Artikel 1 Begripsomschrijving
In dit reglement wordt verstaan onder:
- a.
Rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie gemeente Hoogeveen;
- b.
Voorzitter: de voorzitter van de rekenkamercommissie of diens vervanger;
- c.
De commissiegriffier/secretaris: de secretaris (of diens plaatsvervanger) van de rekenkamercommissie;
- d.
Raad: de gemeenteraad van Hoogeveen;
- e.
Jaarverslag, het verslag waarin de activiteiten, baten en lasten van het voorgaande kalenderjaar zijn vermeld;
- f.
Jaarplan: het plan waarin de geplande onderzoeken voor het komende kalenderjaar en overige relevante informatie zijn opgenomen;
- g.
Onderzoeksprotocol: een beschrijving van de werkwijze en procedures die voor een onderzoek worden gevolgd.
Artikel 2 De Leden
De leden van de commissie zijn verantwoordelijk voor de uitvoering, begeleiding en sturing van het onderzoek volgens het door de commissie vastgestelde onderzoeksprotocol.
Artikel 3 De voorzitter
- 1.
De voorzitter is belast met:
- a.
het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie;
- b.
het leiden van de vergaderingen;
- c.
het bewaken van de uitgangspunten en de werkwijze van de commissie;
- d.
het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming.
- 2.
De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met onderzoekers en secretaris.
- 3.
Bij verhindering van de voorzitter wordt het voorzitterschap waargenomen door het langst zittende externe lid en/of qua leeftijd het oudste externe lid.
Artikel 4 De secretaris
- 1.
De secretaris staat de commissie in de uitvoering van haar taken terzijde.
- 2.
De secretaris is aanwezig in de vergaderingen en draagt zorg voor:
- 3.
De secretaris draagt zorg voor de verzending aan de commissieleden van de agenda, het verslag en de overige stukken voor de verzending van de rekenkamercommissie. De secretaris draagt zorg voor een adequate inventarisatie, rapportage en afwikkeling van afspraken naar aanleiding van vergaderingen.
- 4.
De rekenkamercommissie regelt de vervanging van de secretaris bij kortdurende verhindering of afwezigheid.
Artikel 5 Vergaderingen
- 1.
De rekenkamercommissie vergadert tenminste eenmaal per maand, zo mogelijk voltallig, met uitzondering van de vakantieperioden. Vóór het einde van het jaar wordt daartoe voor het volgende jaar een lijst van vergaderdata vastgesteld. De vergaderingen worden gehouden in het gemeentehuis, aanvang om 17.00 uur.
- 2.
De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven kan de voorzitter extra vergaderingen uitschrijven. Ook op verzoek van tenminste drie leden van de commissie kan een extra vergadering worden belegd.
- 3.
Indien een lid verhinderd is voor een vergadering, doet hij/zij daarvan tijdig mededeling aan de secretaris en de voorzitter van de commissie.
- 4.
De rekenkamercommissie vergadert in beslotenheid.
Artikel 6 Vergaderstukken
- 1.
De conceptagenda wordt opgesteld door de voorzitter en de secretaris.
- 2.
Tenminste één week voor de vergadering ontvangen de leden de vergaderstukken. Extra vergaderingen in de zin van artikel 5, worden tenminste twee weken tevoren bekend gemaakt. In spoedeisende gevallen kan van deze termijnen worden afgeweken.
Artikel 7 Agenda
- 1.
De rekenkamercommissie stelt de vergaderagenda vast. Op verzoek van een lid kan de rekenkamercommissie een agendapunt toevoegen of afvoeren of de volgorde van de agendapunten wijzigen.
- 2.
Een vast agendapunt is de voortgang van de lopende onderzoeken.
Artikel 8 Quorum, besluitvorming, stemming
- 1.
Om bindende besluiten te kunnen nemen, dienen vier van de vijf leden aanwezig te zijn. Indien het quorum niet aanwezig is, bepaalt de voorzitter dag en uur van de volgende vergadering. Bij deze volgende vergadering moeten minimaal de voorzitter, één raadslid en één extern lid aanwezig zijn.
- 2.
Indien één van de leden daarom vraagt wordt een stemming gehouden. De stemming geschiedt schriftelijk wanneer daarom wordt verzocht.
- 3.
De rekenkamercommissie besluit bij meerderheid van stemmen, waarbij unanimiteit wordt nagestreefd.
- 4.
De leden van de rekenkamercommissie dragen het standpunt van de commissie uit.
- 5.
Bij het staken der stemmen geeft de stem van de fungerende voorzitter de doorslag.
Artikel 9 Verslag, besluitenlijst en actielijst
- 1.
Na afloop van elke vergadering wordt door de secretaris een beknopt verslag met besluitenlijst en actielijst, hierna te noemen het verslag, samengesteld. Indien in de vergadering overwegingen ter tafel komen die bewaard dienen te worden, worden ook deze in het verslag opgenomen. Minderheidsstandpunten worden, als daarom wordt verzocht, in het verslag opgenomen.
- 2.
Het verslag van de vergadering wordt aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke uitnodiging voor de volgende vergadering. Bij het begin van elke vergadering wordt het verslag van de vorige vergadering vastgesteld.
- 3.
Het verslag is niet openbaar.
Artikel 10 Onderzoeksprotocol
- 1.
De commissie stelt een onderzoeksprotocol op.
- 2.
Al het onderzoek geschiedt volgens het door de rekenkamercommissie vastgestelde onderzoeksprotocol.
- 3.
Voorafgaande aan het daadwerkelijke onderzoek wordt door de commissie een onderzoeksopzet vastgesteld.
- 4.
De onderzoeksopzet geeft aan het doel van het onderzoek en de te beantwoorden onderzoeksvragen.
- 5.
Bij tenminste 3 bureaus worden offertes aangevraagd.
Artikel 11 Geheimhouding
Leden van de rekenkamercommissie en diegenen die de rekenkamercommissieondersteunen, zijn gehouden aan geheimhouding over wat in haar vergadering isbesproken. De leden stellen zich uiterst terughoudend op bij het doen van inhoudelijkeuitspraken met betrekking tot het rekenkameronderzoek.
Artikel 12 Jaarverslag
Ieder jaar doet de rekenkamercommissie verslag van haar activiteiten en uitgavenmiddels een jaarverslag. Het jaarverslag wordt ieder jaar in principe voor 1 maartaangeboden aan de raad.
Artikel 13 Jaarplan
Ieder jaar (met uitzondering van het 1-e jaar) maakt de rekenkamer-commissie voor 1januari het jaarplan bekend.
Artikel 14 Communicatie
- 1.
De rekenkamercommissie wordt vertegenwoordigd door de voorzitter.
- 2.
De dagelijkse contacten lopen via de secretaris.
- 3.
Alle stukken, bestemd voor de rekenkamercommissie, worden aan de secretaris gestuurd. Alle uitgaande stukken van de rekenkamercommissie worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.
Artikel 15 Financiën
- 1.
Ten laste van het budget dat jaarlijks door de raad aan de rekenkamercommissie beschikbaar wordt gesteld, worden de kosten gebracht van:
- a.
de vergoeding aan de externe leden;
- b.
de externe deskundigen die eventueel door de rekenkamercommissie zijn ingeschakeld;
- c.
de eventuele overige uitgaven die door de rekenkamercommissie nodig worden geacht voor de uitoefening van haar taak.
- 2.
De secretaris bewaakt het budget van de rekenkamercommissie en informeert de leden van de commissie periodiek over de stand van het nog beschikbare budget.
- 3.
De commissie stelt jaarlijks een begroting en een verantwoording vast.
Aldus vastgesteld door de rekenkamercommissie in haar vergadering van 31 januari 2007,
Voorzitter, Secretaris,
E.de Haan R.R. van Loon