengen. De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep en op een bij openbare kennisgeving aan te geven plaats ter inzage gelegd. Deze bepaling geeft hier een regeling voor. Bij de herziening van deze verordening en van het reglement van orde voor de raad is tevens de verplichting opgenomen op de agenda en stukken ook op internet te plaatsen. Vanuit het oogpunt van service aan de burger is dit een voor de hand liggende regeling die, doordat alle gemeenten beschikking hebben over een website, ook praktisch uitvoerbaar is. Dit is echter niet verplicht op grond van de Gemeentewet; gemeenten kunnen ervoor kiezen het derde lid niet over te nemen.
Artikel 15 Opening der vergadering
Artikel 20 van de Gemeentewet regelt het vergaderquorum van de raad. Voor de raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet. Artikel 15 voorziet hierin. Indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is, kan worden vergaderd.
Het derde lid voorziet in een regeling voor een nieuwe vergadering indien het quorum niet aanwezig is, anders zou de afwezigheid van leden van een raadscommissie de voortgang van werkzaamheden kunnen belemmeren. Uiteraard staat op het moment dat de voorzitter bepaalt op welke datum en tijdstip, nog niet vast op welk moment de schriftelijke oproep uitgaat. Indien er enkele dagen tussen de twee vergaderingen zit, mag er vanuit worden gegaan dat het mogelijk is om 24 uur van tevoren een schriftelijke oproep te versturen. Overigens ligt het in de rede dat de voorzitter overlegt met de raadscommissie over de datum van een nieuwe vergadering.
Artikel 16 Spreekrecht burgers (advies werkgroep vergaderstructuur nog niet verwerkt!)
Er is voor gekozen om het spreekrecht in de raadsvergadering te schrappen. Dit omdat de besluitvormingsproces in de raadsvergadering al zover gevorderd is dat aan het inspreken geen recht kan worden gedaan. Tijdens de commissievergaderingen zijn er meer mogelijkheden voor de inspreker om van gedachten te wisselen met de commissieleden en zo bij te dragen aan de besluitvorming. Het spreekrecht van burgers kan bijdragen aan het vergroten van de betrokkenheid van de burgers bij het lokaal bestuur, één van doelstellingen van de vernieuwing van het lokaal bestuur.
Het spreekrecht is beperkt gehouden tot geagendeerde onderwerpen, omdat burgers op die manier een doeltreffende bijdrage kunnen leveren aan de beraadslagingen van een raadscommissie. Doordat het spreekrecht betrekking heeft op geagendeerde onderwerpen, kan een burger alleen inspreken over onderwerpen die een raadscommissie aangaan. Als een burger zich meldt voor een onderwerp dat een andere raadscommissie aangaat, ligt het voor de hand dat de griffier de betreffende persoon naar de juiste raadscommissie verwijst.
Het burgerinitiatief is een instrument voor burgers om een niet-geagendeerd onderwerp op de agenda van de raad- of commissie te plaatsen.
In het tweede lid zijn drie onderwerpen opgenomen, waar het spreekrecht niet voor geldt. Als een besluit van de raad of het college vatbaar is voor beroep en de burger belanghebbende is, kan de burger een beroepschrift indienen. Verder zijn de benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen van personen uitgesloten van het spreekrecht van burgers. Omdat inspraak over de benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen - de belangen van - kandidaten al dan niet in de uitoefening van hun ambt of functie kan schaden, kunnen burgers hierover geen uitlatingen doen. Als laatste kunnen burgers zich ook niet uitlaten over onderwerpen, waar zij op grond van artikel 9:2 Algemene wet bestuursrecht een klacht over kunnen indienen. Deze procedure gaat voor het spreekrecht van burgers.
De burgers die wensen in te spreken, moeten zich op de dag van de vergadering uiterlijk om 12.00 uur melden bij de commissiegriffier.
Het inspreken zelf wordt gekoppeld aan het onderwerp waarop wordt ingesproken. De burger neemt plaats in de kring en hij krijgt vijf minuten de gelegenheid om zich tot de commissie te richten; er vindt geen discussie plaats. Zijn er meer dan in totaal zes insprekers, dan kan de voorzitter de spreektijd inkorten.
Aansluitend aan het inspreken kan de burger gewoon in de kring blijven zitten als de commissieleden vragen stellen aan de portefeuillehouder(s) die deze vervolgens beantwoordt c.q. beantwoorden. Daarna krijgt de burger het recht om een reactie te geven op wat ter tafel is gekomen.
Artikel 17 Digitaal verslag en lijst met conclusies en gemaakte afspraken
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de commissiegriffier en de wijze waarop verslag wordt gelegd en vastgesteld.
De schriftelijke verslaglegging blijft vanaf 1 september 2012 achterwege. Vanaf dat moment wordt enkel gebruik gemaakt van de digitale beeld- en geluidsopnames die als verslaglegging gelden. In dit artikel wordt voorzien in de situatie dat er onverhoopt sprake mocht zijn van technisch malheur rond de digitale beeld- en geluidsopname. De commissiegriffier zorgt dan voor een samenvattend verslag. Verder draagt de commissiegriffier er zorg voor dat de geluidsopname aan het archief wordt aangeboden.
De commissiegriffier maakt een lijst met conclusies, gedane toezeggingen en gemaakte afspraken op van de commissievergadering. In lid 6 staat welke onderdelen die lijst tenminste dient te bevatten. In lid 5 is aangegeven wie tot welk moment voorstellen tot wijziging van de lijst met conclusies, gedane toezeggingen en gemaakte afspraken kunnen indienen. Ook staat vermeld dat dit bij de commissiegriffier dient te gebeuren.
De (concept) lijst met conclusies, gedane toezeggingen en gemaakte afspraken wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben. Omdat wethouders (artikel 8a), de burgemeester, de griffier en de secretaris ook het woord kunnen voeren in de vergadering, kunnen zij tevens een voorstel tot verandering van de die lijst aan de commissie doen. Een voorstel tot verandering dient voorafgaand aan de vergadering schriftelijk te worden ingediend en wel voor 12.00 uur van de dag van de eerstvolgende commissievergadering. Het is ook mogelijk om te bepalen dat dit kan plaatsvinden tot het moment dat de lijst met conclusies, gedane toezeggingen en gemaakte afspraken wordt vastgesteld. Er is hier gekozen om het voor de commissiegriffier zo praktisch mogelijk te regelen.
De commissiegriffier verleent de ambtelijke ondersteuning van de commissie. Daarom is de commissiegriffier aangewezen om voorstellen tot wijzigingen van de lijst met conclusies en gemaakte afspraken in ontvangst te nemen, de lijst met conclusies en gemaakte afspraken op te stellen en deze, tezamen met de voorzitter, te ondertekenen Het is aan de commissie om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt.
Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (aldus de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State).
Na vaststelling van de lijst met conclusies, gedane toezeggingen en gemaakte afspraken ondertekenen de voorzitter en de commissiegriffier die. 6
Als een gemeente de mogelijkheid aan burgers biedt om burgerinitiatiefvoorstellen in te dienen, wordt daarvan ook melding gemaakt.
Artikel 18 Spreekregels en volgorde sprekers
In het belang van de handhaving van de vergaderorde is ervoor gekozen om de spreekregels expliciet op te nemen.
Artikel 19 Aantal spreektermijnen
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Dit hoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. Indien de raadscommissie van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten.
Dit artikel strekt ertoe te benadrukken dat een raadscommissie op eigen initiatief regels kan stellen over de spreektijd van de leden. Hetzelfde geldt voor de spreektijd van overige sprekers. De voorzitter hoeft dit niet voor te stellen. De voorzitter kan in het kader van zijn taak om de orde tijdens de vergadering te handhaven wel voorstellen de spreektijd te beperken.
Artikel 21 Voorstellen van orde
Ieder lid heeft te allen tijde het recht een voorstel van orde te doen. De beslissing of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde is aan de betreffende raadscommissie. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door een raadscommissie. Ieder commissielid heeft daarbij één stem. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen, (artikel 32, vierde lid Gemeentewet is hierop niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een (overleg) pauze.
Artikel 22 Handhaving orde; schorsing
Het eerste lid verzekert dat leden van een raadscommissie vrijelijk kunnen spreken. Wel zijn interrupties uiteraard toegestaan voor zover de voorzitter bij een overvloed aan interrupties of in het belang van de voortgang van de beraadslagingen niet bepaalt dat een spreker zijn betoog zonder verdere interrupties afrondt. Om te bevorderen dat leden van raadscommissies zich niet belemmerd voelen om hun mening te uiten bepaalt artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet bovendien dat artikel 22 van overeenkomstige toepassing is op leden van raadscommissies. Hierdoor zijn leden van raadscommissies niet in rechte te vervolgen, aan te spreken of verplicht getuigenis af te leggen over hetgeen zij in de vergadering zeggen of schriftelijk overleggen. Dit geldt voor zowel raadsleden als niet-raadsleden.
Op basis van het tweede lid kunnen alle sprekers in bepaalde gevallen door de voorzitter tot de orde worden geroepen en kan hen zo nodig over het aanhangige onderwerp het woord ontzegd worden. Ook kan de voorzitter de vergadering schorsen en bij herhaling van de verstoring van de orde, kan hij de vergadering sluiten. In het uiterste geval kan hij een lid het verdere verblijf ontzeggen en hem uit de vergadering doen verwijderen. Indien een lid blijft volharden in zijn gedrag kan hem de toegang tot de vergadering voor ten hoogste drie maanden worden ontzegd. Het vierde lid is sluit aan bij artikel 26, derde lid, van de Gemeentewet, die een dergelijke regeling geeft ten aanzien van raadsleden.
Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 30 van deze verordening.
Om de duur van vergaderingen niet te beperken wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Zowel de voorzitter als de leden hebben het recht om voor te stellen een voorstel gesplitst te behandelen. Het eerste lid brengt daarmee tot uitdrukking dat een raadscommissie zijn eigen werkwijze bepaalt. Het recht wordt aan ieder individueel raadslid toegekend. 7
Dit past in het streven naar dualisering, aangezien dualisering versterking van de vertegenwoordigende en daarmee agenderende rol van een raadscommissie veronderstelt. Hiertoe dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties over adequate instrumenten te beschikken.
Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: de beraadslagingen worden gesloten (zie ook artikel 25) of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 21).
Artikel 24 Deelname aan beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 Gemeentewet geregelde verschoningsrecht, dat in artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing wordt verklaard op leden van raadscommissies en andere personen die aan de beraadslagingen deelnemen. Het is uiteraard ook mogelijk dat een raadscommissie bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen (bij voorbeeld de voorzitter van een deelraad aan de beraadslaging over deelgemeenteaangelegenheden). Het gaat in deze bepaling om anderen dan de leden, de voorzitter, de burgemeester, de wethouders en de secretaris. Deze hebben op grond van artikel 8 van deze modelverordening reeds het recht om aan de beraadslagingen deel te nemen. Uiteraard hebben deze andere sprekers niet dezelfde rechten als de leden. Een andere spreker heeft onder meer geen recht om een voorstel te doen tot wijziging van het verslag, een voorstel over de spreektijd of over de orde van de vergadering.
De voorzitter kan de beraadslaging sluiten, als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij een raadscommissie anders beslist. Een raadscommissie neemt geen beslissingen, maar bereidt de besluitvorming in de raad voor en overlegt met het college en de burgemeester. Wel kan een raadscommissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de raad. De leden beslissen over het advies (hamerstuk of bespreekstuk). Ten behoeve van het debat in de raad en om recht te doen aan de mening van alle fracties, inclusief minderheidsstandpunten, wordt de standpunten van alle fracties opgenomen. Bij bespreekstukken wordt aangegeven waarover het debat in de raad wordt gevoerd. Het ligt voor de hand dat indien een lid het niet eens is met het fractiestandpunt, dat hier afzonderlijk melding van wordt gemaakt in het advies aan de raad.
Bij bepalingen die van overeenkomstige toepassing zijn kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het vergaderquorum en voorstellen van orde. De bepalingen van deze verordening zijn echter niet van toepassing, voor zover de toepassing van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal een raadscommissie moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in artikel 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.
Artikel 27 Verslaglegging besloten vergadering en besloten deel openbare vergadering
Op grond van artikel 82, vijfde lid, van de Gemeentewet is artikel 23 van overeenkomstige toepassing.
In overeenstemming met artikel 17 is de commissiegriffier verantwoordelijk voor de verslaglegging van de commissievergadering. Dit geldt ook voor een besloten vergadering of een besloten deel van een openbare vergadering.
In dit artikel wordt aangegeven dat het maken van een lijst met conclusies, toezeggingen en afspraken van de besloten vergadering of van het besloten deel van de vergadering in de regel afdoende is. Deze lijst ligt ter inzage bij de griffie.
In het geval enkel een lijst met conclusies, toezeggingen en afspraken onvoldoende wordt geacht, kan worden verzocht de geluidsopname schriftelijk te laten uitwerken.
Voor wat betreft de voorstellen tot wijziging van de lijst met conclusies, conclusies en afspraken wordt aangesloten bij artikel 17 lid 5 t/m 7.
De raadscommissie beslist over het openbaar maken van de lijst met conclusies, toezeggingen en afspraken en het samenvattend verslag. 8
Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikel 86 van de Gemeentewet nodig. Niet alleen een raadscommissie kan geheimhouding opleggen, ook de voorzitter van een raadscommissie, het college en de burgemeester kunnen geheimhouding aan een raadscommissie opleggen. Overigens kan een raadscommissie ook geheimhouding opleggen aan de raad of het college ten aanzien van stukken die zij aan de raad of het college overlegt (artikel 25, tweede lid, en artikel 55, tweede lid, van de Gemeentewet). De geheimhouding geldt ten aanzien van een ieder die aanwezig is bij een besloten vergadering of die kennis draagt van stukken ten aanzien waarvan geheimhouding geldt. De geheimhouding geldt totdat het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd of de raad, haar opheft.
Artikel 29 Opheffing geheimhouding
Zoals uit de toelichting op artikel 28 blijkt kan de raad de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. In deze modelbepaling is een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Artikel 30 Toehoorders en pers
Artikel 26, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet regelen dat de voorzitter van de raad toehoorders die de orde verstoren, kan doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toezegging kan ontzeggen. Voor raadscommissies ontbreekt een dergelijke bepaling in de Gemeentewet, het derde lid voorziet hierin.
Artikel 31 Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van een raadscommissie in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft.
Artikel 32 Verbod gebruik mobiele telefoons
In deze tijd is het nauwelijks nog denkbaar om een verbod af te vaardigen op het gebruik van mobiele telefoons. Immers mobiele telefoons, smartphones en andere moderne (communicatie)middelen worden o.a. gebruikt om de vergaderstukken binnen te halen, aantekeningen te maken e.d. Daarom ziet dit artikel erop toe dat de gebruikers het geluid afzetten van de apparaten.
Artikel 33 Uitleg verordening en artikel 34 Inwerkingtreding